A automatização de contas a pagar é a digitalização e automatização de tarefas manuais no processo de contas a pagar. O processo de Contas a Pagar é onde as organizações recebem, verificam e aprovam faturas e, em seguida, efetuam pagamentos aos seus fornecedores por bens e serviços adquiridos. Neste artigo, aprofundamos o panorama da automatização das contas a pagar e a razão pela qual é cada vez mais reconhecida como uma inovação vital nas finanças empresariais.
Índice
1. O que implica a automatização das contas a pagar?
2. Que partes do processo de contas a pagar estão a ser automatizadas?
3. Quais são os benefícios da automatização das contas a pagar?
4. Como é que a automatização das contas a pagar e a conformidade regulamentar estão relacionadas?
5. Quais são as etapas de implementação de um projeto de contas a pagar?
6. Que tendências estão a surgir no espaço da automatização de contas a pagar?
7. Pronto para a automatização de contas a pagar?
O que implica a automatização de contas a pagar?
No dinâmico panorama empresarial atual, a função de Contas a Pagar (CP) desempenha um papel fundamental para garantir o fluxo regular das transações financeiras nas organizações. Tradicionalmente, os processos de contas a pagar eram trabalhosos, baseados em papel e propensos a erros, levando a ineficiências e atrasos no processamento de pagamentos. No entanto, com o advento das tecnologias digitais e das soluções de automatização, as empresas têm agora a oportunidade de transformar completamente a sua função de contas a pagar e desbloquear níveis de eficiência sem precedentes.
Na sua essência, a automatização de contas a pagar envolve a utilização de tecnologia para simplificar e otimizar as várias tarefas e processos envolvidos na gestão de contas a pagar. Desde a receção de faturas e a introdução de dados até aos fluxos de trabalho de aprovação e processamento de pagamentos, as soluções de automatização utilizam ferramentas como o reconhecimento ótico de caracteres (OCR), a aprendizagem automática e o intercâmbio eletrónico de dados (EDI) para digitalizar e automatizar tarefas manuais, reduzindo erros, poupando tempo e melhorando a precisão.
A digitalização e a troca de documentos comerciais, em particular as faturas eletrónicas, são fundamentais para o sucesso da automatização das contas a pagar. A faturação eletrónica: o e-invoicing substitui as faturas tradicionais em papel e em PDF por um equivalente digital, permitindo um processamento de faturas mais rápido, mais eficiente e mais seguro. Com a faturação eletrónica, as faturas são transmitidas eletronicamente entre compradores e fornecedores, eliminando a necessidade de manuseamento manual, reduzindo os tempos de processamento e permitindo o acompanhamento e a elaboração de relatórios em tempo real.
A faturação eletrónica oferece inúmeras vantagens em relação aos métodos tradicionais de faturação em papel e em PDF. Ao digitalizar os dados das faturas e ao automatizar o fluxo de trabalho de processamento de faturas, as empresas e organizações podem obter ganhos de eficiência significativos, reduzir os tempos de processamento e minimizar os erros. Além disso, a faturação eletrónica aumenta a visibilidade e o controlo do processo de contas a pagar, permite uma tomada de decisões mais rápida e facilita o cumprimento dos requisitos regulamentares.
Que partes do processo de contas a pagar estão a ser automatizadas?
Embora cada vez mais partes do processo de contas a pagar estejam a ser automatizadas, estas três áreas em particular estão a ser cada vez mais simplificadas e otimizadas graças à automatização.
- Receção e aprovação
Idealmente, as faturas são recebidas eletronicamente ou o conteúdo é lido a partir de uma fatura em papel ou PDF utilizando OCR. As faturas são depois submetidas a fluxos de trabalho de aprovação, onde são encaminhadas para os intervenientes adequados para revisão. Uma vez aprovadas, são marcadas como "ok para pagar".
- Pagamento
As faturas aprovadas são encaminhadas para o ERP ou sistema de contabilidade para pagamento. A integração com soluções e-banking, como os Serviços Transfronteiriços da Mastercard, garante transações rápidas e transparentes. O acompanhamento em tempo real proporciona visibilidade do estado do pagamento, otimizando a gestão financeira.
- Arquivo e auditoria
As faturas são arquivadas de forma segura e conforme na nuvem, facilitando o acesso e a recuperação. As pistas de auditoria acompanham as ações realizadas nas faturas para garantir a conformidade e a responsabilidade. O arquivo eletrónico simplifica o processo de auditoria, garantindo a transparência e o cumprimento dos regulamentos financeiros.
“A automatização de contas a pagar simplifica todo o processo de faturação.”
Quais são as vantagens da automatização de contas a pagar?
A incorporação da automatização de contas a pagar nas operações comerciais oferece uma vasta gama de vantagens para além da eficiência do processo. Vamos dar uma olhadela:
- Ganhos de eficiência e poupança de tempo
A automatização das contas a pagar simplifica todo o processo de faturação, eliminando tarefas manuais entediantes, como a introdução de dados e o encaminhamento de aprovações. Isto traduz-se em poupanças de tempo tangíveis para o pessoal de contas a pagar, permitindo-lhes concentrar-se em tarefas mais estratégicas. Os dados do sector mostram que os tempos de processamento de faturas variam entre 8 e 15 dias. No entanto, com a implementação da automatização, estes tempos podem ser reduzidos significativamente, para 1-4 dias.
- Redução de custos
A automatização dos processos de contas a pagar conduz a poupanças de custos diretos e indiretos, minimizando a intervenção manual, reduzindo os erros e diminuindo os custos operacionais associados à gestão de contas a pagar. Os dados agregados mostram que os custos de processamento de faturas podem variar entre $9-20 por fatura, mas com a automatização, estes custos podem ser reduzidos para $2-4 por fatura.
- Maior precisão e conformidade
A automatização das contas a pagar garante uma maior precisão no processamento das faturas, eliminando os erros humanos e reforçando a conformidade com as políticas internas e os regulamentos externos. Isto reduz o risco de não-conformidade e melhora a preparação para a auditoria.
- Melhoria da visibilidade e do controlo
A automatização proporciona visibilidade em tempo real dos processos de contas a pagar, permitindo uma melhor tomada de decisões e uma gestão eficaz do fluxo de caixa. Também facilita um maior controlo sobre o fluxo de trabalho de contas a pagar, permitindo às equipas aplicar hierarquias de aprovação e acompanhar os calendários de pagamento de forma mais eficaz.
- Tomada de decisões estratégicas
Ao libertar recursos das tarefas manuais de contas a pagar, a automatização permite que o pessoal se concentre em atividades mais estratégicas e de valor acrescentado. As informações obtidas com os processos automatizados de contas a pagar podem servir de base à tomada de decisões estratégicas e otimizar as estratégias de despesa e investimento.
- Conformidade fiscal e relatórios mais fáceis
Os processos automatizados de contas a pagar facilitam o cumprimento dos regulamentos fiscais, garantindo a exatidão da faturação e do processamento de pagamentos. Também simplificam a preparação de registos financeiros para apresentação às autoridades governamentais, reduzindo a carga administrativa associada à conformidade fiscal e à elaboração de relatórios.
Como é que a automatização de contas a pagar e a conformidade regulamentar estão relacionadas?
Na automatização das contas a pagar (AP), a integração da conformidade da faturação eletrónica é fundamental para as empresas que pretendem melhorar as suas operações financeiras e manter a conformidade com os requisitos regulamentares.
Atualmente, a conformidade com os mandatos governamentais de faturação e relatórios eletrónicos e com as normas da indústria é da maior importância. A automatização de contas a pagar pode garantir a conformidade automatizando o processamento de faturas, a validação de dados e a reconciliação de pagamentos. A faturação eletrónica, a troca eletrónica de dados de faturas entre parceiros comerciais, representa uma mudança transformadora em relação aos métodos históricos de faturação baseados em papel e PDF. A integração da conformidade da faturação eletrónica na automatização das contas a pagar oferece inúmeras vantagens. Desde ganhos de eficiência e poupanças de custos a uma maior precisão e transparência, a automatização de contas a pagar em conformidade permite às organizações reduzir os riscos regulamentares, reforçar os controlos financeiros e impulsionar o crescimento sustentável.
À medida que os requisitos regulamentares continuam a evoluir, todos têm de se adaptar às tendências emergentes. Estas podem incluir uma maior ênfase na segurança dos dados, requisitos de comunicação mais rigorosos e uma maior interoperabilidade entre quadros regulamentares.
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Quais são os passos de implementação de um projeto de automatização de contas a pagar?
- Avaliar os processos atuais e identificar os pontos fracos: Antes de iniciar a automatização das contas a pagar, é essencial efetuar uma avaliação exaustiva dos processos atuais. Identificar os pontos fracos, as ineficiências e as áreas a melhorar. Esta avaliação servirá de base para a conceção de uma solução de automatização das contas a pagar personalizada que satisfaça as necessidades específicas da sua organização.
- Definir objetivos e estabelecer metas: Uma vez identificados os pontos fracos e as ineficiências, defina claramente os seus objetivos e estabeleça metas mensuráveis para a implementação da automatização das contas a pagar. Quer se trate de reduzir os tempos de processamento, minimizar os erros ou melhorar a conformidade, a definição de objetivos claros ajudará a orientar a sua estratégia de implementação e a medir o sucesso.
- Selecionar a solução de automatização de contas a pagar correta: A escolha da solução correta é crucial para uma implementação bem-sucedida. Avalie os diferentes fornecedores com base em fatores como capacidades de integração, escalabilidade, segurança, conformidade e serviço ao cliente. Procure uma solução que se adeque aos seus objetivos e que ofereça as características e funcionalidades de que necessita para manter os seus processos de contas a pagar a funcionar sem problemas e de forma eficiente.
- Planear a integração e a implementação: Depois de ter selecionado uma solução de automatização de contas a pagar, desenvolva um plano abrangente para a integração e implementação. Defina funções e responsabilidades, estabeleça prazos e atribua recursos em conformidade. Colabore estreitamente com o fornecedor selecionado para garantir uma transição suave e minimizar as perturbações nas suas operações.
- Fornecer formação e apoio: Invista em formação e apoio para garantir que a sua equipa está equipada com os conhecimentos e competências necessários para utilizar eficazmente o novo sistema. Forneça sessões de formação práticas, manuais do utilizador e apoio contínuo para ajudar os funcionários a adaptarem-se aos novos processos e a maximizarem os benefícios da automatização.
- Testar e iterar: Antes de implementar totalmente a automatização das contas a pagar, considere um programa-piloto para testar a solução antes de uma implementação completa. Utilize o feedback dos utilizadores-piloto para identificar áreas de melhoria e aperfeiçoar a sua estratégia de implementação. Itere com base nas lições aprendidas durante a fase piloto para garantir uma implementação bem-sucedida em toda a organização.
- Monitorizar o desempenho e medir o sucesso: Uma vez implementada a automatização das contas a pagar, monitorize de perto os indicadores de desempenho e meça o sucesso em relação aos objetivos predefinidos. Acompanhe os principais indicadores de desempenho, como tempos de processamento, taxas de erro, economia de custos e produtividade dos funcionários. Utilize estas informações para otimizar continuamente os seus processos e promover melhorias contínuas.
Seguindo estes passos de implementação, os departamentos financeiros podem implementar eficazmente as soluções de automatização de contas a pagar e desbloquear todo o potencial de um processo automatizado de contas a pagar. Com a experiência e o apoio da Pagero, pode navegar pela jornada de implementação com confiança e obter benefícios tangíveis em termos de eficiência, precisão e conformidade.
Que tendências estão a surgir no espaço da automatização das contas a pagar?
Navegar pelos ventos contrários da economia: As empresas de hoje enfrentam desafios significativos no meio da incerteza económica. Com recessões a aproximarem-se em vários países, juntamente com taxas de juro e inflação historicamente elevadas, o panorama das operações comerciais está a sofrer alterações profundas.
Otimização do fluxo de caixa e das condições de pagamento: A gestão eficiente do fluxo de caixa e das condições de pagamento é fundamental para manter a liquidez, a rentabilidade e as relações sólidas com os fornecedores, especialmente durante períodos de tensão financeira. As soluções automatizadas de contas a pagar oferecem uma abordagem simplificada à gestão financeira, fornecendo informações em tempo real sobre a posição financeira da empresa e facilitando a tomada de decisões informadas.
A era da faturação eletrónica obrigatória: Os governos de todo o mundo estão a impor cada vez mais a faturação eletrónica para melhorar o cumprimento das obrigações fiscais e racionalizar os processos administrativos. A UE, por exemplo, deverá tornar a faturação eletrónica obrigatória até 2028, sendo que vários países já estão a implementar requisitos de faturação eletrónica B2B. Para além da Europa, países como a Índia, o Chile e o Brasil também estão a adotar iniciativas de faturação eletrónica, o que indica que se trata de um fenómeno global e não regional.
A revolução da IA na AP: O aumento da inteligência artificial (IA) está a remodelar os processos de contas a pagar, prometendo rápidos avanços em termos de eficiência e precisão. As tecnologias de IA podem extrair dados de faturas não eletrónicas, automatizar processos de codificação e facilitar o processamento de faturas ao nível da linha. A Pagero está na vanguarda da exploração destas inovações impulsionadas pela IA, oferecendo soluções para enfrentar os desafios de AP em evolução.
Adoção de soluções baseadas na nuvem: Num mundo pós-pandémico caracterizado por modelos de trabalho híbridos, a adoção de sistemas baseados na nuvem tornou-se mais importante do que nunca. As soluções de software como serviço (SaaS) estão a substituir cada vez mais os sistemas de software tradicionais, oferecendo flexibilidade e acessibilidade. Muitas empresas têm agora uma política de "apenas nuvem" e estão a planear migrar funções transacionais e analíticas para a nuvem nos próximos três a cinco anos.
A ascensão da tecnologia de pagamento rápido: Estão a surgir parcerias e soluções tecnológicas que permitem pagamentos mais rápidos e mais transparentes. O SWIFT gpi, o pagamento instantâneo SEP e o ACH no mesmo dia são exemplos de tecnologias que impulsionam os avanços nos pagamentos rápidos. A colaboração da Pagero com os Serviços Transfronteiriços da Mastercard exemplifica o nosso compromisso em fornecer aos clientes soluções de pagamento nacionais e transfronteiriças eficientes neste cenário em evolução.
“A Pagero permite às organizações navegar com facilidade pelas complexidades do intercâmbio de documentos digitais.”
Pronto para a automatização de contas a pagar?
A automatização das contas a pagar está a revolucionar os processos de contas a pagar, oferecendo benefícios em termos de eficiência, precisão e conformidade. Além disso, tecnologias como a faturação eletrónica reduzem os erros e melhoram o controlo.
A Pagero é especializada em facilitar o intercâmbio de faturas eletrónicas, ordens de compra eletrónicas e outros documentos comerciais, permitindo que as organizações digitalizem os seus processos de contas a pagar e impulsionem a eficiência operacional. Com a sua robusta plataforma de faturação eletrónica e uma extensa rede de empresas ligadas, a Pagero permite às organizações navegar facilmente pelas complexidades do intercâmbio de documentos digitais.
Com a experiência da Pagero, a automatização de contas a pagar pode ser implementada de forma eficaz, libertando todos os benefícios de um processo automatizado de contas a pagar e garantindo a conformidade atual e futura. Saiba mais sobre a automatização do seu processo de contas a pagar com a Pagero, agende uma demo.
Definições de contas a pagar
FAQ sobre automatização de contas a pagar
Este texto foi originalmente publicado em 25 de fevereiro de 2022 e atualizado pela última vez em 28 de maio de 2024.