Vad är automatiserad hantering av kundfakturor?

De flesta instämmer nog i det är väldigt viktigt för ett företag att få betalt i tid för sina kundfordringar. Trots det stöter många företag av alla storlekar och i alla branscher på problem när de fakturerar sina kunder. Långsam och tidsödande distribution och kundkrav som inte uppfylls tar mycket tid tid från ekonomiavdelningen och har en direkt inverkan på kassaflödet. Det är där automatiserad hantering av kundfakturor kommer in i bilden.

Tjänster för automatiserad hantering av kundfakturor hjälper företagets ekonomiavdelning att automatisera repetitiva och tidskrävande arbetsuppgifter. Tjänsterna gör det möjligt att påskynda godkännandeprocessen och korta tiden från utställande av fakturan till att den betalas. De hjälper företag att spara tid och undvika vanliga faktureringsfel, som oftast beror på den mänskliga faktorn eller på bristande kännedom om kundernas krav. Några av fördelarna med automatiserad hantering av kundfakturor kommer från att övergången till att hantera e-fakturor.

Förutom att mottagaren vid godkännande av en faktura behöver kontrollera fakturans artiklar, de priser som anges och företagsuppgifter kan det också finnas specifika kundkrav, till exempel särskilda distributionssätt eller inköpsreferenser som hjälper dem att godkänna fakturan. Eventuella misstag i den här processen kan leda till försenade betalningar, krediterade fakturor och andra tidskrävande och kostsamma problem.

Automatiserad hantering av kundfakturor hjälper företag att effektivisera hanteringen av verksamhetens kundreskontra, följa lokal lagstiftning och distribuera alla kundfakturor elektroniskt, oavsett hur långt kunderna har kommit i sin digitaliseringsprocess. Det går att sätta upp regler i enlighet med kundernas behov så att kraven automatiskt uppfylls, vilket möjliggör ett helt digitalt arbetsflöde.

Genom att lägga mindre tid på varje faktura och effektivisera hela arbetsflödet kan företagets ekonomiavdelning koncentrera sig på att hantera förfallna fakturor eller skapa kassaflödesprognoser. Med andra ord: om medarbetarna slipper de mest tidskrävande arbetsuppgifterna kan de istället fokusera på att göra företaget mer lönsamt.

Allt fler länder inför krav på e-fakturering via olika plattformar, som exempelvis SDI i Italien. Eftersom kraven skiljer sig åt mellan olika länder blir det snabbt komplicerat att hantera fakturor internationellt, särskilt om företaget har verksamhet i många olika länder.

I dessa fall kan en tjänst för automatiserad hantering av kundfakturor hjälpa företag att uppfylla lokal lagstiftning. Tjänsten fungerar som ett nav för alla företagets kundfakturor världen över och möjliggör hantering av utgående fakturor till alla de länder där företaget har verksamhet.

Fakturor med korrekta uppgifter inger också förtroende hos företagets kunder. Företag som regelbundet skickar felaktiga dokument framstår som oprofessionella och orsakar merarbete. Med en tjänst för automatiserad hantering av kundfakturor spelar det ingen roll vilket format kunden föredrar eller hur långt de har kommit i sin digitaliseringsprocess. Alla utgående fakturor hanteras på samma sätt, även om kunden fortfarande vill ta emot pappers- eller e-postdokument.

Detta är möjligt tack vare print- och posttjänster med automatisk sortering och distribution. Företagets ekonomiavdelning kan fokusera på andra viktiga uppgifter istället för att ägna tid åt att sortera fakturor som ska skickas via e-post, post eller som elektroniska fakturor. Den här tidsbesparande funktionen hjälper inte bara ett företag att uppfylla mottagarnas krav, utan gör det också möjligt för mottagarna att byta från att ta emot pappers- eller e-postfakturor till att ta emot e-fakturor när de är redo för det.

Nu har vi gått igenom fördelarna med denna typ av tjänst, men hur kommer man igång? De flesta företag vet inte så mycket om hur den optimala övergången till digitala och automatiserade flöden ser ut, men de flesta tjänsteleverantörer erbjuder rådgivning och utvärdering av vad företaget behöver för att automatisera fakturahanteringen. Det är också viktigt att ha en nära dialog med potentiella tjänsteleverantörer eftersom alla tjänster för automatiserad hantering av kundfakturor inte fungerar på samma sätt.

Vilka krav bör då en tjänst för automatiserad hantering av kundfakturor uppfylla? Nedan listar vi ett antal viktiga kriterier – se till att alla uppfylls:

I framtiden kanske ni kommer att vilja digitalisera och automatisera andra affärsprocesser också. Se till att den leverantör ni väljer har stöd för dessa så att ni kan använda samma affärspartner även för automatisering av leverantörsfakturor, digitala inköp och orderautomatisering.

Är du redo att ta nästa steg? Kontakta oss gärna för en gratis konsultation! 

Målet med automatiserad hantering av kundfakturor är att förenkla både utställande och distribution av fakturor. Detta möjliggörs genom att integrera företagets affärssystem med en plattform som gör det möjligt att skicka fakturor elektroniskt, via e-post eller i pappersform via en enkel knapptryckning.

Som leverantör kan ni digitalisera all hantering och distribution, även om alla era kunder inte har samma digitala kapacitet. Ni skapar och hanterar alla fakturor på samma sätt via företagets affärssystem. Kundernas önskemål om ta emot e-faktura, pappersfaktura eller e-postfaktura i PDF- eller andra bildformat sparas och tillämpas av tjänsteleverantören.

Förutom att sköta distributionen kan den plattform ni valt automatiskt tillämpa innehållsberikning och digitala signaturer som uppfyller kundernas eller de lokala skattemyndigheternas krav.

Denna text publicerades för första gången 12 Januari 2021 och uppdaterades 3 Mars 2022.