Hva er Peppol? En oversikt over Peppol-nettverket

I denne artikkelen tar Nazar Paradivskyy, Head of Regulatory Affairs og Chair of OpenPeppol hos Pagero, en nærmere titt på Peppol for å forklare hvordan nettverket fungerer, og han svarer også på noen av de vanligste spørsmålene. 

Peppol (tidligere kalt PEPPOL) er en forkortelse for Pan-European Public Procurement On-Line. Dette er et rammeverk for trygg utveksling av elektroniske forretningsdokumenter på tvers av landegrenser. Peppol er ikke en plattform for utveksling av dokumenter, men et nettverk som kobler sammen de mange plattformene som allerede brukes av bedrifter og offentlige virksomheter. Det er en IT-infrastruktur som gjør det mulig å koble til og sende meldinger til andre systemer som er koblet til nettverket. 

Det hele startet i 2008 med et mål om å strømlinjeforme handelen mellom europeiske regjeringer. Men i dag er rollen global, og løsningen er et universelt rammeverk for utveksling av e-dokumenter mellom enheter over hele verden. 

Kredittkortanalogien

For å gjøre det enklere å forstå Peppol kan du tenke på kredittkortet ditt. Visa eller Mastercard tar seg ikke av hver enkelt transaksjon ved den lokale kafeen din. I stedet sørger de for styring og ettersyn – reglene, standardene og infrastrukturen – som gjør at du kan bruke kortet ditt over hele verden. På samme måte tar ikke Peppol seg av selve utvekslingen av fakturaer eller andre dokumenter, men løsningen sørger for rammeverket som sikrer at disse dokumentene kan utveksles på en trygg og sømløs måte på tvers av plattformer. 

Hør hvordan Hertzbert Casseus, Regulatory Associate hos Pagero forklarer hvordan Peppol muliggjør sømløs utveksling av e-fakturaer og e-dokumenter, noe som reduserer behovet for manuell behandling og øker effektiviteten.

Peppols globale ekspansjon gjenspeiler den økende anerkjennelsen av potensialet til å strømlinjeforme anskaffelsesprosesser og gjøre handelen på tvers av landegrenser mer effektiv. 

Singapore var et av de første ikke-europeiske landene som innså fordelene med Peppol, og de integrerte løsningen i det nasjonale nettverket for å sende/motta e-fakturaer. Deretter valgte Australia og New Zealand å innføre Peppol for å forbedre den digitale økonomiens effektivitet og interoperabilitet. I forbindelse med lanseringen av Peppol PINT oppnådde også Japan og Malaysia myndinghetsstatus og begynte å implementere Peppol.

Land utforsker mulighetene som Peppol gir, og de vurderer å implementere løsningen for å forbedre systemer for å sende/motta e-fakturaer samt systemer for digitale innkjøp. Dette er en del av et økt fokus på digital transformasjon og økonomisk integrasjon i regionen. 

Den økende interessen for Peppol kan anses som et grep for å akselerere den digitale handelen og de offentlige anskaffelsesprosessene. Siden disse regionene har fokus på digital innovasjon og økonomisk diversifisering, skiller Peppol seg ut som en lovende løsning. 

Så hvordan er Peppol strukturert og styrt? Hvem er nøkkelaktørene som sørger for at Peppol-nettverket fungerer problemfritt? 

OpenPeppol: Ved roret i Peppol-nettverket finner vi OpenPeppol. Det er en ideell organisasjon som har ansvaret for forvaltning og strategisk utvikling av Peppol. OpenPeppol er et resultat av medlemmenes kollektive ambisjoner, og organisasjonen organiserer nettverkets standarder og rammeverk for å sikre et miljø der interoperabilitet er normen, og ikke unntaket. OpenPeppol er forvalteren av Peppol-spesifikasjonene og styrer nettverket med fokus på å sikre konsistens, sikkerhet og compliance for alle interaksjoner. 

Peppol-myndighet: Peppol-myndighetene er de regulatoriske vakttårnene i Peppols økosystem. De er utpekte organisasjoner som ofte er knyttet til statlige organer eller sektorer, og som fører tilsyn med Peppols rammeverk innenfor spesielle territorier eller markeder. Deres mandat inkluderer å akkreditere tjenesteleverandører, følge opp compliance med Peppols standarder samt legge til rette for lokal adopsjon. Disse myndighetene er regionale ankere som sikrer at Peppols universelle prinsipper tilpasses for å oppfylle lokale regler og juridiske rammeverk. 

Tjenesteleverandør: Tjenesteleverandørene, som tidligere ble kalt tilgangspunkt, er arteriene i Peppol-nettverket. Disse enhetene leverer den teknologiske infrastrukturen som gjør at deltakerne kan sende og motta e-dokumenter via Peppol. De fungerer som inngangsporter som oversetter forretningsdokumenter til et felles Peppol-format, slik at informasjonen kan utveksles problemfritt mellom ulike systemer. Bedriftene kobler seg til en tjenesteleverandør, som deretter sørger for trygg overføring av dokumenter til alle andre enheter i Peppol-nettverket, uavhengig av sted eller sektor. 

Peppol-fellesskap: Livsnerven for Peppols eksistens er fellesskapene, som er klynger av brukere og interessenter, inkludert bedrifter, offentlige virksomheter og tjenesteleverandører. Disse gruppene er samarbeidsfora der mønsterpraksis og kunnskap utveksles. I disse fellesskapene kan medlemmene diskutere implementeringer, innovasjoner og tilpasninger basert på forretningsbehovene eller regelverkene som er i stadig endring. Disse fellesskapene sikrer ikke bare samarbeidet, de oppmuntrer også til kollektiv utvikling og forbedring av Peppol-standardene. 

Kort oppsummert opprettholdes Peppols arkitektur av et rammeverk der hver aktør bidrar til nettverkets robusthet og vitalitet, slik at forretningsspråket som brukes over hele verden, er enhetlig, tilkoblet og kontinuerlig. For alle enheter som ønsker å navigere i Peppols økosystem, er det veldig viktig å forstå disse aktørenes roller og samhandlinger.

Peppol bruker egne begreper som kan virke som stammespråk. Her er en oversikt over de viktigste konseptene, slik at det blir enklere for deg å navigere i Peppol-nettverket. 

Peppol BIS & PINT: Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) er byggeklossene for nettverkets kommunikasjon. De er som skrivereglene for språket som Peppol snakker, og de sørger for at dokumentene som sendes fra én bedrift til en annen, blir forstått på riktig måte, uansett hvor de er i verden. 

PINT (Peppol International invoicing) er et undersett av disse spesifikasjonene, som er spesialutviklet for å sikre interoperabilitet og sikre fleksibilitet for å støtte unike lokale regler. På den måten sikres det at fakturaer kan sendes problemfritt på tvers av landegrenser. 

Peppol AS4: Dette er protokollen – eller metoden – som Peppol bruker til å overføre dokumenter på en sikker måte. Det er et regelsett som sørger for at alle data som sendes i nettverket, er trygge og kommer frem uten å ha blitt tuklet med. Se for deg en verditransport som frakter en verdifull pakke. 

SMP, SML og Directory: Service Metadata Publisher (SMP) er en katalog der hver bedrifts leveringsadresse i Peppol-nettverket er registrert. SML (Service Metadata Locator) er som den sentrale adresseboken som gjør at man kan finne riktig SMP for alle bedrifter i nettverket. Sammen fungerer de som et postsystem som sørger for at dokumentene havner i riktig postkasse. Peppol Directory er en offentlig adressebok der du kan finne enheter i Peppol-nettverket. Se for deg en telefonkatalog, men for deltakere i Peppol. 

PASR (Peppol Authority Specific Requirement): PASR er et sett med ekstra regler eller standarder som en lokal Peppol-myndighet kan kreve i tillegg til de vanlige Peppol-reglene. Det er som å ha fellesskapsspesifikke retningslinjer som en del av forskriftene for en større by. 

KYC ii Peppol: KYC, eller Know Your Customer, er en prosess som er lånt fra finansbransjen, og i Peppol henviser den til å identifisere og verifisere bedrifter i nettverket. Det handler om å sikre at hver deltaker er den de sier at de er, slik at transaksjonen blir enda sikrere. Det kan sammenlignes med å vise identifikasjon når man henter ut en pakke. Når du forstår disse begrepene, blir det enklere å forstå hvordan Peppol-nettverket fungerer, og hvordan det kan tilrettelegge for sømløs, trygg og standardisert utveksling av elektroniske dokumenter på tvers av landegrenser. 

Peppol: styringen bak global utveksling av e-dokumenter 
Å forstå hvordan Peppol fungerer er nøkkelen for å kunne forstå nettverkets rolle i å revolusjonere måten bedrifter kommuniserer med hverandre på over hele verden. Det er verdt å minne om at Peppol ikke er én plattform der dokumenter utveksles. Det er et sett med regler og standarder – et styringsrammeverk – som gjør at ulike plattformer for å sende/motta e-fakturaer kan kommunisere med hverandre. Dette dokumentet sørger for at et dokument som sendes fra ett sted i verden, kan mottas og forstås et helt annet sted – uavhengig av hvilken lokal plattform bedriftene bruker.

Når en bedrift skal sende en faktura, oppretter den dokumentet ved hjelp av sin egen regnskapsprogramvare. Denne programvaren er konfigurert for å være kompatibel med Peppol, noe som betyr at den kan «snakke» og «forstå» Peppol-språket, siden den følger BIS-standarden. Når fakturaen er klar, sendes den til en Peppol-tjenesteleverandør – av og til fortsatt kalt et tilgangspunkt. 

Denne tjenesteleverandøren fungerer som en bro mellom avsenderens programvare og mottakerens plattform. Den oversetter fakturaen til standard Peppol-format og sender den via nettverket ved hjelp av den sikre AS4-protokollen. Mottakerens tjenesteleverandør mottar fakturaen, konverterer den tilbake til et format som mottakerens programvare kan forstå, og leverer den.

I denne prosessen spiller Service Metadata Publisher (SMP) og Service Metadata Locator (SML) viktige roller for å styre trafikken og sikre at dokumentet sendes til riktig adresse. Peppol Directory kan brukes til å slå opp disse adressene, omtrent som man bruker en telefonkatalog på nett. 

Fordelene med Peppols styringsmodell 

Når en bedrift skal sende en faktura, oppretter den dokumentet ved hjelp av sin egen regnskapsprogramvare. Denne programvaren er konfigurert for å være kompatibel med Peppol, noe som betyr at den kan «snakke» og «forstå» Peppol-språket, siden den følger BIS-standarden. Når fakturaen er klar, sendes den til en Peppol-tjenesteleverandør – av og til fortsatt kalt et tilgangspunkt. 

Denne tjenesteleverandøren fungerer som en bro mellom avsenderens programvare og mottakerens plattform. Den oversetter fakturaen til standard Peppol-format og sender den via nettverket ved hjelp av den sikre AS4-protokollen. Mottakerens tjenesteleverandør mottar fakturaen, konverterer den tilbake til et format som mottakerens programvare kan forstå, og leverer den.

I denne prosessen spiller Service Metadata Publisher (SMP) og Service Metadata Locator (SML) viktige roller for å styre trafikken og sikre at dokumentet sendes til riktig adresse. Peppol Directory kan brukes til å slå opp disse adressene, omtrent som man bruker en telefonkatalog på nett. 

Peppol-nettverket har en unik tilnærming til utveksling av elektroniske dokumenter, noe som skiller det fra nasjonale systemer som KSeF i Polen og SDI i Italia, som kan beskrives som sentraliserte modeller. La oss se nærmere på hva det er som gjør Peppols rammeverk unikt, og hvordan det skiller seg fra disse landsspesifikke løsningene. 

Peppols fire hjørner-modell: Essensen i Peppols fire hjørner-modell er den desentraliserte naturen og fleksibiliteten løsningen gir: 

Peppol-nettverket finnes mellom hjørnene 2 og 3 og sørger for at dokumenter kan overføres mellom tjenesteleverandører. Hver tjenesteleverandør kan koble seg til alle andre, forutsatt at de overholder Peppols standarder, noe som skaper et stort interoperabelt nettverk. 

Sentralisert modell / clearance-modell: I motsetning til dette bruker nasjonale systemer som KSeF og SDI én plattform: 

Peppols fem hjørner-modell (Peppol CTC) er en robust infrastruktur som er i tråd med målene for CTC (kontinuerlige transaksjonskontroller) ved å legge til rette for umiddelbar utveksling av e-dokumenter. Denne muligheten er helt avgjørende fordi sentraliserte systemer ofte krever at fakturadata kan kommuniseres til skattemyndighetene under eller kort tid etter transaksjonen. 

Peppol CTC er utviklet og bygd opp på en måte som oppfyller bedriftens og myndighetenes krav, som er i tråd med DCTCE-konseptet (Decentralised CTC and Exchange-modell). Bedrifter i denne modellen kan velge akkrediterte tjenesteleverandører (C2 og C3) for å utveksle dokumenter ved hjelp av en standard struktur, men myndighetene kan også få transaksjonsdata i sanntid fra et tilgangspunkt (C5) for plattformen for skattemyndighetene.

Pagero: Pionerer innen Peppol CTC-rammeverket 

Pagero, som er anerkjent som en av de viktigste arkitektene i utviklingen av Peppol-rammeverket, har spilt en sentral rolle i å tilpasse Peppol for å støtte CTC-krav. Selskapet har bidratt til utviklingen av Peppol-spesifikasjoner for å sikre at de oppfyller kravene til skatterapportering i sanntid. 

Ved å samarbeide tett med OpenPeppol og ulike skattemyndigheter har Pagero sikret at Peppol-rammeverket fortsatt er i forkant av de teknologiske fremskrittene innen skattecompliance. Selskapets ekspertise har vært avgjørende for å sikre at Peppol ikke bare støtter dagens CTC-krav, men at løsningen også er fleksibel nok til å kunne tilpasses etter fremtidige endringer i lovgivningen om skatterapportering. 

Peppol handler om mye mer enn å sende/motta e-fakturaer. Løsningen gir fordeler som strømlinjeformer moderne, effektiv og trygg global handel. Bedrifter som tar i bruk Peppol, får en rekke fordeler som kan føre til betydelige forbedringer av driften. 

Interoperabilitet og standardisering: Peppol sørger for at ulike systemer kan kommunisere sømløst, slik at man kan oppnå standardisering på tvers av forretningdokumenter. Det reduserer kompleksiteten i møte med internasjonale partnere, forenkler ekspansjon til nye markeder og strømlinjeformer driften. 

Økt effektivitet og reduserte kostnader: Nettverket gjør det mulig å utveksle ulike forretningsdokumenter for å redusere tidsbruken og kostnadene som er knyttet til manuell behandling. Automatisering fører til færre feil, renere data og mindre tid til å løse tvister. 

Forbedret sikkerhet og compliance: Peppol følger strenge sikkerhetsprotokoller for å sikre at dokumentene som utveksles, er sikre og oppfyller internasjonale standarder. Dette er helt avgjørende for å beskytte data og opprettholde tilliten i det digitale økosystemet. 

Datatilgang i sanntid: Umiddelbar tilgang til transaksjonsdata gjør det mulig å ta beslutninger raskere og styre forsyningskjeden og kontantstrømmen på en mer effektiv måte. Innsikt i sanntid kan gjøre bedriften mer fleksibel og responsiv. 

Bærekraft: Ved å redusere papiravhengigheten støtter Peppol bærekraftsarbeidet, noe som blir stadig viktigere for forbrukere og tilsynsorganer. 

Skalerbarhet: Peppol er utviklet for å kunne skaleres med virksomheten, ved å legge til rette for nye partnere og utvidelser uten at eksisterende transaksjonsprosesser må oppgraderes. 

Forbedret forretningsanalyse: Data fra Peppol kan brukes til analyser for å få informasjon som kan bidra til å ta strategiske forretningsbeslutninger. Løsningen gjør det enklere å forstå innkjøpstrender og evaluere forsyningskjedens effektivitet. 

Forenklet onboarding av kunder og leverandører: Med Peppol blir det enklere å legge til nye kunder og leverandører takket være reduksjonen av de tekniske barrierene som vanligvis finnes når elektroniske forbindelser skal opprettes. 

Å ta i bruk Peppol betyr å bruke et system som støtter digital transformasjon, fremmer effektivitet og oppmuntrer til vekst. Det er en investering i en fremtid der digitale og automatiserte prosesser er ryggraden for den globale handelen.

Etter hvert som Peppol utvikles, vil løsningens innvirkning på det digitale handelslandskapet bli stadig større. Peppol har utspring i europeiske offentlige anskaffelser, men tas nå i bruk stadig flere steder over hele verden, spesielt i Asia, Amerika og Afrika. Denne ekspansjonen er et bevis på at det blir stadig viktigere med effektive og standardiserte elektroniske transaksjoner overalt.

I Peppols mangfoldige økosystem spenner tjenesteleverandører fra de som tilbyr grunnleggende tilkobling, til totalleverandører som leverer omfattende compliance- og støtteløsninger. Grunnleggende Peppol-tjenesteleverandører (PSP-er) legger i hovedsak til rette for standard dokumentutveksling via tilgangspunkter i nettverket, mens totalleverandører tilbyr flere tjenester, inkludert overvåking av regulatorisk compliance, dokumentkonvertering, arkivering og avanserte analyser. Slike omfattende løsninger er ekstra fordelaktige for bedrifter som navigerer i komplekse regulatoriske miljøer på tvers av jurisdiksjoner.

Her skiller Pagero seg ut som en viktig bidragsyter til Peppols vekst. Pagero er ikke bare en ledende Peppol-tjenesteleverandør – selskapet bidrar aktivt til å forme nettverkets strategiske retning og utvikling av standarder. Samarbeidet med myndigheter over hele verden er ikke bare et bevis på Pageros innflytelse – det gjenspeiler også selskapets fokus på å drive innovasjon og adopsjon i Peppol-fellesskapet.

Pageros tilnærming handler om mer enn bare tilkobling. Den handler om innovasjon og com, noe som gjør Pagero til en verdifull partner i Peppol-økosystemet. Ved å legge til rette for sømløs og compliant utveksling av dokumenter på tvers av landegrenser gir Pagero myndigheter og bedrifter muligheten til å delta trygt i internasjonal handel, slik at de kan delta i Peppols globale ekspansjon.

For bedrifter som vurderer å integrere Peppol, er det veldig viktig å velge riktig tjenesteleverandør. Beslutningen må være basert på bedriftens konkrete krav, enten det handler om grunnleggende tilgang eller mer omfattende tjenester som er i tråd med mer omfattende strategier for digital transformasjon.

Peppol er raskt i ferd med å bli et uunnværlig verktøy for utveksling av elektroniske dokumenter for å sikre forbedret effektivitet, compliance og global tilkobling. Når den digitale økonomien endrer seg, bør du stille deg følgende spørsmål: Er bedriften din klar til å omfavne mulighetene som Peppol tilbyr i dette raskt skiftende digitale landskapet?