Czym jest e-fakturowanie?

E-fakturowanie, czyli fakturowanie elektroniczne, to cyfrowa wersja procesu fakturowania. Wykorzystuje się w niej specjalistyczne oprogramowanie i usługi, by zautomatyzować kolejne etapy fakturowania - od tworzenia i dystrybucji do odbierania i archiwizowania faktur. Metoda ta pomaga firmom usprawnić płatności, poprawić dokładność danych i zapewniać zgodność z regulacjami w różnych krajach.

Faktura elektroniczna (e-faktura) to dokument umożliwiający płynną wymianę informacji fakturowych pomiędzy dostawcą a nabywcą. Jest wystawiana, przesyłana, otrzymywana, przetwarzana oraz przechowywana w specjalnych formatach danych, takich jak XML i inne ustrukturyzowane formaty, które bez problemu obsługują różne systemy ERP. W odróżnieniu od innych typów faktur, e-faktura pozostaje w formie cyfrowej przez cały cykl jej wykorzystywania, od wystawienia po zarchiwizowanie.

Oto krótkie podsumowanie najpopularniejszych typów faktur, które nie są uznawane za e-faktury, a także ich porównanie:

Faktura papierowa lub drukowana

Faktury papierowe często tworzone są cyfrowo, a następnie drukowane i wysyłane do drugiej strony poprzez pocztę tradycyjną. Dostarczenie takiej faktury do odbiorcy wymaga czasu, a jej odbiór nie jest odpowiednio dokumentowany.

Faktura PDF (i w innych formatach wizualnych)

Faktury wymieniane poprzez wiadomość mailową, jako załącznik w formacie PDF, dokument Word i w innych formatach wizualnych to pierwszy krok w stronę cyfrowego przepływu faktur. Ten typ faktur jest powszechnie mylony z e-fakturami. Nie są to prawdziwe e-faktury, ponieważ ich odbiorca musi ręcznie wprowadzić lub wyeksportować dane za pomocą technologii OCR. Co więcej, faktury przesyłane mailowo często są drukowane, aby prawidłowo je rozdzielić i zarchiwizować.

Inne typy faktur

Kiedy mówi się o e-fakturach lub fakturach elektronicznych, często padają terminy takie jak "faktura cyfrowa", "faktura online" i "e-rachunek". Jednak nie są one właściwymi zamiennikami. Ponadto nie wszystkie faktury cyfrowe to prawdziwe e-faktury. Charakterystyczne dla nich różnice przedstawiamy w poniższym zestawieniu.

Tabela: Porównanie zalet różnych typów faktur

Przejście na fakturowanie elektroniczne niesie ze sobą pozytywne skutki zarówno dla dużych, jak i małych firm. Większe organizacje szybciej odczują zmniejszenie kosztów i zwiększenie efektywności. Małe firmy również zauważą korzyści wynikające z redukcji zużycia papieru, szybszego przetwarzania płatności i większej dokładności danych. Aktualny krajobraz biznesowy pokazuje, że znaczenie e-fakturowania staje się coraz ważniejsze z uwagi także na to, że zapotrzebowanie na zautomatyzowane rozwiązania wśród kontrahentów ciągle rośnie.

Billentis Raport podaje, że "W porównaniu z tradycyjnymi fakturami papierowymi, automatyczne e-fakturowanie w większości przypadków wykazuje redukcję kosztów na poziomie 60-80% (Bruno Koch, "The E-invoicing Journey 2019-2025," 4.1.5).

Skąd więc biorą się te wszystkie oszczędności? Właściwie wdrożone e-fakturowanie daje pełny obraz możliwości redukcji kosztów i zwiększania marż zysków. Przy metodach papierowych i PDF nie jest to możliwe. Oto niektóre korzyści z e-fakturowania, które przekładają się na wysoki poziom zwrotu z inwestycji, a w dalszej perspektywie oszczędności i lepsze rezultaty:

Oszczędność czasu: Automatyzacja procesu fakturowania oszczędza czas poprzez zmniejszenie zapotrzebowania na ręczne wprowadzanie i przetwarzanie danych. Pozwala to firmom skupić się na działaniach strategicznych.

Dokładność i efektywność: Korzystanie z metod cyfrowych zmniejsza ryzyko błędów i nieprawidłowości, które występują w procesach fakturowania przeprowadzanych ręcznie, takich jak błędy przy wprowadzaniu danych czy zagubione faktury. Pozwala to również na szybsze przetwarzanie i zatwierdzanie faktur, co zwiększa ogólną efektywność.

Lepsze zarządzanie przepływem płatności: E-fakturowanie pozwala firmom na szybsze otrzymywanie płatności, poprawia poziom zarządzania ich przepływem i obniża wskaźnik rotacji należności (DSO). Fakturowanie elektroniczne umożliwia także lepszy wgląd w status faktur i historię płatności, przez co ich śledzenie staje się o wiele prostsze.

Bezpieczeństwo dokumentów i wymiany danych: Szyfrowane przesyłanie plików, podpisy cyfrowe i bezpieczne sieci sprawiają, że e-fakturowanie to najbezpieczniejszy sposób na wysyłanie i odbieranie faktur. Ryzyko, że faktury zostaną zagubione na poczcie albo trafią do spamu maleje do zera.

Przyjazność dla środowiska: E-fakturowanie nie tylko pomaga zredukować zużycie papieru i emisję dwutlenku węgla. Zmniejsza także koszty operacyjne i buduje przejrzystą, godną zaufania markę.

Spełnianie wymagań prawnych: Z dobrze wybranym dostawcą usług, e-fakturowanie oznacza bycie na bieżąco z nowymi zmianami prawnymi i zapewnianie stałej zgodności z lokalnymi i międzynarodowymi regulacjami dotyczącymi fakturowania, opodatkowania i archiwizacji.

Przetwarzanie i dostarczanie w czasie rzeczywistym: Dobre narzędzie do e-fakturowania umożliwi podgląd na żywo statusu dostarczenia i przetwarzania dokumentów. Dane te będą widoczne w platformie chmurowej lub bezpośrednio w Twoim systemie ERP.

Wysoka jakość danych: Cyfryzacja pozwala na dostęp do szczegółowych danych i ich rzetelną analizę. W rezultacie przyspiesza to rozwój firmy, bo dostarcza informacji pozwalających na podejmowanie lepszych decyzji finansowych i zakupowych.

Śledzenie i identyfikowalność: E-fakturowanie automatycznie śledzi historię płatności i całą drogę dokumentu, nie trzeba więc robić tego ręcznie.

Kompatybilność z pracą zdalną: Dzięki rozwiązaniom do fakturowania umieszczonym w chmurze można pracować z dowolnego miejsca i bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi takich jak drukarki, skanery czy usługi pocztowe.

E-fakturowanie automatyzuje operacje finansowe poprzez umożliwienie systemowego zarządzania procesami AP (accounts payable) i AR (accounts receivable), wykorzystując cyfrową wymianę faktur zarówno klientów, jak i dostawców. Oto jak każdy z tych procesów wygląda krok po kroku:

Fakturowanie przez klienta (faktury wychodzące)

1. Generowanie faktury: Faktura jest tworzona w systemie ERP lub na platformie e-fakturowania, by podliczyć klienta za dostarczone towary i usługi.
2. Integracja i dostarczanie danych: Utworzona faktura jest następnie przesyłana poprzez operatora do klienta w formacie ustrukturyzowanych danych, wykorzystując bezpieczne, zintegrowane rozwiązanie, w którym dane pozostają dokładne i kompletne.
3. Walidacja: Przed dostarczeniem do klienta e-faktura podlega automatycznej walidacji, by zapewnić zgodność z przyjętymi zasadami i standardami.
4. Dostarczenie do odbiorcy: Po walidacji e-faktura jest przesyłana klientowi w jego preferowanym formacie, z wyszczególnieniem specjalnych wymagań, co zapewnia szybkość i płynność transakcji.

Fakturowanie przez dostawcę (faktury przychodzące)

1. Otrzymanie faktury: Ten etap rozpoczyna cykl obsługi procesów AP. Faktura elektroniczna od dostawcy jest przesłana do bezpośrednio zintegrowanego systemu finansowego lub ERP odbiorcy.
2. Integracja i przetwarzanie danych: W tym momencie system przetwarza dane z faktury do ustrukturyzowanego formatu, przygotowując je do dalszego sprawdzania i walidacji oraz zapewniając ich płynne włączenie w strumień danych.
3. Walidacja: Tak jak w procesach wychodzących, tutaj także e-faktura jest automatycznie sprawdzana, by zweryfikować jej zgodność z ustalonymi zasadami, zapewniając dokładność i przejrzystość transakcji.
4. Końcowy zapis: Po walidacji dane z faktury zostają natychmiast zarejestrowane w systemie finansowym, który automatyzuje płatności i sprawnie zajmuje się procesami AP. Tu właśnie kończy się cykl każdej transakcji biznesowej.

E-fakturowanie opiera się na ustandaryzowanych formatach, by zapewnić spójność struktury i zawartości faktur, a co za tym idzie, płynną wymianę danych pomiędzy różnymi systemami. Niektóre szeroko wykorzystywane standardy e-fakturowania to:

JSON (JavaScript Object Notation): JSON to prosty format wymiany danych, łatwy do odczytania i zapisania zarówno przez ludzi, jak i komputery. Częściej kojarzy się z aplikacjami internetowymi, jednak staje się coraz popularniejszy także w e-fakturowaniu, z racji że jest przejrzysty i kompatybilny z nowoczesnymi językami programowania.

XML (eXtensible Markup Language): XML to uniwersalny język znaczników, używany do definiowania struktury i zawartości danych w formacie odczytywalnym przez użytkownika. Jest szeroko wykorzystywany w e-fakturowaniu przez swoją elastyczność i rozszerzalność. W e-fakturze opartej na formacie XML, każda kolejna dana przedstawiona jest za pomocą opisowej etykiety, przez co informacje są łatwe do zinterpretowania i przetworzenia.

Peppol BIS: Ustandaryzowany zestaw formatów utworzony specjalnie dla dokumentów elektronicznych, wykorzystywanych w procesach sieci Peppol. Umożliwia płynną wymianę różnych dokumentów związanych z zamówieniami. Standard ten jest integralną częścią nowoczesnych procesów e-fakturowania i promuje interoperacyjność i płynną komunikację pomiędzy różnymi systemami biznesowymi w różnych krajach.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport):  Oznacza globalny standard elekronicznej wymiany danych (EDI) wykorzystywany w różnych branżach. Tradycyjnie używa się go do cyfrowej wymiany dokumentów biznesowych, w tym faktur. Jest on obecnie adaptowany również do celów nowoczesnego e-fakturowania.

E-fakturowanie B2B (Business-to-Business) to cyfrowa wymiana faktur pomiędzy firmami. Sprzedawcy wysyłają faktury elektroniczne innym firmom dotyczące zakupu określonych towarów lub usług. Automatyzują w ten sposób skomplikowane procesy fakturowe, zwiększając dokładność i przyspieszając płatność.

E-fakturowanie B2C (Business-to-Consumer) dotyczy transakcji pomiędzy firmą a indywidualnym klientem. Firma wysyła faktury elektroniczne do klientów na podstawie dokonanych przez nich zakupów, tym samym promując wygodę, redukując zużycie papieru i proponując klientom cyfrowy zapis ich transakcji.

E-fakturowanie B2G (Business-to-Government) to e-fakturowanie pomiędzy firmami a podmiotami rządowymi. Firmy wysyłają faktury elektroniczne do agencji rządowych za dostarczone towary i usługi, przestrzegając specyficznych rządowych standardów i regulacji. To podejście zwiększa efektywność, przejrzystość i dokładność transakcji finansowych w sektorze publicznym.

Wiele rządów na całym świecie planuje lub już wprowadziło wymóg obowiązkowego e-fakturowania dla firm działających w granicach ich jurysdykcji. Inicjatywy poszczególnych rządów różnią się pod względem zakresu i złożoności, ale kieruje nimi ten sam cel, czyli modernizacja praktyk fakturowania i zredukowanie liczby oszustw podatkowych. Wprowadzone regulacje wymagają od firm dostosowania się do nowych zmian regulacji prawnych i uzyskania pełnej zgodności. Oznacza to wprowadzanie rozwiązań cyfrowych, zapewnienie dokładności danych i dostosowanie się do rządowych wymogów co do formatu i standardu danych. Nawet jeśli początkowo firmy muszą dokonać pewnych zmian, długoterminowe korzyści ich wprowadzenia to poprawa efektywności, zmniejszenie ilości błędów i lepsza zgodność z prawem podatkowym. Należy tutaj pytać raczej kiedy je wprowadzić, niż czy w ogóle.

Pierwszy krok w stronę e-fakturowania to ten najbardziej ekscytujący. Niezależnie, czy nastąpił on z powodu zapytań klientów, czy też własnego postanowienia całkowitego zautomatyzowania procesów e-fakturowania, jest to najważniejszy z kroków prowadzących do stworzenia jasnego planu celów firmy. Rozpoczęcie podróży poprzez uzyskanie małego, ale elastycznego rozwiązania to najczęściej najlepsza droga, by następnie spokojnie rozwijać się zgodnie z powziętymi założeniami. Takie podejście pomaga w produktywnym i satysfakcjonującym podążaniu zgodnie z naszymi biznesowymi aspiracjami i potrzebami każdej firmy. Oto, o czym warto pamiętać:

Zaangażowanie ze strony firmy: Osiągnięcie sukcesu we wprowadzaniu e-fakturowania wymaga zaangażowania na wielu poziomach organizacyjnych. Bardzo ważne jest tutaj wsparcie najwyższego szczebla, by zapewnić wystarczające zasoby, czas i wysiłek potrzebne projektowi. Warto wyjaśnić wszystkie korzyści e-fakturowania także udziałowcom, by oni również "kupili" ten pomysł.

Wybór najlepszego rozwiązania do e-fakturowania: Dostępnych jest wiele różnych rozwiązań, od prostego oprogramowania fakturującego do bardziej zaawansowanych systemów, które zintegrują już istniejący system ERP z globalną siecią. Warto wybrać takie rozwiązanie, które odpowiada potrzebom firmy.

Integracja z istniejącymi systemami: Dobrze wprowadzone nowe rozwiązania powinny płynnie zintegrować się z już istniejącymi systemami, takimi jak oprogramowanie księgowe, systemy ERP i inne narzędzia finansowe. Integracja jest niezbędna do uzyskania wysokoefektywnego przepływu danych pomiędzy różnymi systemami i minimalizacji przestojów podczas wprowadzania zmian.

Zasięg sieci: Konieczny do rozważenia jest także zasięg sieci oferowany przez dostawcę. Wybranie takiego dostawcy, którego sieć łączy dużą liczbą firm pomaga zapewnić nowo podłączonej firmie automatyczną wymianę e-faktur ze zróżnicowaną i rozwijającą się siatką klientów i sprzedawców.

Zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi: Warto upewnić się, że zarówno dostawca, jak i rozwiązanie mają możliwość wsparcia firmy w dostosowywaniu się do ciągle zmieniających się wymogów i unikaniu sankcji oraz problemów prawnych.

Przepływ wychodzący, przychodzący czy obydwa? Kolejną ważną sprawą jest zdefiniowanie zakresu powziętego projektu. Czy cyfryzacji podlegać mają połączenia z dostawcami (automatyzacja procesów AP), klientami (automatyzacja procesów AR), czy też obydwa powyższe? Dobry dostawca usług powinien spełniać wszystkie potrzeby.

Wprowadzanie partnerów biznesowych: Aby firma mogła w pełni korzystać z dobrodziejstw e-fakturowania, powinna włączyć w ten proces również swoich partnerów handlowych - dostawców i klientów. Dostawca usług e-fakturowania powinien zatem pomóc w ich wprowadzeniu do sieci, przekazując im informacje o nabytych wartościach i dając jak najlepsze szanse nowemu projektowi cyfryzacji.

Fakturowanie elektroniczne to przełom dla firm poszukujących sposobu na automatyzację procesów fakturowania, redukcję kosztów i zwiększenie efektywności. Wprowadzenie e-fakturowania oszczędza czas, zmniejsza ryzyko błędów i poprawia zarządzanie płynnością finansową. Dodatkowo jest ono przyjazne dla środowiska, redukując zużycie papieru. Świat staje się coraz bardziej scyfryzowany, w życie wchodzą nowe wymagania prawne, a e-fakturowanie to najważniejszy krok ku zrównoważonemu rozwojowi i efektywnej przyszłości firmy każdych rozmiarów. Mamy nadzieję, że przekazane tutaj informacje okażą się pomocne w zapewnieniu dobrego startu na drodze do e-fakturowania i osiągnięciu maksymalnych korzyści z jego wprowadzenia.

Artykuł ten został pierwotnie opublikowany 18. lutego 2021 roku i zaktualizowany 28. września 2023 roku.