OCR es una tecnología que te permite convertir automáticamente documentos escaneados en archivos de texto digitales. Pero, ¿cómo elegir la mejor tecnología de OCR para tu organización? Sigue leyendo para descubrir cómo las mejores empresas están automatizando la entrada de facturas y utilizando OCR para ayudar a lograr sus objetivos de transformación digital.
¿Qué significa OCR?
OCR significa reconocimiento óptico de caracteres. Es una tecnología que automatiza la extracción de datos de documentos escaneados, PDF o imágenes. Una vez que una factura u otro documento empresarial se convierte en datos digitales, se puede agregar al sistema de flujo de trabajo de la compañía para su procesamiento
Impulsores del cambio
Si bien la pandemia ha sido un catalizador para la facturación electrónica, la realidad es que el 45 % de las facturas todavía se reciben manualmente (Ardent Partners, 2022). Actualmente, el coste medio de procesar una factura es de 9,25 $ (Ardent Partners, 2022). Dado que se espera que las transacciones se cuadrupliquen para 2035 (Billentis, 2019), esto plantea un desafío significativo y costoso para los saturados departamentos de cuentas a pagar, que ya padecen la falta de recursos.
Muchas empresas han recurrido al OCR como punto de partida para digitalizar sus datos y han comenzado a avanzar hacia la automatización completa de sus procesos de cuentas a pagar. De hecho, se espera que el 80 % de las compañías utilicen únicamente la facturación electrónica en el año 2025 (Billentis, 2019). Hay diversos factores que impulsan este cambio sísmico en la función de cuentas a pagar:
Nuevas normativas gubernamentales en todo el mundo que tienen como resultado requisitos de facturación electrónica B2B, B2G y B2C, así como presentaciones, declaraciones, auditorías electrónicas y regulaciones para combatir la brecha del IVA.
Los sistemas de IT y modelos empresariales han evolucionado más allá de los procesos tradicionales basados en papel, lo que requiere que las organizaciones sean más ágiles.
La digitalización de los datos de las facturas por sí sola ya no es suficiente. La demanda para admitir procesos automatizados adicionales en cuentas a pagar, cuentas a cobrar y adquisiciones ha aumentado y seguirá aumentando entre los próximos tres y cinco años.
Impulsado por el inicio de la pandemia, se ha producido un cambio significativo en la forma en que los proveedores y compradores se comunican y colaboran a través de las tecnologías emergentes y consolidadas.
¿Cómo funciona el reconocimiento óptico de caracteres?
El OCR Tradicional requiere que un empleado de cuentas a pagar escanee una factura en papel o PDF para capturar los datos electrónicamente —a menudo a nivel de encabezado—, dejando de lado los datos esenciales para las decisiones comerciales críticas. También requiere la configuración y el mantenimiento de plantillas para cada proveedor. Una vez que se han capturado los datos de la factura, el empleado de cuentas a pagar debe revisar la información digitalizada para comprobar si faltan datos o hay incoherencias.
En muchos casos, la tecnología de OCR tradicional simplemente no puede gestionar los innumerables y siempre cambiantes formatos de factura que los departamentos de cuentas a pagar reciben de sus proveedores; por no mencionar las diversas fuentes y estilos de escritura a mano en las facturas en papel.
La imprecisión de los datos también provoca un incremento de la gestión de excepciones y genera más tareas manuales para el departamento de cuentas a pagar. En última instancia, el OCR tradicional puede acabar provocando el mismo problema que se suponía que debía resolver.
El OCR Administrado requiere que tu proveedor envíe un documento en papel o PDF a un proveedor externo como Pagero, para que luego se escanee y los datos se capturen hasta el nivel de línea. Los datos extraídos se someten a dos rondas de revisión humana antes de enviarse al flujo de trabajo de cuentas a pagar sin necesidad de intervención manual por parte de tu personal de cuentas a pagar.
La captura de OCR administrado permite que tu equipo de cuentas a pagar pueda automatizarse desde el primer día, independientemente de los sistemas que utilice, el tamaño de tu compañía o las capacidades digitales de tus proveedores. Además, pone fin a la necesidad de adquirir y mantener equipos de escaneo de OCR y software local. El servicio totalmente administrado te permite recibir facturas electrónicamente a la vez que en todo momento comunica todos los datos de la factura de una manera completa, verificada y precisa.
Ventajas del reconocimiento óptico de caracteres administrado
El OCR administrado es un excelente primer paso para capturar y extraer los datos de las facturas de forma altamente precisa y pone fin a las tareas manuales que normalmente lleva a cabo tu departamento de cuentas a pagar. También abre la puerta a numerosas ventajas para la Automatización de Cuentas a Pagar, que incluyen:
Procesamiento directo
Mejora de la precisión de los datos
Mayor visibilidad y control sobre el gasto
Disminución de los días pendientes de pago (DPO)
Logro de una verdadera automatización de sus procesos de cuentas a pagar
Al recibir desde el primer día el 100 % de tus facturas electrónicamente en tu sistema financiero, independientemente de cómo lo envíe el proveedor, tu equipo de cuentas a pagar puede centrarse en tareas de mayor valor añadido, que contribuyen directamente al balance final y a la eficiencia empresarial.
Consideraciones importantes al seleccionar un proveedor de OCR
Cuando se desea implementar una herramienta de OCR tradicional o administrada, es importante tener en cuenta cómo la captura de facturas encaja en la estrategia de automatización general de tu empresa. Estas son solo algunas preguntas que hay que plantearse al buscar proveedores de soluciones:
¿Con cuántos proveedores haces negocios? ¿Tus proveedores requieren el mantenimiento de múltiples formatos de factura?
¿Cuáles son los resultados preferidos de la implementación de una solución de OCR?
- ¿Eliminar las tareas manuales de introducción de datos? ¿Mejorar la precisión de los datos? ¿Aumentar el procesamiento directo? ¿Preparar para el futuro tu proceso de cuentas a pagar? ¿Garantizar la puntualidad de los pagos?
¿Necesitas una solución a corto plazo o forma parte de una estrategia de transformación digital a largo plazo?
¿Tu proveedor de OCR tiene capacidades de automatización de extremo a extremo que cumplen con tus objetivos de transformación futuros?
¿Tu organización necesita visibilidad en tiempo real de los datos de las facturas capturados por la herramienta de OCR?
¿Tu empresa hace negocios en países que actualmente tienen o pronto tendrán mandatos de regulación para la facturación electrónica?
El reconocimiento óptico de caracteres y Pagero
La solución de OCR administrado de Pagero (también conocida como Pagero Data Capture) tiene todo lo que necesita para automatizar la entrada de facturas de tu proveedor. Además, nuestra solución independiente del formato funciona con tu forma actual de intercambio de documentos.
Disponer de datos de facturación completos, verificados y precisos te acercan un paso más a aprovechar todo el potencial de la automatización de sus procesos de cuentas a pagar. La solución de Automatización de Cuentas a Pagar de Pagero te permite recibir todas las facturas electrónicamente directamente en tu sistema financiero, independientemente de los sistemas que utilices, el tamaño de tu empresa o las capacidades digitales de tus proveedores.
Estamos orgullosos de servir como socio y asesor clave a lo largo de diversos puntos de conectividad para encontrarnos contigo dondequiera que te encuentres y dondequiera que te dirijas en tu trayectoria de Automatización de Cuentas a Pagar.
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