Sähköinen lasku eli verkkolasku ei välttämättä ole uusi käsite, mutta sen todellisessa merkityksessä on yhä hieman epäselvyyttä. Alla on vastauksia joihinkin tätä termiä koskeviin kysymyksiin. Tarkastelemme myös verkkolaskutuksen etuja verrattuna muihin yleisesti käytettyihin laskutyyppeihin.
Mikä on verkkolasku?
Verkkolasku on lasku, joka laaditaan, lähetetään, vastaanotetaan, käsitellään ja tallennetaan sähköisesti käyttäen tiettyjä asiakirjamuotoja. Verkkolasku on digitaalisessa muodossa koko elinkaarensa ajan aina laskun laatimisesta arkistointiin.
Verkkolaskutus voi auttaa korvaamaan manuaaliset työtehtävät automatisoiduilla säännöillä ja toiminnoilla, joilla parannetaan tehokkuutta, minimoidaan virheet ja autetaan yrityksiä noudattamaan verkkolaskutusta koskevaa lainsäädäntöä.
Mitä ei pidetä verkkolaskuna?
Vaikka hyväksyttyjä verkkolaskumuotoja on monia, kaikki digitaaliset laskut eivät ole verkkolaskuja. Seuraavassa on kahdenlaisia laskuja, jotka eivät lukeudu verkkolaskuihin:
PDF-laskut, jotka lähetetään yleensä sähköpostitse, eivät ole verkkolaskuja. PDF-laskuja ei voi käsitellä automaattisesti, koska niitä ei lähetetä jäsennellyssä muodossa.
Paperilaskut, vaikka ne olisivat muunnettu digitaaliseen muotoon, eivät ole verkkolaskuja, koska niitä ei ole laadittu sähköisesti.
Laskutyyppien erot
Tässä on lyhyt katsaus yleisimpiin laskutyyppeihin ja niiden eroihin.
Paperilasku tai tulostettu lasku
Paperilaskut laaditaan useimmiten digitaalisesti, minkä jälkeen ne tulostetaan ja lähetetään postitse vastaanottajalle. Lasku saapuu vastaanottajalle viiveellä, eikä toimitus ole jäljitettävissä.
PDF-lasku (ja muut kuvatiedostot)
PDF‑ tai Word-tiedostoina tai muina kuvatiedostoina sähköpostitse lähetettävät laskut ovat ensimmäinen askel kohti paperitonta laskutusta. Ne eivät kuitenkaan ole verkkolaskuja, koska tiedot on syötettävä manuaalisesti tai luettava skannerilla (OCR). Sähköpostitse lähetettävät laskut tulostetaan usein paperille täsmäytystä ja arkistointia varten.
Verkkolasku
Verkkolasku laaditaan, lähetetään, vastaanotetaan ja käsitellään sähköisesti. Verkkolaskutus on integroitu ratkaisu, joka mahdollistaa täysin automatisoidun liikenteen yrityksen ERP-järjestelmästä toiseen.
| Paperilasku | PDF-lasku | Verkkolasku | |
|---|---|---|---|
| Ei järjestelmämuutoksia | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Kustannustehokas | X | Kyllä | Kyllä |
| Tehostaa toimintaa | X | X | Kyllä |
| Turvallinen | X | X | Kyllä |
| Reaaliaikainen toimitus ja käsittely | X | X | Kyllä |
| Mahdollistaa automatisoidut toiminnot | X | X | Kyllä |
| Korkea datan laatu | X | X | Kyllä |
| Seuranta ja jäljitettävyys | X | X | Kyllä |
| Parempi kassavirta ja lyhyempi myyntisaatavien kiertoaika | X | X | Kyllä |
| Korkea sijoitetun pääoman tuotto | X | X | Kyllä |
| Ympäristöystävällinen | X | X | Kyllä |
Taulukko: Vertailu eri laskutyyppien eduista
Maksuton verkkolaskutuksen webinaari
Mitkä ovat verkkolaskutuksen edut?
Uusimmasta Billentis-raportista käy ilmi, että perinteiseen paperilaskujen käsittelyyn verrattuna automatisoitu verkkolaskutus tuo useimmissa tapauksissa 60–80 prosentin kustannussäästöt (Bruno Koch, ”The E-invoicing Journey 2019-2025”, 4.1.5).
Mistä kaikki nämä säästöt tulevat? Oikein toteutettuna verkkolaskutus antaa yleiskuvan mahdollisista kustannussäästöistä ja voittomarginaaleista, mikä ei ole mahdollista PDF‑ ja paperilaskujen avulla. Tässä on muutamia verkkolaskutuksen etuja, jotka lisäävät sijoitetun pääoman tuottoa, tuovat pitkän aikavälin säästöjä ja parantavat liiketoimintaa yleisesti:
- Automatisoidut toiminnot:
Verkkolaskutus mahdollistaa aikaa vievien ja virhealttiiden tehtävien (kuten tietojen syöttö, täsmäytykset ja hyväksynnät) automatisoinnin, jolloin henkilöstön aika vapautuu tuottavampiin tehtäviin.
Parempi kassavirta ja lyhyempi myyntisaatavien kiertoaika:
Paperitöiden ja manuaalisten työtehtävien minimointi voi nopeuttaa myyntisaatavien kiertoaikaa useimmissa tapauksissa useilla päivillä.- Turvallinen asiakirjojen ja tietojen vaihto:
Salattu tiedostonsiirto, digitaaliset allekirjoitukset ja suojatut verkot tekevät verkkolaskutuksesta turvallisimman tavan lähettää ja vastaanottaa laskuja. Ei ole myöskään vaaraa, että laskut katoavat postissa tai suodattuvat roskapostiin.
- Reaaliaikainen toimitus ja käsittely:
Tarkastele asiakirjojen reaaliaikaista toimitus‑ ja käsittelytilaa pilvipohjaisilla alustoilla tai suoraan ERP-järjestelmästä.
- Laadukas data:
Verkkolaskutuksen avulla voit käyttää ja analysoida rivitason tietoja, jotka vauhdittavat liiketoiminnan kasvua parempien talous‑ ja hankintapäätösten avulla.
- Laskujen tarkkuus:
Automaattinen laskun validointi ja rikastus auttavat varmistamaan, että vain oikeat tapahtumatiedot tulevat ERP-järjestelmään. Koska poikkeavuuksia on vähemmän, kiertoajat ovat lyhyempiä, mikä vaikuttaa myönteisesti myös liikesuhteisiin.
- Seuranta ja jäljitettävyys:
Verkkolaskutus seuraa automaattisesti tapahtumahistoriaa ja koko asiakirjan elinkaarta, joten sinun ei tarvitse käyttää aikaa sen tekemiseen manuaalisesti.
- Ympäristöystävällisyys:
Verkkolaskutus auttaa vähentämään paperin käyttöä ja hiilidioksidipäästöjä. Tämä kestävää kehitystä edistävä toimintatapa auttaa myös säästämään käyttökustannuksissa ja parantamaan kannattavuutta, läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta.
- Lakivaatimusten noudattaminen:
Verkkolaskutus oikean operaattorin kanssa varmistaa, että olet aina ajan tasalla ja noudatat vero‑ ja arkistointisäännöksiä B2B‑ ja B2G-liiketoiminnoissa.
- Etätyövalmius:
Verkkolaskutus onnistuu missä vain ilman lisäresursseja, kuten tulostimia, skannereita tai postipalveluja.
Onko nyt oikea aika aloittaa verkkolaskutus?
Kyllä vain! Verkkolaskutuksen strategia on hyvä sisällyttää digitaaliseen muutossuunnitelmaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa useista syistä:
- Oikeudelliset ja markkinavaatimukset:
Nyt kun monet hallitukset ovat jo panneet täytäntöön pakolliset pakolliset sähköisen laskutuksen lait, muut seuraavat esimerkkiä. Maasi voi olla seuraava, joten aloittamisesta ei ole haittaa.
- Kilpailuetu:
Myös yksityiset yritykset tarttuvat nopeasti verkkolaskutuksen etuihin. Sähköisten asiakirjojen lähettäminen ja vastaanottaminen osoittaa, että yrityksesi panostaa tulevaisuuteen ja on valmis hyödyntämään digitaalisia mahdollisuuksia.
- Työpaikkojen luominen ja ketteryys:
Automaatio tarjoaa henkilöstölle enemmän mahdollisuuksia kuin rajoitteita. Sen avulla yritykset voivat luoda osaamiseen perustuvia rooleja, kehittää olemassa olevia rooleja ja ylläpitää yrityksen sisäisiä toimintoja sen sijaan, että ne käyttävät kolmannen osapuolen resursseja. On myös yhä tärkeämpää luoda ketteriä, innovatiivisia rooleja, jotka mukautuvat etätyöolosuhteisiin.
Verkkolaskutusstrategiassa huomioitavia näkökohtia
Ennen kuin sitoudut verkkolaskutusstrategiaan, on hyvä pitää mielessä muutamia asioita. Selvitä seuraavat asiat:
Miten saat yrityksesi sitoutumaan muutokseen?
Millä tavalla saisit liikekumppanisi mukaan verkkolaskutusprojektiisi?
Mitkä verkkolaskutuksen muodot ja standardit sopivat parhaiten yhteen liiketoimintojesi kanssa?
On myös tärkeää määritellä projektin laajuus. Haluatko digitalisoida saapuvien laskujen käsittelyn (ostolaskuprosessin automatisointi), lähetettävien laskujen käsittelyn (myyntilaskuprosessin automatisointi) vai molemmat?
Lataa oppaamme, jossa on asiantuntijoiden vinkkejä ja yksityiskohtaisia ohjeita verkkolaskutuksen onnistuneeseen toteutukseen!
Tämä teksti on julkaistu alun perin 18. helmikuuta 2021, ja sitä on päivitetty viimeksi 19. tammikuuta 2022.
Lataa maksuton verkkolaskutuksen opas
Aiheita
Pysy ajan tasalla uutiskirjeemme avulla
Tutustu muihin aineistoihin
Ota meihin yhteyttä
Oletko kiinnostunut oppimaan lisää tai pääsemään alkuun? Jätä yhteystietosi tähän, niin otamme sinuun yhteyttä!