Was ist AR-Automation? Digitalisierung der elektronischen Ausgangsrechnung

Die meisten Menschen werden zustimmen, dass die fristgerechte Begleichung von Rechnungen von entscheidender Bedeutung ist. Trotzdem stehen viele Unternehmen bei der Rechnungsstellung häufig vor erheblichen Hürden. Die langsame und langwierige Zustellung und die Nichteinhaltung der kundenseitigen Anforderungen an die Rechnungsstellung nehmen viel Zeit des Debitorenteams in Anspruch und wirken sich direkt auf den Cashflow aus. An dieser Stelle kommt die AR-Automation ins Spiel.

Einfach ausgedrückt bietet AR Automation die Möglichkeit, sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben des Debitorenteams zu automatisieren. So werden Zeitgewinne erzielt und Fehler vermieden, die häufig in Rechnungen auftreten und meistens auf menschliche Fehler zurückzuführen sind.

Damit Ihre Debitorenbuchhaltung konsistent korrekte Rechnungen versenden kann, muss es die Dokumente mehrmals überprüfen. Neben der Überprüfung von Artikeln, Preisen und Unternehmensdaten kann es aber auch Anforderungen von Kunden geben, z. B. bestimmte Zustellungswege. Fehler in diesem Prozess können zu verspäteten Zahlungen, gutgeschriebenen Rechnungen und anderen störenden und ärgerlichen Problemen führen.

Immer mehr Länder haben die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben und Systeme wie das italienische SDI eingeführt. Und da verschiedene Länder unterschiedliche Anforderungen haben, wird es schnell komplex – vor allem, wenn Sie Kunden in vielen Märkten haben.

In diesen Fällen hilft Ihnen die Automatisierung der elektronischen Ausgangsrechnungen bei der Einhaltung der lokalen Gesetzgebung. Sie bietet Ihnen einen einzigen Anlaufpunkt für Ihre gesamte globale Rechnungsstellung und ermöglicht es Ihnen, marktübergreifend Zahlungen zu erhalten.

Durch mehr Präzision in den Rechnungen wächst auch das Vertrauen der Kunden in Ihr Unternehmen. Wenn regelmäßig fehlerhafte Dokumente versendet werden, entsteht ein unprofessioneller Eindruck und zusätzlicher Arbeitsaufwand. Bei elektronischen Rechnungen spielt es keine Rolle, welches Format Ihr Kunde bevorzugt oder wie digital er aufgestellt ist. Diese werden auf die selbe Weise integriert, auch wenn diese weiterhin Dokumente in Papierform erhalten möchten.

Dies wird durch Versand per Post und E-Mail mit automatisierter Sortierung und Sendungsverfolgung ermöglicht. Das Finanzteam kann sich auf andere wichtigere Aufgaben konzentrieren, anstatt Dokumente danach zu trennen, ob sie als E-Mail, Papier oder elektronische Rechnungen gesendet werden sollen. Diese zeitsparende Funktion speichert nicht nur die Anforderungen der einzelnen Rechnungsempfänger, sondern erleichtert es diesen auch, von gedruckten oder per E-Mail versendeten Rechnungen auf elektronische Rechnungen umzusteigen, sobald ihre Unternehmen eine größere digitale Reife erreicht haben.

Sobald die Vorteile bekannt sind, könnte die nächste Frage lauten: Wie geht es weiter? Die Umstellung auf digitalisierte Prozesse ist für den durchschnittlichen Geschäftsinhaber nicht unbedingt eine Selbstverständlichkeit, aber viele Dienstleister bieten Beratungen an, die bei der Bewertung helfen, was das jeweilige Unternehmen zur Automatisierung der Debitorenverarbeitung benötigt. Ein Gespräch mit einem Dienstleister bietet auch die Möglichkeit, die Optionen genau zu prüfen, da nicht alle Anbieter gleich sind.

Viele verschiedene Anbieter bieten heute einen elektronischen Rechnungsausgang an, aber nicht alle sind gleich. Doch worauf sollten Sie achten, wenn Sie einen Anbieter für Ihr Unternehmen auswählen? Kann Ihr Anbieter alle untenstehenden Kriterien erfüllen?

In Zukunft sollen möglicherweise andere Geschäftsprozesse digitalisiert und automatisiert werden. Daher sollte sichergestellt sein, dass der gewählte Dienstleister auch diese unterstützen kann, damit für AP-Automation, E-Procurement und Kundenauftragsautomatisierung derselbe Geschäftspartner genutzt werden kann.

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Ziel der Automatisierung der Rechnungsstellung ist es, die Ausstellung und Verteilung von Rechnungen zu vereinfachen. Die Lösung wird durch die Integration der Finanzsysteme des Lieferanten mit einem Unternehmensnetzwerk ermöglicht, so dass Ihr Unternehmen Rechnungen elektronisch, per E-Mail oder per Post mit einem Mausklick verteilen kann.

Lieferanten können ihre Verarbeitung und Verteilung vollständig digitalisieren, auch wenn nicht alle Kunden über die gleichen digitalen Möglichkeiten verfügen. Alle Rechnungen werden im Rahmen des eigenen Finanzsystems auf die gleiche Weise ausgestellt und auf die gleiche Weise bearbeitet. Kundenbedürfnisse wie der Empfang einer E-Rechnung, einer Text- oder Bilddatei im PDF- oder einem anderen Format per E-Mail oder einer Papierrechnung per Post werden vom Dienstleister gespeichert und betreut.

Zusätzlich zur Verteilung können das intelligente Unternehmensnetzwerk und die Rechnungsplattform automatisch Inhaltserweiterungen und digitale Signaturen zur Erfüllung der Anforderungen der Kunden oder lokalen Steuerbehörden nutzen.

Dieser Text wurde ursprünglich am 12. Januar 2021 veröffentlicht und zuletzt am 3. März 2022 aktualisiert.