Systra AB:n investointi verkkolaskutukseen tuotti tulosta jo 10 kuukaudessa

Systra AB on kestävän liikkumisen innovatiivisten ratkaisujen edelläkävijä, ja sen palvelut kattavat koko projektiketjun esiselvityksistä rakentamiseen, käyttöön ja ylläpitoon. Yrityksen liikevaihto on noin 350 miljoonaa Ruotsin kruunua. Ruotsissa Systra työllistää 700 asiantuntijaa 21 toimipisteessä. Kansainvälisesti Systra kuuluu infrastruktuurialan johtaviin toimijoihin ja tarjoaa ratkaisuja suurinopeuksiselle raideliikenteelle, metroille ja raitiovaunuille yli 80 maassa.

Kevääseen 2022 asti Systra käsitteli laskuja pääosin manuaalisesti: kaksi kokoaikaista työntekijää ostoreskontrassa käsitteli suuren määrän paperi- ja PDF-laskuja käsin. Vain 15 prosenttia laskuista oli sähköisiä, ja nekin pääasiassa julkisen sektorin asiakkaiden lakisääteisten vaatimusten vuoksi. Kansainvälisten lakivaatimusten myötä talousosasto sai kuitenkin sisäisen toiveen vastaanottaa verkkolaskuja myös ostojen osalta samana vuonna.

Verkkolaskujen vastaanottamisen mahdollistamiseksi Systra otti käyttöön Pageron verkkolaskuratkaisun vuoden 2022 lopussa. Valittu ratkaisu sisälsi myös PDF-laskut, jotka lähetetään automaattisesti Pagerolle, joka muuntaa ne verkkolaskuiksi ja palauttaa ne Systralle. Yrityksen kasvuvaiheessa päätös lisätä tämä muunnospalvelu oli helppo, sillä se mahdollistaa PDF-laskujen digitaalisen käsittelyn ennen täyttä siirtymää sähköisiin laskuihin.

Elokuuhun 2023 mennessä investointi oli jo maksanut itsensä takaisin:
"Investointimme maksoi itsensä takaisin vain kymmenessä kuukaudessa, mikä osoittaa selvästi sähköisen ja automaattisen laskunkäsittelyn nopean ja positiivisen vaikutuksen," sanoo Madelene Borelid.

Viimeisen vuoden aikana laskujen hallintaan käytetty työaika on vähentynyt merkittävästi – peräti 65%. Aiemmin aikaa vievät tehtävät hoituvat nyt tehokkaammin, ja aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin, kuten valvontaan ja kassavirta-analyysiin.

Lisäksi työkuorma on tasaantunut viikoittain, ja kuukauden lopun ruuhkahuiput ovat poistuneet. Tämä on tehnyt työprosessista paitsi sujuvamman myös miellyttävämmän. Myös uusien työntekijöiden perehdytys jäljelle jääviin manuaalisiin tehtäviin on nopeutunut – nykyisin koulutus vie vain noin tunnin.

Sen lisäksi, että manuaalinen laskujen kirjaaminen on vähentynyt, sähköiset laskut ovat parantaneet Systra AB:n taloushallintaa. "Muutamassa vuodessa verkkolaskujen osuus kasvoi 15 prosentista 90 prosenttiin," jatkaa Madelene Borelid. "30 päivän kassavirta-analyysi on nyt huomattavasti luotettavampi, maksuvalmiusennusteet tarkempia, kustannusten hallinta parempi ja toimittajilta saadaan vähemmän maksumuistutuksia – tämä antaa meille vahvemman taloudellisen kontrollin ja suunnittelukyvyn," Borelid päättää.

Pageron verkkolaskupalvelu on paitsi tehostanut Systra AB:n työprosesseja, myös vahvistanut yrityksen taloudellista vakautta ja tulevaisuuden suunnittelua. Pageron ratkaisu on osoittautunut arvokkaaksi investoinniksi Systralle. Voisiko sinun yrityksesi parantaa laskujen hallintaa ja taloudellista kontrollia samalla tavalla? Ota yhteyttä – autamme mielellämme!