Está a considerar automatizar mais os seus processos financeiros internos? A automatização de faturas de fornecedores pode ser o lugar certo para começar. Veja como a automatização das contas a pagar pode ajudar a sua empresa e obtenha um guia gratuito para o ajudar a começar.
Atualize o seu processo de contas a pagar
Com a transformação digital em pleno andamento, as empresas estão mais conscientes do valor e das necessidades de ter os processos financeiros digitalizados e automatizados. Mas sobre o que realmente estamos a falar quando nos referimos ao automatização das contas a pagar? Quais são os benefícios que pode obter ao implementar processos automatizados na sua própria empresa?
O software AP Automation para correspondência e aprovação de faturas é fundamental para automatizar o manuseamento das faturas de fornecedores. No entanto, muitas vezes isto não o ajuda a atingir os objetivos definidos de automatização porque os dados da fatura que insere podem estar incorretos ou incompletos. Uma solução robusta de contas a pagar também inclui formas automatizadas de receber, validar e importar faturas de fornecedores.
Algumas das opções disponíveis são:
Faturação eletrónica, que retira o trabalho de importar faturas analógicas para o seu software. Também valida o conteúdo da fatura sobre exatidão e retificação rápida.
Soluções de digitalização ou OCR, que digitalizam documentos, mas com menos qualidade e custos mais altos ou mais trabalho, comparativamente com a fatura eletrónica.
Arquivo digital que guarda apenas a fatura digitalmente e funciona fora do processamento da fatura.
“Em suma, a AP Automation torna a sua vida profissional mais fácil e eficiente.”
O que é a automatização das Contas a Pagar?
AP Automation é a digitalização e automatização de contas a pagar. A automatização minimiza o trabalho manual repetitivo e tedioso para disponibilizar tempo para mais tarefas que geram receita. Os processos AP manuais e semi-manuais podem ser totalmente automatizados, o que economiza tempo e aumenta o controlo. Parte da AP Automation está a mudar de faturas em papel e PDF para faturas eletrónicas, que é uma porta de entrada para muitos dos benefícios abaixo.
Quais são os mais benefícios da automatização das Contas a Pagar?
Resumidamente, a AP Automation torna a sua vida profissional mais fácil e eficiente. Mais oportunidades que a automatização oferece:
Elimina o trabalho manual normalmente envolvido no processamento de faturas
Aumenta o controlo e reduz o risco, minimizando erros
Custo mais baixo de processamento de faturas
Processamento mais rápido de faturas e aproveitamento de descontos por pagamento antecipado
Visibilidade dos gastos com acesso a dados de fatura de alta qualidade em tempo real
Melhoria do relacionamento com os seus fornecedores
Redução da sua pegada de carbono incorporando a sustentabilidade em toda a sua organização
Vantagem competitiva e desenvolvimento dos seus negócios para o futuro
Expansão dos seus negócios sem contratar mais colaboradores
Aumento da agilidade dos negócios e da operacionalidade em qualquer lugar
Webinar AP Automation
O que considerar antes de automatizar a faturação dos fornecedores
Agora, sabendo o que é a AP Automation e quais são os benefícios disponíveis, o próximo passo antes de mudar é analisar quais são as necessidades individuais da sua empresa. Considere seriamente estes pontos ao investigar as opções automatizadas de gestão de faturação de fornecedores:
Atualmente, quais são os motivos comuns para erros ou intervenção manual? Analise mais amplamente o seu processo da compra ao pagamento, porque afeta o processamento de faturas.
O que não controla atualmente? Atualmente existe alguma lacuna nos seus processos?
Onde está a fazer negócios? É afetado pelas regulamentações locais de faturação eletrónica?
Onde estará a sua empresa em cinco anos? Encontre uma solução que cresça consigo.
Considere a sua base de fornecedores: quais são as capacidades deles hoje e como pode agregar-lhes valor?
Como irá colocar todos os seus fornecedores a bordo do seu processo de atualização? É algo que pode fazer sozinho ou precisa de ajuda?
Muitas destas pesquisas podem ser feitas internamente, mas também existem ótimas opções para ajudar a descobrir os detalhes. É aqui que uma consulta com um prestador de serviços pode ser extremamente útil.
“Os processos de AP manuais e semi-manuais podem ser totalmente automatizados.”
Perguntas a serem feitas a potenciais prestadores de serviços
Muitos fornecedores diferentes oferecem soluções de AP Automation, mas nem todos são criados da mesma forma. Eis algumas perguntas essenciais a serem feitas antes de selecionar um fornecedor de serviços para a sua empresa:
Como posso processar com eficiência as minhas faturas não digitais?
Quais as opções que são dadas aos fornecedores?
Como são integrados os fornecedores?
A solução oferece suporte ao processo completo da compra ao pagamento?
A solução está disponível em todos os meus mercados?
A solução está em conformidade com os regulamentos do(s) meu(s) país(es)?
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Para possíveis necessidades futuras, também deve verificar se o fornecedor de serviços oferece suporte aos processos completos de compra para pagamento e pedido de pagamento, para que também possam oferecer soluções para AR Automation, aprovisionamento eletrónico e automatização de pedidos de venda.
Se está pronto para ter essa conversa, sinta-se à vontade para entrar em contacto com a Pagero para uma consultoria gratuita!
Resumo da automatização de contas a pagar
O processo de contas a pagar costuma ser prejudicado por erros humanos porque tradicionalmente envolve horas de trabalho manual muito demorado. O software de contas a pagar pode ajudar a simplificar a faturação, mas muitas vezes não é realmente automatizado ou facilmente integrado em vários sistemas ERP. Uma solução de AP Automation integrada e baseada na nuvem é um caminho seguro para a contabilidade eficiente e o processamento de faturas para empresas prontas para entrar na era moderna.
Este texto foi publicado originalmente no 2 de dezembro de 2020 e atualizado pela última vez no 25 de fevereiro de 2022.
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