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¿Qué es la automatización de las cuentas a pagar?

28 de mayo de 2024

Escrito por: Thomas Anderson, Product Manager - AR & AP en Pagero

La automatización de cuentas a pagar (AP) es la digitalización y automatización de las tareas manuales del proceso de cuentas a pagar. El proceso de cuentas a pagar es donde las organizaciones reciben, verifican y aprueban las facturas y luego realizan los pagos a sus proveedores por los bienes y servicios adquiridos. En este artículo, profundizamos en el panorama de la automatización de las cuentas a pagar y por qué se reconoce cada vez más como una innovación vital en las finanzas empresariales.

¿Qué implica la automatización de cuentas a pagar?

En el dinámico panorama empresarial actual, la función de cuentas a pagar (AP) desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar la fluidez de las transacciones financieras dentro de las organizaciones. Tradicionalmente, los procesos de cuentas a pagar requerían mucha mano de obra, se realizaban en papel y eran propensos a errores, lo que provocaba ineficiencias y retrasos en el procesamiento de los pagos. Sin embargo, con la llegada de las tecnologías digitales y las soluciones de automatización, las empresas tienen ahora la oportunidad de transformar por completo su función de cuentas a pagar y desbloquear niveles de eficiencia sin precedentes.

En esencia, la automatización de las cuentas a pagar implica el uso de la tecnología para agilizar y optimizar las diversas tareas y procesos implicados en la gestión de las cuentas a pagar. Desde la recepción de facturas y la introducción de datos hasta los flujos de trabajo de aprobación y el procesamiento de pagos, las soluciones de automatización aprovechan herramientas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el aprendizaje automático y el intercambio electrónico de datos (EDI) para digitalizar y automatizar las tareas manuales, reduciendo errores, ahorrando tiempo y mejorando la precisión.

La digitalización y el intercambio de documentos comerciales, en particular de facturas electrónicas, son fundamentales para el éxito de la automatización de las cuentas a pagar. La e-facturación, o facturación electrónica sustituye a las tradicionales facturas en papel y pdf por un equivalente digital, lo que permite un procesamiento más rápido, eficiente y seguro de las facturas. Con la facturación electrónica, las facturas se transmiten electrónicamente entre compradores y proveedores, eliminando la necesidad de manipulación manual, reduciendo los tiempos de procesamiento y permitiendo el seguimiento y la elaboración de informes en tiempo real.

La facturación electrónica ofrece numerosas ventajas con respecto a los métodos tradicionales de facturación en papel y en formato pdf. Mediante la digitalización de los datos de las facturas y la automatización del flujo de trabajo de procesamiento de facturas, las empresas y organizaciones pueden lograr importantes aumentos de eficiencia, reducir los tiempos de procesamiento y minimizar los errores. Además, la facturación electrónica mejora la visibilidad y el control del proceso de cuentas a pagar, permite una toma de decisiones más rápida y facilita el cumplimiento de los requisitos normativos.

¿Qué partes del proceso de cuentas a pagar se automatizan?

Aunque cada vez se automatizan más partes del proceso de cuentas a pagar, estas tres áreas en particular se racionalizan y optimizan cada vez más gracias a la automatización.

  • Recepción y aprobación

    Lo ideal es recibir las facturas electrónicamente o leer el contenido de una factura en papel o PDF mediante OCR. A continuación, las facturas se someten a flujos de trabajo de aprobación, en los que se envían a las partes interesadas adecuadas para su revisión. Una vez aprobadas, se marcan como "ok to pay".

  • Pago

    Las facturas aprobadas se envían al ERP o al sistema contable para su pago. La integración con soluciones de soluciones de banca electrónica, como los servicios transfronterizos de Mastercard, garantiza transacciones rápidas y transparentes. El seguimiento en tiempo real permite conocer el estado de los pagos, optimizando la gestión financiera.

  • Archivo y auditoría

    Las facturas se archivan en la nube de forma segura y conforme a las normas, lo que facilita su acceso y recuperación. Los registros de auditoría rastrean las acciones realizadas en las facturas para garantizar el cumplimiento y la responsabilidad. El archivo electrónico simplifica el proceso de auditoría, garantizando la transparencia y el cumplimiento de la normativa financiera.

La automatización de cuentas a pagar (AP) simplifica todo el proceso de facturación.

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¿Cuáles son las ventajas de la automatización de cuentas a pagar?

La incorporación de la automatización de las cuentas a pagar a las operaciones empresariales ofrece toda una serie de ventajas que van más allá de la eficiencia de los procesos. Echemos un vistazo:

  • Aumento de la eficiencia y ahorro de tiempo

    La automatización de los procesos de cuentas a pagar permite ahorrar costes directos e indirectos al minimizar la intervención manual, reducir los errores y disminuir los costes operativos asociados a la gestión de las cuentas a pagar. Los datos agregados muestran que los costes de procesamiento de facturas pueden oscilar entre 9 y 20 dólares por factura, pero con la automatización, estos costes pueden reducirse a entre 2 y 4 dólares por factura.

     

  • Reducción de costes

    La automatización de las cuentas a pagar simplifica todo el proceso de facturación, eliminando tediosas tareas manuales como la introducción de datos y el enrutamiento de aprobaciones. Esto se traduce en un ahorro de tiempo tangible para el personal de AP, lo que les permite centrarse en tareas más estratégicas. Los datos del sector muestran que los plazos de procesamiento de facturas oscilan entre 8 y 15 días. Sin embargo, con la implantación de la automatización, estos tiempos pueden reducirse significativamente, hasta 1-4 días.

  • Mayor precisión y cumplimiento

    La automatización de las cuentas a pagar garantiza una mayor precisión en el procesamiento de las facturas al eliminar los errores humanos e imponer el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas. Esto mitiga el riesgo de incumplimiento y mejora la preparación para las auditorías.

  • Mayor visibilidad y control

    La automatización proporciona visibilidad en tiempo real de los procesos de cuentas a pagar, lo que permite una mejor toma de decisiones y una gestión eficaz del flujo de caja. También facilita un mayor control sobre el flujo de trabajo de AP, permitiendo a los equipos aplicar jerarquías de aprobación y realizar un seguimiento más eficaz de los calendarios de pagos.

  • Toma de decisiones estratégica

    Al liberar recursos de las tareas manuales de AP, la automatización permite al personal centrarse en actividades más estratégicas y de valor añadido. La información obtenida de los procesos automatizados de cuentas a pagar puede servir de base para la toma de decisiones estratégicas y optimizar las estrategias de gasto e inversión.

  • Cumplimiento fiscal e informes más sencillos

    Los procesos automatizados de cuentas a pagar facilitan el cumplimiento de la normativa fiscal al garantizar la precisión en la facturación y el procesamiento de los pagos. También simplifican la preparación de registros financieros para su presentación a las autoridades gubernamentales, reduciendo la carga administrativa asociada con el cumplimiento y la presentación de informes fiscales.

¿Qué relación existe entre la automatización de las cuentas a pagar y el cumplimiento de la normativa?

En la automatización de cuentas a pagar (AP), la integración del cumplimiento de la facturación electrónica es fundamental para las empresas que desean mejorar sus operaciones financieras y seguir cumpliendo los requisitos reglamentarios.

Hoy en día, el cumplimiento de los mandatos gubernamentales de facturación y presentación de informes electrónicos, así como de las normas del sector, es de suma importancia. La automatización de AP puede garantizar el cumplimiento automatizando el procesamiento de facturas, la validación de datos y la conciliación de pagos. La facturación electrónica, el intercambio electrónico de datos de facturas entre socios comerciales, representa un cambio transformador de los métodos históricos de facturación basados en papel y pdf. Integrar el cumplimiento de la facturación electrónica en la automatización de las cuentas a pagar ofrece numerosas ventajas. Desde el aumento de la eficiencia y el ahorro de costes hasta la mejora de la precisión y la transparencia, la automatización de la facturación electrónica permite a las organizaciones mitigar los riesgos normativos, reforzar los controles financieros e impulsar el crecimiento sostenible.

A medida que evolucionan los requisitos normativos, todo el mundo debe adaptarse a las nuevas tendencias. Éstas pueden incluir un mayor énfasis en la seguridad de los datos, requisitos de información más estrictos y una mayor interoperabilidad entre los marcos normativos.

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¿Cuáles son los pasos de implementación de un proyecto de automatización de cuentas a pagar?

  1. Evaluar los procesos actuales e identificar los puntos débiles: Antes de embarcarte en la automatización de las cuentas a pagar, es esencial realizar una evaluación exhaustiva de los procesos actuales. Identifica los puntos débiles, las ineficiencias y las áreas de mejora. Esta evaluación servirá de base para diseñar una solución de automatización de cuentas a pagar a medida que satisfaga las necesidades específicas de tu organización.
  2. Definir objetivos y fijar metas: Una vez identificados los puntos débiles y las ineficiencias, define claramente tus objetivos y establece metas cuantificables para la implantación de la automatización de las cuentas a pagar. Ya se trate de reducir los tiempos de procesamiento, minimizar los errores o mejorar el cumplimiento, establecer metas claras le ayudará a guiar tu estrategia de implantación y a medir el éxito.
  3. Seleccionar la solución de automatización de cuentas a pagar adecuada: Elegir la solución adecuada es crucial para el éxito de la implantación. Evalúa diferentes proveedores en función de factores como las capacidades de integración, la escalabilidad, la seguridad, el cumplimiento y la atención al cliente. Busca una solución que se adapte a sus objetivos y ofrezca las características y funcionalidades que necesita para que sus procesos de cuentas a pagar se desarrollen con fluidez y eficacia.
  4. Planificar la integración y la implantación: Una vez que hayas seleccionado una solución de automatización de cuentas a pagar, elabora un plan completo de integración e implantación. Define funciones y responsabilidades, establece plazos y asigna recursos en consecuencia. Colabora estrechamente con el proveedor elegido para garantizar una transición fluida y minimizar las interrupciones en tus operaciones.
  5. Proporcionar formación y apoyo: Invierte en formación y asistencia para asegurarte de que tu equipo cuenta con los conocimientos y habilidades necesarios para utilizar eficazmente el nuevo sistema. Ofrece sesiones de formación práctica, manuales de usuario y asistencia continua para ayudar a los empleados a adaptarse a los nuevos procesos y aprovechar al máximo las ventajas de la automatización.
  6. Prueba piloto e iteración: Antes de implantar por completo la automatización de las cuentas a pagar, considera la posibilidad de un programa piloto para probar la solución antes de su despliegue completo. Utiliza los comentarios de los usuarios del programa piloto para identificar áreas de mejora y perfeccionar tu estrategia de implantación. Repite lo aprendido durante la fase piloto para garantizar el éxito de la implantación en toda la empresa.
  7. Supervisar el rendimiento y medir el éxito: Una vez implantada la automatización de las cuentas a pagar, supervisa de cerca las métricas de rendimiento y mide el éxito con respecto a tus objetivos predefinidos. Haz un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, como los tiempos de procesamiento, las tasas de error, el ahorro de costes y la productividad de los empleados. Utiliza esta información para optimizar continuamente tus procesos e impulsar mejoras continuas.

Siguiendo estos pasos de implementación, los departamentos financieros pueden implementar eficazmente soluciones de automatización de cuentas a pagar y liberar todo el potencial de un proceso automatizado de cuentas a pagar. Con la experiencia y el apoyo de Pagero, puede recorrer el camino de la implementación con confianza y lograr beneficios tangibles en eficiencia, precisión y cumplimiento de las normativas.

What trends are emerging in the AP automation space?

Navegar contra los vientos en contra de la economía: Las empresas de hoy se enfrentan a importantes retos en medio de la incertidumbre económica. Con las recesiones que se avecinan en varios países, junto con una inflación y unos tipos de interés históricamente altos, el panorama de las operaciones empresariales está experimentando profundos cambios.

Optimizar el flujo de caja y las condiciones de pago: La gestión eficiente del flujo de caja y de las condiciones de pago es fundamental para mantener la liquidez, la rentabilidad y unas relaciones sólidas con los proveedores, especialmente en periodos de tensión financiera. Las soluciones automatizadas de cuentas a pagar ofrecen un enfoque racionalizado de la gestión financiera, proporcionando información en tiempo real sobre la situación financiera de la empresa y facilitando la toma de decisiones con conocimiento de causa.

La era de la facturación electrónica obligatoria: Los gobiernos de todo el mundo imponen cada vez más la facturación electrónica para mejorar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y racionalizar los procesos administrativos. La UE, por ejemplo, tiene previsto hacer obligatoria la facturación electrónica para 2028, y varios países ya están aplicando requisitos de facturación electrónica B2B. Fuera de Europa, países como la India, Chile y Brasil también están adoptando iniciativas de facturación electrónica, lo que indica que se trata de un fenómeno mundial y no regional.

 La revolución de la IA en AP: El auge de la inteligencia artificial (IA) está reconfigurando los procesos de cuentas a pagar, prometiendo rápidos avances en eficiencia y precisión. Las tecnologías de IA pueden extraer datos de facturas no electrónicas, automatizar los procesos de codificación y facilitar el procesamiento de facturas a nivel de línea. Pagero está a la vanguardia de la exploración de estas innovaciones impulsadas por la IA, ofreciendo soluciones para abordar los retos cambiantes de las cuentas a pagar.

Adoptar soluciones basadas en la nube: En un mundo post-pandémico caracterizado por modelos de trabajo híbridos, la adopción de sistemas basados en la nube se ha vuelto más importante que nunca. Las soluciones de software como servicio (SaaS) están sustituyendo cada vez más a los sistemas de software tradicionales, ofreciendo flexibilidad y accesibilidad. Muchas empresas tienen ahora una política de "solo nube" y están planeando migrar las funciones transaccionales y analíticas a la nube en los próximos tres a cinco años.

El auge de la tecnología de pago rápido: Están surgiendo asociaciones y soluciones tecnológicas que permiten pagos más rápidos y transparentes. SWIFT gpi, el pago instantáneo SEP y ACH en el mismo día son ejemplos de tecnologías que impulsan los avances en pagos rápidos. La colaboración de Pagero con Mastercard Cross-Border Services ejemplifica nuestro compromiso de ofrecer a los clientes soluciones de pago transfronterizas y nacionales eficientes en este panorama en evolución.

Pagero permite a las organizaciones navegar por las complejidades del intercambio de documentos digitales con facilidad.

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¿Preparado para la automatización de cuentas a pagar?

La automatización de las cuentas a pagar está revolucionando los procesos de cuentas a pagar, ofreciendo ventajas de eficiencia, precisión y cumplimiento. Además, tecnologías como la facturación electrónica reducen los errores y mejoran el control.

Pagero se especializa en facilitar el intercambio fluido de facturas electrónicas, órdenes de compra electrónicas y otros documentos comerciales, lo que permite a las organizaciones digitalizar sus procesos de cuentas a pagar e impulsar la eficiencia operativa. Gracias a su sólida plataforma de facturación electrónica y a su amplia red de empresas conectadas, Pagero permite a las organizaciones navegar por las complejidades del intercambio de documentos digitales con facilidad.

Con la experiencia de Pagero, la automatización de las cuentas a pagar se puede implementar de forma eficaz, desbloqueando todos los beneficios de un proceso automatizado de cuentas a pagar, al tiempo que garantiza el cumplimiento actual y futuro. Obtenga más información sobre la automatización de su proceso de cuentas a pagar con Pagero y agenda una demo.

Definiciones de cuentas a pagar

FAQ sobre automatización de cuentas a pagar

Este texto se publicó originalmente el 25 de febrero de 2022 y se actualizó por última vez el 28 de mayo de 2024.

 

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