Vad är Peppol? En överblick över Peppol-nätverket

I den här artikeln ger Nazar Paradivskyy, Pageros Head of Regulatory Affairs och ordförande för OpenPeppol, en djupgående genomgång av Peppol. Han förklarar Peppol-nätverkets komplexitet och svarar på de vanligaste frågorna.

Peppol är en förkortning för ”Pan-European Public Procurement On-Line” och är ett ramverk för säkert utbyte av affärsdokument mellan länder. Peppol är inte en plattform för sändning och mottagning av dokument, utan ett nätverk som kopplar samman de olika plattformar som används av europeiska företag och myndigheter. Det är en infrastruktur som gör det möjligt att skicka meddelanden till andra system som ingår i nätverket. 

Allt började 2008 när de europeiska länderna ville effektivisera handeln mellan sig. Idag fungerar Peppol som en universell standard för överföring av e-dokument mellan aktörer världen över. 

Som ett kreditkort

För att det ska bli lättare att förstå vad Peppol är kan vi jämföra det med ett kreditkort. Visa eller Mastercard utför inte själva transaktionen när du köper en kaffe eller en ny tröja. Däremot utformar de infrastrukturen och ramverket – de regler och standarder som gör att du kan använda ditt kort i flera miljoner butiker världen över. Enligt samma princip utför Peppol inte själva överföringen av fakturor och andra dokument, utan tillhandahåller ramverket som gör att dokumenten kan överföras säkert och smidigt mellan olika plattformar.

Hertzbert Casseus, Regulatory Associate på Pagero, förklarar hur Peppol gör det möjligt att skicka och ta emot elektroniska fakturor och dokument, minskar det manuella arbetet och ökar effektiviteten.

Peppols globala expansion visar att allt fler får upp ögonen för ramverkets potential att effektivisera inköpsprocesser och internationell handel. 

Singapore var ett av de första länderna utanför Europa som insåg fördelarna med Peppol och implementerade lösningen i sitt nationella e-faktureringsnätverk. Därefter infördes Peppol av Australien och Nya Zeeland, som ville förbättra effektiviteten och interoperabiliteten i sina digitala ekonomier. Genom lanseringen av Peppol PINT har även Japan och Malaysia anslutit sig till Peppol.

I den här delen av världen pågår en bredare digitaliseringstrend och det finns ett ökande intresse för Peppol. Även andra länder i regionen tittar nu på hur ramverket kan förbättra deras system för e-fakturering och digitala inköp.

Det växande intresset för Peppol kan ses som ett sätt att skynda på övergången till digitaliserad handel och offentlig upphandling. Och när de här regionerna nu fokuserar på digital innovation och ekonomisk diversifiering sticker Peppol ut som ett övertygande alternativ. 

Men hur är Peppol egentligen uppbyggt? Hur styrs det? Och vilka är de viktigaste aktörerna som ser till att nätverket fungerar som det ska? 

OpenPeppol: Peppol-nätverket styrs av OpenPeppol, en icke vinstdrivande organisation som ansvarar för Peppols strategiska utveckling. OpenPeppols medlemmar administrerar nätverkets standarder och ramverk och försöker skapa en miljö där interoperabilitet är normen, inte undantaget. Organisationen utformar Peppols specifikationer och leder nätverket med målet att säkerställa konsekvens, säkerhet och efterlevnad i alla transaktioner. 

Peppol-myndighet: Peppol-myndigheterna är Peppol-systemets lagvårdande instanser, ofta knutna till statliga myndigheter eller branschorganisationer. De övervakar Peppols ramverk inom olika marknader eller geografiska områden och har mandat att godkänna tjänsteleverantörer, kontrollera efterlevnaden av Peppols standarder m.m. Myndigheterna fungerar alltså ungefär som områdeschefer, som ser till att Peppols universella principer skräddarsys efter kraven och lagstiftningen i varje land. 

Tjänsteleverantör: Tjänsteleverantörerna (som tidigare kallades ”åtkomstpunkter”) är Peppol-nätverkets blodkärl. De tillhandahåller den tekniska infrastruktur som gör att företag kan skicka och ta emot e-dokument via Peppol. Företagen ansluter till en tjänsteleverantör, som sedan utför själva överföringen av dokument till andra inhemska eller utländska företag i Peppol-nätverket. Tjänsteleverantörerna fungerar också som gateways (eller ”slussar”) genom att omvandla affärsdokument till ett gemensamt Peppol-format så att informationen kan överföras friktionsfritt mellan olika system. 

Peppol-communities: Slutligen har vi våra communities, själva kärnan i Peppols universum. Ett community är ett kluster av användare och intressenter, bland annat företag, myndigheter och tjänsteleverantörer. De fungerar som samarbetsgrupper där medlemmarna utbyter erfarenheter och bästa praxis och diskuterar implementering, innovation och anpassning efter nya verksamhetsbehov eller lagkrav. Grupperna underlättar inte bara samarbete, utan uppmuntrar också till gemensam vidareutveckling och förbättring av Peppols standarder. 

Sammanfattningsvis upprätthålls Peppols arkitektur av ett ramverk där varje aktör bidrar till nätverkets tillförlitlighet och anpassningsförmåga. Målet är ett gemensamt och enhetligt digitalt affärsspråk i hela världen. Den som vill kunna navigera i Peppols ekosystem måste förstå dessa aktörers roller och funktioner. 

Peppol har en egen terminologi som kan framstå som en labyrint för den oinvigda. Här förklarar vi de viktigaste begreppen så att det blir lättare att navigera i Peppols universum: 

Peppol BIS och PINT: Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) är byggstenarna i nätverkets kommunikation. De kan beskrivas som grammatiska regler för det språk Peppol talar, d.v.s. de ser till att ett dokument som skickas från ett företag tolkas på rätt sätt, oavsett i vilken del av världen mottagaren befinner sig. 

PINT (Peppol International invoicing) är en undergrupp av BIS-specifikationerna som garanterar interoperabilitet och ger den flexibilitet som krävs för anpassning efter lokala regler. PINT ser alltså till att fakturor kan skickas mellan två länder utan att fastna på vägen. 

Peppol AS4: Det här är det protokoll, eller den metod, som Peppol använder för att överföra dokument på ett säkert sätt. Det är en uppsättning regler som säkerställer att all data som skickas via nätverket är säker och kommer fram till slutdestinationen utan att manipuleras på vägen, ungefär som en värdetransport. 

SMP, SML och Directory: SMP (Service Metadata Publisher) är en katalog som innehåller leveransadresserna till alla företag som ingår i Peppol-nätverket. SML (Service Metadata Locator) kan liknas vid en central adressbok som hjälper till att hitta rätt SMP-adress. Tillsammans fungerar de som ett postsystem som ser till att dina dokument når rätt brevlåda. Peppol Directory är en offentlig adressbok där du kan hitta aktörer som är anslutna till Peppol-nätverket, ungefär som en telefonkatalog för Peppol-företag. 

PASR (Peppol Authority Specific Requirement): PASR är en uppsättning regler eller standarder som en lokal Peppol-myndighet kan formulera som tillägg till Peppols standardregler. Det kan beskrivas som områdesspecifika riktlinjer för ett visst land. 

KYC i Peppol: KYC (”Know Your Customer” eller ”kundkännedom” på svenska) är en process som har lånats från finansbranschen. Inom Peppol syftar begreppet på identifiering och verifiering av de företag som ingår i nätverket. Det handlar om att stärka transaktionernas tillförlitlighet genom att kontrollera att alla aktörer är de de utger sig för att vara, ungefär som när du visar upp id-kortet när du hämtar ut ett paket. Om du har koll på de här begreppen blir det lättare att förstå hur Peppol möjliggör en säker, smidig och standardiserad överföring av elektroniska dokument mellan olika länder. 

Peppol styr överföringen av e-dokument 
Peppol revolutionerar hur företag i olika delar av världen kommunicerar med varandra. Men för att förstå hur det går till måste man förstå hur nätverket fungerar. Kom ihåg att Peppol inte är en plattform där dokument skickas och tas emot, utan ett regelverk som gör det möjligt för olika e-faktureringsplattformar att kommunicera med varandra. Systemet ser till att ett dokument som skickas från jordens ena hörn kan tas emot och tolkas i ett helt annat hörn, oavsett vilka lokala plattformar de inblandade företagen använder. 

När ett företag ska skicka en faktura skapar de ett dokument med hjälp av sitt bokföringsprogram. Programmet är Peppol-kompatibelt – d.v.s. det ”talar” Peppol-språket eftersom det följer BIS-specifikationerna. När fakturan är klar skickas den till en Peppoltjänsteleverantör (kallas fortfarande åtkomstpunkter i vissa fall). 

Tjänsteleverantören fungerar som en brygga mellan avsändarens programvara och mottagarens plattform. Fakturan översätts till Peppols standardformat och skickas via nätverket med hjälp av det säkra AS4-protokollet. Mottagarens tjänsteleverantör tar emot fakturan, konverterar tillbaka den till ett format som mottagarens programvara förstår och levererar den till slutdestinationen.

Under den här processen fyller SMP och SML viktiga funktioner genom att dirigera trafiken och se till att dokumentet skickas till rätt adress. Peppol Directory kan användas för att leta upp adressen, ungefär som när du använder en digital telefonkatalog. 

Fördelarna med Peppols modell 

Det fina med Peppol-modellen är att du slipper krångla med olika nationella e-faktureringsstandarder. Så länge båda parter använder Peppol-kompatibel programvara och anslutna tjänsteleverantörer behöver avsändaren inte fundera på om dokumentet är kompatibelt med mottagarens system. Därmed blir det också lättare att följa e-faktureringsreglerna i olika länder och regioner. 

I Peppol-nätverket överförs elektroniska dokument på ett annat sätt än i nationella system som polska KSeF och italienska SDI. Vi ska titta lite närmare på vad som gör Peppols ramverk unikt och hur det skiljer sig från dessa centraliserade, landsspecifika lösningar. 

Peppols 4-delade modell: Den centraliserade och flexibla Peppol-modellen vilar på 4 separata ben: 

Det stora, driftkompatibla Peppol-nätverket opererar mellan ben 2 och 3 (avsändaren och mottagaren). Det ser till att dokumenten kan flyttas mellan tjänsteleverantörerna och att alla tjänsteleverantörer kan ansluta till varandra, förutsatt att de följer Peppols standarder. 

Centraliserad/clearance modell: I nationella system som KSeF och SDI sker allting på en och samma plattform: 

Peppols 4-delade modell (Peppol CTC) resulterar i en tillförlitlig infrastruktur som ligger i linje med CTC-målen (kontinuerlig transaktionskontroll) eftersom den möjliggör en omedelbar överföring av e-dokument. Detta har stor betydelse eftersom centraliserade system ofta kräver att fakturauppgifter skickas in till skattemyndigheterna i samband med att transaktionen utförs. 

Peppol CTC har utformats och konstruerats på ett sätt som uppfyller de affärsmässiga och lagstadgade kraven, vilket följer konceptet DCTCE (Decentralised CTC and Exchange Model). Företag som använder den här modellen kan välja certifierade tjänsteleverantörer (C2 och C3) för att överföra dokument i en standardstruktur, men myndigheter kan också samla in transaktionsdata i realtid från en åtkomstpunkt (C5) för skattemyndighetens plattform.

Pagero: en Peppol-pionjär 

Som en av huvudarkitekterna bakom Peppol-nätverket har Pagero spelat en avgörande roll när det gäller att anpassa Peppol efter CTC-kraven. Pagero har varit med och utformat Peppols specifikationer och sett till att de möjliggör skatterapportering i realtid. 

Genom ett nära samarbete med OpenPeppol och skattemyndigheter i olika länder har Pagero säkerställt att Peppol-ramverket fortsätter att ligga i teknisk framkant på skatteområdet. Pageros expertis har varit avgörande för att Peppol inte bara ska uppfylla de nuvarande CTC-kraven, utan också kunna anpassas efter framtida förändringar av skattelagstiftningen. 

Peppol skapar förutsättningar för en modern, effektiv och säker internationell handel och används för betydligt mer än enbart e-fakturering. De företag som använder Peppol får tillgång till en mängd olika fördelar som kan ha stor betydelse för deras verksamheter. 

Interoperabilitet och standardisering: Genom Peppol kan olika system kommunicera med varandra utan problem, vilket innebär att affärsdokument kan standardiseras. Det underlättar handeln och interaktionen med samarbetspartners i andra länder och gör det lättare för företag att expandera och effektivisera sina processer. 

Ökad effektivitet och minskade kostnader: När affärsdokument skickas och tas emot via Peppol-nätverket kan företagen lägga mindre tid och pengar på manuell hantering. Automationen minskar även antalet fel, ger renare data och minskar risken för tvister. 

Bättre säkerhet och efterlevnad: Peppol tillämpar strikta säkerhetsprotokoll som garanterar att alla dokument som överförs är säkra och överensstämmer med internationella standarder. Det är viktigt för att upprätthålla dataskyddet och förtroendet för det digitala ekosystemet. 

Dataåtkomst i realtid: Genom att företagen får omedelbar tillgång till transaktionsdata kan de fatta snabbare beslut och hantera både leveranskedja och kassaflöde på ett effektivare sätt. Realtidsdata kan också förbättra företagens flexibilitet och anpassningsförmåga och korta svarstider. 

Hållbarhet: Genom att minska pappersberoendet ökar Peppol hållbarheten, en faktor som blir allt viktigare för både konsumenter och tillsynsmyndigheter. 

Skalbarhet: Peppol växer med företaget. Nya affärspartners och marknader kan läggas till utan att de befintliga transaktionsprocesserna behöver revideras. 

Bättre underlag: Peppol-data kan användas som underlag för analyser och strategiska affärsbeslut och hjälper företagen att förstå köptrender och utvärdera effektiviteten i leveranskedjan. 

Enkelt att lägga till nya kunder och leverantörer: Med Peppol blir det lättare att lägga till nya kunder och leverantörer eftersom många av de tekniska hinder som ofta förekommer vid anslutning till elektroniska system har undanröjts. 

Den som ansluter till Peppol får tillgång till ett system som främjar digitalisering, ökar effektiviteten och påskyndar tillväxten. Det är en investering i en framtid där digitala och automatiserade processer utgör ryggraden i den internationella handeln.

I takt med Peppols fortsatta utveckling ökar nätverkets påverkan på det globala digitala affärslandskapet. Peppol, som ursprungligen togs fram för offentlig upphandling i Europa, används nu av allt fler aktörer i olika delar av världen, främst Asien, Nord- och Sydamerika och Afrika. Expansionen är ett bevis på Peppols potential att effektivisera och standardisera elektroniska transaktioner världen över.

Tjänsteleverantörerna i Peppols ekosystem erbjuder allt från grundläggande konnektivitet till heltäckande efterlevnads- och supportlösningar. Vissa Peppoltjänsteleverantörer erbjuder främst överföring av standarddokument inom nätverket. Helhetsleverantörerna tillhandahåller däremot ett bredare tjänsteupplägg som inbegriper kontroll av lokal regeluppfyllnad, dokumentkonvertering, arkivering och avancerade analysverktyg. Sådana helhetslösningar lämpar sig särskilt för företag som verkar i många olika regioner med olika lagar och regler.

I detta mångfacetterade landskap sticker Pagero ut som en viktig drivkraft bakom Peppols tillväxt. Pagero är mer än bara en ledande Peppoltjänsteleverantör. Företaget intar en aktiv roll när det gäller nätverkets strategiska inriktning och utvecklingen av standarder. Pageros samarbete med myndigheter världen över tydliggör inte bara företagets inflytande, utan också deras engagemang för innovation och ökad tillämpning.

Pagero vill uppnå mer än enbart konnektivitet. De verkar för innovation och efterlevnad, vilket gör Pagero till en värdefull partner i Peppols ekosystem. Genom att erbjuda sömlös dokumentöverföring som uppfyller kraven i alla länder ser Pagero till att myndigheter och företag kan verka på den internationella arenan på ett säkert sätt, något som har stor betydelse för Peppols globala expansion.

För företag som överväger att ansluta sig till Peppol är valet av tjänsteleverantör avgörande. Beslutet bör baseras på företagets kravspecifikation: behövs enbart grundläggande funktioner, eller mer omfattande tjänster som ligger i linje med företagets digitaliseringsstrategi?

Peppol är snabbt på väg att bli ett oumbärligt verktyg för överföring av elektroniska dokument vilket skapar förutsättningar för ökad effektivitet, lagefterlevnad och globalisering. Är ditt företag redo att ta vara på de möjligheter som Peppol erbjuder i detta snabbt föränderliga digitala landskap?