///Latest updates about the upcoming e-ordering mandate in Italy

Latest updates about the upcoming e-ordering mandate in Italy

2019-04-26T14:13:36+00:00April 11th, 2019|News|

Information in Italian

The Italian Budget law 2018, paragraphs 411-415 (Legge di Bilancio 2018 commi 411-415), introduces the requirement to implement technical specifications and mandatory dates for the adoption of e-orders and e-fulfilment related to the purchase of goods and services in Italy. The Ministry of Economy and Finance of Italy (MEF) is in charge of the implementation of the requirements.

In December 2018, MEF published a Decree specifying introduction of the e-ordering mandate. This Decree introduced some changes compared with what has been expected earlier. Below is a summary of the most important parts of the decree:

Covered order types

Orders (simple and comprehensive ordering process) by the buyers and pre-agreed orders by the suppliers must be issued exclusively electronically according to specific technical requirements. All orders must be issued electronically – irrespective of whether purchases are part of a public tender or not (ie. maverick spend).

Parties affected

Both buyers and suppliers are affected by the mandate:

  • Buyers: all health companies and hospitals connected to the national healthcare system (SSN), irrespective of whether they are public or private entities

  • Suppliers: all suppliers to buyers outlined above, irrespective of whether the purchases are part of a procurement contract or not, irrespective of whether the supply directly (eg. medical equipment, pharmaceuticals) or indirectly (eg. computers, furniture, food) relates to healthcare, and irrespective of whether the supplier is an Italian or foreign company

Important dates

From October 1, 2019, all entities connected to SSN and their suppliers shall exchange the outlines document types and some other technical documents exclusively electronically according to specific technical requirements.

Technical specifications

The buyers are required to submit e-orders to a centralised hub and receive pre-agreed orders from suppliers via the hub, and vice versa.

  • All e-documents must be issued according to the latest PEPPOL BIS 3.0 – Italian extension
  • All e-documents must be submitted for validation and distribution to the governmental hub NSO (Nodo Smistamento Ordini)

Sanctions

Buyers will not be allowed to pay e-invoices issued without an underlying e-order exchanged via, and approved by, NSO.

Expected developments

Upon implementation of the e-ordering mandate in the healthcare sector, the following developments are expected:

  • Extension of the mandate to electronic despatch advises
  • Extension of the mandate to the rest of the public sector

Meet requirements in Italy with Pagero

Pagero has been operational in Italy since 2015. We are accredited by SDI with our own integration channel. We already support B2G, B2B, B2C and cross-border e-invoicing in Italy and we are participating in the pilot phase of the NSO e-ordering mandate.

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Pagero Health Solutions

Pagero is one of the largest open e-invoicing O2C and P2P network specialised within healthcare. We support both suppliers and hospitals across the world.

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Ultimi aggiornamenti sull’obbligo di fatturazione elettronica e ordine elettronico in Italia

La (Legge di Bilancio 2018 commi 411-415) ha introdotto l’obbligo di attuazione delle specifiche tecniche e le date obbligatorie per l’adozione di ordini e fatture in formato elettronico per l’acquisto di beni e servizi in Italia. L’incaricato dell’attuazione dei requisiti previsti è il Ministero italiano dell’Economia e delle Finanze (MEF).

Nel dicembre 2018, il MEF ha emanato un Decreto con le specifiche per l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica ed odinazione elettronica. Il decreto ha introdotto alcuni cambiamenti rispetto a quanto previsto in precedenza. Di seguito è riportato un riepilogo dei punti più importanti del decreto:

Tipologie d’ordine coperte

Gli ordini (procedura di ordinazione semplice ed esauriente) da parte degli acquirenti e gli ordini pre-concordati con i fornitori devono essere emessi esclusivamente in formato elettronico, secondo requisiti tecnici specifici. Tutti gli ordini devono essere emessi in formato elettronico – indipendentemente dal fatto che gli acquisti siano parte di una gara pubblica (spese non preventivate).

Parti interessate

L’obbligo interessa sia gli acquirenti che i fornitori:

  • Acquirent: tutte le aziende sanitarie e gli ospedali collegati al sistema sanitario nazionale (SSN), indipendentemente dal fatto che siano entità pubbliche o private

  • Fornitori: tutti i fornitori degli acquirenti di cui sopra, indipendentemente dal fatto che gli acquisti siano parte di un contratto di appalto, indipendentemente dal fatto che la fornitura sia direttamente (ad es. apparecchiature mediche, prodotti farmaceutici) o indirettamente (ad es. computer, mobili, generi alimentari) correlata all’assistenza sanitaria e indipendentemente dal fatto che il fornitore sia un’azienda italiana o estera

Date importanti

A partire dal 1 ottobre 2019, tutte le entità collegate al SSN e i relativi fornitori dovranno scambiare le tipologie di documenti sopra indicate ed alcuni altri documenti tecnici esclusivamente in formato elettronico secondo i requisiti tecnici specificati.

Specifiche tecniche

Gli acquirenti sono tenuti a inviare gli ordini in formato elettronico a un hub centralizzato ed a ricevere gli ordini pre-concordati dai fornitori tramite tale hub, e viceversa.

  • Tutti i documenti in formato elettronico devono essere rilasciati secondo le più recenti specifiche tecniche PEPPOL BIS 3.0 – estensione italiana
  • Tutti i documenti in formato elettronico devono essere presentati per la convalida e la distribuzione all’hub governativo NSO (Nodo Smistamento Ordini)

Sanzioni

Gli acquirenti non saranno autorizzati a pagare le fatture elettroniche emesse senza un ordine di acquisto corrispondente scambiato e approvato tramite NSO.

Sviluppi previsti

In seguito all’attuazione dell’obbligo di fatturazione elettronica nel settore sanitario, sono previsti i seguenti sviluppi:

  • Estensione dell’obbligo agli avvisi di spedizione in formato elettronico
  • Estensione dell’obbligo anche al resto del settore pubblico

La conformità ai requisiti in Italia con Pagero

Pagero è operativa in Italia dal 2015. Siamo accreditati dallo SDI con il nostro canale di integrazione. Supportiamo già il B2G, B2B, B2C e la fatturazione elettronica transfrontaliera in Italia e stiamo partecipando alla fase pilota dell’obbligo di ordinazione elettronica tramite NSO.

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Pagero è una delle maggiori reti di fatturazione elettronica aperta O2C e P2P specializzata nel settore sanitario. Supportiamo sia i fornitori che gli ospedali di tutto il mondo.

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