Hewlett Packard Enterprise: Osiągnięcie lokalnej zgodności w 29 krajach

Hewlett Packard Enterprise to jeden z wiodących na świecie biznesów technologicznych, zatrudniający około 60 000 pracowników. Firma została podzielona na sektory biznesowe zapewniające szeroką gamę produktów i rozwiązań. Taka konfiguracja stanowiła wyzwanie dla wdrożenia jednej i ustandaryzowanej struktury faktur. Z powodu różnorodnych treści i układów faktur w połączeniu z wymaganiami klientów oraz rynku lokalnego zarządzanie fakturami było czasochłonne i ostatecznie skłoniło to HPE do wdrożenia usług e-fakturowania Pagero.

„Faktem jest”, mówi Mihai Chiriac, Program Manager of the EMEA & APJ e-invoicing program w HPE, „że nie ma globalnych standardów przesyłania komunikatów biznesowych. Niemal w każdym przypadku potrzebujemy dostosowań w oparciu o wymagania klienta lub specyfikę danego kraju, co okazuje się bardzo trudne do wdrożenia bez dostawcy takiego jak Pagero”.

Współpraca pomiędzy HPE i Pagero rozpoczęła się w 2008 roku, kiedy szwedzki rząd wprowadził wymagania dotyczące e-fakturowania. W czasie, gdy firmy zaczęły współpracę, Pagero działało już w innych krajach skandynawskich i w pozostałej części regionu EMEA. Moment okazał się dobry, ponieważ HPE z miesiąca na miesiąc potrzebowało usług e-fakturowania w coraz większej liczbie krajów.

Nazar Paradivskyy, VP Regulatory Affairs w Pagero, mówi: „Ścisła współpraca z HPE wymaga od nas bycia czujnym i stałego śledzenia najnowszych zmian regulacyjnych na całym świecie. Utrzymanie elastyczności i zgodności naszych usług jest kluczowe szczególnie w obecnych w czasach, w których rządy stają się pionierami w zakresie nowych technologii i kontroli cyfrowych. Nieustannie doskonalimy naszą ofertę, aby móc zaspokajać potrzeby HPE w ponad 29 krajach.”

Jak zapewnia Chiriac: "Pagero od samego początku pokazało, że jest postępową firmą ze skrupulatnie kompetentnym personelem. Nasza bliska interakcja i ich niezwykle zorientowane na usługi podejście znacznie przewyższają innych dostawców, z którymi mieliśmy do czynienia. Za każdym razem, gdy napotykaliśmy wyzwania podczas wdrażania lub różnego rodzaju ograniczenia techniczne, Pagero stawało na wysokości zadania i znajdowało rozwiązanie!"

HPE korzysta obecnie z usług Pagero w 28 krajach regionu EMEA i Indiach, co wiąże się z szeroką gamą wymogów zgodności biznesowej, a także szeregiem specyficznych potrzeb dla poszczególnych klientów.

„Z pomocą Pagero byliśmy w stanie spełnić nasze wymagania podatkowe i prawne związane z fakturowaniem we wszystkich 29 krajach, w których działamy jako dostawcy usług e-fakturowania. Zgodność z przepisami w zakresie formatu i przesyłania faktur coraz częściej zaczyna być narzucana przez rządy, a każdy kraj wiąże się z nowym zestawem wyzwań. Kraje, które wybrały infrastrukturę Peppol, z łatwością ją wdrożyły. Jednak inne kraje, takie jak Hiszpania, Włochy czy Indie, wdrożyły bardziej złożone projekty i systemy walidacji, w przypadku których możliwości Pagero błyszczały najmocniej” — mówi Chiriac.

Stale rosnąca liczba klientów otrzymuje e-faktury w całym regionie EMEA. HPE odnotowuje 100% wzrost transakcji e-fakturami każdego roku od 2017 roku. „Fakt, że rządy na całym świecie zaczynają wprowadzać obowiązkowe e-fakturowanie, zdecydowanie pokazuje rosnące znaczenie e-fakturowania i wpływ, jaki usługi Pagero wywarły na naszą firmę”, mówi Chiriac.

W ciągu roku liczba projektów e-fakturowania HPE wzrosła o 250%. W bazie danych projektów HPE znajduje się prawie 3 000 klientów oczekujących na wdrożenie, a 10 000 klientów już wdrożyło e-fakturowanie.

„Dzięki Pagero firma HPE wyeliminowała ryzyko błędów w fakturach. Ogólnie rzecz biorąc, czas przetwarzania faktur został znacznie skrócony – w ciągu kilku godzin lub nawet minut wiemy, czy faktura została pomyślnie przesłana, czy odrzucona. Takiego czasu realizacji nie da się powtórzyć w przypadku fakturowania w formie papierowej, które może zająć siedem lub więcej dni, zanim dotrze do miejsca docelowego i zostanie zaakceptowane przez klienta” — mówi Chiriac.

„Praca z Pagero i wdrażane z nimi e-fakturowania klientów są proste. Ich rozwiązania są elastyczne i można je łatwo dostosowywać. Wierzę, że podstawowe kompetencje, „know-how” i zorientowanie na klienta, które Pagero stale wnosi, są kluczowymi składnikami, które sprawiają, że relacje między Pagero i HPE są niezawodne i godne zaufania” – podsumowuje Chiriac.