Peppoltjänsteleverantör

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) är en standardiserad nätverksinfrastruktur som gör det möjligt för organisationer att skicka och ta emot elektroniska affärsdokument över landsgränserna och mellan olika system.

Peppol, som ursprungligen utvecklades för att förenkla offentlig upphandling i Europa, har utvecklats till ett globalt ramverk för ett säkert och standardiserat utbyte av affärsdokument.

Dokumenttransaktionerna via Peppol underlättas tack vare standardiserade format och protokoll. Alla deltagare tillämpar samma tekniska specifikationer, vilket säkerställer interoperabilitet oavsett vilka underliggande system företagen använder internt. Denna standardisering eliminerar behovet av anpassade integrationer mellan olika affärspartners, vilket avsevärt minskar implementeringskostnaderna och komplexiteten.

Peppol hanterar flera stora utmaningar kopplade till överföringen av elektroniska dokument. Standarden löser problemen med inkompatibla format, underlättar efterlevnaden av regelverk i olika jurisdiktioner och skapar ett skalbart nätverk där företagen får tillgång till alla nätverksanslutna aktörer via en enda anslutning. Nätverket har stöd för flera olika dokumenttyper, bl.a. fakturor, ordrar, kataloger och fraktsedlar.

I takt med att allt fler myndigheter världen över kräver elektronisk fakturering har Peppol blivit en viktig mekanism för regelefterlevnad. Många jurisdiktioner godtar eller kräver Peppol-anslutning som en del av sina e-faktureringsregler, vilket gör det till en strategisk komponent i infrastrukturen för internationellt utbyte av affärsdokument.

I takt med att de globala e-fakturerings- och efterlevnadsreglerna utvecklas växer olika modeller för kontinuerlig transaktionskontroll fram för att koppla samman företag, tjänsteleverantörer och skattemyndigheter. Dessa ramverk bestämmer hur dokument ska överföras mellan olika aktörer och vem som ska hantera de olika validerings- och rapporteringsaspekterna.

4-bensmodellen

Peppols 4-bensmodell utgör ett standardiserat ramverk för överföring av elektroniska dokument mellan företag.

I den här modellen är

ben 1 avsändaren (t.ex. en leverantör),

ben 2 avsändarens åtkomstpunktleverantör,

ben 3 mottagarens åtkomstpunktleverantör och

ben 4 mottagaren (t.ex. en köpare).

När ett företag skickar ett elektroniskt dokument färdas det från ben 1 till ben 4 via ben 2 och 3. Åtkomstpunktleverantörerna sköter alla tekniska aspekter av dokumentöverföringen, inklusive formatvalidering, säkerhetsprotokoll och dirigering. På så sätt behövs ingen direkt teknisk integration mellan två affärspartners.

5-bensmodellen

5-bensmodellen utvidgar standardramverket genom att lägga till ett femte ben, som vanligtvis utgörs av en myndighet eller skatteförvaltning. I den här modellen är

ben 1–4 desamma som ovan och ben 5 är den tillsynsmyndighet som tar emot kopior av relevanta dokument.

Den här modellen är extra viktig i länder som tillämpar kontinuerlig transaktionskontroll, där skattemyndigheterna kräver överblick över affärstransaktioner i realtid eller nästan realtid. Peppoltjänsteleverantörerna ser till att korrekt formaterade kopior av dokument överförs till tillsynsmyndigheten samtidigt som flödet mellan företagen upprätthålls.

Varför är dessa modeller viktiga?

Modellerna är viktiga av flera skäl:

1. De skapar interoperabilitet mellan olika system och organisationer utan att det krävs anpassade punkt-till-punkt-anslutningar.
2. Ansvaret fördelas tydligt mellan de olika aktörerna, och tjänsteleverantörerna hanterar de tekniska aspekterna.
3. De ger skalbarhet och anpassningsbarhet i takt med att lagkraven förändras i olika jurisdiktioner.
4. De minskar implementeringskostnaderna eftersom företagen bara behöver ansluta en gång för att nå många affärspartners.
5. De säkerställer dokumentintegriteten och säkerheten under hela överföringsprocessen.

I takt med att e-fakturering införs i allt fler länder har dessa standardiserade modeller blivit viktiga strukturer för ett effektivt och kompatibelt utbyte av affärsdokument.

Pagero fungerar som tjänsteleverantör och hjälper företag att ansluta till och delta i Peppol-nätverket. Pagero sköter de tekniska aspekterna av dokumentöverföringen, bland annat formatvalidering, säkerhetsprotokoll och dirigering mellan affärspartners.

Det som utmärker Pagero i Peppol-systemet är det faktum att vi är certifierade i alla Peppol-jurisdiktioner världen över. Vi följer regelutvecklingen noggrant och är därför redo att ansöka om certifiering från lokala Peppol-myndigheter när nya Peppol-baserade CTC-modeller lanseras, till exempel i Frankrike och Singapore.

Förutom att tillhandahålla teknisk anslutning påverkar Pagero aktivt utvecklingen och styrningen av Peppol-nätverket genom vår närvaro i styrelserna för flera inflytelserika organisationer. Genom detta engagemang kan vi bevaka företagens och våra kunders intressen i diskussioner kring nätverksstandarder, policyer och framtida utveckling.

Vi deltar kontinuerligt i pilotprojekt och tekniska arbetsgrupper där vi hjälper till att definiera den praktiska tillämpningen av nya standarder. På så sätt ser vi till att våra lösningar inte bara uppfyller kraven, utan också är optimerade för de faktiska affärsbehoven innan reglerna träder i kraft.

Peppol är inte obligatoriskt överallt för alla företag, men allt fler myndigheter runt om i världen inför krav på Peppol-användning (se regelkartan för relevanta bestämmelser land för land).

I många europeiska länder, till exempel Frankrike, Tyskland, Sverige och övriga nordiska länder, är Peppol redan obligatoriskt eller på väg att bli obligatoriskt för transaktioner mellan företag och myndigheter (business-to-government, B2G). I Frankrike och Tyskland införs till exempel stegvisa krav på e-fakturering för B2B-transaktioner från och med 2025, i enlighet med EU:s bredare digitaliseringsmål.

I Asien och Stillahavsområdet använder länder som Singapore, Malaysia och Vietnam också Peppol, och Malaysia inför krav på fullständig e-fakturering (inklusive Peppol) för alla företag från och med juli 2025. Saudiarabien är också i färd med att utvidga sina Peppol-baserade e-faktureringskrav till att även omfatta mindre företag.

Kraven på användning av Peppol varierar från bransch till bransch. Företag som tillhandahåller varor eller tjänster till offentlig sektor är vanligtvis skyldiga att använda Peppol för att säkerställa en standardiserad, säker och effektiv dokumentöverföring. Stora företag är ofta de första som omfattas av sådana krav, följt av medelstora och små företag.

I vissa jurisdiktioner är Peppol även obligatoriskt för tullrelaterad fakturering och internationell handel. Även om det ännu inte är obligatoriskt för alla transaktioner inom den privata sektorn använder många företag frivilligt Peppol på grund av automatiseringen, felminimeringen och interoperabiliteten mellan olika system och länder.

Ja, Pagero erbjuder omfattande stöd för efterlevnad av Peppol-reglerna i olika länder och regioner. Som Peppol-certifierad tjänsteleverantör med ackreditering i alla relevanta jurisdiktioner världen över uppfyller vi de specifika Peppol-kraven i varje region.

Peppol-föreskrifterna och de tekniska specifikationerna kan variera mellan olika länder och regioner, och lokala myndigheter inför ofta landsspecifika tillägg eller krav. Hanteringen av dessa skillnader är en stor utmaning för företag som är verksamma på den internationella arenan. Pagero tar hand om dessa utmaningar genom att

• Inneha och förnya certifieringar i alla Peppol-jurisdiktioner där vi är verksamma,
• Implementera och stödja alla nödvändiga dokumentformat och affärsprocesser,
• Automatiskt validera dokument mot landspecifika Peppol-krav,
• Säkerställa en korrekt dirigering genom rätt Peppol-kanal beroende på var mottagaren befinner sig,
• Hålla koll på regeländringar i olika jurisdiktioner och uppdatera våra system i enlighet med dessa.

Tack vare vårt aktiva deltagande i Peppols styrning får vi tidigt kännedom om kommande regeländringar. Därmed kan vi göra uppdateringar av vår plattform innan nya krav träder i kraft, vilket säkerställer en oavbruten efterlevnad för våra kunder.

För företag som är verksamma i flera olika länder innebär samarbetet med Pagero att de inte behöver hantera olika Peppol-anslutningar eller hålla sig uppdaterade om olika regionala krav. Med en enda anslutning får du tillgång till hela Peppol-nätverket, oavsett var dina affärspartners är baserade.

Med Pagero är implementeringsprocessen otroligt enkel och du ansluter till Peppol snabbt och effektivt. Det här är vad du kan förvänta dig:

1. Första installation – Vi ansluter dig till Pageros åtkomstpunkt, som fungerar som din gateway till Peppol-nätverket.
2. Registrering – Vi registrerar din organisation i lämplig Service Metadata Publisher (SMP) baserat på var du är baserad (t.ex. Galaxy, ELMA för Norge eller andra landsspecifika SMP:er).
3. Dokumentkonfiguration – Vi hjälper dig att ange vilka dokumenttyper du vill skicka och ta emot (fakturor, ordrar, leveransaviseringar etc.).
4. Testning – Innan vi driftsätter lösningen genomför vi grundliga tester i en separat Peppol-testmiljön för att säkerställa att allt fungerar som det ska.
5. Driftsättning – När testningen är klar kan du skicka och ta emot dokument till och från alla Peppol-anslutna organisationer utan att först ingå avtal med dem.

Under hela processen får du vägledning och stöd från vårt team så att implementeringen blir smidig och uppfyller alla tekniska krav och lagkrav.

Ett Peppol-ID är din unika identifierare i Peppol-nätverket som gör det möjligt för andra anslutna aktörer att hitta och utbyta dokument med dig.

När du samarbetar med Pagero

• Sköter vi registreringen åt dig i det aktuella SMP-registret (Service Metadata Publisher),
• Ditt Peppol-ID vanligtvis baserat på din organisations befintliga identifierare, till exempel organisationsnumret med ett landsprefix,
• Registrerar vi vilka dokumenttyper du kan ta emot (fakturor, ordrar etc.).
• När du har registrerat dig blir ditt Peppol-ID synligt i SML (Service Metadata Locator), vilket gör att du kan hittas av alla som är anslutna till Peppol-nätverket.

Pagero kan registrera dig i olika SMP:er beroende på var du är baserad, exempelvis i vår egen SMP-tjänst (Tickstar) för kunder i Sverige och Nederländerna, ELMA för norska kunder eller andra landsspecifika SMP:er.

Ja, Pageros Peppol-tjänster är utformade för sömlös integration med dina befintliga system. Vår lösning

• Skapar en system-till-system-anslutning mellan ditt ERP-system/redovisningsprogram och Peppol-nätverket,
• Utför formatkonverteringar automatiskt och omvandlar dina ursprungliga format till Peppol BIS-standard och vice versa,
• Har stöd för landsspecifika ”dialekter” av Peppol-formatet för att säkerställa efterlevnad på olika marknader,
• Fungerar med alla vanliga ERP- och redovisningssystem.

Med vår integration kan du fortsätta att arbeta i din välbekanta miljö och samtidigt dra nytta av alla fördelar med Peppol-anslutningen – ingen manuell bearbetning krävs. 

Pagero tillämpar en helhetsstrategi när det gäller säkerheten och efterlevnaden i Peppol-ramverket:

• Säker överföring – Alla dokument som överförs via Pageros Peppol-åtkomstpunkt använder säkra, krypterade anslutningar som överensstämmer med Peppols strikta säkerhetsprotokoll.
• Validering av regelefterlevnad – Vi ser till att alla dokument överensstämmer med de aktuella formatspecifikationerna innan de skickas, inbegripet landsspecifika krav och ”dialekter” av Peppols BIS-format.
• Regelefterlevnad – Som certifierad åtkomstpunktleverantör för Peppol uppfyller Pagero alla Peppols regler och standarder fullt ut.
• Inga obehöriga valideringar – I enlighet med Peppols krav utför vi inga obehöriga valideringar (t.ex. referenskontroller) av inkommande dokument eller returnerar dokument till avsändare på grund av att de inte uppfyller kraven.
• Separat testmiljö – Vi använder en helt separat testinfrastruktur för att säkerställa att produktionsdata alltid skyddas under implementering och testning.

Vårt arbetssätt säkerställer att din dokumentöverföring inte bara är säker, utan också uppfyller alla relevanta Peppol-krav i olika jurisdiktioner.

Det är enkelt att komma igång med Peppol via Pagero:

1. Kontakta vårt team – Hör av dig till oss och berätta vad du behöver.
2. Lämna grundläggande information – Vi behöver vissa uppgifter om din organisation och vilka dokumenttyper du vill skicka och ta emot via Peppol.
3. Välj integrationsmetod – Bestäm hur du vill ansluta dina system till Pageros Peppol-åtkomstpunkt.
4. Låt oss sköta registreringen – Vi registrerar dig i lämplig SMP (Galaxy, ELMA för Norge eller andra landsspecifika SMP:er) beroende på var du är baserad.
5. Heltäckande testning – Vi guidar dig genom testningen i Peppols testmiljö för att säkerställa att allt fungerar som det ska.

När du har genomfört dessa steg är du redo att skicka och ta emot dokument med alla organisationer i Peppol-nätverket. Kom ihåg att du efter registreringen automatiskt får alla dokument skickade till dig via Peppol. Du behöver inte ingå några förhandsavtal med dina affärspartners, vilket gör det enkelt att lägga till nya kontakter.

Begreppen ”Peppol-åtkomstpunkt” och ”Peppoltjänsteleverantör” syftar i princip på samma enhet, men återspeglar en utveckling av terminologin som bättre beskriver den utökade funktion som dessa organisationer nu fyller i Peppol-systemet.

Ursprungligen syftade ”åtkomstpunkt” på den tekniska gateway som anslöt användare till Peppol-nätverket för dokumentutbyte. Termen fokuserade främst på den tekniska infrastrukturen – den anslutningspunkt som gjorde det möjligt för organisationer att skicka och ta emot elektroniska dokument via Peppol.

Med tiden blev det allt vanligare att prata om ”tjänsteleverantörer” eftersom dessa aktörer började erbjuda mycket mer omfattande tjänster, utöver grundläggande nätverksåtkomst. Dagens Peppoltjänsteleverantörer, till exempel Pagero, hanterar allt från teknisk anslutning till dokumentvalidering, formatkonvertering, regelefterlevnad, SMP-registrering och integration med affärssystem.

Denna terminologiska förändring är en följd av att dagens leverantörer tillhandahåller end-to-end-tjänster snarare än enbart nätverksaccess. Den stämmer bättre överens med hur dessa enheter betraktas i regulatoriska sammanhang och ger en mer intuitiv förståelse för företag som vill ansluta till Peppol.

När du väljer Pagero som Peppoltjänsteleverantör får du omfattande support i allt från nätverksanslutning och dokumenthantering till regelefterlevnad och sömlös integration med dina befintliga system.