Harkitsetko sisäisten talousprosessiesi automatisointia? Pääset hyvään alkuun automatisoimalla ostolaskujen käsittelyn. Tässä artikkelissa kerromme ostolaskuautomaation eduista yrityksellesi. Voit myös ladata maksuttoman oppaan, jonka avulla pääset helposti alkuun.
Päivitä ostolaskuprosessisi
Digitaalisen muutoksen tuulet puhaltavat jatkuvasti. Digitaalisten talousprosessien ja automaation arvo ja merkitys käyvät entistä selvemmäksi yrityksille. Mutta mitä ostolaskuautomaatiolla oikeastaan tarkoitetaan? Mitä hyötyä automatisoitujen prosessien käyttöönotosta on sinun yrityksellesi?
Laskuautomaatiojärjestelmä laskujen täsmäytykseen ja hyväksymiseen on ratkaisevan tärkeä toimittajalaskujen käsittelyn automatisoinnin kannalta. Sen avulla et kuitenkaan välttämättä saavuta asettamiasi automaatiotavoitteita, koska syötetyt laskutiedot saattavat olla virheellisiä tai puutteellisia. Kattava ratkaisu ostolaskuautomaatioon sisältää myös toimintoja toimittajien laskujen vastaanottamiseen, validointiin ja järjestelmään viemiseen.
Muutamia saatavilla olevia vaihtoehtoja:
Verkkolaskutus, jonka ansiosta analogisia laskuja ei tarvitse manuaalisesti viedä järjestelmääsi. Tämä ratkaisu validoi laskujen sisällön ja mahdollistaa nopean virheiden korjauksen.
Skannaus‑ ja OCR-ratkaisut, joilla on mahdollista digitalisoida asiakirjat, mutta heikommalla laadulla. Kustannukset ovat myös korkeammat ja työtä on enemmän verkkolaskutukseen verrattuna.
Sähköinen arkistointi, jolla arkistoidaan laskut vain digitaalisessa muodossa ja toimii laskutusprosessin ulkopuolella.
“Ostolaskujen käsittelyn automatisointi yksinkertaisesti helpottaa ja tehostaa työtä”
Mitä automatisoitu ostolaskuprosessi tarkoittaa?
Ostolaskujen käsittelyn automatisointi tarkoittaa ostolaskutusprosessin manuaalisten tehtävien digitalisointia. Automaation ansiosta toistuvat ja työläät tehtävät voidaan minimoida, jolloin aikaa säästyy tuottavampiin tehtäviin. Sekä manuaaliset että puoliautomaattiset ostolaskuprosessit voidaan automatisoida kaikilta osin, joten hyödyt ajansäästöistä ja paremmasta hallinnasta. Ostolaskuautomaatioon sisältyy siirtyminen paperi‑ ja PDF-laskuista verkkolaskutukseen, mikä tuo mukanaan monia etuja.
Ostolaskuautomaation edut
Ostolaskujen käsittelyn automatisointi helpottaa ja tehostaa työtä. Seuraavassa on muutamia automaation tarjoamia etuja:
Minimoi laskujen käsittelyyn liittyvät manuaaliset tehtävät
Paranna hallintaa ja minimoi virheet
Vähennä laskujen käsittelykuluja
Käsittele laskut nopeammin ja hyödynnä nopean maksamisen alennukset
Saat selkeän käsityksen kuluista ja laadukasta laskutustietoa reaaliajassa
Paranna suhteita toimittajiin
Pienennä hiilijalanjälkeäsi sisällyttämällä kestävän kehityksen periaatteet organisaatiosi kaikkiin toimintoihin
Hanki kilpailuetua ja kehitä liiketoimintaasi tulevaisuutta silmällä pitäen
Kasvata liiketoimintaasi henkilöstön määrää lisäämättä
Paranna liiketoimintojen ketteryyttä ja varmista niiden sujuvuus paikasta riippumatta
Ostolaskuautomaatio webinaari
Huomioitavia seikkoja ennen laskunkäsittelyn automatisointia
Olemme nyt tutustuneet ostolaskuautomaatioon ja siihen, mitä hyötyä siitä on yrityksellesi. Ennen toimeen ryhtymistä on kuitenkin hyvä kartoittaa yrityksesi yksilölliset tarpeet. Ota seuraavat asiat huolellisesti huomioon, kun vertailet ostolaskuratkaisuja:
Mitkä ovat virheiden ja manuaalisesti suoritettavien tehtävien yleisimmät syyt tällä hetkellä? Tarkastele hankinnasta maksuun ‑prosessia kokonaisvaltaisemmin, koska se vaikuttaa laskujen käsittelyyn.
Missä toiminnoissa sinulle ei ole riittäviä hallintamahdollisuuksia? Onko nykyisissä prosesseissasi puutteita?
Missä harjoitat liiketoimintaa? Vaikuttavatko paikalliset verkkolaskutusmääräykset yritykseesi?
Mikä on yrityksesi tilanne viiden vuoden kuluttua? Valitse ratkaisu, joka kasvaa yrityksesi mukana.
Kartoita toimittajakuntasi: Mitkä ovat heidän valmiutensa tällä hetkellä ja miten voit tuottaa heille lisäarvoa?
Miten saat kaikki toimittajasi mukaan uuteen prosessiin? Voitko huolehtia tästä itse vai tarvitsetko siihen apua?
Voit kartoittaa nämä asiat itse, mutta pyydä tarvittaessa apua yksityiskohtien selvittämiseen. Ota yhteyttä operaattoriin ja pyydä neuvoja.
“Sekä manuaaliset että puoliautomaattiset ostolaskuprosessit on mahdollista automatisoida kaikilta osin.”
Kysymyksiä mahdollisille operaattoreille
Monet eri operaattorit tarjoavat laskuautomaatioratkaisuja, mutta kaikki palvelut eivät suinkaan ole samanlaisia. Tässä on muutamia tärkeitä kysymyksiä, joita voit esittää operaattorille etsiessäsi yrityksellesi sopivaa ratkaisua:
Miten voin tehokkaasti käsitellä laskut, jotka eivät ole digitaalisessa muodossa?
Mitä vaihtoehtoja voin tarjota toimittajilleni?
Miten toimittajien perehdytys hoidetaan?
Tukeeko ratkaisu hankinnasta maksuun ‑prosessia kaikilta osin?
Onko ratkaisu saatavilla kaikilla markkinoillani?
Onko ratkaisu niiden maiden määräysten mukainen, joissa yritykselläni on toimintaa?
Related content
Mahdollisten tulevien tarpeiden varmistamiseksi on hyvä tarkistaa, että operaattori tukee hankinnasta maksuun‑ ja tilauksesta kassaan ‑prosesseja kaikilta osin. Näin voidaan varmistaa, että ratkaisu kattaa myös myyntilaskutuksen automatisoinnin, sähköisen hankinnan ja myyntitilausten automatisoinnin.
Jos haluat keskustella asiasta tarkemmin, ota yhteyttä Pageroon ja varaa aika maksuttomaan esittelyyn!
Yhteenveto ostolaskuprosessin automatisoinnista
Ostolaskujen käsittelyssä tapahtuu usein inhimillisiä virheitä, koska se sisältää paljon hidasta ja hankalaa manuaalista työtä. Ostolaskujärjestelmän avulla voit sujuvoittaa laskutusta, mutta sen automatisointi tai integrointi useisiin ERP-järjestelmiin ei useinkaan suju käden käänteessä. Pilvipohjainen integroitu ostolaskuautomaation ratkaisu on erinomainen tapa tehostaa kirjanpitoa ja laskujen käsittelyä sekä parantaa yrityksen tulevaisuuden valmiuksia.
Tämä teksti on julkaistu alun perin 2. joulukuuta 2020, ja sitä on päivitetty viimeksi 25. helmikuuta 2022.
Lataa maksuton ostolaskuautomaation opas
Aiheita
Pysy ajan tasalla uutiskirjeemme avulla
Tutustu muihin aineistoihin
Ota meihin yhteyttä
Oletko kiinnostunut oppimaan lisää tai pääsemään alkuun? Jätä yhteystietosi tähän, niin otamme sinuun yhteyttä!