Warum Sie E-Rechnung und Steuer-Compliance nicht länger getrennt denken sollten
Seit dem 1. Januar 2025 hat sich für Unternehmen in Deutschland ein neues Kapitel geöffnet: Strukturierte elektronische Rechnungen nach EN 16931 müssen empfangen werden können – ein klarer Schritt in Richtung verpflichtender digitaler Geschäftsprozesse. Was dabei oft übersehen wird: Die Rechnung ist nicht das Ende, sondern der Anfang einer durchgängigen, steuerlich relevanten Transaktionskette.
Wer elektronische Rechnungen und Indirect Tax Compliance (IDT) strategisch kombiniert, schafft Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit. Unsere 4 ½ Tipps zeigen, wie das in der Praxis gelingt.
1. Denken Sie E-Invoicing nicht als PDF – sondern als Prozess
PDF-Rechnungen mögen digital wirken, erfüllen aber künftig nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen, welche durch die öffentliche Einführung der deutschen E-Rechnungspflicht entstehen. Bereits seit Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen und Selbstständige in der Lage sein, entsprechende strukturierte Rechnungen nach dem europäischen Standard EN 16931 zu empfangen. Bis 2028 werden nur noch strukturierte Formate zugelassen sein – ohne Ausnahmen.
Echte E-Rechnungen (in Deutschland optimalerweise in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung) ermöglichen die vollständige digitale Verarbeitung – vom Rechnungseingang bis zur Archivierung. Das reduziert manuelle Eingriffe, senkt Fehlerquoten und schafft die Basis für Automatisierung.
2. Integrieren Sie Steuer-Compliance von Anfang an
Elektronische Rechnungen entfalten ihren vollen Nutzen erst dann, wenn sie steuerlich korrekt, vollständig und konform erstellt und verarbeitet werden. Besonders bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen ist das entscheidend.
Mit der Integration von E-Invoicing und IDT-Compliance – etwa durch die Kombination von Pagero und ONESOURCE von Thomson Reuters – können Unternehmen Rechnungsdaten automatisch validieren, Umsatzsteuer korrekt berechnen und steuerlich relevante Informationen strukturiert melden.
3. Automatisieren Sie Validierung und Freigabe
Manuelle Prüfprozesse sind fehleranfällig und kostenintensiv. Durch die Automatisierung von Rechnungsvalidierung, Freigabe und Archivierung lässt sich nicht nur die Bearbeitungszeit deutlich reduzieren – auch Compliance-Risiken werden minimiert.
Mit einer zentralen Plattform für E-Invoicing, Echtzeitvalidierung und revisionssicheres E-Archiv erfüllen Unternehmen lokale und internationale Anforderungen effizient und sicher.
4. Richten Sie Ihre Prozesse auf zukünftige Meldepflichten aus
Mit dem „Wachstumschancengesetz“ schafft Deutschland den regulatorischen Rahmen für künftige CTC-Pflichten (Continuous Transaction Controls). In der Perspektive bedeutet das: Transaktionsdaten werden künftig zeitnah oder sogar in Echtzeit an staatliche Plattformen übermittelt.
Wer bereits heute auf strukturierte Daten und interoperable Systeme setzt, ist optimal vorbereitet – und vermeidet kostspielige Nachrüstungen. Eine integrierte E-Invoicing- und Compliance-Lösung ermöglicht diese Skalierbarkeit von Beginn an.
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Pflicht ist gut – Integration ist besser
Die kommenden Jahre bringen erhebliche regulatorische Veränderungen mit sich. Wer sich heute auf strukturierte E-Rechnungen einstellt, erfüllt die gesetzlichen Vorgaben. Wer gleichzeitig die steuerliche Compliance integriert, sichert sich darüber hinaus betriebliche Vorteile: Effizientere Prozesse, schnellere Durchlaufzeiten und höhere Datensicherheit.
Die intelligente Verbindung von E-Invoicing und Indirect Tax Compliance ist kein Mehraufwand – sondern ein Wettbewerbsvorteil.