¿Qué es la automatización de las cuentas a pagar?

En el dinámico panorama empresarial actual, la función de cuentas a pagar (AP) desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar la fluidez de las transacciones financieras dentro de las organizaciones. Tradicionalmente, los procesos de cuentas a pagar requerían mucha mano de obra, se realizaban en papel y eran propensos a errores, lo que provocaba ineficiencias y retrasos en el procesamiento de los pagos. Sin embargo, con la llegada de las tecnologías digitales y las soluciones de automatización, las empresas tienen ahora la oportunidad de transformar por completo su función de cuentas a pagar y desbloquear niveles de eficiencia sin precedentes.

En esencia, la automatización de las cuentas a pagar implica el uso de la tecnología para agilizar y optimizar las diversas tareas y procesos implicados en la gestión de las cuentas a pagar. Desde la recepción de facturas y la introducción de datos hasta los flujos de trabajo de aprobación y el procesamiento de pagos, las soluciones de automatización aprovechan herramientas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el aprendizaje automático y el intercambio electrónico de datos (EDI) para digitalizar y automatizar las tareas manuales, reduciendo errores, ahorrando tiempo y mejorando la precisión.

La digitalización y el intercambio de documentos comerciales, en particular de facturas electrónicas, son fundamentales para el éxito de la automatización de las cuentas a pagar. La e-facturación, o facturación electrónica sustituye a las tradicionales facturas en papel y pdf por un equivalente digital, lo que permite un procesamiento más rápido, eficiente y seguro de las facturas. Con la facturación electrónica, las facturas se transmiten electrónicamente entre compradores y proveedores, eliminando la necesidad de manipulación manual, reduciendo los tiempos de procesamiento y permitiendo el seguimiento y la elaboración de informes en tiempo real.

La facturación electrónica ofrece numerosas ventajas con respecto a los métodos tradicionales de facturación en papel y en formato pdf. Mediante la digitalización de los datos de las facturas y la automatización del flujo de trabajo de procesamiento de facturas, las empresas y organizaciones pueden lograr importantes aumentos de eficiencia, reducir los tiempos de procesamiento y minimizar los errores. Además, la facturación electrónica mejora la visibilidad y el control del proceso de cuentas a pagar, permite una toma de decisiones más rápida y facilita el cumplimiento de los requisitos normativos.

Aunque cada vez se automatizan más partes del proceso de cuentas a pagar, estas tres áreas en particular se racionalizan y optimizan cada vez más gracias a la automatización.

La incorporación de la automatización de las cuentas a pagar a las operaciones empresariales ofrece toda una serie de ventajas que van más allá de la eficiencia de los procesos. Echemos un vistazo:

En la automatización de cuentas a pagar (AP), la integración del cumplimiento de la facturación electrónica es fundamental para las empresas que desean mejorar sus operaciones financieras y seguir cumpliendo los requisitos reglamentarios.

Hoy en día, el cumplimiento de los mandatos gubernamentales de facturación y presentación de informes electrónicos, así como de las normas del sector, es de suma importancia. La automatización de AP puede garantizar el cumplimiento automatizando el procesamiento de facturas, la validación de datos y la conciliación de pagos. La facturación electrónica, el intercambio electrónico de datos de facturas entre socios comerciales, representa un cambio transformador de los métodos históricos de facturación basados en papel y pdf. Integrar el cumplimiento de la facturación electrónica en la automatización de las cuentas a pagar ofrece numerosas ventajas. Desde el aumento de la eficiencia y el ahorro de costes hasta la mejora de la precisión y la transparencia, la automatización de la facturación electrónica permite a las organizaciones mitigar los riesgos normativos, reforzar los controles financieros e impulsar el crecimiento sostenible.

A medida que evolucionan los requisitos normativos, todo el mundo debe adaptarse a las nuevas tendencias. Éstas pueden incluir un mayor énfasis en la seguridad de los datos, requisitos de información más estrictos y una mayor interoperabilidad entre los marcos normativos.

1. Evaluar los procesos actuales e identificar los puntos débiles: Antes de embarcarte en la automatización de las cuentas a pagar, es esencial realizar una evaluación exhaustiva de los procesos actuales. Identifica los puntos débiles, las ineficiencias y las áreas de mejora. Esta evaluación servirá de base para diseñar una solución de automatización de cuentas a pagar a medida que satisfaga las necesidades específicas de tu organización.
2. Definir objetivos y fijar metas: Una vez identificados los puntos débiles y las ineficiencias, define claramente tus objetivos y establece metas cuantificables para la implantación de la automatización de las cuentas a pagar. Ya se trate de reducir los tiempos de procesamiento, minimizar los errores o mejorar el cumplimiento, establecer metas claras le ayudará a guiar tu estrategia de implantación y a medir el éxito.
3. Seleccionar la solución de automatización de cuentas a pagar adecuada: Elegir la solución adecuada es crucial para el éxito de la implantación. Evalúa diferentes proveedores en función de factores como las capacidades de integración, la escalabilidad, la seguridad, el cumplimiento y la atención al cliente. Busca una solución que se adapte a sus objetivos y ofrezca las características y funcionalidades que necesita para que sus procesos de cuentas a pagar se desarrollen con fluidez y eficacia.
4. Planificar la integración y la implantación: Una vez que hayas seleccionado una solución de automatización de cuentas a pagar, elabora un plan completo de integración e implantación. Define funciones y responsabilidades, establece plazos y asigna recursos en consecuencia. Colabora estrechamente con el proveedor elegido para garantizar una transición fluida y minimizar las interrupciones en tus operaciones.
5. Proporcionar formación y apoyo: Invierte en formación y asistencia para asegurarte de que tu equipo cuenta con los conocimientos y habilidades necesarios para utilizar eficazmente el nuevo sistema. Ofrece sesiones de formación práctica, manuales de usuario y asistencia continua para ayudar a los empleados a adaptarse a los nuevos procesos y aprovechar al máximo las ventajas de la automatización.
6. Prueba piloto e iteración: Antes de implantar por completo la automatización de las cuentas a pagar, considera la posibilidad de un programa piloto para probar la solución antes de su despliegue completo. Utiliza los comentarios de los usuarios del programa piloto para identificar áreas de mejora y perfeccionar tu estrategia de implantación. Repite lo aprendido durante la fase piloto para garantizar el éxito de la implantación en toda la empresa.
7. Supervisar el rendimiento y medir el éxito: Una vez implantada la automatización de las cuentas a pagar, supervisa de cerca las métricas de rendimiento y mide el éxito con respecto a tus objetivos predefinidos. Haz un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, como los tiempos de procesamiento, las tasas de error, el ahorro de costes y la productividad de los empleados. Utiliza esta información para optimizar continuamente tus procesos e impulsar mejoras continuas.

Siguiendo estos pasos de implementación, los departamentos financieros pueden implementar eficazmente soluciones de automatización de cuentas a pagar y liberar todo el potencial de un proceso automatizado de cuentas a pagar. Con la experiencia y el apoyo de Pagero, puede recorrer el camino de la implementación con confianza y lograr beneficios tangibles en eficiencia, precisión y cumplimiento de las normativas.

Navegar contra los vientos en contra de la economía: Las empresas de hoy se enfrentan a importantes retos en medio de la incertidumbre económica. Con las recesiones que se avecinan en varios países, junto con una inflación y unos tipos de interés históricamente altos, el panorama de las operaciones empresariales está experimentando profundos cambios.

Optimizar el flujo de caja y las condiciones de pago: La gestión eficiente del flujo de caja y de las condiciones de pago es fundamental para mantener la liquidez, la rentabilidad y unas relaciones sólidas con los proveedores, especialmente en periodos de tensión financiera. Las soluciones automatizadas de cuentas a pagar ofrecen un enfoque racionalizado de la gestión financiera, proporcionando información en tiempo real sobre la situación financiera de la empresa y facilitando la toma de decisiones con conocimiento de causa.

La era de la facturación electrónica obligatoria: Los gobiernos de todo el mundo imponen cada vez más la facturación electrónica para mejorar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y racionalizar los procesos administrativos. La UE, por ejemplo, tiene previsto hacer obligatoria la facturación electrónica para 2028, y varios países ya están aplicando requisitos de facturación electrónica B2B. Fuera de Europa, países como la India, Chile y Brasil también están adoptando iniciativas de facturación electrónica, lo que indica que se trata de un fenómeno mundial y no regional.

 La revolución de la IA en AP: El auge de la inteligencia artificial (IA) está reconfigurando los procesos de cuentas a pagar, prometiendo rápidos avances en eficiencia y precisión. Las tecnologías de IA pueden extraer datos de facturas no electrónicas, automatizar los procesos de codificación y facilitar el procesamiento de facturas a nivel de línea. Pagero está a la vanguardia de la exploración de estas innovaciones impulsadas por la IA, ofreciendo soluciones para abordar los retos cambiantes de las cuentas a pagar.

Adoptar soluciones basadas en la nube: En un mundo post-pandémico caracterizado por modelos de trabajo híbridos, la adopción de sistemas basados en la nube se ha vuelto más importante que nunca. Las soluciones de software como servicio (SaaS) están sustituyendo cada vez más a los sistemas de software tradicionales, ofreciendo flexibilidad y accesibilidad. Muchas empresas tienen ahora una política de "solo nube" y están planeando migrar las funciones transaccionales y analíticas a la nube en los próximos tres a cinco años.

El auge de la tecnología de pago rápido: Están surgiendo asociaciones y soluciones tecnológicas que permiten pagos más rápidos y transparentes. SWIFT gpi, el pago instantáneo SEP y ACH en el mismo día son ejemplos de tecnologías que impulsan los avances en pagos rápidos. La colaboración de Pagero con Mastercard Cross-Border Services ejemplifica nuestro compromiso de ofrecer a los clientes soluciones de pago transfronterizas y nacionales eficientes en este panorama en evolución.

La automatización de las cuentas a pagar está revolucionando los procesos de cuentas a pagar, ofreciendo ventajas de eficiencia, precisión y cumplimiento. Además, tecnologías como la facturación electrónica reducen los errores y mejoran el control.

Pagero se especializa en facilitar el intercambio fluido de facturas electrónicas, órdenes de compra electrónicas y otros documentos comerciales, lo que permite a las organizaciones digitalizar sus procesos de cuentas a pagar e impulsar la eficiencia operativa. Gracias a su sólida plataforma de facturación electrónica y a su amplia red de empresas conectadas, Pagero permite a las organizaciones navegar por las complejidades del intercambio de documentos digitales con facilidad.

Con la experiencia de Pagero, la automatización de las cuentas a pagar se puede implementar de forma eficaz, desbloqueando todos los beneficios de un proceso automatizado de cuentas a pagar, al tiempo que garantiza el cumplimiento actual y futuro. Obtenga más información sobre la automatización de su proceso de cuentas a pagar con Pagero y agenda una demo.

Este texto se publicó originalmente el 25 de febrero de 2022 y se actualizó por última vez el 28 de mayo de 2024.