Che cos’è l’Automazione del Ciclo Passivo?

Nell'odierno panorama aziendale dinamico, la funzione Accounts Payable (AP) svolge un ruolo fondamentale nel garantire il flusso regolare delle transazioni finanziarie all'interno delle organizzazioni. Tradizionalmente, i processi AP erano ad alta intensità di lavoro, basati sulla carta e soggetti ad errori, con conseguenti inefficienze e ritardi nell'elaborazione dei pagamenti. Tuttavia, con l'avvento delle tecnologie digitali e delle soluzioni di automazione, le aziende hanno ora l'opportunità di trasformare completamente la loro funzione di contabilità fornitori e di ottenere livelli di efficienza senza precedenti.

L'automazione della contabilità fornitori implica l'uso della tecnologia per snellire e ottimizzare i vari compiti e processi coinvolti nella gestione della contabilità fornitori. Dalla ricezione delle fatture all'inserimento dei dati, dai flussi di lavoro di approvazione all'elaborazione dei pagamenti, le soluzioni di automazione sfruttano strumenti come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), l'apprendimento automatico e l'interscambio elettronico dei dati (EDI) per digitalizzare e automatizzare le attività manuali, riducendo gli errori, risparmiando tempo e migliorando la precisione.

La digitalizzazione e lo scambio di documenti aziendali, in particolare le fatture elettroniche, sono elementi fondamentali per il successo dell'automazione della AP. La fatturazione elettronica, o e-invoicing, che sostituisce le tradizionali fatture cartacee e in formato pdf con un equivalente digitale, consente un'elaborazione delle fatture più rapida, più efficiente e più sicura. Con la fatturazione elettronica, le fatture vengono trasmesse elettronicamente tra acquirenti e fornitori, eliminando la necessità di una gestione manuale, riducendo i tempi di elaborazione e consentendo la tracciabilità e la reportistica in tempo reale.

La fatturazione elettronica offre numerosi vantaggi rispetto ai metodi di fatturazione tradizionali basati su carta e pdf. Grazie alla digitalizzazione dei dati delle fatture e all'automazione del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture, le aziende e le organizzazioni possono ottenere significativi guadagni di efficienza, ridurre i tempi di elaborazione e minimizzare gli errori. Inoltre, la fatturazione elettronica migliora la visibilità e il controllo del processo di gestione delle fatture, consente un processo decisionale più rapido e facilita la conformità ai requisiti normativi.

Mentre sempre più parti del processo AP vengono automatizzate, queste tre aree in particolare vengono sempre più snellite e ottimizzate grazie all'automazione.

L'integrazione dell'automazione delle fatture nelle operazioni aziendali offre una serie di vantaggi che vanno oltre l'efficienza dei processi. Diamo un'occhiata:

Nell'ambito dell'automazione dei conti fornitori, l'integrazione della conformità della fatturazione elettronica è fondamentale per le aziende che intendono migliorare le proprie operazioni finanziarie e rimanere conformi ai requisiti normativi.

Oggi la conformità ai mandati governativi di fatturazione e rendicontazione elettronica e agli standard di settore è di estrema importanza. L'automazione della PA può garantire la conformità automatizzando l'elaborazione delle fatture, la convalida dei dati e la riconciliazione dei pagamenti. La fatturazione elettronica, ovvero lo scambio elettronico dei dati delle fatture tra i partner commerciali, rappresenta una trasformazione rispetto ai metodi di fatturazione tradizionali basati su carta e pdf. L'integrazione della conformità alla fatturazione elettronica nell'automazione della PA offre numerosi vantaggi. Dai guadagni di efficienza e dai risparmi sui costi alla maggiore accuratezza e trasparenza, l'automazione AP conforme consente alle organizzazioni di ridurre i rischi normativi, rafforzare i controlli finanziari e promuovere una crescita sostenibile.

Con las continua evoluzione dei requisiti normativi, everyone must adapt to emerging trends. These may include increased emphasis on data security, stricter reporting requirements and greater interoperability across regulatory frameworks.

1. Valutare i processi attuali e identificare i punti critici: Prima di intraprendere un percorso di automazione della contabilità fornitori, è essenziale condurre una valutazione approfondita degli attuali processi di contabilità fornitori. Identificate i punti critici, le inefficienze e le aree di miglioramento. Questa valutazione servirà come base per progettare una soluzione di automazione AP su misura che risponda alle esigenze specifiche della vostra organizzazione.
2. Definire gli obiettivi e fissare le mete: Una volta identificati i punti dolenti e le inefficienze, definite chiaramente gli obiettivi e fissate traguardi misurabili per l'implementazione dell'automazione AP. Che si tratti di ridurre i tempi di elaborazione, minimizzare gli errori o migliorare la conformità, stabilire obiettivi chiari aiuterà a guidare la strategia di implementazione e a misurare il successo.
3. Scegliere la soluzione di automazione AP giusta: La scelta della soluzione giusta è fondamentale per il successo dell'implementazione. Valutate i diversi fornitori in base a fattori quali le capacità di integrazione, la scalabilità, la sicurezza, la conformità e l'assistenza clienti. Cercate una soluzione che sia in linea con i vostri obiettivi e che offra le caratteristiche e le funzionalità necessarie per far funzionare i processi di contabilità fornitori in modo fluido ed efficace.
4. Pianificare l'integrazione e l'implementazione: Una volta scelta la soluzione di automazione dei processi di pagamento, sviluppate un piano completo per l'integrazione e l'implementazione. Definite i ruoli e le responsabilità, stabilite le tempistiche e allocate le risorse di conseguenza. Collaborate strettamente con il fornitore scelto per garantire una transizione senza intoppi e ridurre al minimo le interruzioni delle operazioni.
5. Fornire formazione e assistenza: Investite in formazione e assistenza per garantire che il vostro team sia dotato delle conoscenze e delle competenze necessarie per utilizzare efficacemente il nuovo sistema. Fornite sessioni di formazione pratica, manuali d'uso e assistenza continua per aiutare i dipendenti ad adattarsi ai nuovi processi e a massimizzare i vantaggi dell'automazione.
6. Pilotare e iterare: Prima di implementare completamente l'automazione dei processi AP, prendete in considerazione un programma pilota per testare la soluzione prima del go-live. Utilizzate il feedback degli utenti pilota per identificare le aree di miglioramento e perfezionare la strategia di implementazione. Interagite sulla base delle lezioni apprese durante la fase pilota per garantire il successo dell'implementazione in tutta l'organizzazione.
7. Monitorare le prestazioni e misurare il successo: Una volta implementata l'automazione del ciclo passivo, monitorate attentamente le metriche di performance e misurate il successo rispetto agli obiettivi predefiniti. Tracciate gli indicatori di prestazione chiave, come i tempi di elaborazione, i tassi di errore, i risparmi sui costi e la produttività dei dipendenti. Utilizzate queste informazioni per ottimizzare continuamente i processi e per ottenere miglioramenti continui.

Seguendo queste fasi di implementazione, i dipartimenti finanziari possono implementare efficacemente le soluzioni di automazione della contabilità fornitori e sfruttare appieno il potenziale di un processo di contabilità fornitori automatizzato. Grazie all'esperienza e al supporto di Pagero, potrete affrontare il percorso di implementazione con fiducia e ottenere vantaggi tangibili in termini di efficienza, accuratezza e conformità.

Navigare tra i venti contrari dell'economia: Le aziende di oggi devono affrontare sfide significative in un contesto di incertezza economica. Con le recessioni che si profilano in vari Paesi, insieme a tassi di interesse e inflazione storicamente elevati, il panorama delle operazioni commerciali sta subendo profondi cambiamenti.

Ottimizzazione del flusso di cassa e dei termini di pagamento: Una gestione efficiente del flusso di cassa e dei termini di pagamento è fondamentale per mantenere la liquidità, la redditività e solide relazioni con i fornitori, soprattutto nei periodi di tensione finanziaria. Le soluzioni automatizzate per la contabilità fornitori offrono un approccio semplificato alla gestione finanziaria, fornendo informazioni in tempo reale sulla posizione finanziaria dell'azienda e facilitando un processo decisionale informato.

L'era della fatturazione elettronica obbligatoria: I governi di tutto il mondo stanno imponendo sempre più spesso la fatturazione elettronica per migliorare la conformità fiscale e razionalizzare i processi amministrativi. L'UE, ad esempio, renderà obbligatoria la fatturazione elettronica entro il 2028 e diversi Paesi stanno già implementando i requisiti per la fatturazione elettronica B2B. Oltre all'Europa, anche Paesi come l'India, il Cile e il Brasile stanno adottando iniziative di fatturazione elettronica, a dimostrazione del fatto che si tratta di un fenomeno globale, piuttosto che regionale.

La rivoluzione dell'intelligenza artificiale in contabilità: La crescita dell'intelligenza artificiale (AI) sta ridisegnando i processi di contabilità fornitori, promettendo rapidi progressi in termini di efficienza e accuratezza. Le tecnologie AI possono estrarre dati da fatture non elettroniche, automatizzare i processi di codifica e facilitare l'elaborazione delle fatture a livello di riga. Pagero è all'avanguardia nell'esplorazione di queste innovazioni guidate dall'IA, offrendo soluzioni per affrontare le sfide in evoluzione della contabilità fornitori.

Abbracciare le soluzioni basate sul cloud: In un mondo post-pandemia caratterizzato da modelli di lavoro ibridi, l'adozione di sistemi basati sul cloud è diventata più importante che mai. Le soluzioni Software as a Service (SaaS) stanno sempre più sostituendo i sistemi software tradizionali, offrendo flessibilità e accessibilità. Molte aziende hanno ormai una politica "cloud only" e prevedono di migrare le funzioni transazionali e analitiche nel cloud nei prossimi tre-cinque anni.

L'ascesa della tecnologia di pagamento rapido: Stanno emergendo partnership e soluzioni tecnologiche per consentire pagamenti più rapidi e trasparenti. SWIFT gpi, SEP instant payment e ACH same-day sono esempi di tecnologie che favoriscono il progresso dei pagamenti rapidi. La collaborazione di Pagero con Mastercard Cross-Border Services esemplifica il nostro impegno a fornire ai clienti soluzioni di pagamento transfrontaliere e nazionali efficienti in questo panorama in evoluzione.

L'automazione dell'AP sta rivoluzionando i processi di contabilità fornitori, offrendo vantaggi in termini di efficienza, precisione e conformità. Inoltre, tecnologie come la fatturazione elettronica riducono gli errori e migliorano il controllo.

Pagero è specializzata nell'agevolare lo scambio continuo di fatture elettroniche, ordini di acquisto elettronici e altri documenti aziendali, consentendo alle organizzazioni di digitalizzare i processi AP e di aumentare l'efficienza operativa. Grazie alla sua solida piattaforma di fatturazione elettronica e all'ampia rete di aziende collegate, Pagero consente alle organizzazioni di affrontare con facilità le complessità dello scambio di documenti digitali.

Grazie all'esperienza di Pagero, l'automazione del ciclo passivo può essere implementata in modo efficace, sbloccando tutti i vantaggi di un processo di contabilità fornitori automatizzato e garantendo la conformità oggi e in futuro. Per saperne di più sull'automazione del ciclo passivo con Pagero, prenotate una demo.

Questo testo è stato pubblicato originariamente il 25 febbraio 2022 e aggiornato il 28 maggio 2024.