Che cos’è l’Automazione del Ciclo Attivo?

La maggior parte delle persone concorderà sul fatto che essere pagati in tempo è fondamentale per lo svolgimento delle attività aziendali. Nonostante questo, molte aziende, di tutte le dimensioni e in ogni settore, devono affrontare spesso problemi per quanto riguarda la fatturazione. Una distribuzione lenta e noiosa e il mancato adempimento dei requisiti di fatturazione dei clienti sottraggono tempo al tuo team di contabili, incidendo direttamente sul tuo flusso di cassa. È qui che entra in gioco l’automazione della contabilità clienti.

L’Automazione del Ciclo Attivo è, in poche parole, un modo per automatizzare attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo per il tuo team di contabilità clienti. Può anche aiutarti ad aumentare la probabilità di fatture approvate immediatamente che verranno pagate più rapidamente dai tuoi clienti. Ti aiuta a risparmiare tempo e a evitare gli errori che si trovano spesso sulle fatture, la maggior parte dei quali è dovuta a un errore umano o alla mancata conoscenza dei requisiti di fatturazione del cliente. Alcuni vantaggi dell’automazione derivano dal passaggio e dall’usufruire dei vantaggi della fatturazione elettronica.

Oltre a verificare l’accuratezza degli articoli, i prezzi e le informazioni sull’azienda, ci possono essere anche requisiti da parte dei clienti, come mezzi di distribuzione specifici o riferimenti di acquisto per aiutarli ad approvare la fattura. Eventuali errori in questo processo possono causare ritardi nei pagamenti, fatture accreditate e altri problemi fastidiosi e onerosi.

La soluzione di Automazione del Ciclo Attivo ti aiuta a semplificare il processo di riscossione delle fatture, a rispettare la legislazione locale in materia di fatturazione e a distribuire tutte le fatture dei clienti in formato elettronico, indipendentemente dalle capacità digitali dei clienti. Puoi impostare le regole in base alle esigenze di ciascun cliente, in modo da soddisfare automaticamente le richieste mantenendo un flusso di lavoro completamente digitale.

Riducendo il tempo dedicato a ciascuna fattura e rendendo più efficiente l’intero flusso di lavoro, il tuo team AR può concentrarsi sulla gestione dei pagamenti scaduti o sulla previsione del flusso di cassa. In altre parole, alleviando il personale dai compiti più ripetitivi e noiosi, possono concentrarsi sul garantire che l’azienda abbia successo.

Un numero crescente di Paesi ha imposto la fatturazione elettronica, implementando sistemi come l’SDI in Italia. E poiché ciascun Paese ha requisiti diversi, tutto diventa rapidamente complesso, soprattutto se si hanno clienti in molti mercati.

In questi casi, alcune soluzioni di Automazione del Ciclo Attivo ti aiutano a rispettare la legislazione locale. Ti offrono un unico punto di contatto per tutta la tua fatturazione globale e ti consentono di ricevere pagamenti in tutti i mercati.

Aumentare l’accuratezza delle tue fatture crea anche fiducia con i tuoi clienti. Le aziende che regolarmente non inviano i documenti corretti sembrano poco professionali e causano lavoro extra. Con le soluzioni di Automazione del Ciclo Attivo, non importa quale formato il cliente preferisce o quanto sia sviluppato digitalmente. Anche se i documenti vengono consegnati in forma cartacea, li gestisci allo stesso modo.

Ciò è reso possibile dai servizi di stampa e posta con smistamento e routing automatici. Il tuo team finanziario può concentrarsi su altre attività importanti, piuttosto che sul noioso processo di separazione dei documenti in base al fatto che debbano essere inviati come e-mail, fatture cartacee o elettroniche. Questa funzione di risparmio di tempo non solo consente di memorizzare le esigenze dei singoli destinatari della distribuzione delle fatture, ma facilita anche il passaggio dalle fatture stampate o inviate via e-mail a quelle elettroniche, man mano che le loro organizzazioni raggiungono una maggiore maturità digitale.

Ora che conosci i vantaggi, la prossima domanda potrebbe essere come avviare il processo. Il passaggio a processi digitalizzati non è necessariamente una seconda natura per il proprietario di un’azienda media, ma molti fornitori di servizi offrono consulenze per valutare ciò di cui la tua azienda ha bisogno per automatizzare il processo di gestione dei crediti. Una conversazione con un fornitore di servizi ti dà anche la possibilità di esaminare da vicino le tue opzioni, perché non tutti i fornitori sono uguali.

Quindi, cosa dovresti considerare quando cerchi una soluzione di ciclo attivo per la tua impresa? Assicurati che soddisfi tutte le esigenze.

In futuro, potresti voler digitalizzare e automatizzare ulteriori processi aziendali. Assicurati che anche il fornitore di servizi che hai scelto supporti tali processi, in modo da poter rivolgersi allo stesso partner commerciale per Automazione del Ciclo Passivo, E-procurement e Automazione della gestione degli ordini di vendita.

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L’obiettivo dell’automazione della contabilità clienti è semplificare l’emissione e la distribuzione delle fatture. La soluzione è resa possibile dall’integrazione dei sistemi finanziari del fornitore con una rete aziendale, che consente alla tua azienda di distribuire le fatture elettronicamente, via e-mail o per posta con un semplice clic.

In qualità di fornitore, puoi digitalizzare completamente la tua elaborazione e distribuzione anche se tutti i tuoi clienti non hanno le stesse capacità digitali. Emetti e gestisci tutte le fatture allo stesso modo, attraverso il tuo sistema finanziario. Le esigenze dei clienti, che si tratti di ricevere una fattura elettronica, un file PDF o un’altra immagine via e-mail o una fattura cartacea per posta, vengono salvate e soddisfatte dal fornitore di servizi.

Oltre alla distribuzione, la rete aziendale intelligente e la piattaforma di fatturazione possono applicare automaticamente arricchimenti di contenuti e firme digitali per soddisfare le esigenze dei clienti o delle autorità fiscali locali.

Questo testo è stato originariamente pubblicato il 12 gennaio 2021 e aggiornato per l’ultima volta il 3 marzo 2022.