Hva er e-faktura?

Elektronisk fakturering refererer til den digitale transformasjonen av faktureringsprosessen. Ved hjelp av spesialisert programvare eller tjenester automatiseres ulike trinn i faktureringsprosessen - fra oppretting og distribusjon til mottak og arkivering. Det hjelper bedrifter med å øke hastigheten på faktureringen, forbedre korrektheten og overholde fakturerings- og betalingsreglene i ulike land.

En elektronisk faktura (e-faktura) er et dokument som muliggjør sømløs overføring av fakturadata mellom selger og kjøper. Fakturaen utstedes, sendes, mottas, behandles og lagres i bestemte dataformater som XML eller andre strukturerte dataformater som kan håndteres av ERP-systemer. I motsetning til andre typer fakturaer er e-fakturaen digital gjennom hele prosessen, fra opprettelse til arkivering.

Her er en rask oversikt over de vanligste typene fakturaer som ikke regnes som e-fakturaer, og hvordan de kan sammenlignes:

Papirfaktura eller utskrevet faktura

Papirfakturaer, selv om de er konvertert til et digitalt format, er ikke e-fakturaer ettersom de ikke er opprettet elektronisk.

PDF-faktura (og andre bildefiler)

Fakturaer som sendes via e-post som PDF, Word-dokumenter eller andre bildefiler, er et første skritt bort fra en papirbasert fakturaflyt. Slike fakturaer blir ofte feilaktig omtalt som e-fakturaer. De er imidlertid ikke ekte e-fakturaer fordi mottakeren må legge inn dataene manuelt eller registrere dem ved hjelp av OCR-teknologi. I tillegg må e-postfakturaer ofte skrives ut på papir av hensyn til matching og arkivering.

Andre typer fakturaer

Begrepene "digital faktura", "nettfaktura" og " e-regning" brukes noen ganger som synonymer for "e-faktura" eller "elektronisk faktura". Det er imidlertid viktig å merke seg at disse alternative begrepene ikke alltid har samme definisjon. Med andre ord er ikke alle digitale fakturaer ekte e-fakturaer. Hvis du er usikker, kan du alltid se på definisjonene ovenfor.

Tabell: Sammenligning av fordeler ved ulike fakturatyper

Elektronisk fakturering kan ha fordeler for bedrifter i alle størrelser. Mens større organisasjoner kan oppnå umiddelbare kostnadsbesparelser og effektivitetsgevinster, kan små bedrifter også dra nytte av mindre papirarbeid, raskere betalingsbehandling og økt nøyaktighet. I dagens forretningslandskap blir det stadig viktigere for bedrifter å forstå hva e-fakturering innebærer, ettersom etterspørselen etter effektive løsninger øker og ofte er et kundekrav.

Ifølge den siste Billentis-rapporten kan automatisert elektronisk fakturering i de fleste tilfeller gi kostnadsbesparelser på 60-80 % sammenlignet med tradisjonell papirfakturering (Bruno Koch, "The E-invoicing Journey 2019-2025", 4.1.5).

Hvor kommer alle disse besparelsene fra? En riktig implementert e-fakturatjeneste gir bedrifter større synlighet og kontroll, slik at de kan redusere kostnadene og øke fortjenestemarginene på en måte som ikke er mulig for en bedrift som håndterer PDF-filer og papirfakturaer. Her er noen av fordelene med e-faktura som bidrar til høy ROI, langsiktige besparelser og generelle forbedringer av virksomheten:

Tidsbesparende: En automatisert faktureringsprosess sparer tid ved å redusere behovet for manuell dataregistrering og -behandling. Dermed kan bedriften fokusere på mer strategiske aktiviteter.

Nøyaktighet og effektivitet: Takket være automatisert fakturavalidering og -berikelse legges kun korrekte transaksjonsdata inn i forretningssystemet. Færre avvik betyr kortere syklustider og bedre forretningsrelasjoner.

Forbedret kontantstrømstyring: Med e-fakturering kan bedrifter motta betalinger raskere, noe som forbedrer kontantstrømstyringen og reduserer den gjennomsnittlige kredittiden (DSO). Elektronisk fakturering gir også bedre oversikt over fakturastatus og betalingshistorikk, noe som gjør det enklere å spore og administrere betalinger.

Sikker dokument- og dataoverføring: Kryptert filoverføring, digitale signaturer og sikre nettverk gjør e-faktura til den sikreste måten å sende og motta fakturaer på. Det er heller ingen risiko for at fakturaer kommer bort i posten eller havner i søppelposten.

Miljøvennlig: E-fakturering bidrar ikke bare til å redusere papirforbruket og karbonutslippene. Det reduserer også driftskostnadene, øker lønnsomheten og transparensen og forbedrer bedriftens omdømme.

Oppfyller lovpålagte krav: Med en e-fakturatjeneste fra riktig tjenesteleverandør er du alltid oppdatert og oppfyller alle lokale moms- og arkiveringskrav.

Levering og behandling i sanntid: Med en god e-fakturaløsning kan du se status for levering og behandling av dokumenter via skybaserte plattformer eller direkte fra ERP-systemet.

Data av høy kvalitet: Med e-faktura får du tilgang til og kan analysere detaljerte forretningsdata som bidrar til vekst og bedre beslutninger.

Sporing og sporbarhet: Med elektronisk fakturering spores transaksjonshistorikken og hele dokumentflyten automatisk, slik at du slipper å bruke tid på å gjøre det manuelt.

Perfekt for hjemmekontor: En e-faktureringstjeneste kan fjernstyres, slik at du slipper skrivere, skannere og postgang.

E-fakturering effektiviserer finansielle prosesser ved å muliggjøre systematisk håndtering av leverandørgjeld og kundefordringer i en digitalisert arbeidsflyt for både kunde og leverandør. Nedenfor følger en steg-for-steg-guide som gir en kort oversikt over hver prosess:

Kundefakturering (utgående fakturaer)

1. Opprette fakturaer: Dette er det første trinnet i håndteringen av kundefordringer. En e-faktura opprettes i et ERP-system eller på en e-faktureringsplattform for å fakturere kunden for leverte varer eller tjenester.
2. Integrasjon og dataoverføring: Den opprettede fakturaen overføres deretter til kunden via en operatør i et strukturert dataformat gjennom sikre og integrerte løsninger som bidrar til å opprettholde nøyaktigheten og fullstendigheten i dataene.
3. Validering: Før fakturaen sendes til kunden, valideres den automatisk for å sikre at den er i samsvar med gjeldende regler og standarder.
4. Levering til mottaker: Den validerte e-fakturaen sendes deretter til kunden i ønsket format og i henhold til kundens ønsker og krav, noe som muliggjør raske og smidige transaksjoner.

Leverandørfakturering (inngående fakturaer)

1. Fakturamottak: Denne prosessen setter i gang leverandørreskontroprosessen, som starter med mottak av en elektronisk faktura fra en leverandør og integreres direkte i mottakerens økonomi- eller ERP-system.
2. Integrasjon og databehandling: I dette trinnet behandler systemet fakturadataene i et strukturert format og forbereder dem for videre gjennomgang og validering, noe som sikrer en sømløs integrasjon og smidig dataflyt.
3. Validering: På samme måte som i den utgående prosessen gjennomgår e-fakturaen en automatisk gjennomgang for å verifisere at den er i samsvar med gjeldende regler, noe som sikrer at transaksjonene er korrekte og transparente.
4. Bokføring: Etter validering legges fakturadataene automatisk inn i økonomisystemet, noe som effektiviserer betalingsprosessen og håndteringen av leverandørfakturaer. Dette fullfører den sømløse forretningstransaksjonen.

Ved e-fakturering brukes standardiserte formater som sikrer at alle fakturaer har samme struktur og innhold og muliggjør sømløs dataoverføring mellom ulike systemer. Dette er noen av de vanligste standardene for e-faktura:

JSON (JavaScript Object Notation): JSON er et lett datautvekslingsformat som er enkelt å lese og skrive for både mennesker og maskiner. JSON forbindes oftest med webapplikasjoner, men takket være enkelheten og kompatibiliteten med moderne programmeringsspråk blir det også stadig vanligere innen elektronisk fakturering.

XML (eXtensible Markup Language): XML er et allsidig markup-språk som brukes til å definere struktur og datainnhold i et format som kan leses av mennesker. Dette formatet er mye brukt i forbindelse med e-faktura på grunn av fleksibiliteten og utvidelsesmulighetene. I en XML-basert e-faktura er dataelementene merket med beskrivende etiketter som gjør det enklere å tolke og behandle informasjonen.

Peppol BIS: Et standardisert sett med formater som er spesielt utviklet for elektroniske dokumenter knyttet til innkjøpsprosesser i Peppol-nettverket. Formatene gjør det enklere å overføre ulike innkjøpsrelaterte dokumenter, inkludert fakturaer. Standarden er integrert i moderne e-faktureringsprosesser og muliggjør interoperabilitet og effektiv kommunikasjon mellom ulike forretningssystemer i ulike land.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport): EDIFACT er en global standard for elektronisk datautveksling (EDI) som brukes i flere bransjer. Den har tradisjonelt blitt brukt til papirløs overføring av forretningsdokumenter som fakturaer, men har også blitt tilpasset moderne e-faktureringsprosesser.

E-faktura B2B (Business-to-Business) er digital overføring av fakturaer mellom bedrifter. Selgeren sender en elektronisk faktura til et annet selskap for produktet eller tjenesten som er levert. Dette effektiviserer komplekse faktureringsprosesser, øker nøyaktigheten og forkorter betalingstiden.

E-faktura B2C (Business-to-Consumer) er elektronisk fakturering mellom bedrifter og privatkunder. Bedriftene sender elektroniske fakturaer til kundene, noe som effektiviserer prosessen og reduserer papirbruken. I tillegg får kundene en digital oversikt over transaksjonene sine.

E-faktura B2G (Business-to-Government) er elektronisk fakturering mellom bedrifter og det offentlige. Bedrifter sender elektroniske fakturaer til myndighetene for varer og tjenester som er levert i henhold til spesifikke myndighetsstandarder og lovkrav. Denne metoden øker effektiviteten, åpenheten og korrektheten i de økonomiske transaksjonene i offentlig sektor.

Mange land planlegger å innføre eller har allerede innført obligatorisk e-faktura for bedrifter som opererer innenfor landets grenser. Kravene varierer i omfang og kompleksitet, men har som regel som mål å modernisere faktureringspraksisen og forhindre skattesvindel. Lovgivningen krever at bedriftene tilpasser faktureringsprosessene sine til de nye reglene. Dette innebærer blant annet at de må bruke digitale løsninger, sikre at dataene er korrekte og overholde de respektive landenes formaterings- og datastandarder. Selv om disse endringene i første omgang kan kreve at bedriftene tilpasser seg, vil de på sikt føre til økt effektivitet, færre feil og bedre overholdelse av skattelovgivningen. Spørsmålet er når, ikke om.

Å begynne med elektronisk fakturering er et spennende skritt i riktig retning. Enten du innfører e-faktura for å imøtekomme kundekrav eller for å automatisere hele faktureringsprosessen, er det viktig å definere hva du ønsker å oppnå. Ofte er det en god idé å starte med en liten og fleksibel løsning som kan utvides gradvis i takt med målene. På denne måten får du en produktiv og velfungerende utviklingsprosess som er tilpasset bedriftens behov og ønsker. Noen viktige ting å huske på:

Engasjement i hele bedriften: En vellykket implementering av e-faktura krever engasjement på flere nivåer i organisasjonen. Det er viktig med støtte fra toppledelsen for å sikre at det settes av nok tid og ressurser til prosjektet. Kommuniser fordelene med elektronisk fakturering til alle interessenter for å få dem med på notene.

Velg riktig e-fakturaløsning: Det finnes mange ulike e-fakturaløsninger på markedet, fra enkle faktureringsprogrammer til mer avanserte løsninger som kan integreres med bedriftens ERP-system. Velg en løsning som passer din virksomhet og dine behov.

Integrering med eksisterende systemer: Når det gjøres riktig, bør nye løsninger integreres sømløst med eksisterende løsninger, inkludert regnskapsprogramvare, ERP-systemer og andre økonomiverktøy. Integrasjon er avgjørende for å sikre en smidig dataflyt mellom ulike systemer og minimere problemer i implementeringsfasen.

Nettverkets rekkevidde: Størrelsen på leverandørens nettverk er en viktig faktor. Hvis du velger en leverandør med et stort nettverk med mange tilknyttede selskaper, blir det enklere for bedriften din å sende og motta e-fakturaer til og fra mange ulike kunder og leverandører.

Sikre samsvar med lover og regler: Sørg for at leverandøren og løsningen har det som trengs for å oppfylle de stadig skiftende kravene til elektronisk fakturering, slik at du unngår bøter og juridiske problemer på sikt.

Utgående eller innkommende flyter, eller begge deler? Et annet viktig aspekt er å definere omfanget av prosjektet. Vil du digitalisere leverandørfakturaflyten, kundefakturaflyten eller begge deler? Sørg for at du velger en leverandør som kan dekke alle faktureringsbehovene dine.

Få samarbeidspartnerne med på vognen: For virkelig å høste fordelene ved elektronisk fakturering er det viktig å få samarbeidspartnerne med på laget - både leverandører og kunder. Se etter en leverandør som kan hjelpe deg med å få leverandørene dine med på laget, og som kan forklare verdien for forretningspartnerne og sikre at e-fakturaprosjektet blir en suksess.

Elektronisk fakturering er en viktig faktor for bedrifter som ønsker å strømlinjeforme faktureringsprosessene, redusere kostnadene og øke effektiviteten. Ved å ta i bruk e-faktura kan du spare tid, redusere antall feil og forbedre kontantstrømmen. E-faktura har også miljømessige fordeler, ettersom det reduserer miljøpåvirkningen fra papirbasert fakturering. Etter hvert som verden blir stadig mer digital og nye lovkrav trer i kraft, er elektronisk fakturering et viktig skritt mot en mer bærekraftig og effektiv fremtid for bedrifter av alle størrelser. Vi håper at informasjonen ovenfor vil hjelpe deg og din bedrift med å komme i gang med e-faktura og høste fordelene. 

Denne teksten ble først publisert 18. februar 2021 og sist oppdatert 28. september 2023.