Funderar ni på att automatisera företagets fakturaflöden? Kanske har ni tänkt att börja med era leverantörsfakturor? I denna artikel berättar vi mer om fördelarna med automatiserad hantering av leverantörsfakturor och vad man bör tänka på innan man inleder sitt automatiseringsprojekt.
Uppgradera hanteringen av företagets leverantörsfakturor
I och med den ökande digitaliseringen i samhället inser allt fler företag värdet och behovet av att digitalisera och automatisera sina fakturaflöden. Men vad menar vi egentligen när vi pratar om automatiserad hantering av leverantörsfakturor? Vad kan ett företag vinna på att genomföra en sådan omställning?
En programvara för matchning och godkännande av leverantörsfakturor är ett första steg i övergången till att automatisera företagets fakturahantering. Men en sådan programvara hjälper inte företag att automatisera sina flöden helt och hållet, eftersom de fakturauppgifter som läggs in kan vara felaktiga eller ofullständiga. En optimal tjänst för automatiserad hantering av företagets leverantörsfakturor innehåller även funktionalitet för automatisk mottagning, validering och import av leverantörsfakturor.
Några av de alternativ som finns tillgängliga är:
E-fakturatjänster, som eliminerar arbetet med att importera analoga fakturor till systemet. Tjänsten säkerställer även att fakturauppgifterna är korrekta och möjliggör snabb korrigering.
Skannings- eller OCR-lösningar som digitaliserar dokumenten, men med sämre kvalitet och högre kostnader och mer manuellt arbete jämfört med en e-fakturatjänst.
Digital arkivering där fakturorna arkiveras i digital form men som är helt frikopplad från själva fakturahanteringen.
“Automatiserad hantering av företagets leverantörsfakturor gör ekonomiavdelningens arbete enklare och mer effektivt”
Vad är automatiserad hantering av leverantörsfakturor?
Automatiserad hantering av leverantörsfakturor innebär digitalisering och automatisering av manuella arbetsuppgifter i hanteringen av företagets inkommande fakturor. Automatisering minimerar repetitivt och tidskrävande manuellt arbete och frigör tid för mer värdeskapande arbete. Både manuella och semi-manuella fakturaprocesser kan automatiseras helt, vilket sparar tid och ger ökad kontroll. En del av automatiseringsarbetet omfattar att övergå från hantering av pappers- och PDF-fakturor till e-fakturor, vilket är en förutsättning för många av de fördelar som tas upp nedan.
Fördelar med automatiserad hantering av leverantörsfakturor
På det stora hela gör automatiserad hantering av företagets leverantörsfakturor ekonomiavdelningens arbete enklare och mer effektivt. Här kommer fler exempel på fördelarna med ett automatiserat flöde:
Eliminerar det manuella arbete som normalt krävs vid fakturahantering
Ger ökad kontroll och minskar risker genom att minimera antalet fel
Minskar kostnaderna för fakturahantering
Fakturahanteringstiden kortas, vilket ger möjlighet att få rabatter vid tidig betalning
Ger bättre överblick över företagets kostnader tack vare tillgång till fakturadata med hög kvalitet i realtid
Förbättrar relationen med företagets leverantörer
Minskar företagets koldioxidavtryck tack vare ökat hållbarhetstänk
Ger konkurrensfördelar och framtidssäkrar företaget
Möjliggör tillväxt för företaget utan behov av ökad personalstyrka
Ökar flexibiliteten och underlättar distansarbete
Webinar om automatiserad hantering av leverantörsfakturor
Att tänka på innan ni inleder ert automatiseringsprojekt
Nu när ni vet vad automatiserad hantering av leverantörsfakturor är och vilka fördelar det medför, är nästa steg att fundera över vilka behov just ert företag har. Nedan listar vi ett antal viktiga frågor att besvara när ni utvärderar tillgängliga alternativ:
Vilka är de vanligaste orsakerna till fel eller manuellt arbete idag? Inkludera hela purchase-to-pay-processen eftersom den påverkar fakturahanteringen.
Var saknar ni kontroll idag? Finns det några luckor i era befintliga processer?
Var bedriver ni verksamhet? Påverkas ni av lokala lagkrav gällande e-fakturor?
Var kommer ert företag att befinna sig om fem år? Hitta en lösning som kan växa med er verksamhet.
Hur ser er leverantörsbas ut? Vilken kapacitet har de idag och hur kan ni skapa mervärde för dem?
Hur får ni alla era leverantörer att börja skicka e-fakturor till er? Är det något ni kan hantera på egen hand eller behöver ni hjälp?
En stor del av dessa frågor kan besvaras internt, men det kan också vara bra att samråda med en tjänsteleverantör för att reda ut begreppen ordentligt.
“Både manuella och semi-manuella fakturaprocesser kan automatiseras helt och hållet”
Frågor att ställa till potentiella tjänsteleverantörer
Det finns många olika leverantörer som erbjuder tjänster för automatisk hantering av leverantörsfakturor, men alla tjänster fungerar inte på samma sätt. Här är några viktiga frågor att ställa innan ni väljer tjänsteleverantör:
Hur kan vi hantera våra icke-digitala fakturor på ett effektivt sätt?
Vilka alternativ kan vi erbjuda våra leverantörer?
Hur ser vi till att våra leverantörer börjar skicka e-fakturor till oss?
Har tjänsten stöd för hela purchase-to-pay-processen?
Är tjänsten tillgänglig på alla marknader där vi har verksamhet?
Uppfyller tjänsten gällande lagkrav avseende e-fakturor i de länder vi har verksamhet?
För potentiella framtida behov bör ni också ta reda på om leverantören stöder hela purchase-to-pay- och order-to-cash-processerna, dvs att de även erbjuder tjänster för automatiserad hantering av kundfakturor, digitala inköp och orderautomatisering.
Om du är redo att ta nästa steg, kontakta oss gärna för en gratis konsultation!
Sammanfattning av automatiserad leverantörsfakturahantering
Företagets hantering av leverantörsfakturor är ofta väldigt beroende av den mänskliga faktorn eftersom den traditionellt utgörs av omfattande repetitivt och manuellt arbete. Programvaror kan hjälpa till att effektivisera faktureringen, men skapar ofta inte helt automatiserade flöden och kan inte heller enkelt integreras med flera olika affärssystem. En molnbaserad, integrerad tjänst för automatiserad hantering av leverantörsfakturor är ett bra steg mot en effektiviserad fakturahantering för företag som är redo att ta klivet in i den moderna eran.
Denna text publicerades första gången 2 December 2020 och uppdaterades 25 Februari 2022.
E-bok: automatiserad hantering av leverantörsfakturor
Ämnen
Håll dig uppdaterad med vårt nyhetsbrev
Utforska mer innehåll
Kontakta oss
Vill du börja använda våra tjänster eller lära dig mer? Fyll i dina uppgifter nedan så kontaktar vi dig!