Solución de IVA en la era digital (ViDA)

La iniciativa «IVA en la era digital» (VAT in the Digital Age, ViDA) es una propuesta de la Comisión Europea para modernizar y mejorar el sistema de IVA de la UE. Esta iniciativa tiene como objetivo hacer que el sistema del IVA sea más sencillo para las empresas, resistente al fraude y más adecuado para la economía digital.

Estos son los componentes clave de la iniciativa ViDA:

1. Actualización de las reglas para la economía de plataforma: Las plataformas que facilitan servicios como el transporte de pasajeros y el alojamiento a corto plazo serán responsables de recaudar y remitir el IVA cuando sus usuarios no lo hagan. Esto garantiza un enfoque uniforme en toda la UE y simplifica el compliance para las pequeñas empresas.
2. Registro de IVA único: Sobre la base del modelo existente de ventanilla única del IVA, esta propuesta permite a las empresas que venden a consumidores de otro país de la UE cumplir sus obligaciones en materia de IVA a través de un portal en línea en un país de la UE.
3. Declaración digital en tiempo real (DRR): Implica la implantación de la declaración digital en tiempo real para el comercio transfronterizo basado en la facturación electrónica. Este cambio tiene como objetivo reducir el fraude del IVA y disminuir los costes administrativos para las empresas.

Estas medidas están diseñadas para ayudar a los países de la UE a recaudar más ingresos por IVA, reducir el fraude y hacer que el sistema de IVA sea más eficiente para las empresas, especialmente las pymes.

ViDA introduce diversos cambios técnicos en la facturación electrónica con el objetivo de modernizar y agilizar los procesos del IVA en toda la UE. Estos son los cambios principales:

1. Facturación electrónica obligatoria: A partir de julio de 2030, la facturación electrónica será obligatoria para las transacciones business-to-business (B2B) y business-to-government (B2G) transfronterizas dentro de la UE. Las facturas electrónicas deben emitirse en un formato estandarizado (generalmente conforme a las normas de la UE, como EN16931) y en un plazo de 10 días a partir del suministro.
2. Declaración digital en tiempo real: La introducción de los Requisitos de Declaración Digital (DRR, por sus siglas en inglés) exigirá a las empresas que comuniquen los datos de las facturas electrónicas a las autoridades fiscales en tiempo real. El objetivo es reducir el fraude del IVA y mejorar la eficiencia de la recaudación de impuestos.
3. Eliminación de la lista de ventas de la CE: Se eliminará gradualmente la Lista de Ventas de la CE, que las empresas utilizan actualmente para informar de las ventas transfronterizas. En su lugar, los datos necesarios se recopilarán a través de los nuevos sistemas de facturación electrónica y declaración digital.
4. Interoperabilidad y estandarización: La iniciativa promueve la interoperabilidad y la estandarización de los sistemas de facturación electrónica en los Estados miembros de la UE, lo que facilita a las empresas el cumplimiento de la normativa del IVA, independientemente del lugar de la UE en el que operen.

Estos cambios se han diseñado para mejorar la transparencia, reducir la carga administrativa y combatir el fraude del IVA de manera más efectiva.

Las empresas tendrán que hacer la transición a la facturación electrónica para las transacciones transfronterizas dentro de la UE. Eso significa que las facturas tradicionales en papel ya no serán suficientes, y las empresas deberán adoptar sistemas y soluciones de facturación electrónica que cumplan las normas de la UE. 

Además, la introducción de requisitos de declaración digital en tiempo real obligará a las empresas a comunicar puntualmente los datos de las facturas a las autoridades fiscales. Esto requerirá que los sistemas de facturación electrónica sean capaces de integrarse con las plataformas gubernamentales.

Operamos una red global abierta que permite a las empresas intercambiar facturas electrónicas y otros documentos empresariales de forma segura y conforme a la normativa. Esta red se conecta con diversas plataformas gubernamentales de documentos electrónicos y favorece el compliance de las normativas de facturación electrónica en más de 80 países. 

Nuestra tecnología se integra con cualquier sistema ERP, herramienta de flujo de trabajo de facturación o tecnología fiscal. Esto garantiza que las empresas puedan continuar sus operaciones sin necesidad de revisar sus sistemas existentes. 

ViDA afecta a empresas de todos los tamaños, desde pequeñas y medianas empresas (pymes) hasta grandes corporaciones multinacionales. 

Empresas con sede en la UE: Todas las empresas de la UE deberán cumplir los nuevos requisitos de facturación electrónica y de declaración digital en tiempo real.

Empresas no pertenecientes a la UE: Las empresas de fuera de la UE que vendan bienes o presten servicios a clientes de dentro de la UE también deberán cumplir la normativa ViDA. Esto incluye adoptar la facturación electrónica y garantizar el compliance del IVA para las transacciones transfronterizas.

Aunque ViDA afecta directamente a las empresas que operan en la UE, su influencia se extiende a escala mundial, ya que sienta un precedente para el compliance del IVA digital. Otras regiones pueden adoptar medidas similares, lo que impulsará a las empresas de todo el mundo a mejorar sus sistemas de facturación electrónica y de declaración del IVA. 

Recomendaciones para empresas de dentro y fuera de la UE:

• Actualizar los sistemas: Invierte en software de facturación electrónica que admita la declaración en tiempo real y cumpla las normas de la UE.
• Garantizar la calidad de los datos: Implante procesos para mantener la precisión y alta calidad de los datos.
• Estar al día: No pierdas detalle de la evolución de las normativas y las mejores prácticas para el compliance del IVA.

Sí, la iniciativa IVA en la era digital (ViDA) exigirá a las empresas que actualicen sus protocolos de seguridad de los datos para garantizar el compliance de los nuevos requisitos de facturación electrónica y declaración en tiempo real. Estos son los principales cambios y consideraciones:

Mejora de la protección de datos: ViDa exige a las empresas que implanten medidas sólidas de protección de datos para proteger la información financiera confidencial. Esto incluye el uso de cifrado para la transmisión y el almacenamiento de los datos con el fin de evitar el acceso no autorizado.

Compliance del RGPD: Las empresas deben asegurarse de que sus prácticas de seguridad respecto a los datos cumplan el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Implica proteger los datos personales, garantizar la minimización de los datos y mantener la transparencia acerca de las actividades relativas al tratamiento de datos.

Integración segura con plataformas gubernamentales: Las soluciones de facturación electrónica deben conectarse de forma segura a las plataformas gubernamentales para las declaraciones en tiempo real. Esto requiere API y protocolos seguros para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos durante la transmisión.

Auditorías de seguridad periódicas: La documentación de ViDA recomienda realizar auditorías de seguridad y evaluaciones de vulnerabilidad periódicas para identificar y mitigar los posibles riesgos de seguridad asociados a la facturación electrónica y la declaración digital.

Como primer proveedor global preparado para ViDA, nos comprometemos a ayudar a las empresas a realizar una transición fluida hacia el compliance de ViDA con nuestras sólidas soluciones de facturación electrónica y compliance. Así es como nuestras soluciones apoyan esta transición:

Áreas clave de apoyo

1. Integración fluida: Nuestra plataforma se integra con cualquier sistema ERP, lo que garantiza que puedas seguir utilizando tu software actual y cumplir al mismo tiempo con los requisitos de ViDA. Esta integración facilita el intercambio fluido de facturas electrónicas y otros documentos empresariales.
2. Declaraciones en tiempo real: Admitimos declaraciones en tiempo real, lo cual es crucial para el compliance con los nuevos requisitos de ViDA. Nuestra plataforma garantiza que los datos de tu factura se transmitan a las autoridades fiscales de forma rápida y precisa.
3. Gestión del compliance: Proporcionamos un amplio soporte para el compliance, para ayudarte a navegar por el complejo panorama normativo. Nuestra plataforma se ha diseñado para cumplir las normativas de facturación electrónica en más de 80 países, lo que garantiza el cumplimiento de los requisitos locales y de la UE.
4. Seguridad de los datos: Hacemos hincapié en las sólidas medidas de seguridad de los datos, que incluyen protocolos de cifrado y transmisión de datos segura. Esto garantiza que tu información financiera confidencial esté protegida durante el proceso de facturación electrónica.
5. Automatización: Nuestra plataforma ofrece soluciones de Automatización de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, lo que reduce la gestión manual, minimiza los errores y garantiza la entrega puntual de las facturas.

Ventajas para tu negocio

• Eficiencia: Automatizar los procesos de facturación y centralizar la estrategia de compliance mejora significativamente la eficiencia operativa.
• Ahorro de costes: La transición a la facturación electrónica reduce los costes asociados con las facturas en papel y el procesamiento manual.
• Escalabilidad: Nuestras soluciones son escalables, lo que las hace adecuadas para empresas de todos los tamaños y sectores.

Aprovechando nuestras soluciones de facturación electrónica y compliance, puedes garantizar una transición fluida al compliance de ViDA, mejorar tu eficiencia operativa y mantener una sólida seguridad de los datos.