Proveedor de servicios Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) es una infraestructura de red estandarizada que permite a las organizaciones intercambiar documentos electrónicos empresariales a través de fronteras y sistemas.

Creado originalmente para simplificar la contratación pública europea, Peppol ha evolucionado hasta convertirse en un marco internacional para el intercambio seguro y estandarizado de documentos empresariales.

Los formatos y protocolos estandarizados facilitan el intercambio de documentos a través de Peppol. Todos los participantes cumplen las mismas especificaciones técnicas, lo que garantiza la interoperabilidad independientemente de los sistemas subyacentes que utilicen las empresas internamente. Esta estandarización elimina la necesidad de integraciones personalizadas entre socios comerciales, lo que reduce significativamente la complejidad y los costes de implementación.

Peppol aborda diversos desafíos clave en el intercambio de documentos electrónicos. Ofrece una solución a los problemas de incompatibilidad de formatos, simplifica el cumplimiento de la normativa en todas las jurisdicciones y crea una red escalable a la que conectarse una vez da acceso a todos los participantes de la red. La red admite diversos tipos de documentos, como facturas, pedidos, catálogos y avisos de envío.

A medida que los gobiernos de todo el mundo imponen cada vez más la facturación electrónica, Peppol se ha convertido en un importante mecanismo de compliance. Muchas jurisdicciones reconocen o exigen la conectividad Peppol como parte de su normativa sobre facturación electrónica, lo que la convierte en un componente estratégico de la infraestructura global de intercambio de documentos empresariales.

A medida que evolucionan las normativas mundiales sobre facturación electrónica y compliance, surgen diferentes modelos de controles continuos de las transacciones para conectar a empresas, proveedores de servicios y autoridades fiscales. Estos marcos determinan cómo fluyen los documentos entre las partes y quién se encarga de los diferentes aspectos de la validación y la declaración.

El modelo de las 4 esquinas

El modelo Peppol de las 4 esquinas establece un marco estandarizado para el intercambio de documentos electrónicos entre empresas.

En este modelo:

La esquina 1 representa al remitente (por ejemplo, un proveedor)

La esquina 2 es el proveedor del punto de acceso del remitente

La esquina 3 es el proveedor del punto de acceso del destinatario

La esquina 4 representa al destinatario (por ejemplo, un comprador)

Cuando una empresa envía un documento electrónico, este viaja de la esquina 1 a la esquina 4 pasando por las esquinas 2 y 3. Los proveedores de puntos de acceso se encargan de todos los aspectos técnicos de la transmisión de documentos, incluida la validación de formatos, los protocolos de seguridad y el enrutamiento. Esto pone fin a la necesidad de una integración técnica directa entre socios comerciales.

El modelo de las 5 esquinas

El modelo de las 5 esquinas amplía el marco estándar añadiendo una quinta esquina, que suele representar a una autoridad gubernamental o administración fiscal. En este modelo:

Las esquinas 1-4 funcionan como se ha descrito anteriormente. La esquina 5 es la autoridad normativa que recibe copias de los documentos correspondientes.

Este modelo es especialmente importante en los países que aplican CTC, en que las autoridades fiscales exigen una visibilidad en tiempo real o casi real de las transacciones empresariales. Los proveedores de servicios Peppol garantizan la transmisión a la autoridad reguladora de copias de los documentos con el formato adecuado, manteniendo al mismo tiempo el flujo business-to-business.

Por qué son importantes estos modelos

Estos modelos son significativos por diversos motivos:

1. Permiten la interoperabilidad entre diferentes sistemas y organizaciones sin necesidad de conexiones personalizadas punto a punto.
2. Distribuyen claramente las responsabilidades entre los participantes, y los proveedores de servicios se ocupan de las complejidades técnicas.
3. Proporcionan un enfoque escalable del compliance con los cambiantes requisitos normativos en múltiples jurisdicciones.
4. Reducen los costes de implementación al permitir a las empresas conectarse una sola vez para llegar a muchos socios comerciales.
5. Garantizan la integridad y seguridad de los documentos durante todo el proceso de transmisión.

A medida que los mandatos de facturación electrónica se afianzan en más países, estos modelos estandarizados se han convertido en estructuras de referencia para el intercambio eficiente y conforme de documentos empresariales.

Pagero actúa como proveedor de servicios, permitiendo a las empresas conectarse a la red Peppol y participar en la misma. Pagero se encarga de los aspectos técnicos de la transmisión de documentos, incluida la validación de formatos, los protocolos de seguridad y el enrutamiento entre socios comerciales.

Lo que distingue a Pagero en el ecosistema Peppol es nuestra acreditación integral en todas las jurisdicciones de Peppol a escala mundial. Seguimos con atención la evolución de la normativa, de modo que cuando se anuncian nuevos modelos de CTC basados en Peppol, como en Francia y Singapur, estamos preparados para buscar y obtener la acreditación de las autoridades locales de Peppol.

Además de proporcionar conectividad técnica, Pagero participa activamente en el desarrollo y la gobernanza de la red Peppol a través de nuestra participación en las principales organizaciones de gobierno. Esta participación nos permite representar los intereses de las empresas y de nuestros clientes en los debates sobre las normas, las políticas y el desarrollo futuro de la red.

Sistemáticamente participamos en proyectos piloto y en grupos de trabajo técnicos para ayudar a definir la implementación práctica de nuevas normas, lo que garantiza que nuestras soluciones no solo cumplan la normativa, sino que estén optimizadas para las necesidades empresariales reales antes de que las normativas entren en vigor.

Peppol no es universalmente obligatorio para todas las empresas, pero su adopción es exigida cada vez más por los gobiernos de todo el mundo (consulta nuestro Regulatory Atlas para obtener un desglose por países de las normativas pertinentes).

En muchos países europeos, como Francia, Alemania, Suecia y los países nórdicos, Peppol ya es obligatorio o está empezando a serlo para las transacciones business-to-government (B2G). Por ejemplo, Francia y Alemania están aplicando mandatos por fases para la facturación electrónica B2B a partir de 2025, en consonancia con los objetivos de digitalización más amplios de la UE.

En la región Asia-Pacífico, países como Singapur, Malasia y Vietnam también están adoptando Peppol, y en Malasia la facturación electrónica completa será obligatoria (incluido Peppol) para todas las empresas a partir de julio de 2025. De forma parecida, Arabia Saudí está ampliando sus requisitos de facturación electrónica basados en Peppol para incluir a las empresas más pequeñas.

La necesidad de utilizar Peppol suele depender del sector. Las empresas que suministran bienes o servicios al sector público suelen estar obligadas a utilizar Peppol para garantizar un intercambio de documentos estandarizado, seguro y eficaz. Las grandes empresas suelen ser las primeras afectadas por estos mandatos, seguidas de las pequeñas y medianas empresas.

En algunas jurisdicciones, Peppol también es obligatorio para la facturación relacionada con aduanas y el comercio transfronterizo. Aunque todavía no sea obligatorio para todas las transacciones del sector privado, muchas empresas están adoptando Peppol voluntariamente debido a sus ventajas en automatización, reducción de errores e interoperabilidad entre sistemas y fronteras.

Sí, Pagero ofrece apoyo integral para el compliance de Peppol a través de fronteras internacionales. Como proveedor de servicios certificado por Peppol y acreditado en todas las jurisdicciones relevantes del mundo, mantenemos plenamente el compliance con requisitos específicos de Peppol en cada región.

La normativa y las especificaciones técnicas de Peppol pueden variar de un país a otro y de una región a otra, y las autoridades locales suelen implementar extensiones o requisitos específicos para cada país. Gestionar estas diferencias plantea importantes desafíos a las empresas que operan a escala internacional. Pagero aborda estos desafíos:

• Manteniendo certificaciones actualizadas en todas las jurisdicciones Peppol en las que operamos
• Implementando y admitiendo todos los formatos de documentos y procesos empresariales necesarios
• Validando automáticamente los documentos según los requisitos Peppol específicos de cada país
• Garantizando el enrutamiento adecuado a través de los canales de Peppol correctos en función de la ubicación del destinatario
• Supervisando los cambios normativos en las distintas jurisdicciones y actualizando nuestros sistemas en consecuencia

Nuestra participación activa en la gobernanza de Peppol nos permite conocer de antemano los próximos cambios normativos. Esto nos permite implementar actualizaciones a nuestra plataforma antes de que entren en vigor los nuevos requisitos, lo que garantiza un compliance ininterrumpido para nuestros clientes.

Para las empresas que operan en diversos países, trabajar con Pagero elimina la necesidad de gestionar diferentes conexiones de Peppol o estar al día de los diferentes requisitos regionales. Nuestra conexión única proporciona un acceso conforme a toda la red Peppol, independientemente de la ubicación de tus socios comerciales.

El proceso de implementación de Peppol con Pagero es sencillo y está diseñado para que te conectes de forma rápida y eficaz. Esto es lo que puedes esperar:

1. Configuración inicial: te conectaremos al punto de acceso de Pagero, que te sirve de pasarela a la red Peppol.
2. Registro: registraremos tu organización en el Service Metadata Publisher (SMP) adecuado en función de tu ubicación (como Galaxy, ELMA para Noruega u otros SMP específicos de cada país).
3. Configuración de documentos: te ayudaremos a especificar qué tipos de documentos deseas enviar y recibir (facturas, pedidos, avisos de expedición, etc.).
4. Pruebas: antes de ponerlo en marcha, realizaremos pruebas exhaustivas en el entorno de pruebas independiente de Peppol para asegurarnos de que todo funcione como se espera.
5. Lanzamiento: una vez finalizadas las pruebas, podrás intercambiar documentos con cualquier organización conectada a Peppol sin necesidad de acuerdos previos.

A lo largo del proceso, nuestro equipo proporciona orientación y apoyo para garantizar una implementación sin contratiempos que cumpla todos los requisitos técnicos y de compliance.

Un ID de Peppol es tu identificador único dentro de la red Peppol que permite a otros participantes encontrarte e intercambiar documentos contigo.

Cuando te asocias con Pagero:

• Nos encargamos por ti del proceso de registro en el registro SMP (Service Metadata Publisher) correspondiente.
• Tu ID de Peppol se basa normalmente en los identificadores que ya tiene tu organización, como el número de registro de tu empresa con un prefijo de país.
• Registramos los tipos de documentos que estás preparado para recibir (facturas, pedidos, etc.).
• Una vez registrado, tu ID de Peppol será visible en el SML (Service Metadata Locator), lo que te permitirá ser encontrado por todos los participantes de la red Peppol.

Pagero puede registrarte en diversos SMP en función de tu ubicación, incluido nuestro propio servicio SMP (Tickstar) para clientes de Suecia y Países Bajos, ELMA para clientes noruegos u otros SMP específicos de cada país según sea necesario.

Sí, los servicios Peppol de Pagero están diseñados para integrarse perfectamente con tus sistemas actuales. Nuestra solución:

• Crea una conexión de sistema a sistema entre tu software de contabilidad/ERP y la red Peppol
• Gestiona automáticamente las conversiones de formato, transformando tus formatos nativos en estándares Peppol BIS y viceversa
• Se adapta a los «dialectos» del formato Peppol específicos de cada país para garantizar el compliance entre los distintos mercados
• Funciona con los principales sistemas de contabilidad y ERP

Esta integración te permite seguir trabajando en tu entorno habitual a la vez que te beneficias de todas las ventajas de la conectividad de Peppol, sin necesidad de procesamiento manual.

Pagero adopta un enfoque integral de la seguridad y el compliance dentro del marco de Peppol:

• Transmisión segura: todos los documentos intercambiados a través del punto de acceso Peppol de Pagero utilizan conexiones seguras y cifradas que siguen los estrictos protocolos de seguridad de Peppol.
• Validación del compliance: nos aseguramos de que todos los documentos cumplan las especificaciones de formato necesarias antes de su transmisión, incluidos los requisitos específicos de cada país y los «dialectos» del formato Peppol BIS.
• Cumplimiento de la normativa: como proveedor certificado de punto de acceso Peppol, Pagero mantiene el pleno compliance con todas las normas y reglamentos de Peppol.
• Sin validaciones no autorizadas: de acuerdo con los requisitos de Peppol, no realizamos validaciones no autorizadas (como controles de referencia) en los documentos entrantes ni devolvemos documentos a los remitentes por motivos de falta de compliance.
• Entorno de pruebas independiente: mantenemos una infraestructura de pruebas completamente independiente para garantizar que la integridad de los datos de producción nunca se vea comprometida durante la implementación o las pruebas.

Nuestro enfoque garantiza que tu intercambio de documentos no solo sea seguro, sino que también cumpla plenamente todas las normativas de Peppol relevantes en las diferentes jurisdicciones.

Empezar a utilizar Peppol a través de Pagero es muy sencillo:

1. Ponte en contacto con nuestro equipo: contáctanos para hablar de tus necesidades y requisitos específicos.
2. Proporciona información básica: necesitaremos detalles sobre tu organización y qué tipos de documentos deseas intercambiar a través de Peppol.
3. Elige tu método de integración: decide cómo deseas conectar tus sistemas al punto de acceso Peppol de Pagero.
4. Deja que nos encarguemos del registro: te registraremos en el SMP adecuado (Galaxy, ELMA para Noruega u otros SMP específicos de cada país) en función de tu ubicación.
5. Pruebas completas: te guiaremos durante las pruebas en el entorno de pruebas de Peppol para asegurarnos de que todo funcione correctamente.

Una vez completados estos pasos, estarás listo para enviar y recibir documentos con cualquier organización de la red Peppol. Recuerda que, tras el registro, recibirás automáticamente todos los documentos que se te envíen a través de Peppol, sin necesidad de acuerdos previos con los socios comerciales, lo que facilita la incorporación de nuevas conexiones.

Los términos «punto de acceso Peppol» y «proveedor de servicios Peppol» se refieren esencialmente a la misma entidad, pero reflejan una evolución en la terminología que capta mejor la función ampliada que estas organizaciones desempeñan ahora en el ecosistema de Peppol.

Originalmente, «punto de acceso» describía la pasarela técnica que conectaba a los usuarios con la red Peppol para el intercambio de documentos. Este término se centraba principalmente en el aspecto de la infraestructura técnica: el punto de conexión que permitía a las organizaciones enviar y recibir documentos electrónicos a través de Peppol.

Con el tiempo, la terminología preferida pasó a ser «proveedor de servicios», ya que estas entidades empezaron a ofrecer servicios mucho más completos que el acceso básico a la red. Los actuales proveedores de servicios Peppol, como Pagero, se encargan de todo, desde la conectividad técnica hasta la validación de los documentos, la conversión de formatos, la gestión del compliance, el registro en SMP y la integración con los sistemas empresariales.

Este cambio terminológico reconoce que los proveedores modernos prestan servicios de extremo a extremo y no solo acceso a la red. Se ajusta mejor a cómo se reconocen estas entidades en contextos normativos y crea una comprensión más intuitiva para las empresas que buscan conectividad Peppol.

Al trabajar con Pagero como proveedor de servicios Peppol, recibirás asistencia completa, que incluye conectividad a la red, gestión de documentos, gestión del compliance e integración perfecta con tus sistemas actuales.