Cos’è Peppol?

In questo articolo, il Capo degli Affari Regolatori di Pagero e Presidente di OpenPeppol, Nazar Paradivskyy, offre un'esplorazione approfondita di Peppol. Svelerà le complessità della rete Peppol e risponderà alle domande più frequenti.

Peppol (precedentemente noto come PEPPOL) sta per Pan-European Public Procurement On-Line. È un quadro per lo scambio transfrontaliero sicuro di documenti commerciali elettronici. Peppol non è una piattaforma di scambio documenti, ma piuttosto una rete che collega le molteplici piattaforme già utilizzate da aziende ed enti pubblici. È un'infrastruttura IT che consente di connettersi e inviare messaggi ad altri sistemi collegati alla rete.

È iniziato nel 2008 con la missione di semplificare gli scambi commerciali tra i governi europei. Ma oggi, il suo ruolo è globale, fungendo da quadro universale per lo scambio elettronico di documenti tra entità in tutto il mondo.

L'analogia della carta di credito

Per capire meglio Peppol, pensa alla tua carta di credito. Visa o Mastercard non gestiscono le singole transazioni nel tuo bar locale; invece, forniscono la governance - le regole, gli standard e l'infrastruttura - che consente alla tua carta di essere accettata in milioni di posti in tutto il mondo. Allo stesso modo, Peppol non gestisce direttamente lo scambio di fatture o altri documenti, ma fornisce il quadro che consente a questi documenti di essere scambiati in modo sicuro e senza problemi tra varie piattaforme.

Ascolta mentre Hertzbert Casseus, Regulatory Associate presso Pagero, spiega come Peppol facilita lo scambio senza interruzioni di fatture elettroniche e documenti elettronici, riducendo la gestione manuale e aumentando l'efficienza.

L'espansione globale di Peppol riflette il crescente riconoscimento del suo potenziale per semplificare i processi di approvvigionamento e migliorare l'efficienza degli scambi transfrontalieri.

Singapore è stato uno dei primi paesi non europei a riconoscere i vantaggi di Peppol, integrandolo nella sua rete nazionale di fatturazione elettronica. Australia e Nuova Zelanda hanno seguito, abbracciando Peppol per migliorare l'efficienza e l'interoperabilità delle loro economie digitali. Insieme al lancio di Peppol PINT, anche Giappone e Malaysia hanno ottenuto lo status di autorità e si sono unite all'implementazione di Peppol.

I paesi stanno esplorando le capacità di Peppol e considerando la sua implementazione per migliorare i loro sistemi di fatturazione elettronica e di e-procurement. Questo interesse fa parte di una spinta più ampia verso la trasformazione digitale e l'integrazione economica nella regione.

L'interesse crescente per Peppol può essere visto come un modo per accelerare il commercio digitale e i processi di approvvigionamento governativi. Man mano che queste regioni si concentrano sull'innovazione digitale e sulla diversificazione economica, Peppol emerge come un abilitatore promettente.

Come è strutturato e governato Peppol? Chi sono i principali attori che mantengono la rete Peppol funzionante senza intoppi?

OpenPeppol: Al timone della rete Peppol si trova OpenPeppol, un'organizzazione no-profit responsabile della gestione e dell'evoluzione strategica di Peppol. Nata dalle aspirazioni collettive dei suoi membri, OpenPeppol coordina gli standard e i framework della rete, promuovendo un ambiente in cui l'interoperabilità è la norma, non l'eccezione. È il custode delle specifiche di Peppol, governando la rete con l'obiettivo di garantire coerenza, sicurezza e conformità in tutte le interazioni.

Autorità Peppol: Le Autorità Peppol funzionano come fari regolatori all'interno dell'ecosistema Peppol. Queste sono organizzazioni designate, spesso legate a enti governativi o settori, che supervisionano il framework Peppol all'interno di territori o mercati specifici. Il loro mandato include l'accreditamento dei Fornitori di Servizi, il monitoraggio della conformità agli standard Peppol e la facilitazione dell'adozione locale. Queste autorità fungono da ancore regionali, garantendo che i principi universali di Peppol siano adattati per soddisfare i requisiti locali e i quadri legali.

Fornitori di Servizi: (precedentemente noto come Access Point) Le arterie della rete Peppol sono i Fornitori di Servizi, precedentemente denominati Access Points. Queste entità forniscono l'infrastruttura tecnologica che consente ai partecipanti di inviare e ricevere documenti elettronici tramite Peppol. Agendo come gateway, traducono i documenti commerciali in un formato Peppol comune, consentendo uno scambio di informazioni senza attriti tra sistemi diversi. Le aziende si connettono a un Fornitore di Servizi, che poi gestisce il trasferimento sicuro dei documenti a qualsiasi altra entità all'interno della rete Peppol, indipendentemente dalla sua posizione o settore.

Comunità Peppol: Infine, il cuore vitale dell'esistenza di Peppol sono le sue comunità—gruppi di utenti e stakeholder, inclusi imprese, enti governativi e fornitori di servizi. Questi gruppi sono forum collaborativi dove si condividono le migliori pratiche e si diffonde la conoscenza. All'interno di queste comunità, i membri possono discutere implementazioni, innovazioni e adattamenti alle loro esigenze aziendali o paesaggi normativi in evoluzione. Queste comunità non solo promuovono la collaborazione ma incoraggiano anche l'avanzamento collettivo e il perfezionamento degli standard Peppol.

In sintesi, l'architettura di Peppol è sostenuta da un framework in cui ogni giocatore contribuisce alla robustezza e vitalità della rete, garantendo che il linguaggio commerciale parlato in tutto il mondo sia coerente, connesso e continuo. Capire i ruoli e le interazioni di questi attori è fondamentale per qualsiasi entità che desideri navigare con successo nell'ecosistema Peppol.

Peppol ha il suo proprio set di termini che possono sembrare un labirinto di gergo per i non addetti ai lavori. Ecco una spiegazione dei concetti chiave per aiutarti a navigare con facilità nella rete Peppol:

Peppol BIS & PINT: Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) sono i mattoni delle comunicazioni della rete. Sono come le regole grammaticali per la lingua parlata da Peppol, assicurando che i documenti inviati da un'azienda all'altra siano compresi correttamente, ovunque si trovino nel mondo.

PINT (Peppol International Invoicing) è un sottogruppo di queste specifiche, appositamente adattato per raggiungere l'interoperabilità e fornire flessibilità per supportare requisiti locali unici, garantendo che le fatture possano essere inviate tra paesi senza problemi.

Peppol AS4: Questo è il protocollo, o metodo, che Peppol utilizza per trasferire documenti in modo sicuro. È un insieme di regole che assicura che tutti i dati inviati attraverso la rete siano sicuri e arrivino a destinazione senza essere manomessi, come un furgone di consegna sigillato che trasporta un pacco prezioso.

SMP, SML, and Directory: Il Service Metadata Publisher (SMP) è una directory dove è elencato l'indirizzo di consegna di ogni azienda nella rete Peppol. Il Service Metadata Locator (SML) è come la rubrica centrale che aiuta a trovare l'SMP corretto per qualsiasi azienda all'interno della rete. Insieme, lavorano come un sistema postale, assicurando che i tuoi documenti raggiungano la giusta casella di posta. La Directory Peppol è una rubrica pubblica dove puoi trovare le entità all'interno della rete Peppol, simile a una rubrica telefonica ma per i partecipanti a Peppol.

PASR (Peppol Authority Specific Requirement): PASR è un insieme di regole o standard aggiuntivi che un'Autorità Peppol locale potrebbe richiedere in aggiunta alle regole standard di Peppol. È come avere linee guida specifiche per la comunità all'interno dei regolamenti di una città più grande.

KYC in Peppol: KYC, o Conosci il Tuo Cliente, è un processo preso in prestito dal settore finanziario e, in Peppol, si riferisce all'identificazione e alla verifica delle aziende all'interno della rete. Si tratta di assicurarsi che ogni partecipante sia chi dice di essere, aggiungendo un livello di fiducia alle transazioni, simile a mostrare un documento d'identità quando si riceve una lettera raccomandata. Comprendendo questi termini, sarai meglio attrezzato per capire come funziona la rete Peppol e come può facilitare scambi di documenti elettronici senza soluzione di continuità, sicuri e standardizzati oltre i confini.

Peppol: La governance dietro lo scambio globale di documenti elettronici

Capire come funziona Peppol è fondamentale per riconoscere il suo ruolo nella rivoluzione del modo in cui le aziende comunicano a livello mondiale. Vale la pena ricordare che Peppol non è una piattaforma singola dove i documenti vengono scambiati. È un insieme di regole e standard, un quadro di governance, che consente a diverse piattaforme di fatturazione elettronica di comunicare tra loro. Questo sistema garantisce che un documento inviato da un angolo del globo possa essere ricevuto e compreso in un altro, indipendentemente dalle piattaforme locali utilizzate da ogni azienda.

Quando un'azienda desidera inviare una fattura, crea il documento utilizzando il proprio software contabile. Questo software è configurato per essere conforme a Peppol, il che significa che può "parlare" e "comprendere" la lingua di Peppol, seguendo le specifiche BIS. Una volta che la fattura è pronta, viene inviata a un Fornitore di Servizi Peppol, a volte ancora chiamato Access Point.

Questo fornitore di servizi agisce come un ponte tra il software del mittente e la piattaforma del destinatario. Traduce la fattura nel formato standard di Peppol e la invia attraverso la rete utilizzando il protocollo sicuro AS4. Il fornitore di servizi del destinatario riceve la fattura, la converte in un formato che il software del destinatario può comprendere e la consegna.

Durante questo processo, il Service Metadata Publisher (SMP) e il Service Metadata Locator (SML) svolgono ruoli cruciali nella direzione del traffico, assicurando che il documento venga inviato all'indirizzo corretto. Il Peppol Directory può essere utilizzato per cercare questi indirizzi, un po' come si potrebbe utilizzare un elenco telefonico online.

I vantaggi del modello di governance di Peppol

La bellezza del modello di governance di Peppol è che elimina la complessità di dover gestire diversi standard e formati nazionali per la fatturazione elettronica. Le aziende non devono preoccuparsi della compatibilità dei loro documenti con i sistemi del destinatario, purché entrambi utilizzino software e Fornitori di Servizi conformi a Peppol. Questo approccio uniforme semplifica anche la conformità a varie normative internazionali sulla fatturazione elettronica.

La rete Peppol offre un approccio distinto allo scambio di documenti elettronici, distinguendosi dai sistemi nazionali come il KSeF in Polonia o lo SDI in Italia, che possono essere descritti come modelli centralizzati. Esploriamo ciò che rende unico il framework di Peppol e come si differenzia da queste soluzioni specifiche per ogni paese.

Peppol's 4-Corner Model: L'essenza del modello a 4 angoli di Peppol risiede nella sua natura decentralizzata e nella flessibilità che offre:

Tra gli angoli 2 e 3 è dove opera la rete Peppol, consentendo ai documenti di spostarsi tra i fornitori di servizi. Ogni fornitore di servizi può connettersi con qualsiasi altro a patto che rispetti gli standard di Peppol, creando una vasta rete interoperabile.

Centralised/Clearance Model: Al contrario, sistemi nazionali come il KSeF e lo SDI operano su una singola piattaforma:

Peppol’s 5-Corner Model (Peppol CTC) fornisce un'infrastruttura robusta che si allinea agli obiettivi del CTC (controlli continui delle transazioni) consentendo lo scambio istantaneo di documenti elettronici. Questa capacità è cruciale perché i sistemi centralizzati spesso richiedono che i dati delle fatture siano comunicati alle autorità fiscali al momento o vicino al momento della transazione.

Peppol CTC è stato progettato e costruito in modo da soddisfare i requisiti aziendali e legali, che aderiscono al concetto di DCTCE (Modello Decentralizzato di CTC e Scambio). Le aziende in questo modello possono scegliere Fornitori di Servizi accreditati (C2 e C3) per scambiare documenti in una struttura standard, ma anche i governi possono ottenere dati transazionali in tempo reale da un punto di accesso (C5) per la piattaforma dell'Autorità Fiscale.

Pagero: Pionieri del Framework Peppol CTC 

Pagero, riconosciuto come un architetto chiave nello sviluppo del framework Peppol, ha svolto un ruolo fondamentale nell'adattare Peppol per supportare i requisiti CTC. Hanno contribuito all'evoluzione delle specifiche di Peppol, assicurando che siano attrezzate per gestire le esigenze della segnalazione fiscale in tempo reale.

Lavorando a stretto contatto con OpenPeppol e varie autorità fiscali, Pagero ha garantito che il framework Peppol rimanga all'avanguardia degli avanzamenti tecnologici nella conformità fiscale. La loro competenza è stata cruciale per garantire che Peppol non solo supporti gli attuali requisiti CTC ma sia anche abbastanza flessibile da adattarsi a futuri cambiamenti nella legislazione di segnalazione fiscale.

L'adozione di Peppol si estende ben oltre la fatturazione elettronica, offrendo vantaggi che semplificano il commercio globale moderno, efficiente e sicuro. Le imprese che adottano Peppol accedono a una serie di vantaggi che possono migliorare significativamente le loro operazioni.

Interoperabilità e standardizzazione: Peppol consente a diversi sistemi di comunicare senza sforzo, consentendo la standardizzazione dei documenti commerciali. Ciò significa meno complessità nel trattare con partner internazionali, facilitando l'espansione del mercato e le operazioni semplificate.

Aumento dell'efficienza e riduzione dei costi: La rete consente lo scambio di vari documenti commerciali, riducendo il tempo e i costi legati all'elaborazione manuale. L'automazione porta a meno errori, dati più puliti e meno tempo speso per risolvere le dispute.

Maggiore sicurezza e conformità: Peppol aderisce a rigorosi protocolli di sicurezza, garantendo che i documenti scambiati siano sicuri e rispettino gli standard internazionali. Questo è fondamentale per proteggere i dati e mantenere la fiducia nell'ecosistema digitale.

Accesso ai dati in tempo reale: L'accesso immediato ai dati delle transazioni consente una presa di decisioni più rapida e una gestione più efficiente della catena di approvvigionamento e della liquidità. Le intuizioni in tempo reale possono guidare l'agilità aziendale e migliorare la reattività operativa.

Sostenibilità: Riducendo la dipendenza dalla carta, Peppol supporta gli sforzi di sostenibilità, che stanno diventando sempre più importanti per i consumatori e gli organismi normativi. 

Scalabilità: Peppol è progettato per crescere con un'azienda, accogliendo nuovi partner commerciali e l'espansione senza la necessità di rivedere i processi transazionali esistenti.

Miglioramento dell'intelligenza aziendale: I dati provenienti da Peppol possono essere utilizzati per l'analisi, fornendo intuizioni che guidano le decisioni strategiche aziendali. Aiuta a comprendere le tendenze di acquisto e a valutare l'efficacia della catena di approvvigionamento.

Semplificazione dell'onboarding di clienti e fornitori: Con Peppol, aggiungere nuovi clienti e fornitori diventa più semplice, grazie alla riduzione delle barriere tecniche tipicamente coinvolte nell'instaurare connessioni elettroniche. 

Adottare Peppol significa impegnarsi in un sistema che supporta la trasformazione digitale, promuove l'efficienza e incoraggia la crescita aziendale. È un investimento in un futuro in cui i processi digitali e automatizzati sono la spina dorsale del commercio globale.

Mentre Peppol continua a evolversi, il suo impatto sul panorama del commercio digitale globale diventa sempre più profondo. Nato nell'ambito degli appalti pubblici europei, Peppol sta ora assistendo a una significativa adozione globale, in particolare in Asia, nelle Americhe e in Africa. Questa espansione evidenzia la sua crescente importanza per transazioni elettroniche efficienti e standardizzate a livello mondiale.

Nell'ecosistema diversificato di Peppol, i fornitori di servizi vanno da quelli che offrono una connettività di base a entità full-service che forniscono soluzioni complete di conformità e supporto. I Fornitori di Servizi Peppol di base (PSP) facilitano principalmente lo scambio di documenti standard tramite punti di accesso all'interno della rete. Al contrario, i fornitori full-service offrono una gamma più ampia di servizi, inclusi il monitoraggio della conformità normativa, la conversione dei documenti, l'archiviazione e analisi avanzate. Tali soluzioni complete sono particolarmente vantaggiose per le imprese che navigano ambienti normativi complessi in più giurisdizioni.

In mezzo a questa varietà, Pagero si distingue come forza trainante nella crescita di Peppol. Più che un semplice PSP leader, Pagero modella attivamente la direzione strategica e lo sviluppo degli standard della rete. La sua collaborazione con i governi di tutto il mondo non solo dimostra l'influenza di Pagero ma riflette anche il suo impegno a guidare l'innovazione e l'adozione all'interno della comunità Peppol.

L'approccio di Pagero va oltre la semplice connettività. È un impegno per l'innovazione e la conformità, rendendo Pagero un partner prezioso nell'ecosistema Peppol. Facilitando scambi di documenti transfrontalieri conformi e senza soluzione di continuità, Pagero consente a governi e imprese di partecipare con fiducia al commercio internazionale, svolgendo un ruolo chiave nell'espansione globale di Peppol.

Per le imprese che considerano l'integrazione con Peppol, la scelta del fornitore di servizi è cruciale. La decisione dovrebbe essere informata dai requisiti specifici dell'azienda, sia che si tratti di un accesso di base o di servizi più estesi che si allineano con strategie di trasformazione digitale più ampie.

Peppol sta rapidamente diventando uno strumento indispensabile nel dominio in evoluzione dello scambio di documenti elettronici, annunciando una maggiore efficienza, conformità e connettività globale. Con il cambiamento dell'economia digitale, vale la pena chiedersi: la tua azienda è pronta ad abbracciare le opportunità che Peppol offre in questo paesaggio digitale in rapida evoluzione?