¿Qué es un documento electrónico?

Pasar a la fase digital en las organizaciones significa convertir los procesos manuales o semi-manuales en otros totalmente automatizados y más fáciles de gestionar y supervisar. La digitalización de los negocios crece en popularidad al tiempo que se convierte en necesidad.

Una de las trasformaciones que acompaña a la mencionada digitalización es el uso de documentos electrónicos (e-documentos) en lugar de los clásicos impresos en papel, una transformación impulsada por diversas razones. Entre ellas destaca el que la inversión en flujos de documentos electrónicos agiliza las operaciones de las empresas, las hace más seguras, facilita el comercio transfronterizo y ahorra dinero y contribuye a respetar el medio ambiente.  Más allá de estos retornos aparecen también razones reglamentarias y burocráticas, como que se multiplican los gobiernos y administraciones públicas que exigen el uso de documentos electrónicos en todas sus relaciones con empresas y trabajadores autónomos.

Aunque el impulso para abordar nuevas fases de digitalización empresarial está relacionado con factores económicos, administrativos y geográficos, la utilización de documentos electrónicos transaccionales es algo que se considera ineludible para prácticamente todas las empresas del mundo. Aquí se comprenderá mejor el significado de los documentos electrónicos y el ámbito en que se utilizan.

Por ‘documento electrónico’ se entiende todo documento transaccional que se intercambia entre socios comerciales de forma y en formato electrónico. A diferencia de los archivos PDF o ficheros de imagen, los documentos electrónicos son legibles por un ordenador y normalmente se intercambian mediante programas o plataformas informáticas en lugar de a través de correo electrónico. Los tipos de documentos electrónicos pueden ser, entre otros:

Con independencia de esto, los documentos electrónicos con los que trabajes dependen de tus operaciones y la legislación o regulación local. Si tu empresa opera en varios países, es probable que varíen las prácticas recomendadas y los requisitos exigidos por cada gobierno en materia de documentación comercial.

El documento electrónico más comúnmente regulado es la factura electrónica. Sin embargo, los gobiernos de muchos países han decidido obligar al uso de otros tipos de documentos como los anteriormente mencionados. En los reglamentos que regulan la utilización de documentos electrónicos aparecen múltiples condiciones que las empresas deben cumplir.