E-faktura i Polen

Når kravene til e‑fakturering blir flere og mer komplekse, øker belastningen på økonomiavdelingen. Med riktig automatisering kan disse kravene håndteres langt smidigere og gi rom for å fokusere på mer verdiskapende arbeid.

Med ONESOURCE Pagero får du en helhetsløsning som tar hånd om hele KSeF‑flyten for dine nasjonale transaksjoner, enten det gjelder B2B eller B2G. Utgående fakturaer kontrolleres automatisk mot det offisielle FA(3)-formatet før de sendes, samtidig som inngående fakturaer hentes direkte fra KSeF inn i dine eksisterende AP‑prosesser. All statusinformasjon håndteres i sanntid og gir full transparens gjennom hele fakturaflyten.

De obligatoriske Application Responses, som mange virksomheter sliter med, håndteres helt automatisk. Det betyr at både kjøper og selger kan opprettholde etterlevelse uten ekstra administrasjon. Samtidig bygger ONESOURCE Pagero opp komplette revisjonsspor som forenkler kontroller fra skattemyndighetene og reduserer risikoen for feil – uten å forstyrre de etablerte rutinene dine.

Når du opererer internasjonalt, må også dine grensekryssende fakturaer oppfylle Polens krav til e‑fakturering. Med riktig støtte blir det enkelt å sikre en konsekvent nivå av compliance uansett hvor fakturaene sendes.

Når du fakturerer kunder utenfor Polen, fortsetter KSeF å spille en sentral rolle. Dine internasjonale utgående fakturaer sendes til KSeF for clearance og rapportering. Når de er godkjent, distribuerer ONESOURCE Pagero dem gjennom dine vanlige leveringskanaler slik at arbeidsflyten kan fortsette uten avbrudd.

Løsningen vår håndterer clearance‑steget for deg ved å holde fakturaene tilbake til KSeF har gitt sitt endelige godkjenning. Det sikrer at dine registre alltid samsvarer med KSeF, reduserer feil, øker førstegangs‑godkjenning og forenkler avstemminger. Resultatet er ensartede registre og ett samlet revisjonsspor for hele din internasjonale fakturering.

Økonomiavdelingen får bedre innsikt i fakturastatus og eventuelle avvik, mens skattefunksjonen drar nytte av en tydelig skillelinje mellom nasjonal sentralisert utveksling og krav til pre‑clearance ved grensekryssende transaksjoner.

Polen har valgt en clearance‑basert modell, noe som betyr at hver faktura må sendes inn til og godkjennes av myndighetene før den juridisk kan anses som utstedt. Det polske finansdepartementet fungerer som mellomledd og kontrollerer fakturaene i sanntid, tildeler dem et KSeF‑ID, tidsstempler dem og godkjenner dem før de leveres til kjøperen.

Løsningen vår identifiserer automatisk når clearance er nødvendig, konverterer fakturaene til det obligatoriske FA(3)-formatet og sender dem videre til KSeF. Hvert dokument lagres sikkert i systemet til det nødvendige godkjenningen er mottatt. Når clearance er fullført, leveres nasjonale fakturaer via KSeF, mens internasjonale fakturaer sendes gjennom dine ordinære kanaler i ONESOURCE Pagero.

På leverandørreskontro‑siden overføres nasjonale fakturaer direkte fra KSeF til ERP‑systemet ditt, komplett med standardiserte svar og oppdaterte statuser. Økonomiavdelingen får tilgang til tydelig og pålitelig informasjon samlet på ett sted, noe som reduserer manuelle kontroller, fremskynder bokføringen og gir full innsikt i hver faktura fra start til slutt.

Det polske kravet om e‑fakturering innebærer en stram tidsplan for virksomheter som må tilpasse sine finansielle systemer og prosesser før endringene trer i kraft i 2026.

Med en trinnvis utrulling som starter i februar 2026 for store selskaper og i april 2026 for øvrige organisasjoner, er grundige forberedelser helt avgjørende. ONESOURCE Pagero hjelper deg med å vurdere beredskapen din, mappe dataene til FA(3)-formatet og sikre dekning for både fakturaer og korrigeringsfakturaer. Teknologien vår muliggjør testing i KSeFs ikke‑produksjonsmiljøer og simulerer feilsituasjoner, slik at du unngår vanlige årsaker til avvisning.

Våre go‑live‑planer minimerer forstyrrelser gjennom trinnvise utrullinger, tydelige reserveprosedyrer og praktisk endringsstøtte som de lokale teamene dine faktisk kan bruke. Etter hvert som regelverket utvikler seg, sørger ONESOURCE Pagero for at du holdes oppdatert og justerer valideringer og mappinger, slik at prosessene dine fortsetter å fungere sømløst helt inn i det nye regelverket.

Å oppfylle Polens krav til dokumentasjon innen e‑fakturering krever både teknisk presisjon og gode systemer for sporbarhet. ONESOURCE Pagero validerer fakturaer mot FA(3)-formatet, sikrer overføringen og registrerer alle innsendinger, kvitteringer og svar slik at du alltid har full transparens i prosessene dine.

KSeF tilbyr compliant e‑arkivering for den obligatoriske tiårsperioden. Hvis du trenger lengre lagring, samlet dokumenthåndtering på tvers av land eller rask tilgang ved revisjoner og rapportering, kan du komplettere med ONESOURCE Pageros arkiveringstjenester. Sammen gir disse løsningene både umiddelbar compliance med polske krav og fleksibiliteten til å håndtere dokumenter i henhold til organisasjonens behov på tvers av land og tidsperioder.