¿Qué es una factura electrónica?

La e-factura, o factura electrónica, se refiere a la transformación digital del proceso de facturación. Se utiliza software o servicios especializados para automatizar diversas etapas, desde la creación y distribución de facturas hasta la recepción y archivo. Este método ayuda a las empresas a acelerar procesos, mejorar la precisión y seguir las reglas de facturación y pago en diferentes países.

Una factura electrónica (e-factura) es un documento que facilita un intercambio fluido de información de facturación entre un proveedor y un comprador. Se emite, transmite, recibe, procesa y almacena utilizando formatos de datos  estructurados como XML u otros que pueden ser procesados fácilmente por sistemas ERP. A diferencia de otros tipos de facturas, una factura electrónica permanece digital durante todo su ciclo de vida, desde su emisión hasta su archivo.

A continuación detallamos un resumen de los tipos más comunes de facturas que no se consideran facturas electrónicas y cómo se comparan:

Factura en papel o impresa 

Las facturas en papel a menudo se crean digitalmente, se imprimen y se envían por correo ordinario al destinatario. Tarda tiempo en llegar  y no hay rastro de su entrega.

Factura en PDF (y otros archivos de imagen) 

Las facturas intercambiadas por correo electrónico como PDF, documentos Word u otros archivos de imagen son un primer paso para alejarse del flujo de facturación en papel. Estos tipos de facturas suelen ser confundidas como facturas electrónicas. Sin embargo, no son verdaderas facturas electrónicas porque el destinatario debe ingresar manualmente o capturar los datos usando tecnología OCR. Además, las facturas enviadas por correo electrónico a menudo deben imprimirse en papel para su cotejo y archivo.

Otros tipos de facturas

Los términos "factura digital" y "factura en línea" a veces se usan al referirse a "factura electrónica". Sin embargo, es importante señalar que estos términos alternativos no siempre abarcan la misma definición. Por lo tanto, recuerda que no todas las facturas digitales son verdaderas facturas electrónicas. En caso de duda, siempre refiérete a las definiciones mencionadas anteriormente.

Tabla: Comparación de las ventajas de los diferentes tipos de facturas

La adopción de la facturación electrónica puede ser beneficiosa para empresas de todos los tamaños. Si bien las organizaciones más grandes pueden experimentar ahorros de costes y ganancias de eficiencia de manera más inmediata, las pequeñas empresas también pueden beneficiarse de la reducción de papeleo, un procesamiento de pagos más rápido y una mayor precisión. En el panorama empresarial actual, entender el significado de la facturación electrónica se está volviendo cada vez más importante dado que la demanda de soluciones eficientes está creciendo y a menudo es un requisito por parte de los clientes.

El informe de Billentis revela que "Comparado con el procesamiento convencional de facturas en papel, la facturación electrónica automatizada resultará en un ahorro de costes del 60-80% en la mayoría de los casos" (Bruno Koch, "El viaje de la facturación electrónica 2019-2025", 4.1.5).

Y, ¿de dónde provienen todos esos ahorros? Cuando se realiza correctamente, la facturación electrónica te brinda una visión y perspectiva para reducir costes e incrementar márgenes de beneficio que no son posibles con los métodos basados en PDF y papel. Aquí te presentamos algunas de las ventajas de la facturación electrónica que se traducen en un alto ROI, ahorros a largo plazo y mejores resultados en general:

Ahorro de tiempo: Automatizar el proceso de facturación ahorra tiempo al reducir la necesidad de entrada y procesamiento de datos manual, permitiendo que las empresas se concentren en actividades más estratégicas.

Precisión y eficiencia: Utilizar métodos digitales reduce el riesgo de errores e imprecisiones que pueden ocurrir con procesos de facturación manual. También permite un procesamiento y aprobación de facturas más rápido, mejorando la eficiencia.

Mejor gestión del flujo de efectivo: La facturación electrónica permite que las empresas reciban pagos más rápido, mejorando su gestión del flujo de efectivo y disminuyendo el DSO. También proporciona una mayor visibilidad sobre el estado de las facturas y el historial de pagos, facilitando el seguimiento y gestión de pagos.

Intercambio seguro de documentos y datos: La transferencia de archivos cifrados, firmas digitales y redes seguras hacen de la facturación electrónica la forma más segura de enviar y recibir facturas. Además, no hay riesgo de que las facturas se pierdan en el correo o se envíen al correo no deseado.

Respetuosa con el medio ambiente: La facturación electrónica no solo te ayuda a reducir el uso de papel y a disminuir las emisiones de CO2; también reduce los costes operativos y ayuda a crear una reputación de marca transparente y de confianza.

Cumplimiento de requisitos legales: Con el proveedor de servicios adecuado, la facturación electrónica asegura que siempre estés al día y cumplas con las regulaciones locales e internacionales de facturación, impuestos y archivo.

Entrega y procesamiento en tiempo real: Una buena solución de facturación electrónica permitirá una visión en directo del estado de entrega y procesamiento de documentos a través de plataformas basadas en la nube o directamente desde tu ERP.

Datos de alta calidad: Pasar a lo digital te permite acceder y analizar datos detallados que impulsan el crecimiento empresarial a través de decisiones financieras y de mejores compras.

Rastreo y trazabilidad: La facturación electrónica rastrea automáticamente el historial de transacciones y todo el recorrido del documento, evitando que tengas que hacerlo manualmente.

Compatibilidad con trabajo remoto: Utilizar soluciones de facturación basadas en la nube significa que las tareas pueden completarse desde cualquier lugar sin necesidad de recursos adicionales como impresoras, escáneres o el servicio postal.

La facturación electrónica agiliza las operaciones financieras al facilitar la gestión sistemática de cuentas a pagar (AP) y cuentas a cobrar (AR) a través de flujos de trabajo digitalizados tanto en la facturación al cliente como al proveedor. Mostramos un desglose paso a paso que proporciona una visión general rápida de cada proceso:

Facturación al cliente (facturas emitidas)

1. Generación de la factura: Esta etapa marca el inicio de la gestión de cuentas a cobrar, donde se crea una factura electrónica dentro de un sistema ERP o plataforma de facturación electrónica para facturar al cliente por bienes o servicios prestados.
2. Integración y entrega de datos: La factura creada se transmite a través de un operador al cliente en un formato de datos estructurado mediante soluciones integradas seguras, lo que ayuda a mantener la precisión e integridad de los datos.
3. Validación: Antes de su entrega al cliente, la factura electrónica pasa por una validación automatizada para garantizar el cumplimiento de las reglas y estándares establecidos.
4. Entrega al destinatario: La factura electrónica validada se envía al cliente en su formato preferido, adaptándose a sus preferencias y requisitos específicos de facturación, facilitando transacciones rápidas y fluidas.

Facturación de proveedores (facturas recibidas)

1. Recepción de la factura: Este proceso inicia el ciclo de gestión de cuentas a pagar, comenzando con la recepción de una factura electrónica de un proveedor, integrada directamente en el sistema financiero o ERP del destinatario.
2. Integración y procesamiento de datos: En este punto, el sistema procesa los datos de la factura en un formato estructurado, preparándola para una revisión y validación posteriores, asegurando una integración y flujo de datos fluidos.
3. Validación: Al igual que en el proceso saliente, la factura electrónica pasa por una revisión automatizada para verificar su cumplimiento con las regulaciones establecidas, fomentando la precisión y transparencia en las transacciones.
4. Registro final: Después de la validación, los datos de la factura se registran automáticamente en el sistema financiero, lo que agiliza el proceso de pago y maneja eficazmente las cuentas a pagar, marcando la culminación de un ciclo de transacciones comerciales sin problemas.

La facturación electrónica depende de formatos estandarizados para garantizar la consistencia en la estructura y contenido de las facturas, permitiendo el intercambio fluido de datos entre diferentes sistemas. Algunos estándares de facturación electrónica ampliamente utilizados incluyen:

JSON (JavaScript Object Notation): JSON es un formato ligero de intercambio de datos que es fácil de leer y escribir tanto para humanos como para máquinas. Aunque se asocia más comúnmente con aplicaciones web, JSON también está ganando terreno en la facturación electrónica debido a su simplicidad y compatibilidad con lenguajes de programación modernos.

XML (eXtensible Markup Language): XML es un lenguaje de marcado versátil utilizado para definir la estructura y contenido de los datos en un formato legible para humanos. Se utiliza ampliamente en la facturación electrónica debido a su flexibilidad y extensibilidad. En una factura electrónica basada en XML, los elementos de datos están marcados con etiquetas descriptivas, lo que facilita la interpretación y procesamiento de la información.

Peppol BIS: Un conjunto estandarizado de formatos específicamente diseñado para documentos electrónicos relacionados con procesos de compra dentro de la red Peppol. Facilita el intercambio fluido de varios documentos relacionados con adquisiciones, incluidas las facturas. Este estándar es fundamental en los procesos modernos de facturación electrónica, promoviendo la interoperabilidad y la comunicación simplificada entre diferentes sistemas empresariales a través de fronteras.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport): EDIFACT es un estándar global para el intercambio electrónico de datos (EDI) utilizado en diversas industrias. Si bien tradicionalmente se ha utilizado para el intercambio sin papel de documentos comerciales, incluidas las facturas, también se está adaptando para procesos modernos de facturación electrónica.

B2B (Business-to-Business) se refiere a la facturación electrónica entre empresas. Los vendedores envían facturas electrónicas a otras empresas por productos o servicios proporcionados. Esto simplifica los procesos de facturación complejos, mejora la precisión y acelera los ciclos de pago.

B2C (Business-to-Consumer) se refiere al proceso de facturación electrónica entre una empresa y los consumidores individuales. Las empresas envían facturas electrónicas a los clientes por compras, promoviendo la conveniencia, reduciendo el uso de papel y ofreciendo a los clientes un registro digital de sus transacciones. 

B2G (Business-to-Government) se refiere a la facturación electrónica entre empresas y entidades gubernamentales. Las empresas envían facturas electrónicas a las agencias gubernamentales por bienes y servicios, adheriéndose a estándares y requisitos de regulación gubernamentales específicos. Este enfoque mejora la eficiencia, transparencia y precisión en las transacciones financieras con el sector público.

Muchos gobiernos en todo el mundo están planeando o ya han implementado requisitos obligatorios de facturación electrónica para las empresas que operan dentro de sus jurisdicciones. Estas iniciativas varían en alcance y complejidad, pero a menudo comparten el objetivo común de modernizar las prácticas de facturación y reducir el fraude fiscal. Los mandatos exigen que las empresas adapten sus procesos de facturación para cumplir con las nuevas regulaciones. Esto implica implementar soluciones digitales, asegurar la precisión de los datos y adherirse a los formatos y estándares de datos específicos de los respectivos gobiernos. Aunque estos cambios pueden requerir inicialmente que las empresas se adapten, los beneficios a largo plazo incluyen una mayor eficiencia, reducción de errores y un mejor cumplimiento de las leyes fiscales. Es cuestión de cuándo en lugar de sí.

Iniciar el camino de la facturación electrónica representa un emocionante avance. Ya sea en respuesta a las demandas de los clientes o con el objetivo de automatizar en profundidad todos sus procesos de facturación, el paso fundamental es definir claramente los objetivos de tu organización. Comenzar con una solución pequeña pero flexible suele ser una forma inteligente de empezar, permitiendo una expansión gradual acorde a tus objetivos. Este enfoque promueve una progresión productiva y gratificante adaptada a las necesidades y aspiraciones únicas de tu negocio. Aquí hay algunas consideraciones clave a tener en cuenta:

Compromiso de tu empresa: Una  implementación exitosa  requiere el compromiso de varios niveles de tu organización. Es fundamental contar con el apoyo de la alta dirección para garantizar que se asignen adecuadamente recursos, tiempo y esfuerzo al proyecto. Es importante comunicar los beneficios de la facturación electrónica a todos los interesados para obtener su aprobación.

Elegir la solución adecuada: Hay muchas soluciones de facturación electrónica disponibles, desde software de facturación sencillo hasta soluciones más avanzadas que se integran con tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Elije una solución que se adapte a tu negocio y necesidades.

Integración con sistemas existentes: Cuando se hace correctamente, las nuevas soluciones deberían integrarse sin problemas con las soluciones existentes, como software contable, sistemas ERP y otras herramientas financieras. La integración es crucial para un flujo de datos sin problemas entre diferentes sistemas y minimizar la interrupción durante la implementación.

Alcance de la red: Es crucial considerar el alcance de la red de tu proveedor. Elegir un proveedor con una red con un gran número de empresas conectadas garantiza que tu negocio pueda intercambiar facturas electrónicas de manera fluida con una amplia y extensa variedad de clientes y proveedores.

Cumplir con requisitos legales: Asegurate de que tu proveedor y solución estén equipados para ayudarte a cumplir con los siempre cambiantes requisitos de facturación electrónica y así evitar sanciones y problemas legales en el futuro.

¿Flujos salientes o entrantes, o ambos? Otra consideración importante es definir el alcance de tu proyecto. ¿Deseas digitalizar el flujo de facturas de proveedores (Automatización de AP), el flujo de facturas de clientes (Automatización de AR) o ambos? Asegurate de elegir un proveedor que cubra todas tus necesidades de facturación.

Integrar a socios comerciales: Para obtener los beneficios de la facturación electrónica, es importante incorporar a tus socios comerciales, como proveedores y clientes. Busca un proveedor capaz de ayudarte con el onboarding de proveedores, comunicando el valor a tus socios comerciales y preparando tu proyecto de facturación electrónica para el éxito.

La facturación electrónica es un cambio revolucionario para las empresas que buscan simplificar sus procesos de facturación, reducir costes y mejorar la eficiencia. Al implementarla, puedes ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la gestión de tu flujo de efectivo. Además, tiene beneficios ambientales, reduciendo el impacto de la facturación basada en papel en el medio ambiente. A medida que el mundo se vuelve cada vez más digital y entran en vigor nuevos requisitos legales, la facturación electrónica es un paso crucial hacia un futuro más sostenible y eficiente para empresas de todos los tamaños. Esperamos que la información anterior te ayude a comenzar a implementar la facturación electrónica en tu negocio y obtener los beneficios. 

Este texto se publicó originalmente el 18 de febrero de 2021 y se actualizó por última vez el 28 de septiembre de 2023.