Hewlett Packard Enterprise: Lokale Compliance in 29 Ländern erreichen

Hewlett Packard Enterprise (HPE) ist eines der weltweit führenden Technologieunternehmen und beschäftigt in seinen Niederlassungen auf der ganzen Welt rund 60.000 Teammitglieder. Die Strukturierung in Geschäftsbereiche, die eine breite Palette von Produkten und Lösungen bieten, erschwerte die Umsetzung einer standardisierten Rechnungsstruktur. Die Vielfalt der Rechnungsinhalte und -layouts in Verbindung mit den Anforderungen der Kunden und der lokalen Märkte machte die Rechnungsverwaltung sehr zeitaufwändig und führte letztlich dazu, dass HPE Pageros Dienste für elektronische Rechnungen implementierte.

„Fakt ist“, sagt Mihai Chiriac, Program Manager des EMEA & Programms für elektronische Rechnungen bei HPE, „dass es keine globalen Standards für Business Messaging gibt. In fast allen anderen Fällen benötigen wir Anpassungen, die auf kunden- oder länderspezifischen Anforderungen basieren. Dies wäre ohne einen Anbieter wie Pagero, der Anreicherungen für die elektronische Rechnungen durchführt, sehr schwer zu implementieren.

Die Zusammenarbeit zwischen HPE und Pagero begann im Jahr 2008, als in Schweden gesetzliche Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt wurden. Als die Unternehmen Ihre Zusammenarbeit begannen, hatte sich Pagero bereits in die nordischen Länder vorgewagt und war dabei, die Situation in der restlichen EMEA-Region zu untersuchen. Der Zeitpunkt war günstig, da HPE schon bald monatlich Dienste zur elektronischen Rechnungsstellung in mehr und mehr Staaten benötigte.

„Die enge Zusammenarbeit mit HPE erfordert, dass wir wachsam bleiben und uns laufend über die neuesten regulatorischen Entwicklungen informieren. In diesem Zeitalter, in dem Regierungen den Weg für neue Technologien und digitale Kontrollen ebnen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass unsere Dienste flexibel und konform bleiben. Wir verbessern und erweitern unser Angebot laufend, um den HPE-Anforderungen in 29 Ländern gerecht zu werden,” sagt Nazar Paradivskyy, VP Regulatory Affairs bei Pagero.

„Pagero hat sich von Anfang an als fortschrittliches Unternehmen mit äußerst kompetenten und sachkundigen Mitarbeitern erwiesen“, so Chiriac. „Unsere enge Zusammenarbeit und ihr bemerkenswert serviceorientierter Ansatz übertreffen bei weitem alle anderen Anbieter, denen wir begegnet sind. Wann immer wir während der Implementierung auf Herausforderungen oder technische Einschränkungen stießen, stellte sich Pagero der Herausforderung und fand eine Lösung!“

HPE nutzt derzeit Pagero-Dienste in 28 EMEA-Ländern und in Indien. Dies bringt eine Vielzahl von geschäftlichen Compliance-Anforderungen mit sich, sowie verschiedene kundenspezifische Anforderungen an das Layout.

„Mit Hilfe von Pagero konnten wir unsere rechnungsbezogenen, steuerlichen und gesetzlichen Anforderungen in allen 29 Ländern erfüllen, in denen wir PAgero als Dienstleister für die elektronische Rechnungsstellung nutzen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für Rechnungsformat und Rechnungseinreichung (s. Compliance) wird zunehmend von den Regierungen vorgeschrieben, wobei jedes Mandat eine neue Reihe von Herausforderungen mit sich bringt. In Ländern, die die Peppol-Infrastruktur gewählt haben, war die Umsetzung einfach. Andere Länder wie Spanien, Italien und Indien haben jedoch komplexere Designs und Validierungssysteme umgesetzt, und in diesem Umfeld zeigen sich die Fähigkeiten von Pagero am schönsten“, sagt Chiriac.

Eine stetig wachsende Zahl von Kunden erhält elektronische Rechnungen in der EMEA-Region. HPE verzeichnet seit 2017 jedes Jahr einen Anstieg der Transaktionen mit elektronischen Rechnungen um 100 %. „Die Tatsache, dass Regierungen auf der ganzen Welt beginnen, eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung einzuführen, zeigt die wachsende Bedeutung der elektronischen Rechnungsstellung und die Auswirkungen, die Dienste von Pagero auf unser Unternehmen hatten“, betonnt Chiriac.

Innerhalb eines Jahres stieg die Zahl der HPE-Projekte, in denen elektronische Rechnungsstellung genutzt wurd, um 250 %. Sie haben fast 3 000 Kunden in ihrer Projektdatenbank, die auf die Implementierung im Jahr 2020 warten, und 10 000 Kunden, die bereits für E-Invoicing freigeschaltet sind.

„Mit Pagero hat HPE das Risiko von Rechnungsfehlern erheblich verringert. Insgesamt wurde die Rechnungsbearbeitungszeit enorm verkürzt – innerhalb weniger Stunden oder sogar Minuten wissen wir, ob eine Rechnung erfolgreich eingereicht oder abgelehnt wurde. Mit der Rechnungsstellung in Papierform kann eine solche Bearbeitungszeit nicht erreicht werden. Es kann bis zu sieben Tage oder länger dauern, bis sie am Zielort ankommt und vom Kunden angenommen wird“, sagt Chiriac.

„Die Zusammenarbeit mit Pagero und das Onboarding für Kunden zur elektronischen Rechnungsstellung einfach ist.  Ihre Lösungen sind flexibel und anpassbar. Ich glaube, dass die Kernkompetenzen, das ‚Know-how‘ und der kundenorientierte Zugang von Pagero die beständigen Schlüsselfaktoren sind, die die Beziehung zwischen Pagero und HPE zuverlässig und vertrauenswürdig gestalten“, schließt Chiriac.