HUS löst die manuelle Lagerverwaltung durch Automatisierung und Transparenz ab

HUS nutzt Konsignationslager in Verbindung mit ihren Gesundheitseinrichtungen, um einen einfachen Zugang zu medizinischen Gütern und Verbrauchsmaterialien zu ermöglichen, sowie monetäre Risiken zu minimieren und Überbestände zu vermeiden. Vor Pagero wurde die Effizienz der Lagerverwaltung durch einen arbeitsintensiven Prozess von der Bestellung bis zur Auslieferung eingeschränkt.

„Der Prozess war komplett manuell und damit zeitaufwendig“, sagt Martti Hirvensalo, Projektleiter bei HUS. „Wenn ein Produkt aus dem Konsignationslager entnommen wird, muss eine Benachrichtigung an den Lieferanten geschickt werden, damit er uns eine Rechnung stellen und das Produkt ersetzen kann, um unseren Bestand immer auf einem angemessenen Niveau zu halten. Die Erstellung einer Verwendungsmeldung für medizinische Güter erforderte die Eingabe verschiedener Daten in das ERP-System, einschließlich Chargen- und Seriennummern, zusammen mit vielen anderen komplexen Schritten“, erklärt er.

Hirvensalo beschreibt einen weiteren Mehraufwand, der sich aus mangelnder Transparenz und fehlenden Bestandsdaten ergab: „Der erste Indikator für die verbrauchten oder verwendeten Waren war die Lieferantenrechnung. Erst als die Rechnung ankam, konnten wir herausfinden, was mit diesen Waren passiert ist. Jeder in der Branche weiß, wie zeitaufwändig es ist, die Bestellhistorie manuell zu verfolgen, egal wie gut die Routinen sind. Außerdem hatten wir keinen Zugriff auf Informationen über das Produkt selbst, sondern nur über den Kaufvorgang.“

In Pagero Mobile fand HUS die Lösung, die sie suchten, so Hirvensalo. „Es ist ein gebrauchsfertiges Konzept“, sagt er, „das genau die Funktionalitäten enthält, die wir brauchten, um betriebliche Engpässe zu beseitigen und unsere Lagerverwaltung zu automatisieren. Außerdem hatte es sich in vollem Umfang bereits bei privaten und öffentlichen Gesundheitsdienstleistern in Deutschland bewährt. So haben wir 2019 die mobile Anwendung zunächst im Universitätsklinikum eingeführt und danach schrittweise in unseren anderen Einheiten implementiert.“

Hirvensalo führt Pagero Mobile auf eine beträchtliche Menge an frei gewordenen Ressourcen in der HUS-Kreditorenbuchhaltung zurück, einschließlich Rechnungsbearbeitung und rückwirkende Datenübertragungen.

„Die Verwendung eines Barcode-Scanners für den Versand von Bestellanforderungen bedeutet, dass die Daten direkt in unser System und in automatisierte interne Prozesse einfließen, ohne manuelle Eingriffe. Wir können auch sicher sein, dass wir das richtige Produkt zum richtigen Preis haben und dass es Teil der richtigen Vereinbarung ist. Und alle Daten sind sofort in unserem System verfügbar“, sagt Hirvensalo.

„Pagero Mobile hat uns wirklich geholfen, unsere Bestell- und Lagerprozesse zu verbessern. Intern nennen wir das System „Skarppi“ („Scharf“ auf Finnisch), was ein intelligentes und scharfes Werkzeug symbolisiert. Im Vergleich zu unserem manuellen Arbeitsablauf sparen wir jetzt mehrere Minuten pro Produkt, was eine enorme Verbesserung darstellt“, fügt er hinzu.

Hirvensalo betont, dass die Automatisierung wesentliche Transparenz und Genauigkeit in den Konsignationsprozess gebracht hat. Wenn die Daten des aus dem Konsignationslager entnommenen Produkts im System gespeichert werden, werden gleichzeitig die Identifikationsdaten dieses bestimmten Produkts bei einer bestimmten Verbrauchseinheit gespeichert. Folglich wird die spätere Rückverfolgbarkeit des Produkts einfacher. Darüber hinaus verbessern sich auch die Verbrauchsdaten in Echtzeit, sodass der Krankenhausbestand im Gleichgewicht bleibt.

„Wir sehen die Vorteile der Transparenz auch in der reduzierten Fehlerbehandlung des Materials. Im Prinzip sind alle Informationen im System von vornherein korrekt. Wenn der Barcode gescannt wird, werden die Produktinformationen sofort an die HUS-Lieferanten übermittelt, so dass ein sofortiger Austausch der verbrauchten Ware gewährleistet ist. Sollte der seltene Fehler auftreten, lässt er sich dank des sofortigen Zugriffs auf die Informationen problemlos beheben“, sagt er.

Die Ware des Konsignationslagers wird hauptsächlich für die Einsätze in Operationseinheiten verwendet. Die Menge des Lagerbestands muss jede Operation zu jedem beliebigen Zeitpunkt abdecken. Im Winter kommt es bei vereisten Gehwegen meist zu einer sofortigen Bedarfsspitze an bestimmten Produkten. Eine effiziente Lagerverwaltung sorgt jedoch für eine einfache Überwachung und dafür, dass die Operationen und der Betrieb reibungslos ablaufen.

„Die Zusammenarbeit mit Pagero war sehr reibungslos und positiv. Mit ihrer Unterstützung waren wir in der Lage, einen weiteren Schritt vorwärts in unserem Bestreben zu machen, unseren Betrieb zu entwickeln und zu verbessern“, resümiert Hirvensalo.