HUS effektiviserar lagerhanteringen med transparens och automation.

HUS har konsignationslager vid sina vårdinrättningar för att säkerställa enkel tillgång till medicinska produkter och minimera risker som överlager och onödiga kostnader. Tidigare var dock deras process för att hantera lager och beställningar både arbetsintensiv och ineffektiv.

"Allt gjordes manuellt och tog mycket tid," berättar Martti Hirvensalo, projektledare på HUS. "När vi använde en produkt behövde vi meddela leverantören så att de kunde fakturera oss och fylla på lagret. Det krävdes att vi manuellt registrerade mängder av information i vårt system – från serienummer till partinummer och mer därtill."

Dessutom saknades insyn i lagerstatus och förbrukning. "Vi fick först veta vad som förbrukats när fakturan kom från leverantören. Att manuellt spåra beställningshistorik är både tidskrävande och frustrerande, oavsett hur bra rutiner man har," säger Hirvensalo. "Vi hade helt enkelt ingen tydlig överblick över produkterna, bara transaktionerna."

Med Pagero har HUS kunnat automatisera dessa processer, vilket har frigjort tid och gett dem full kontroll över sina lager.

Enligt Martti Hirvensalo, projektledare på HUS, hittade de den perfekta lösningen i Pagero Mobile, en del av Pagero Health Solutions. "Det är ett färdigt koncept som direkt mötte våra behov. Det hjälpte oss att eliminera flaskhalsar och automatisera lagerhanteringen," berättar han.  

Pagero Mobile har redan bevisat sin effektivitet hos både privata och offentliga vårdgivare i Tyskland, vilket gjorde valet enkelt. "Vi introducerade den första mobila applikationen på Universitetssjukhuset 2019 och har sedan dess gradvis rullat ut lösningen till våra andra enheter," avslutar Hirvensalo.

Hirvensalo lyfter fram Pagero Mobile som en avgörande faktor för att frigöra resurser inom HUS ekonomiavdelning, särskilt när det gäller fakturahantering och att undvika manuella dataimporter i efterhand.

"Med hjälp av en streckkodsläsare kan vi skicka rekvisitioner direkt in i vårt system och de automatiserade interna processerna, utan manuell hantering. Vi kan också vara säkra på att vi får rätt produkt till rätt pris och att den ingår i rätt avtal. Dessutom är all data omedelbart tillgänglig i systemet," förklarar Hirvensalo.

"Pagero Mobile har verkligen förbättrat våra rekvisitions- och lagerprocesser. Internt kallar vi systemet för 'Skarppi' (det finska ordet för 'Sharp'), vilket symboliserar ett smart och effektivt verktyg. Jämfört med vårt tidigare manuella arbetsflöde sparar vi nu flera minuter per produkt, vilket är en enorm förbättring," avslutar han.

Hirvensalo lyfter fram att automatiseringen har gett avgörande transparens och noggrannhet i hanteringen av konsignationslager. När en produkt tas från lagret lagras all identifieringsdata direkt i systemet, kopplat till en specifik förbrukningsenhet. Detta gör spårbarheten av produkten betydligt enklare och hjälper till att hålla sjukhuslagren i balans med hjälp av realtidsdata.  

"Vi märker också att transparensen bidrar till minskad hantering av materialfel. I princip är all information i systemet korrekt redan från början. När streckkoden skannas skickas produktinformationen omedelbart till våra leverantörer, vilket säkerställer att förbrukade produkter snabbt ersätts. Och om ett fel mot förmodan uppstår är det enkelt att rätta till tack vare omedelbar tillgång till all relevant information," säger Hirvensalo.

Konsignationslager används främst för operationer inom kirurgiska enheter, där lagernivåerna alltid måste täcka behovet för alla ingrepp. När vintern kommer och hala trottoarer leder till fler olyckor, syns snabbt en ökad förbrukning av vissa produkter. Tack vare effektiv lagerhantering kan HUS enkelt övervaka lagerstatus och säkerställa att operationer och ingrepp kan genomföras utan avbrott.  

"Samarbetet med Pagero har varit väldigt smidigt och positivt. Med deras hjälp har vi kunnat ta ännu ett steg framåt i vårt arbete med att utveckla och förbättra våra processer," avslutar Hirvensalo.