Mitä on verkkolaskutus?

Verkkolaskutuksella tai sähköisellä laskutuksella tarkoitetaan laskutusprosessin digitaalista muutosta. Erikoistuneiden ohjelmistojen tai palvelujen hyödyntäminen laskutuksen eri vaiheiden automatisoimiseksi – laskujen laatimisesta ja jakelusta vastaanottoon ja arkistointiin. Tämä menetelmä auttaa yrityksiä nopeuttamaan laskutusta, parantamaan tarkkuutta ja noudattamaan laskutus- ja maksusääntöjä eri maissa.

Verkkolasku (sähköinen lasku) on asiakirja, jonka avulla laskutietojen välitys tavarantoimittajan ja ostajan välillä helpottuu. Se laaditaan, lähetetään, vastaanotetaan, käsitellään ja tallennetaan käyttämällä tiettyjä tietomuotoja, kuten XML:ää tai muita rakenteellisia tietomuotoja, joita ERP-järjestelmät voivat helposti käsitellä. Toisin kuin muut laskutyypit, verkkolasku pysyy digitaalisena koko elinkaarensa ajan aina laskun laatimisesta arkistointiin.

Tässä on lyhyt katsaus yleisimpiin laskutyyppeihin, jotka eivät lukeudu verkkolaskuihin, ja niiden eroihin. 

Paperilasku tai tulostettu lasku

Paperilaskut laaditaan useimmiten digitaalisesti, minkä jälkeen ne tulostetaan ja lähetetään postitse vastaanottajalle. Lasku saapuu vastaanottajalle viiveellä, eikä toimitus ole jäljitettävissä.

PDF-lasku (ja muut kuvatiedostot) 

PDF‑ tai Word-tiedostoina tai muina kuvatiedostoina sähköpostitse lähetettävät laskut ovat ensimmäinen askel kohti paperitonta laskutusta. Ne eivät kuitenkaan ole verkkolaskuja, koska tiedot on syötettävä manuaalisesti tai luettava skannerilla (OCR). Sähköpostitse lähetettävät laskut tulostetaan usein paperille täsmäytystä ja arkistointia varten.

Taulukko: Vertailu eri laskutyyppien eduista

Sähköisen laskutuksen käyttöönotosta voi olla hyötyä kaikenkokoisille yrityksille. Vaikka suuremmat organisaatiot voivat saada välittömämpiä kustannussäästöjä ja tehokkuushyötyjä, pienyritykset voivat myös hyötyä paperityön vähenemisestä, nopeammasta maksujen käsittelystä ja paremmasta tarkkuudesta. Nykypäivän liiketoimintaympäristössä verkkolaskutuksen merkityksen ymmärtäminen on yhä tärkeämpää, koska tehokkaampien ratkaisujen kysyntä kasvaa ja on usein asiakkaiden vaatimus. 

Uusimmasta Billentis-raportista käy ilmi, että perinteiseen paperilaskujen käsittelyyn verrattuna automatisoitu verkkolaskutus tuo useimmissa tapauksissa 60–80 prosentin kustannussäästöt (Bruno Koch, ”The E-invoicing Journey 2019-2025”, 4.1.5).

Mistä kaikki nämä säästöt tulevat? Oikein toteutettuna verkkolaskutus antaa yleiskuvan mahdollisista kustannussäästöistä ja voittomarginaaleista, mikä ei ole mahdollista PDF‑ ja paperilaskujen avulla. Tässä on muutamia verkkolaskutuksen etuja, jotka lisäävät sijoitetun pääoman tuottoa, tuovat pitkän aikavälin säästöjä ja parantavat liiketoimintaa yleisesti:

Ajansäästö: Laskutusprosessin automatisointi säästää aikaa vähentämällä manuaalisen tietojen syöttämisen ja käsittelyn tarvetta. Näin yritykset voivat keskittyä strategisempaan toimintaan.
 
Tarkkuus ja tehokkuus: Digitaalisten menetelmien käyttö vähentää manuaalisissa laskutusprosesseissa esiintyvien virheiden ja epätarkkuuksien riskiä, kuten tietojen syöttövirheitä ja kadonneita laskuja. Se mahdollistaa myös laskujen nopeamman käsittelyn ja hyväksymisen, mikä parantaa tehokkuutta.
 
Parempi kassavirran hallinta: Verkkolaskutuksen avulla yritykset voivat vastaanottaa maksuja nopeammin, parantaa kassavirran hallintaa ja nopeuttaa myyntisaatavien kiertoaikaa. Sähköinen laskutus tarjoaa myös paremman näkyvyyden ja hallinnan laskun tilan ja maksuhistorian seurannalle, ja helpottaa sitä myötä maksujen seurantaa ja hallintaa.

Turvallinen asiakirjojen ja tietojen vaihto: Salattu tiedostonsiirto, digitaaliset allekirjoitukset ja suojatut verkot tekevät verkkolaskutuksesta turvallisimman tavan lähettää ja vastaanottaa laskuja. Ei ole myöskään vaaraa, että laskut katoavat postissa tai suodattuvat roskapostiin.

Ympäristöystävällisyys: Verkkolaskutus ei ainoastaan auta vähentämään paperin käyttöä ja hiilidioksidipäästöjä; Se myös alentaa käyttökustannuksia ja auttaa luomaan läpinäkyvän ja luotettavan yrityskuvan ja brändinmaineen.

Lakivaatimusten täyttäminen: Verkkolaskutus oikean operaattorin kanssa varmistaa, että olet aina ajan tasalla ja noudatat niin paikallisia kuin kansainvälisiä verkkolasku-, vero  ja arkistointimääräyksiä.

Reaaliaikainen toimitus ja käsittely: Hyvä verkkolaskutusratkaisu mahdollistaa reaaliaikaisen näkymän asiakirjojen toimitus- ja käsittelytilasta pilvipohjaisten alustojen kautta tai suoraan ERP:stäsi.

Laadukas data: Digitalisoitumisen myötä voit käyttää ja analysoida rivitason tietoja, jotka edistävät liiketoiminnan kasvua parempien talous- ja hankintapäätösten kautta.

Seuranta ja jäljitettävyys: Verkkolaskutus seuraa automaattisesti tapahtumahistoriaa ja koko asiakirjan elinkaarta, joten sinun ei tarvitse käyttää aikaa sen tekemiseen manuaalisesti.

Etätyövalmius: Verkkolaskutus onnistuu missä vain ilman lisäresursseja, kuten tulostimia, skannereita tai postipalveluja.

Verkkolaskutus tehostaa taloushallinnon toimintoja parantamalla osto- ja myyntilaskujen hallintaa automatisoitujen työnkulkujen ja osto- ja myyntilaskuprosessien kautta. Tässä on vaiheittainen erittely ja nopea yleiskatsaus kustakin prosessista:

Myyntilaskuprosessi (lähtevät laskut)

1. Laskun luonti: Tämä on myyntilaskuprosessin ensimmäinen vaihe, jossa sähköinen lasku laaditaan ERP-järjestelmässä tai verkkolaskutusalustalla suoritetun palvelun tai toimitetun tuotteen laskuttamiseksi asiakkaalta.
2. Integrointi ja tietojen toimittaminen: Luotu lasku välitetään operaattorin kautta asiakkaalle strukturoidussa muodossa turvallisten, integroitujen ratkaisujen avulla, mikä auttaa ylläpitämään tietojen tarkkuutta ja eheyttä.
3. Validointi: Ennen kuin verkkolasku toimitetaan asiakkaalle, se validoidaan automaattisesti sääntöjen ja standardien noudattamisen varmistamiseksi.
4. Toimitus vastaanottajalle: Vahvistettu verkkolasku lähetetään asiakkaalle hänen haluamassaan muodossa sekä erityisten laskuvaatimustensa mukaisesti, mikä edesauttaa nopeita ja sujuvia transaktioita.

Ostolaskuprosessi (saapuvat laskut)

1. Laskun vastaanotto: Ostolaskuprosessin ensimmäinen vaihe alkaa verkkolaskun vastaanottamisella toimittajalta, joka on integroitu suoraan vastaanottajan talousjärjestelmään tai ERP:hen.
2. Integrointi ja tietojenkäsittely: Tässä vaiheessa järjestelmä käsittelee laskutiedot jäsennellyssä muodossa ja valmistelee nämä tarkempaa tarkastelua ja validointia varten, mikä varmistaa saumattoman integroinnin ja tiedonkulun.
3. Validointi: Kuten lähtevien laskujen prosessissa verkkolasku tarkastetaan automaattisesti, jotta tämä olisi varmasti määräysten mukainen, mikä edistää transaktioiden tarkkuutta ja läpinäkyvyyttä.
4. Lopullinen tallennus: Vahvistuksen jälkeen laskutiedot viedään automaattisesti talousjärjestelmään, mikä tehostaa maksu- ja laskunkäsittelyprosessia, ja päättää saumattoman ostolaskuprosessin tähän.

Sähköinen laskutus perustuu standardoituihin muotoihin, joilla varmistetaan laskujen rakenteen ja sisällön yhdenmukaisuus ja mahdollistetaan saumaton tietojenvaihto eri järjestelmien välillä. Joitakin laajalti käytettyjä laskutusstandardeja ovat:

JSON (JavaScript Object Notation): JSON on kevyt tiedonsiirtomuoto, jota sekä ihmisten että koneiden on helppo lukea ja kirjoittaa. Vaikka JSON yhdistetään yleisemmin verkkosovelluksiin, se on yleistymässä myös verkkolaskutuksessa, koska se on yksinkertainen ja yhteensopiva nykyaikaisten ohjelmointikielten kanssa.

XML (eXtensible Markup Language): XML on monipuolinen merkintäkieli, jota käytetään määrittelemään tietojen rakenne ja sisältö ihmisen luettavassa muodossa. Sitä käytetään laajalti verkkolaskutuksessa sen joustavuuden ja laajennettavuuden vuoksi. XML-pohjaisessa verkkolaskussa tietoelementit merkitään kuvaavilla elementeillä tai tageilla, mikä helpottaa tietojen tulkintaa ja käsittelyä.

Peppol BIS: Standardoitu formaattisarja, joka on suunniteltu erityisesti Peppol-verkoston hankintaprosesseihin liittyviä sähköisiä sanomia varten. Se helpottaa erilaisten hankintoihin liittyvien sanomien, kuten laskujen, saumatonta välitystä. Tämä standardi on olennainen osa nykyaikaisia sähköisen laskutuksen prosesseja, ja se edistää yhteentoimivuutta ja tehostaa viestintää eri liiketoimintajärjestelmien välillä yli rajojen.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport): EDIFACT on maailmanlaajuinen standardi sähköiselle tiedonsiirrolle (EDI), jota käytetään eri toimialoilla. Vaikka sitä on perinteisesti käytetty paperittomaan sanomaliikenteeseen, kuten laskujen välittämiseen, sitä mukautetaan myös nykyaikaisiin verkkolaskutusprosesseihin.

B2B (Business-to-Business) -verkkolaskutus viittaa yritysten väliseen sähköiseen laskuliikenteeseen. Myyjät lähettävät muille yrityksille verkkolaskuja tarjotuista tuotteista tai palveluista. Tämä tehostaa monimutkaisia laskutusprosesseja, parantaa tarkkuutta ja nopeuttaa maksusyklejä.

B2C (Business-to-Consumer) -verkkolaskutuksella tarkoitetaan yrityksen ja yksittäisten kuluttajien välistä sähköistä laskutusprosessia. Yritykset lähettävät asiakkaille sähköisiä laskuja ostoksista, edistävät käytännöllisyyttä, vähentävät paperin käyttöä ja tarjoavat asiakkaille digitaalisen tallenteen transaktioistaan.

B2G (Business-to-Government) -verkkolaskutus liittyy yritysten ja julkishallinnon yksiköiden väliseen sähköiseen laskutukseen. Yritykset lähettävät valtion virastoille sähköisiä laskuja tavaroista ja palveluista noudattaen tiettyjä valtion standardeja ja lakivaatimuksia. Tämä lähestymistapa lisää julkisen sektorin kanssa toteutettavien taloudellisten transaktioiden tehokkuutta, avoimuutta ja tarkkuutta.

Monet hallinnot eri puolilla maailmaa joko suunnittelevat tai ovat jo asettaneet pakollisia sähköisen laskutuksen vaatimuksia lainkäyttöalueellaan toimiville yrityksille. Näiden aloitteiden laajuus ja monimutkaisuus vaihtelevat, mutta usein niiden yhteisenä tavoitteena on laskutuskäytäntöjen nykyaikaistaminen ja veropetosten vähentäminen. Mandaatit edellyttävät, että yritykset mukauttavat laskutusprosessinsa uusien asetusten mukaisiksi. Tämä edellyttää digitaalisten ratkaisujen käyttöönottoa, tietojen tarkkuuden varmistamista ja hallitusten erityisten formaattien ja standardien noudattamista. Vaikka muutokset saattavat aluksi vaatia yrityksiltä sopeutumista, pitkän aikavälin etuja ovat tehokkuuden paraneminen, virheiden väheneminen ja verolakien parempi noudattaminen. Kyse on pikemminkin siitä, milloin kuin jos verkkolaskutukseen on siirryttävä.

Verkkolaskutuksen aloittaminen on merkittävä edistysaskel. Riippumatta siitä, onko tavoitteenasi asiakkaiden vaatimusten täyttäminen tai laskutusprosessin automatisoiminen, projektille tulisi ensimmäisenä määrittää selkeät tavoitteet. Alkuun voi olla viisasta valita yksinkertainen mutta skaalautuva palveluratkaisu, joka mahdollistaa vaiheittaisen etenemisen. Tällainen lähestymistapa on sekä tuottoisa että palkitseva, ja räätälöityy/räätälöitävissä tavoitteiden ja tarpeiden mukaisesti. Tässä on muutamia tärkeitä huomioita, joita on hyvä pitää mielessä:

Yrityksen sitoutuminen: Verkkolaskutuksen onnistunut käyttöönotto edellyttää sitoutumista organisaation eri osastoilta. On myös välttämätöntä saada tukea ylimmältä johdolta, jotta projektiin osoitetaan riittävästi resursseja, aikaa ja vaivaa. Kerro kaikille sidosryhmille verkkolaskutuksen eduista, saadaksesi heidät mukaan muutokseen.

Oikean verkkolaskuratkaisun valinta: Saatavilla olevia verkkolaskuratkaisuja on moneen – aina yksinkertaisista laskutusohjelmista kehittyneempiin ratkaisuihin, jotka integroituvat yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään (ERP). Valitse ratkaisu, joka sopii liiketoimintaasi ja tarpeisiisi.
 
Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin: Oikein tehtynä uusien ratkaisujen tulisi integroitua saumattomasti jo käytössä oleviin ratkaisuihin, kuten kirjanpito-ohjelmiin, toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP) ja muihin taloushallinnon työkaluihin. Integrointi on ratkaisevan tärkeää eri järjestelmien välisen tiedonkulun sujuvuuden kannalta ja käyttöönoton aikaisten häiriöiden minimoimiseksi.
 
Verkoston tavoitettavuus: Toimittajan verkoston tavoitettavuus on tärkeä huomioida. Mitä enemmän yrityksiä toimittajan käytössä olevassa verkostossa on kiinni, sitä saumattomammin voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja sekä tavoittaa suuria määriä asiakkaita ja toimittajia tiedonvaihtoa varten. 
 
Lakivaatimusten noudattamisen varmistaminen: Varmista, että palveluntarjoajasi ja ratkaisusi avulla pystyt noudattamaan jatkuvasti muuttuvia verkkolaskuvaatimuksia, jotta vältyt rangaistuksilta ja oikeudellisilta ongelmilta myöhemmin.

Lähtevä vai saapuva sanomaliikenne vai molemmat? Toinen tärkeä näkökulma on määritellä projektisi laajuus. Haluatko digitalisoida ostolaskut (ostolaskuprosessin automatisointi), myyntilaskut (myyntilaskuprosessin automatisointi) vai molemmat? Varmista, että valitset palveluntarjoajan, joka kattaa kaikki laskutustarpeesi.

Liikekumppanien perehdyttäminen: Jotta sähköisen laskutuksen kaikki edut tulisi hyödynnetyksi, on tärkeää saada liikekumppanit, kuten tavarantoimittajat ja asiakkaat, mukaan muutokseen. Varmista, että palveluntarjoajasi pystyy tarjoamaan apua toimittajien perehdyttämiseen, arvon viestimiseen liikekumppaneillesi ja verkkolaskuprojektisi onnistuneeseen toteutukseen. 

Sähköisellä laskutuksella on suuri merkitys yrityksille, jotka haluavat virtaviivaistaa laskutusprosessejaan, vähentää kustannuksiaan ja parantaa tehokkuuttaan. Siirtymällä verkkolaskutukseen voit säästää aikaa, vähentää virheitä ja parantaa kassavirran hallintaa. Lisäksi verkkolaskutukseen liittyy ympäristöhyötyjä, paperipohjaisen laskutuksen vähentyneiden ympäristövaikutusten myötä. Maailman digitalisoituessa ja uusien lakivaatimusten astuessa voimaan verkkolaskutuksesta tulee entistä tärkeämpi seuraava askel kohti kestävämpää ja tehokkaampaa tulevaisuutta kaikenkokoisille yrityksille. Toivomme, että yllä olevat tiedot auttavat sinua pääsemään hyvään alkuun verkkolaskutuksen käyttöönotossa ja hyötymään siitä. 

Tämä teksti on julkaistu alun perin 18. helmikuuta 2021, ja sitä on päivitetty viimeksi 28. syyskuuta 2023.