Denken Sie darüber nach, Ihre internen Finanzprozesse weitgehend zu automatisieren? Hier erfahren Sie, warum die automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ein guter Anfang ist und wie Ihr Unternehmen davon profitiert. Abschließend bekommen Sie einen kostenlosen Guide, der Ihnen den Einstieg erleichtert.
Verbessern Sie Ihre Rechnungsstellung
Da die digitale Transformation in vollem Gange ist, sind sich Unternehmen des Werts und der Notwendigkeit digitalisierter Finanzprozesse und Automatisierungen bewusst geworden. Aber wovon sprechen wir eigentlich beim Thema AP Automation? Welche Vorteile ergeben sich aus der Einführung automatisierter Prozesse eigenen Unternehmen?
Eine AP-Automation Software für den Abgleich und die Genehmigung von Rechnungen ist eine grundlegende Voraussetzung für die Automatisierung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Oft hilft es jedoch nicht, die gesetzten Ziele der Automatisierung zu erreichen, da die eingegebenen Rechnungsdaten falsch oder unvollständig sein können. Eine zuverlässige AP-Automation-Lösung umfasst auch automatisierte Methoden für den Empfang, die Überprüfung und den Import von Lieferantenrechnungen.
Zu den verfügbaren Optionen gehören u.a.:
E-Invoicing, das den Import analoger Rechnungen in die eigene Software überflüssig macht. Dabei wird auch der Rechnungsinhalt auf Richtigkeit überprüft und für schnelle Korrektur gesorgt.
Einscannen oder OCR-Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten mit geringerer Qualität und höheren Kosten oder mehr Arbeitsaufwand im Vergleich zur elektronischen Rechnungsstellung.
Digitale Archivierung, bei der die Rechnung nur digital archiviert und außerhalb der Rechnungsverarbeitung zum Einsatz kommt.
“Alles in allem macht AP-Automation Ihr Arbeitsleben deutlich einfacher und effizienter.”
Was ist AP-Automation?
AP-Automation umfasst die Digitalisierung und Automatisierung von manuellen Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung. Mit anderen Worten werden alle Ihre eingehenden Rechnungen digital und automatisiert verarbeitet. Solche Automatisierung minimiert sich wiederholende und langwierige manuelle Arbeit, damit Sie mehr Zeit für umsatzsteigernde Aufgaben nutzen können. Sowohl manuelle als auch teilweise manuelle Vorgänge in der Kreditorenbuchhaltung können zugunsten von Zeitersparnis und besserer Kontrolle vollständig automatisiert werden. Ein Baustein dieser Automatisierung ist die Umstellung von Papier- und PDF-Rechnungen auf elektronische Rechnungen, die wiederum viele der nachfolgenden Vorteile mit sich bringt.
Was sind weitere Vorteile von AP-Automation?
Alles in allem macht AP-Automation Ihr Arbeitsleben deutlich einfacher und effizienter. Hier sind einige Vorteile, die Ihnen die Automatisierung verschafft:
Eliminieren Sie manuelle Vorgänge, die typischerweise bei der Rechnungsbearbeitung anfallen
Eliminieren Sie manuelle Vorgänge, die typischerweise bei der Rechnungsbearbeitung anfallen
Senkung der Kosten für die Rechnungsbearbeitung
Schnellere Rechnungsbearbeitung und Nutzung von Frühzahlerrabatten
Transparenz über die Firmenausgaben durch Zugriff auf hochqualitative Rechnungsdaten in Echtzeit
Bessere Beziehungen zu Ihren Lieferanten
Reduzierung Ihres CO2-Fußabdrucks durch die Integration von Nachhaltigkeit in Ihrer gesamten Organisation
Gewinnen Sie Wettbewerbsvorteile und entwickeln Sie Ihr Unternehmen zukunftsorientiert weiter
Erweitern Sie Ihr Geschäft ohne zusätzlichen Personalbedarf
- Increase business agility and stay operational from anywhere
Webinar über den automatischen Rechnungseingang mit AP-Automation
Was ist zu berücksichtigen, bevor Sie mit der Automatisierung loslegen?
Sie wissen nun, was AP-Automation ist und welche Vorteile Ihnen dadurch zur Verfügung stehen. Als nächsten Schritt, bevor Sie loslegen, sollten Sie einen Blick auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen werfen. Nehmen Sie diese Punkte sorgfältig in Betracht, wenn Sie die Möglichkeiten der Automatisierung erkunden:
Was sind heute die häufigsten Gründe für Fehler oder manuelle Eingriffe? Schauen Sie sich Ihren allgemeinen Purchase-to-Pay-Prozess an und wie sich dieser auf die Rechnungsbearbeitung auswirkt.
Wo fehlt Ihnen heute die Kontrolle? Gibt es Lücken in Ihren aktuellen Prozessen?
Wo sind Sie geschäftlich tätig? Sind Sie von den lokalen Vorschriften für elektronische Rechnungen betroffen?
Wo wird Ihr Unternehmen in fünf Jahren stehen? Finden Sie eine skalierbare Lösung, mit der Sie wachsen können.
Berücksichtigen Sie Ihre Lieferantenbasis: Welche technische Fähigkeiten haben sie heute und wie können Sie ihnen einen Mehrwert bieten?
Wie werden Sie alle Ihre Lieferanten in Ihren modernisierten Prozess einbinden? Können Sie es selbst tun oder brauchen Sie Unterstützung?
Viele dieser Recherchen können intern durchgeführt werden, aber es gibt auch viele Möglichkeiten, sich bei der Ausarbeitung der Details helfen zu lassen. Hier kann eine Beratung durch einen Dienstleister sehr hilfreich sein.
“Sowohl manuelle als auch halbmanuelle AP-Prozesse können vollständig automatisiert werden.”
Fragen an potenzielle Dienstleister
Viele verschiedene Anbieter bieten automatische Kreditorenlösungen an, aber sie sind nicht alle gleich. Die nachstehenden wichtigen Fragen sollte man stellen, bevor man sich für einen Dienstleister entscheidet:
Wie kann ich meine nicht in digitaler Form vorliegenden Rechnungen effizient bearbeiten?
Welche Optionen haben Lieferanten?
Wie werden Lieferanten eingebunden?
Unterstützt die Lösung den gesamten Ablauf vom Kauf bis zur Bezahlung?
Ist die Lösung auf allen meinen Märkten verfügbar?
Entspricht die Lösung den Vorschriften in meinem Land/meinen Ländern?
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Hinsichtlich potenzieller zukünftiger Anforderungen sollte auch geprüft werden, ob der Dienstleister die vollständigen Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse unterstützt, damit er auch Lösungen für AR-Automatisierung, E-Procurement und Kundenauftragsautomatisierung anbieten kann.
Wenn Sie bereit sind, dieses Gespräch zu führen, können Sie sich gerne an Pagero wenden, um eine kostenlose Beratung zu erhalten!
Zusammenfassung: Wie funktioniert AP-Automation?
Die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung werden häufig durch menschliche Fehler beeinträchtigt, da sie traditionell aus vielen Stunden mühsamer manueller Arbeit bestehen. Die Software für die Kreditorenbuchhaltung kann bei der Rationalisierung der Rechnungsstellung helfen, ist jedoch häufig nicht wirklich automatisiert oder einfach in mehrere ERP-Systeme zu integrieren. Eine Cloud-basierte, integrierte automatische Kreditorenlösungen ist ein sicherer Weg zu einer effizienten Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung für Unternehmen, die bereit sind, sich der modernen Arbeitswelt anzuschließen.
Dieser Text wurde ursprünglich am 2. Dezember 2020 veröffentlicht und zuletzt am 25. Februar 2022 aktualisiert.
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