KSeF e-fakturering

När kraven på e‑fakturering blir fler och mer komplexa ökar belastningen på ekonomiavdelningen. Med rätt automatisering kan dessa krav hanteras betydligt smidigare och ge utrymme för att fokusera på mer värdeskapande arbete.

Med ONESOURCE Pagero får du en helhetslösning som tar hand om hela KSeF‑flödet för dina nationella transaktioner, oavsett om det gäller B2B eller B2G. Utgående fakturor kontrolleras automatiskt mot det officiella FA(3)-formatet innan de skickas, samtidigt som inkommande fakturor förs direkt från KSeF in i dina befintliga AP‑processer. All statusinformation hanteras i realtid och ger full transparens genom hela fakturaflödet.

De obligatoriska Application Responses, som många företag brottas med, sköts helt automatiskt. Det innebär att både köpare och säljare kan upprätthålla regelefterlevnad utan extra administration. Samtidigt bygger ONESOURCE Pagero upp kompletta revisionsspår som förenklar granskningar från skattemyndigheter och minskar risken för fel, utan att störa dina redan etablerade rutiner.

När du verkar på flera marknader behöver även dina internationella fakturor följa Polens krav på e‑fakturering. Med rätt stöd blir det enkelt att hålla en konsekvent nivå av regelefterlevnad oavsett vart fakturorna skickas.

När du fakturerar kunder utanför Polen fortsätter KSeF att spela en central roll. Dina internationella utgående fakturor skickas till KSeF för kontroll och rapportering. När de har godkänts distribuerar ONESOURCE Pagero dem via dina vanliga leveranskanaler så att dina flöden kan fortsätta som vanligt.

Vår lösning hanterar clearance‑steget åt dig och håller fakturorna tills KSeF har gett sitt godkännande. Det innebär att dina register alltid speglar KSeF:s information, vilket minskar fel, ökar träffsäkerheten vid första inskick och förenklar avstämningsarbetet. Du får enhetliga register och ett samlat revisionsspår för hela din internationella fakturering.

Ekonomiavdelningen får en tydligare överblick över fakturastatus och eventuella avvikelser, samtidigt som skattefunktionen får en klar uppdelning mellan nationella processer och krav på förhandsgranskning vid gränsöverskridande affärer.

Polen har valt en clearance‑baserad modell, vilket innebär att varje faktura måste skickas och godkännas av myndigheten innan den anses vara juridiskt utfärdad. Det polska finansdepartementet fungerar som mellanhand och kontrollerar fakturorna i realtid, tilldelar dem ett KSeF‑ID, tidsstämplar dem och godkänner dem innan de når köparen.

Vår lösning identifierar automatiskt när clearance krävs, konverterar fakturorna till det obligatoriska FA(3)-formatet och skickar dem vidare till KSeF. Varje dokument lagras säkert i systemet tills det nödvändiga godkännandet har mottagits. När clearance är klar levereras nationella fakturor via KSeF, medan internationella fakturor skickas genom dina ordinarie kanaler i ONESOURCE Pagero.

På leverantörsreskontrasidan förs nationella fakturor direkt från KSeF in i ditt ERP tillsammans med standardiserade svar och aktuella statusuppdateringar. Ekonomiavdelningen får tillgång till tydlig och tillförlitlig information samlad på ett ställe, vilket minskar manuella kontroller, påskyndar bokföringen och ger full insyn i varje faktura från start till slut.

Det polska kravet på e‑fakturering innebär en tight tidsplan för företag som behöver anpassa sina finansiella system och processer inför 2026.

Med en stegvis utrullning som startar i februari 2026 för stora företag och i april 2026 för övriga organisationer blir god förberedelse avgörande. ONESOURCE Pagero hjälper dig att utvärdera din beredskap, mappa ditt data till FA(3)-formatet och säkerställa täckning för både fakturor och korrigeringsfakturor. Vår teknik gör det möjligt att testa i KSeF:s icke‑produktionsmiljöer och att simulera fel, så att du undviker vanliga orsaker till avvisningar.

Våra go‑live‑planer minimerar störningar genom stegvisa utrullningar, tydliga reservrutiner och konkret förändringsstöd som dina lokala team faktiskt kan använda. I takt med att regelverket utvecklas håller ONESOURCE Pagero dig uppdaterad och justerar valideringar och mappningar, så att dina processer fortsätter att fungera smidigt hela vägen in i det nya regelverket.

Att uppfylla Polens krav på dokumentation inom e‑fakturering kräver både teknisk precision och välfungerande stöd för spårbarhet. ONESOURCE Pagero validerar fakturor mot FA(3)-formatet, skyddar överföringen och registrerar alla inskick, kvittenser och svar så att du alltid har full transparens i dina processer.

KSeF erbjuder e‑arkivering för den obligatoriska tioårsperioden. Om du behöver längre lagring, samlad dokumenthantering eller snabb åtkomst vid revisioner kan du komplettera med ONESOURCE Pageros arkiveringstjänster. Tillsammans ger dessa lösningar både omedelbar efterlevnad av de polska reglerna och flexibiliteten att hantera dokument enligt din organisations behov över olika länder och tidsperioder.