Desbloquear as vantagens da faturação eletrónica B2B

Junte-se a nós enquanto exploramos como a faturação eletrónica B2B está a otimizar operações e a preparar o palco para uma nova era de conhecimento financeiro e responsabilidade ambiental.

A faturação eletrónica B2B é a troca digital de faturas entre empresas, otimizando o processo tradicional de faturação ao automatizar a criação, envio, receção e processamento de faturas por via eletrónica. Embora a troca possa utilizar formatos padronizados - como o Peppol BIS Billing 3.0 ou o Finvoice XML - em muitos países, não existe um formato padronizado.

Os requisitos entre sistemas contabilísticos, fluxos de trabalho e sistemas de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) podem diferir significativamente, tornando a troca de faturas eletrónicas desafiadora sem a ajuda de um prestador de serviços. Prestadores como a Pagero atuam como tradutores entre diferentes sistemas, possibilitando uma integração perfeita e tempos de processamento mais rápidos. Ao transitar para a faturação eletrónica, as empresas podem reduzir significativamente os erros de manuseamento manual, aumentar a velocidade de processamento e melhorar a transparência das transações, tornando-a um componente chave na digitalização das transações financeiras e permitindo uma gestão financeira mais eficiente e precisa. Para uma exploração mais profunda da faturação eletrónica como termo e conceito, certifique-se de ler o nosso artigo relacionado sobre este tópico. 

Vários fatores-chave estão a remodelar a paisagem da faturação, impulsionando as empresas para soluções de faturação eletrónica B2B:

Conformidade regulatória: Governos em todo o mundo estão a mandatar a faturação eletrónica para combater a fraude fiscal e melhorar a transparência financeira, compelindo as empresas a adotarem soluções de faturação eletrónica.

Pressões de custo: Num ambiente onde a otimização de custos é crítica, a faturação eletrónica apresenta uma solução para reduzir despesas associadas a processos baseados em papel, postagem e manuseamento manual.

Eficiência operacional: O impulso para a faturação eletrónica também é motivado pela necessidade de processos de faturação e pagamento mais rápidos e eficientes. As empresas estão à procura de formas de reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas manuais.

Preocupações ambientais: Com um crescente ênfase em práticas empresariais sustentáveis, a faturação eletrónica alinha-se com objetivos ambientais mais amplos ao reduzir o uso de papel e a pegada de carbono associada.

Evolução tecnológica: O avanço e adoção de computação em nuvem e sistemas ERP sofisticados facilitam a transição para a faturação eletrónica, tornando a integração mais fácil e encorajando as empresas a digitalizarem.

Demanda por precisão: A necessidade de minimizar erros prevalentes na faturação manual é um motivador significativo. A faturação eletrónica reduz erros humanos, levando a registos financeiros mais precisos e fiáveis.

Necessidade de segurança aprimorada: Numa era em que as violações de dados são uma preocupação significativa, a transição para a faturação eletrónica é parcialmente motivada pela necessidade de melhorar a segurança nas transações financeiras.

Tomada de decisões baseada em dados: Outro motor chave é a capacidade de analisar dados financeiros com maior detalhe. A faturação eletrónica proporciona insights valiosos sobre transações financeiras, influenciando decisões estratégicas.

A faturação eletrónica B2B não é apenas um passo em direção à transformação digital; é um salto para um ambiente empresarial mais eficiente, seguro e colaborativo. Aqui estão alguns dos principais benefícios:

Pagamentos mais rápidos e melhoria do fluxo de caixa: A faturação eletrónica simplifica o processo de pagamento, permitindo que as faturas sejam entregues, processadas e liquidadas muito mais rapidamente do que pelos métodos tradicionais. Isso melhora o DSO (dias de vendas em aberto) e a gestão do fluxo de caixa, pois os recebíveis são recebidos mais prontamente.

Eficiência aprimorada e economia de tempo: A faturação eletrónica automatiza vários aspetos do processo de faturação, desde o envio até a reconciliação. Essa automação liberta tempo valioso para as equipas financeiras, permitindo que se concentrem em tarefas mais estratégicas em vez da entrada manual de dados.

Redução de erros e aumento da precisão: Ao remover a entrada e processamento manual de dados, a faturação eletrónica elimina erros humanos, como erros de digitação ou documentos perdidos, que podem levar a disputas e atrasos. O aumento da precisão garante que as faturas sejam processadas de forma suave, fomentando a confiança entre as partes da transação.

Conformidade com regulamentos de faturação eletrónica e fiscais: À medida que os governos de todo o mundo apertam as regulamentações fiscais e os requisitos de faturação, a faturação eletrónica torna-se uma ferramenta essencial para as empresas se manterem à frente. Bons sistemas de faturação eletrónica são projetados para cumprir com os requisitos globais, ajudando as empresas a atender às demandas regulatórias com menos esforço e mais precisão.

Melhoria da segurança dos dados:  As faturas digitais incorporam medidas de segurança avançadas, como criptografia, controlos de acesso e trilhos de auditoria. Isso reduz o risco de fraude de faturas e garante a integridade e confidencialidade das transações financeiras.

Melhoria das relações com fornecedores e clientes: Com a faturação eletrónica, os fornecedores podem prever quando serão pagos, e os clientes podem aproveitar potenciais descontos por pagamento antecipado. Essa transparência e previsibilidade nas transações podem levar a melhores relações entre os parceiros comerciais.

Este conjunto de benefícios cria uma infraestrutura financeira robusta e ágil dentro de uma empresa, abrindo caminho para o crescimento e adaptabilidade às dinâmicas de mercado em mudança. A faturação eletrónica B2B não apenas muda a forma como as faturas são processadas; transforma a própria fundação das interações financeiras no mundo empresarial.

Selecionar o parceiro certo de faturação eletrónica B2B é crítico para as empresas que procuram maximizar os benefícios da faturação digital. Ao avaliar potenciais parceiros, considere os seguintes fatores:

Suporte para processos de AR e AP: Garanta que o parceiro suporta ambos os processos de Contas a Receber (AR) e Contas a Pagar (AP) para que tenha uma visibilidade completa do seu capital.

Troca de múltiplos tipos de documentos: O fornecedor deve facilitar a troca de uma variedade de documentos para assegurar que possa automatizar processos adjacentes a AR e AP. Estes documentos devem incluir faturas, catálogos, pedidos, lembretes, detalhes de frete e informações de pagamento/remessa.

Alinhamento com iniciativas de transformação digital: A solução deve ajudar na transição de formatos não eletrónicos (papel, PDF, e-mail) para eletrónicos, evitando a dependência de sistemas OCR e de faturação eletrónica separados que podem competir entre si.

Integração com sistemas existentes: Procure uma solução agnóstica de ERP e outras tecnologias, garantindo compatibilidade e maximização dos benefícios dos seus investimentos tecnológicos existentes.

Interoperabilidade com parceiros de negócios: O parceiro deve oferecer capacidades fáceis de conexão e troca de documentos com clientes, fornecedores e parceiros de negócios.

Conformidade além das regulamentações CTC: Garanta a conformidade não só com os Controles de Transações Contínuas (CTC) mas também com outras regulamentações e legislações.

Segurança e conformidade dos dados: Priorize a proteção, acesso e armazenamento de dados para garantir a segurança e conformidade dos dados da sua empresa.

Suporte global: Escolha um fornecedor capaz de suportar as necessidades do seu negócio em todos os países necessários, incluindo suporte do idioma e equipas locais.

Análise de custo e retorno sobre o investimento: Exija um compromisso do provedor de serviços para cumprir os objetivos acordados, garantindo um retorno sobre o investimento favorável. 

Escalabilidade: Garanta que a solução possa crescer com o seu negócio, acomodando o aumento do uso do sistema ou crescimento do negócio sem degradação do desempenho.

A implementação da faturação eletrónica B2B pode parecer assustadora, mas com um fornecedor capaz, a transição da faturação tradicional para a digital pode ser suave e eficiente. Aqui está um esboço dos passos necessários:

Avaliação dos processos atuais: Comece por avaliar os seus processos de faturação existentes. Identifique o que funciona, o que não funciona e o que pretende alcançar com a faturação eletrónica. 

Seleção de um fornecedor de faturação eletrónica de apoio: Escolha um fornecedor que não só forneça uma plataforma robusta de faturação eletrónica, mas também ofereça orientação em cada etapa da implementação. Eles devem ser capazes de entender as suas necessidades de negócio específicas e adaptar o seu serviço de acordo.

Onboarding dos parceiros comerciais: Opte por fornecedores que ofereçam serviços de onboarding. Estes serviços são inestimáveis na ajuda para trazer tanto os seus clientes quanto fornecedores para a plataforma de faturação eletrónica, garantindo que estão confortáveis com o processo e prontos para enviar e receber faturas eletrónicas.

Desenvolvimento de um plano de implementação: Com a ajuda do seu fornecedor, elabore um plano de implementação. Isto deve cobrir tudo, desde a integração técnica até à formação de pessoal e gestão de mudanças.

Integração e testes: O seu fornecedor deve trabalhar consigo para integrar o novo sistema com o seu software financeiro atual, seguido por uma fase de testes rigorosa para resolver quaisquer problemas antes de entrar em funcionamento.

Formação e apoio ao pessoal: Um fornecedor competente geralmente fornece recursos de formação e apoio para ajudar a sua equipa a transitar para o novo sistema.

Entrar em funcionamento e monitorizar: Uma vez em funcionamento, um bom fornecedor continuará a oferecer apoio, ajudando-o a monitorizar o desempenho do sistema e a resolver quaisquer problemas emergentes.

Avaliar e otimizar: Os fornecedores devem fornecer ferramentas e insights para ajudá-lo a avaliar o sucesso do seu novo sistema de faturação eletrónica e sugerir melhorias contínuas.

Os custos envolvidos na implementação da faturação eletrónica B2B podem ser significativamente mitigados por um fornecedor que ofereça um pacote abrangente, incluindo o software, serviços de integração, formação e apoio. Embora existam custos de integração e manutenção, o investimento é compensado pelas economias e ganhos de eficiência a longo prazo. De acordo com o relatório da Billentis, estima-se que a mudança para a faturação eletrónica possa economizar até 80% dos custos associados à faturação manual.

Os serviços de integração do fornecedor, em particular, podem reduzir significativamente o gasto de recursos que, de outra forma, seria necessário para transitar a sua rede de fornecedores e clientes para a faturação eletrónica.

Um fornecedor de faturação eletrónica conhecedor e proativo não lhe vende apenas um produto; ele associa-se a si para garantir que a sua transição para a faturação digital seja o mais suave possível, fornecendo apoio contínuo e contribuindo para a melhoria contínua das suas operações financeiras.

Adotar a faturação eletrónica B2B não é apenas uma atualização das suas transações financeiras; é uma decisão inteligente para o sucesso geral do seu negócio. Com a faturação eletrónica, você explora o potencial para maior precisão, ciclos de pagamento mais rápidos e relações melhoradas com os seus parceiros. É um pivot para menos complexidade e mais oportunidade.

Esta mudança trata de desbloquear eficiência e precisão para as suas operações financeiras. E você não está nisto sozinho — o parceiro de faturação eletrónica certo pode guiá-lo através da transição de forma suave, assegurando que está apoiado em cada passo do caminho.

Faça a mudança para uma faturação mais inteligente hoje e veja o seu negócio prosperar num mundo onde a gestão de fluxo de caixa melhorada e operações simplificadas são a norma. O seu eu futuro agradecer-lhe-á por ter dado o salto para um negócio melhor.