Blogi

Mikä on myyntilaskuautomaatio?

3. maaliskuuta 2022

Kirjoittanut: Meredith Moran

What is AR Automation? Accounts receivable automation is the digitalization and automation of manual tasks in the customer invoicing process.

Mikä on myyntilaskuautomaatio? Tässä artikkelissa kerromme, mitä tällä termillä tarkoitetaan sekä tarkastelemme, miten voit minimoida laskutusprosessin aikaa vievät työtehtävät ja vastaanottaa maksut ajoissa automatisoinnin avulla. Saat myös hyödyllistä vinkkejä verkkolaskuoperaattorin valintaan. 

Mitä myyntilaskuautomaatio tarkoittaa?

Useimmat ovat varmasti samaa mieltä siitä, että maksujen vastaanottaminen ajoissa on ratkaisevan tärkeää liiketoimintojen kannalta. Silti monet yritykset kokoon ja toimialaan katsomatta kohtaavat lukuisia laskutukseen liittyviä haasteita. Laskujen lähetys voi olla hidasta ja työlästä, ja asiakkaiden laskutusvaatimukset saattavat jäädä huomioimatta. Kaikki tämä vie aikaa ja vaikuttaa suoraan kassavirtaasi. Myyntilaskuautomaatio on ratkaisu näihin haasteisiin.

Myyntilaskuautomaatio on yksinkertaisesti sanottuna tapa automatisoida myyntilaskutuksen toistuvat ja aikaa vievät tehtävät. Automatisointi sujuvoittaa myös laskujen hyväksyntää, mikä puolestaan nopeuttaa laskujen maksamista asiakkaidesi toimesta. Säästät aikaa ja vältät laskutusvirheet, joista useimmat johtuvat inhimillisistä virheistä tai siitä, etteivät asiakkaan laskutusvaatimukset ole tiedossa. Osa automaation eduista konkretisoituu siirryttäessä verkkolaskutukseen.

Tietojen tarkkuuden, hintojen sekä yrityksen yhteystietojen tarkistuksen ohella myös asiakkailla saattaa olla vaatimuksia esimerkiksi tietyn jakelukanavan tai laskun hyväksymistä helpottavan ostoviitteen suhteen. Tässä prosessissa tapahtuvat virheet voivat johtaa maksujen viivästyksiin, hyvityslaskuihin sekä muihin häiritseviin ja työläisiin hankaluuksiin.

Myyntilaskuautomaation edut

Myyntilaskutautomaatiolla sujuvoitat laskujen perintää, varmistat paikallisen lainsäädännön noudattamisen ja toimitat kaikki asiakkaidesi laskut sähköisesti – asiakkaidesi digitaalisista valmiuksista riippumatta. Määrität itse säännöt asiakkaiden tarpeiden mukaan, joten voit automaattisesti varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja silti hoitaa kaikki toiminnot täysin digitaalisesti.

Edut yhdellä silmäyksellä

  • Laskujen nopeampi käsittely sisäisesti

  • Lyhyempi myyntisaatavien kiertoaika

  • Nopeammat maksusuoritukset

  • Parempi kassavirta

  • Parempi turvallisuus

  • Parempi tarkkuus

  • Paremmat asiakassuhteet

  • Pienemmät jakelukustannukset

Sujuvoita prosesseja

Koko prosessi tehostuu, kun kunkin laskun käsittelyyn kuluu vähemmän aikaa. Myyntilaskutus voi käyttää enemmän aikaa erääntyneiden maksujen seurantaan ja kassavirtaennusteiden tekemiseen. Kun henkilöstön ei tarvitse enää huolehtia aikaa vievistä tehtävistä, he voivat keskittyä yrityksen menestyksen vauhdittamiseen.

Varmista lakisääteisten vaatimusten noudattaminen

Verkkolaskutus yleistyy yhä useammissa maissa, ja monissa on otettu käyttöön esimerkiksi Italian SDI:n kaltaisia järjestelmiä. Koska eri maissa on erilaisia vaatimuksia, prosessista tulee nopeasti monimutkainen – erityisesti jos asiakkaita on useilla eri markkinoilla.

Näissä tilanteissa jotkin myyntilaskuprosessin automaatioratkaisut auttavat varmistamaan paikallisen lainsäädännön noudattamisen. Kaikki maailmanlaajuiseen laskutukseen liittyvät toiminnot löytyvät yhdestä paikasta, joten voit varmistaa maksut eri markkinoilla.

twoPixels
fivePixels

Myyntilaskuautomaatio webinaari

Katso maksuton webinaarimme, josta saat lisätietoja laskutusprosessisi digitalisointiin ja automatisointiin Pageron avulla.
Katso webinaari

Paranna tarkkuutta ja asiakaspalvelua

Kun tietojen tarkkuus paranee, myös luottamus asiakkaidesi keskuudessa vahvistuu. Jos asiakas saa toistuvasti virheellisiä laskuja, yrityksen toiminta näyttää epäammattimaiselta. Tästä aiheutuu myös ylimääräistä työtä. Myyntilaskuprosessin automatisoinnin ansiosta voit käyttää asiakkaasi haluamaa muotoa digitaalisuuden tasosta riippumatta. Kaikki laskut käsitellään järjestelmässäsi samalla tavalla, vaikka asiakas edelleen haluaisi laskut paperiversioina.

Tämä onnistuu tulostuksen ja postituksen lisäpalveluilla, joihin sisältyy myös lajittelu ja reititys. Taloustiimisi voi keskittyä muihin tärkeisiin tehtäviin, eikä henkilöstön tarvitse erikseen miettiä, lähetetäänkö laskut sähköpostitse, paperiversioina vai verkkolaskuina. Tämä aikaa säästävä toiminto tallentaa yksittäisten vastaanottajien laskutusvaatimukset ja helpottaa vastaanottajien siirtymistä tulostetuista laskuista sähköposti‑ ja verkkolaskuihin organisaation digitaalisten valmiuksien kasvaessa.

Myyntilaskuratkaisu pitäisi pystyä integroimaan ERP-järjestelmään saumattomasti ilman uusia rajapintoja

pixelspixelspixels

What to consider when choosing a service provider

Olemme nyt tutustuneet etuihin, joten seuraavaksi pohdit varmasti sitä, miten päästä alkuun. Digitaalisiin prosesseihin siirtyminen ei välttämättä ole keskivertoyrityksen ydinosaamista. Monet operaattorit kuitenkin tarjoavat konsultointiapua yrityksen tarpeiden kartoitukseen myyntilaskutuksen automatisointia harkittaessa. Keskustelemalla operaattorin kanssa voit myös vertailla eri vaihtoehtoja, sillä operaattoreiden palvelut eivät ole samanlaisia.

Mitä siis tulisi ottaa huomioon valittaessa myyntilaskuratkaisua yrityksellesi? Varmista huolella kaikki seuraavat asiat.

  • Valitse avoin alusta

    Yksi ratkaisujen suurimmista eroista on se, miten avoimia ne ovat toisten vastaavien palvelujen suhteen. Jos et tiedä, mitä ratkaisuja nykyiset ja tulevat asiakkaasi käyttävät, valitse ratkaisu, joka on yhteensopiva muiden alustojen kanssa.

  • Varmista, että ratkaisu on tuettu maissa, joissa sinulla on toimintaa

    Harjoitatko liiketoimintaa ulkomailla tai onko suunnitelmissasi laajentaminen uusille markkinoille? Valitse alusta, joka on käytössä mahdollisimman monilla markkinoilla.

  • Varmista, että ratkaisu tukee paikallisia lakisääteisiä vaatimuksia

    Yhä useammissa maissa edellytetään laskujen lähettämistä sähköisesti paikallista infrastruktuuria tai alustoja hyödyntämällä.
    Varmista, että täytät nämä vaatimukset.

  • Varmista jakelu kaikissa muodoissa

    Useimmat yritykset ovat siirtyneet johonkin digitaaliseen laskutusratkaisuun, mutta myyntilaskutuksen automatisoinnin kannalta valitulla ratkaisulla ei pitäisi olla merkitystä. Varmista, että palvelusi pystyy lähettämään laskuja muodosta riippumatta, myös paperilaskuina.

  • Saumaton integrointi

    Myyntilaskuratkaisu pitäisi pystyä integroimaan ERP-järjestelmään saumattomasti ilman uusia rajapintoja.

Tulevaisuudessa haluat ehkä digitalisoida ja automatisoida myös muita liiketoimintaprosesseja. Varmista, että valitsemasi operaattori tukee myös niitä, jotta voit käyttää samaa kumppania ostolaskuprosessin automatisointiin, sähköiseen hankintaan ja myyntitilausten automatisointiin.

Haluatko keskustella asiasta? Ota yhteyttä Pageroon ja varaa aika ilmaiseen esittelyyn!

Yhteenveto: Mitä myyntilaskuautomaatio tarkoittaa?

Myyntilaskuautomaation tavoitteena on sujuvoittaa laskujen laatimista ja jakelua. Ratkaisussa toimittajan talousjärjestelmät integroidaan yritysverkostoon, jolloin yrityksesi voi lähettää laskuja sähköisesti, sähköpostitse tai postitse vain painikkeen painalluksella.

Toimittajana voit digitalisoida käsittelyn ja välityksen täysin, vaikka kaikilla asiakkaillasi ei olisi samoja digitaalisia valmiuksia. Laadit ja käsittelet kaikki laskut samalla tavalla oman talousjärjestelmäsi kautta. Operaattori tallentaa asiakkaan vaatimukset ja pitää ne ajan tasalla, halusipa asiakas laskunsa sähköisesti, PDF-muodossa tai muuna kuvatiedostona sähköpostitse tai paperilaskuna postitse.

Jakelun lisäksi älykäs yritysverkosto ja laskutusalusta auttavat rikastamaan sisältöä ja hoitamaan digitaaliset allekirjoitukset automaattisesti asiakkaiden tai paikallisten veroviranomaisten vaatimusten mukaisesti.

Tämä teksti on julkaistu alun perin 12. tammikuuta 2021, ja sitä on päivitetty viimeksi 3. maaliskuuta 2022.

twoPixels
fivePixels

Maksuton verkkolaskutusopas

Verkkolaskutus on ensimmäinen askel kohti automatisoitua myyntilaskutusta. Maksuton opas tarjoaa asiantuntijoiden vinkkejä ja parhaita käytäntöjä.
Lataa opas

Pysy ajan tasalla uutiskirjeemme avulla

Tutustu muihin aineistoihin

Katso kaikki syväluotaavat blogikirjoituksemme, webinaarimme ja oppaamme.
Siirry tietopankkiin

Ota meihin yhteyttä

Oletko kiinnostunut oppimaan lisää tai pääsemään alkuun? Jätä yhteystietosi tähän, niin otamme sinuun yhteyttä!