E-fakturowanie

E-fakturowanie, czyli elektroniczna wymiana faktur, to nowoczesny sposób przekazywania dokumentów pomiędzy dostawcami a odbiorcami w ustrukturyzowanym, maszynowo odczytywalnym formacie. W odróżnieniu od tradycyjnych faktur w formacie PDF czy skanowanych dokumentów, prawdziwe e-fakturowanie opiera się na bezpośredniej wymianie danych pomiędzy systemami finansowymi, co całkowicie eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania.

To rozwiązanie stanowi przełom w zarządzaniu finansami – umożliwia automatyzację całego procesu obsługi faktury, od jej wystawienia aż po rozliczenie płatności. Ustandaryzowany format danych pozwala na płynną integrację z systemami księgowymi, platformami ERP oraz innym oprogramowaniem finansowym.

Coraz więcej państw na świecie wprowadza obowiązek e-fakturowania jako część cyfrowej transformacji gospodarki, której celem jest zwiększenie zgodności podatkowej, ograniczenie nadużyć oraz poprawa przejrzystości finansowej. Przepisy regulujące e-fakturowanie różnią się jednak w zależności od kraju, co stawia przed firmami działającymi międzynarodowo szereg wyzwań związanych z zapewnieniem zgodności.

Dzięki globalnej sieci zgodności Pagero, organizacje mogą z łatwością sprostać tym zróżnicowanym wymaganiom, zyskując jednocześnie liczne korzyści operacyjne: niższe koszty przetwarzania, minimalizację błędów, szybsze realizowanie płatności oraz lepszą współpracę z dostawcami – wszystko to przekłada się na efektywniejsze zarządzanie finansami.

Więcej na ten temat przeczytasz na naszym blogu: Czym jest e-fakturowanie?

Pagero to nie tylko dostawca usług – jesteśmy strategicznym partnerem wspierającym Twoją firmę na każdym etapie cyfrowej transformacji. Oto kluczowe aspekty, które nas wyróżniają i dostarczają naszym klientom wyjątkową wartość:

Największa globalna sieć e-fakturowania

Pagero buduje swoją działalność na fundamentach otwartości i interoperacyjności, łącząc już ponad 14 milionów firm na całym świecie. Tak szeroka sieć otwiera przed przedsiębiorstwami nieograniczone możliwości płynnej wymiany dokumentów biznesowych na rynkach międzynarodowych.

Podwójna ekspertyza: automatyzacja i zgodność

W przeciwieństwie do dostawców skupiających się wyłącznie na automatyzacji lub zgodności z przepisami, Pagero oferuje pełną synergię tych dwóch obszarów w ramach jednej, spójnej platformy technologicznej. To zintegrowane podejście pozwala firmom czerpać maksymalne korzyści operacyjne bez konieczności zarządzania wieloma rozwiązaniami czy dostawcami.

Technologia skalowalna i wiodąca w branży

Nasza technologia została stworzona z myślą o skalowalności, wspierając rozwój biznesu poprzez gotowe rozwiązania umożliwiające wejście na nowe rynki. Dzięki takiej architekturze e-fakturowanie rozwija się wraz z Twoją firmą – bez ograniczeń.

Szczególne kompetencje w zakresie zgodności

Pagero z łatwością i precyzją radzi sobie nawet z najbardziej złożonymi wymogami dotyczącymi zgodności z przepisami. Szeroka znajomość przepisów na rynkach międzynarodowych sprawia, że Twoja firma pozostaje zgodna z regulacjami w każdej jurysdykcji – bez względu na ich złożoność.

Aktywne kształtowanie branży i innowacji
Pagero nie tylko wdraża nowoczesne rozwiązania, ale także aktywnie uczestniczy w kształtowaniu przyszłości branży. Dzięki współpracy z organami państwowymi i organizacjami, takimi jak Peppol, wspieramy rozwój systemów ciągłej kontroli transakcji (CTC), które łączą potrzeby biznesu i administracji publicznej. Dzięki temu nasi klienci zawsze są o krok przed konkurencją.

Tak, Pagero w pełni obsługuje zarówno e-fakturowanie B2B (business-to-business), jak i B2G (business-to-government). Nasza sieć umożliwia bezpośrednie połączenie zarówno z systemami Twoich partnerów handlowych, jak i z rządowymi portalami do e-fakturowania. Takie zintegrowane podejście eliminuje konieczność zarządzania wieloma systemami lub interfejsami. Wystarczy jedno połączenie z Pagero Network, aby Twoja organizacja mogła wysyłać i odbierać zgodne z przepisami e-faktury z dowolnym partnerem biznesowym lub instytucją rządową – co znacząco upraszcza procesy i ogranicza obciążenia administracyjne.

E-fakturowanie stanowi skuteczną barierę ochronną przed oszustwami, tworząc zaawansowany system zabezpieczeń, którego nie zapewniają tradycyjne faktury papierowe czy PDF.

Dzięki automatycznym kontrolom w czasie rzeczywistym, kompleksowemu szyfrowaniu i odpornym na manipulacje podpisom cyfrowym, e-fakturowanie zapobiega nieautoryzowanym zmianom w dokumentach.

W przeciwieństwie do konwencjonalnych metod, gdzie fałszywe lub podrobione faktury mogą łatwo pozostać niezauważone, e-fakturowanie wymaga bezpiecznego uwierzytelnienia i automatycznie porównuje dane dostawcy z zamówieniami oraz potwierdzeniami dostawy – natychmiast wychwytując wszelkie rozbieżności, które mogłyby umknąć uwadze człowieka.

Korzystając z Pagero Network, firmy zyskują pewność co do tożsamości swoich partnerów handlowych oraz standaryzację formatów wymiany dokumentów, co eliminuje potencjalne luki w zabezpieczeniach. Dzięki temu obsługa faktur staje się nie tylko bardziej efektywna, lecz przede wszystkim bezpieczna i stanowi realne wzmocnienie ochrony całej organizacji.

Globalna sieć Pagero wspiera firmy prowadzące działalność międzynarodową, zapewniając zgodność dokumentów z przepisami obowiązującymi w wielu jurysdykcjach. Nasza technologia:

• Weryfikuje dokumenty w czasie rzeczywistym pod kątem specyficznych wymagań prawnych danego kraju
• Dostosowuje się do lokalnych formatów, przepisów podatkowych i ram regulacyjnych
• Umożliwia płynną współpracę z partnerami handlowymi na całym świecie poprzez naszą sieć
• Gwarantuje zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi e-fakturowania w różnych regionach
• Zapewnia scentralizowane zarządzanie przepływem dokumentów transgranicznych

Dzięki tym możliwościom nie musisz korzystać z oddzielnych systemów dla każdego kraju, a wszystkie dokumenty Twojej firmy spełniają lokalne wymagania — niezależnie od tego, gdzie prowadzisz działalność.

Nawet jeśli Twoi klienci lub dostawcy nie są jeszcze gotowi na wdrożenie e-fakturowania, Pagero zapewnia sprawną i zgodną z przepisami wymianę dokumentów. Nasza sieć dostosowuje się do różnych poziomów cyfryzacji partnerów biznesowych, oferując szeroki wachlarz rozwiązań:

• Konwersja plików PDF – przekształcamy faktury w formacie PDF do ustrukturyzowanych, elektronicznych formatów zgodnych z obowiązującymi regulacjami,
• Obsługa faktur papierowych – dzięki usługom skanowania możliwe jest włączenie faktur papierowych do elektronicznego obiegu,
• Portal internetowy dla partnerów – umożliwia wysyłanie i odbieranie dokumentów w formie elektronicznej bez konieczności wdrażania własnych systemów,
• Wdrażanie dostawców – wspieramy Twoich partnerów w stopniowym przechodzeniu na e-fakturowanie, dostosowując tempo do ich możliwości.

Dzięki tym rozwiązaniom możesz utrzymać efektywność i zgodność swoich procesów, niezależnie od poziomu zaawansowania technologicznego kontrahentów. Wraz z rozwojem globalnych regulacji dotyczących e-fakturowania, nasze narzędzia zapewniają elastyczność i płynne przejście do pełnej, elektronicznej wymiany dokumentów w przyszłości.

Pagero umożliwia obsługę faktur w praktycznie każdym formacie, automatycznie przekształcając je do standardu wymaganego przez odbiorcę. Nasza sieć wspiera wszystkie najważniejsze elektroniczne formaty, takie jak PEPPOL BIS, UBL, cXML czy EDI, a także umożliwia przetwarzanie faktur PDF i papierowych dzięki usłudze skanowania.

Każda faktura, która trafia do naszej sieci, jest najpierw poddawana walidacji, a następnie konwertowana do formatu zgodnego z wymaganiami technicznymi i prawnymi odbiorcy. Dzięki temu masz pewność, że dokumenty zawsze spełniają lokalne przepisy oraz indywidualne potrzeby partnerów biznesowych.

Dla firm prowadzących działalność na wielu rynkach i korzystających z różnych formatów, Pagero przejmuje na siebie całość procesu konwersji, eliminując konieczność ręcznej ingerencji czy utrzymywania wielu punktów integracji. Dzięki temu wszelkie kluczowe dane z faktury są zachowane, a dokumenty trafiają do odbiorców szybko i bezbłędnie – niezależnie od ich pierwotnego formatu.

Cały proces konwersji jest w pełni zautomatyzowany, transparentny i zapewnia integralność danych na każdym etapie cyklu życia dokumentu.

Pagero oferuje wszechstronne wsparcie zarówno podczas wdrożenia, jak i w stałym utrzymaniu zgodności, gwarantując sprawne funkcjonowanie Twojej firmy na każdym etapie współpracy. Oto, na co możesz liczyć:

Dedykowana obsługa: Proponujemy elastyczne pakiety usług, dostosowane do zróżnicowanych potrzeb przedsiębiorstw. Nasz doświadczony zespół wsparcia pozostaje do Twojej dyspozycji, oferując fachową pomoc i szybkie rozwiązywanie wszelkich problemów.

Profesjonalne wsparcie wdrożeniowe: Proces wdrożenia w Pagero został zaprojektowany tak, by był maksymalnie przejrzysty i efektywny. Towarzyszymy Ci na każdym kroku – od pierwszej konfiguracji, aż po pełną integrację systemów, dbając o ich optymalną wydajność. Nasi eksperci skrupulatnie analizują Twoje potrzeby, by zaproponować rozwiązania najlepiej dopasowane do specyfiki Twojej działalności.

Aktualności regulacyjne i doradztwo: W świecie dynamicznie zmieniających się przepisów, Pagero dba o to, byś zawsze był na bieżąco z obowiązującymi regulacjami. Regularnie informujemy o najnowszych zmianach oraz aktywnie monitorujemy sytuację prawną, by zapewnić Twojej firmie pełną zgodność w różnych krajach. Oferujemy wsparcie merytoryczne i praktyczne porady – od bezpłatnych przewodników po indywidualne konsultacje z ekspertami z naszego Compliance Center of Excellence.

Pagero wdraża zaawansowane i kompleksowe mechanizmy bezpieczeństwa, aby zapewnić pełną ochronę danych z faktur na każdym etapie ich przetwarzania. Nasza infrastruktura opiera się na wielowarstwowych zabezpieczeniach – stosujemy szyfrowanie end-to-end zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania danych, regularnie przeprowadzamy testy penetracyjne oraz prowadzimy nieprzerwany monitoring bezpieczeństwa.

Nasza platforma spełnia międzynarodowe standardy i posiada uznane certyfikaty, takie jak ISO 27001 i 27701 w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji, ISAE 3000 SOC2 oraz ISAE 3402 SOC1 dotyczące kontroli organizacji usługowych, a także wymogi RODO w zakresie ochrony danych osobowych. Wszystkie nasze centra danych są wyposażone w redundantne systemy i poddawane regularnym audytom bezpieczeństwa.

Kontrola dostępu opiera się na zasadzie minimalnych uprawnień, a dodatkową ochronę zapewniają uwierzytelnianie wieloskładnikowe oraz uprawnienia nadawane w oparciu o role, co gwarantuje, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do wrażliwych informacji. Dodatkowo prowadzimy szczegółowe rejestry wszystkich działań w systemie, co zapewnia przejrzystość i możliwość audytu.

System bezpieczeństwa Pagero jest nieustannie monitorowany, weryfikowany i aktualizowany, aby skutecznie odpowiadać na pojawiające się zagrożenia – masz więc pewność, że dane Twoich faktur są bezpieczne przez cały czas.

Nasze rozwiązania zostały stworzone z myślą o elastyczności i skalowalności, dzięki czemu doskonale odpowiadają na potrzeby zarówno dynamicznie rozwijających się lokalnych przedsiębiorstw, jak i międzynarodowych korporacji.

Najlepszym sposobem, aby się o tym przekonać, jest indywidualna konsultacja. Nasi eksperci z uwagą wysłuchają Twoich oczekiwań i wyzwań, a następnie zaprezentują, jak nasze rozwiązania w zakresie e-fakturowania oraz zgodności mogą usprawnić i zautomatyzować codzienne procesy w Twojej firmie.

Z przyjemnością przygotujemy dla Ciebie dedykowaną prezentację, skupiając się na tych funkcjonalnościach i produktach, które najlepiej odpowiadają specyfice Twojej działalności. Dzięki temu zobaczysz, jak Pagero może efektywnie zintegrować i zoptymalizować procesy biznesowe w Twojej organizacji.

Skontaktuj się z nami już dziś!