Was ist AP-Automation? Grundlagen der automatisierten Lieferantenabrechnung

In der dynamischen Geschäftswelt von heute spielt die Kreditorenbuchhaltung eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Finanztransaktionen in Unternehmen. Traditionell waren die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung arbeitsintensiv, papierbasiert und fehleranfällig, was zu Ineffizienzen und Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung führte. Mit dem Aufkommen digitaler Technologien und Automatisierungslösungen haben Unternehmen nun jedoch die Möglichkeit, ihre Kreditorenbuchhaltung vollständig umzugestalten und ein noch nie dagewesenes Maß an Effizienz zu erreichen.

Im Kern geht es bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung um den Einsatz von Technologie zur Rationalisierung und Optimierung der verschiedenen Aufgaben und Prozesse, die mit der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung verbunden sind. Vom Rechnungseingang und der Dateneingabe bis hin zu Genehmigungsworkflows und der Zahlungsabwicklung nutzen Automatisierungslösungen Tools wie OCR (Optical Character Recognition), maschinelles Lernen und EDI (Electronic Data Interchange), um manuelle Aufgaben zu digitalisieren und zu automatisieren und so Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und die Genauigkeit zu verbessern.

Entscheidend für den Erfolg der Automatisierung der Rechnungsstellung ist die Digitalisierung und der Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere von elektronischen Rechnungen. Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ersetzt herkömmliche Papier- und PDF-basierte Rechnungen durch ein digitales Äquivalent und ermöglicht eine schnellere, effizientere und sicherere Rechnungsverarbeitung. Bei der elektronischen Rechnungsstellung werden die Rechnungen elektronisch zwischen Käufern und Lieferanten übermittelt, wodurch die manuelle Bearbeitung entfällt, die Bearbeitungszeiten verkürzt werden und eine Nachverfolgung und Berichterstattung in Echtzeit möglich ist.

Die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber den herkömmlichen papier- und pdf-basierten Rechnungsstellungsmethoden. Durch die Digitalisierung von Rechnungsdaten und die Automatisierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses können Unternehmen und Organisationen erhebliche Effizienzgewinne erzielen, die Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehler minimieren. Darüber hinaus verbessert die elektronische Rechnungsstellung die Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsstellungsprozess, ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Während immer mehr Teile des AP-Prozesses automatisiert werden, werden insbesondere diese drei Bereiche dank der Automatisierung zunehmend rationalisiert und optimiert.

Die Integration der AP-Automatisierung in den Geschäftsbetrieb bietet eine ganze Reihe von Vorteilen, die über die Prozesseffizienz hinausgehen. Werfen wir einen Blick darauf:

Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) ist die Integration der elektronischen Rechnungsstellung von zentraler Bedeutung für Unternehmen, die ihre finanziellen Abläufe verbessern und die gesetzlichen Vorschriften einhalten wollen.

Heutzutage ist die Einhaltung von behördlichen E-Invoicing- und E-Reporting-Vorschriften sowie von Branchenstandards von größter Bedeutung. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen, indem sie die Rechnungsverarbeitung, die Datenvalidierung und den Zahlungsabgleich automatisiert. E-Invoicing, der elektronische Austausch von Rechnungsdaten zwischen Handelspartnern, stellt einen grundlegenden Wandel gegenüber den bisherigen papier- und pdf-basierten Rechnungsstellungsmethoden dar. Die Integration der E-Invoicing-Compliance in die Automatisierung der Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile. Von Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen bis hin zu verbesserter Genauigkeit und Transparenz - mit einer konformen Automatisierung der Rechnungsstellung können Unternehmen regulatorische Risiken mindern, die Finanzkontrolle stärken und nachhaltiges Wachstum fördern.

Da sich die gesetzlichen Anforderungen ständig weiterentwickeln, müssen sich alle Unternehmen an neue Trends anpassen. Dazu gehören unter anderem eine stärkere Betonung der Datensicherheit, strengere Anforderungen an die Berichterstattung und eine größere Interoperabilität zwischen den verschiedenen Regelwerken.

1. Bewerten Sie die aktuellen Prozesse und ermitteln Sie die Problembereiche: Bevor Sie mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beginnen, sollten Sie eine gründliche Bewertung Ihrer aktuellen Prozesse vornehmen. Ermitteln Sie Schmerzpunkte, Ineffizienzen und verbesserungswürdige Bereiche. Diese Bewertung dient als Grundlage für die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.
2. Definieren Sie die Anforderungen und setzen Sie Ziele: Sobald Sie die Schwachstellen und Ineffizienzen identifiziert haben, sollten Sie Ihre Ziele klar definieren und messbare Ziele für die Implementierung der Automatisierung der Rechnungslegung festlegen. Ganz gleich, ob es um die Verringerung der Bearbeitungszeiten, die Minimierung von Fehlern oder die Verbesserung der Compliance geht, die Festlegung klarer Ziele hilft Ihnen, Ihre Implementierungsstrategie zu steuern und den Erfolg zu messen.
3. Wählen Sie die richtige AP-Automatisierungslösung: Die Wahl der richtigen Lösung ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Implementierung. Bewerten Sie verschiedene Anbieter anhand von Faktoren wie Integrationsmöglichkeiten, Skalierbarkeit, Sicherheit, Compliance und Kundensupport. Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihren Zielen entspricht und die Funktionen bietet, die Sie für einen reibungslosen und effektiven Ablauf Ihrer Kreditorenbuchhaltung benötigen.
4. Planen Sie die Integration und Implementierung: Sobald Sie sich für eine Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung entschieden haben, sollten Sie einen umfassenden Plan für die Integration und Implementierung entwickeln. Definieren Sie Rollen und Zuständigkeiten, legen Sie einen Zeitplan fest und weisen Sie die entsprechenden Ressourcen zu. Arbeiten Sie eng mit dem von Ihnen gewählten Anbieter zusammen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Unterbrechung Ihrer Abläufe zu minimieren.
5. Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an: Investieren Sie in Schulungen und Support, um sicherzustellen, dass Ihr Team mit den Kenntnissen und Fähigkeiten ausgestattet ist, die für eine effektive Nutzung des neuen Systems erforderlich sind. Bieten Sie praktische Schulungen, Benutzerhandbücher und kontinuierlichen Support an, damit sich die Mitarbeiter an die neuen Prozesse gewöhnen und die Vorteile der Automatisierung optimal nutzen können.
6. Pilot und Iteration: Ziehen Sie vor der vollständigen Implementierung der AP-Automatisierung ein Pilotprogramm in Betracht, um die Lösung vor der vollständigen Einführung zu testen. Nutzen Sie das Feedback der Pilotanwender, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und Ihre Implementierungsstrategie zu verfeinern. Iterieren Sie auf der Grundlage der in der Pilotphase gewonnenen Erkenntnisse, um eine erfolgreiche Einführung in der gesamten Organisation sicherzustellen.
7. Überwachen Sie die Leistung und messen Sie den Erfolg: Sobald die Automatisierung des Rechnungswesens eingeführt ist, sollten Sie die Leistungskennzahlen genau überwachen und den Erfolg anhand Ihrer vordefinierten Ziele messen. Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren wie Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten, Kosteneinsparungen und Mitarbeiterproduktivität. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren und laufende Verbesserungen voranzutreiben.

Wenn Sie diese Implementierungsschritte befolgen, können Finanzabteilungen effektiv Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einsetzen und das volle Potenzial eines automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozesses ausschöpfen. Mit dem Fachwissen und der Unterstützung von Pagero können Sie die Implementierung mit Zuversicht angehen und greifbare Vorteile bei Effizienz, Genauigkeit und Compliance erzielen.

Wirtschaftliche Gegenwinde meistern: Die Unternehmen von heute stehen vor großen Herausforderungen inmitten wirtschaftlicher Unsicherheit. Angesichts der sich abzeichnenden Rezessionen in verschiedenen Ländern und der historisch hohen Zinssätze und Inflationsraten verändert sich die Landschaft der Unternehmenstätigkeit grundlegend. 

Optimierung von Cashflow und Zahlungsfristen: Ein effizientes Management von Cashflow und Zahlungsbedingungen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Liquidität, Rentabilität und starken Lieferantenbeziehungen, insbesondere in finanziell angespannten Zeiten. Automatisierte Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung bieten einen rationalisierten Ansatz für das Finanzmanagement, der Echtzeit-Einblicke in die Finanzlage des Unternehmens bietet und eine fundierte Entscheidungsfindung erleichtert.

Die Ära der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung: Weltweit schreiben Regierungen zunehmend die elektronische Rechnungsstellung vor, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu verbessern und Verwaltungsabläufe zu rationalisieren. Die EU beispielsweise will die elektronische Rechnungsstellung bis 2028 verbindlich vorschreiben, und mehrere Länder haben bereits Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich eingeführt. Außerhalb Europas ergreifen auch Länder wie Indien, Chile und Brasilien Initiativen zur elektronischen Rechnungsstellung, was darauf hindeutet, dass es sich um ein globales und nicht um ein regionales Phänomen handelt.

Die KI-Revolution in der Kreditorenbuchhaltung: Der Aufstieg der künstlichen Intelligenz (KI) verändert die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und verspricht rasche Fortschritte bei Effizienz und Genauigkeit. KI-Technologien können Daten aus nicht-elektronischen Rechnungen extrahieren, Kodierungsprozesse automatisieren und die Rechnungsbearbeitung auf Zeilenebene erleichtern. Pagero steht bei der Erforschung dieser KI-gesteuerten Innovationen an vorderster Front und bietet Lösungen für die sich entwickelnden Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung.

Umfassender Einsatz von Cloud-basierten Lösungen: In einer Welt nach der Pandemie, die von hybriden Arbeitsmodellen geprägt ist, ist die Einführung von Cloud-basierten Systemen wichtiger denn je geworden. Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen ersetzen zunehmend traditionelle Softwaresysteme und bieten Flexibilität und Zugänglichkeit. Viele Unternehmen verfolgen inzwischen eine „Cloud-only“-Politik und planen, in den nächsten drei bis fünf Jahren Transaktions- und Analysefunktionen in die Cloud zu verlagern.

Der Aufstieg der schnellen Zahlungstechnologie: Es entstehen Technologiepartnerschaften und Lösungen, die schnellere und transparentere Zahlungen ermöglichen. SWIFT gpi, SEP Instant Payment und Same-Day ACH sind Beispiele für Technologien, die schnelle Fortschritte im Zahlungsverkehr ermöglichen. Die Zusammenarbeit von Pagero mit Mastercard Cross-Border Services ist ein Beispiel für unser Engagement, unseren Kunden effiziente Lösungen für den grenzüberschreitenden und inländischen Zahlungsverkehr in diesem sich entwickelnden Umfeld zu bieten.

Die AP-Automatisierung revolutioniert die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung und bietet Vorteile in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Compliance. Darüber hinaus reduzieren Technologien wie die elektronische Rechnungsstellung Fehler und verbessern die Kontrolle. 

Pagero hat sich darauf spezialisiert, den nahtlosen Austausch von elektronischen Rechnungen, elektronischen Bestellungen und anderen Geschäftsdokumenten zu erleichtern und ermöglicht es Unternehmen, ihre Kreditorenbuchhaltung zu digitalisieren und die betriebliche Effizienz zu steigern. Mit seiner robusten E-Invoicing-Plattform und seinem umfangreichen Netzwerk von angeschlossenen Unternehmen ermöglicht Pagero Unternehmen, die Komplexität des digitalen Dokumentenaustauschs mit Leichtigkeit zu bewältigen.

Mit dem Fachwissen von Pagero kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung effektiv umgesetzt werden, so dass alle Vorteile eines automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozesses genutzt werden können und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften heute und in Zukunft gewährleistet ist. Erfahren Sie mehr über die Automatisierung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses mit Pagero, buchen Sie eine Demo.

Dieser Text wurde ursprünglich am 25. Februar 2022 veröffentlicht und zuletzt am 28. Mai 2024 aktualisiert.