Jak zmniejszyć wskaźnik DSO (cyklu rotacji należności), aby szybciej otrzymywać zapłatę i zapewnić jak najlepszą płynność finansową swojej firmie? Poniżej podważamy kilka tradycyjnych strategii, które niekoniecznie służą Twoim celom i przedstawiamy najlepsze praktyki skutecznie poprawiające wskaźnik DSO.
Czym jest DSO i co oznacza dla Twojej firmy?
Obecnie firmy starają się nie tylko dostosować do zmieniającego się i bardziej elastycznego środowiska pracy, ale także – i przede wszystkim – zwiększyć wydajność swoich działań. Czy Twoja firma także? Sukces można mierzyć na wiele sposobów. Jednak to właśnie skrócenie cyklu rotacji należności sprawi, że Twoja firma będzie działać sprawniej i utrzyma się nawet w trudniejszych warunkach.
Wskaźnik cyklu rotacji należności (DSO) mierzy średnią liczbę dni potrzebnych firmie na otrzymanie płatności za sprzedaż. Im mniej dni, tym szybciej otrzymujesz zapłatę jako dostawca. Niskie DSO to lepszy przepływ pieniędzy i sprawniejsze działanie firmy. Za to wysokie DSO spowalnia rozwój firmy, ponieważ uzyskiwane profity nie mogą być wykorzystywane od razu. To z kolei spowalnia wszystkie operacje związane z prowadzeniem firmy. Cierpi na tym Twój biznes.
W idealnym świecie klienci zawsze płacą na czas, a nawet przed czasem. Jednak w rzeczywistości bardzo rzadko tak to wygląda. W dzisiejszym świecie, w którym panuje większa niepewność, a organizacje przyjmują bardziej oszczędne modele, płacenie terminowo lub z góry jest dla klientów dużym wyzwaniem.
Jak zatem – w takiej rzeczywistości - Twoja firma może lepiej prosperować i skutecznie obniżać DSO? Przeanalizujmy najpierw kilka tradycyjnych strategii, które choć wydają się działać, to w dłuższej perspektywie przynoszą więcej szkód niż pożytku. Następnie przedstawimy kilka innowacyjnych praktyk, których wdrożenie poprawi w sposób długoterminowy przepływ środków pieniężnych w Twojej organizacji.
Webinar o automatyzacji procesów AR
Tradycyjne strategie obniżania DSO
Istnieją pewne strategie obniżania DSO, o których zapewne już słyszałeś lub może nawet zostały już przez Ciebie wypróbowane. Być może nawet krótkoterminowo działają całkiem dobrze. Nie polecamy jednak korzystania z nich przez dłuższy czas. Oto niektóre tradycyjne strategie na obniżanie wskaźnika DSO wraz z wyjaśnieniem, dlaczego nie są tak efektywne, jak mogłoby się to wydawać.
- Przypomnienia o płatności
Jedną z tradycyjnych strategii jest wysyłanie klientom przypomnień zachęcających ich do szybszego dokonania wpłaty. Chociaż może to zadziałać skutecznie w przypadku niektórych klientów, to nie ma to wystarczająco dużego wpływu na systematyczne obniżanie wskaźnika DSO w dłuższej perspektywie.
- Zachęty
Ta strategia stawia na dawanie Twoim kupującym konkretnej zachęty, aby pospieszyli się z płatnością. Najczęściej są to zniżki na usługi. I owszem, mogą pomóc Ci one szybciej uzyskać zapłatę, jednak stosowanie ich długoterminowo negatywnie wpłynie na Twoje zyski, bo oferując zniżki obniżasz swój dochód.
- Wiele metod płatności
Udostępnianie klientom różnych metod płatności ma sens i jest dobrą praktyką, jednak niekoniecznie przekłada się to na szybsze płacenie.
Jeśli więc nie są to najlepsze rozwiązania, to co nimi jest? Bez obaw. Istnieją strategie, które możesz wdrożyć, aby obniżyć wskaźnik DSO organicznie, bez konieczności ciągłego kontaktowania się z klientami i oferowania zniżek. Mogą one nawet pomóc Ci zaoszczędzić, wzmocnić relacje z partnerami handlowymi, a także zapewnić lepszy wgląd i większą kontrolę nad tym, na którym etapie cyklu znajdują się Twoje faktury.
Najlepsze praktyki obniżania DSO
Najlepszym sposobem na rzeczywiste obniżenie DSO w dłuższej perspektywie jest podejście do swoich procesów AR w sposób holistyczny. Zamiast skupiać się wyłącznie na momencie dokonania zapłaty przez klienta, spójrz na zmiany, jakie możesz wprowadzić, by skrócić cały proces przygotowywania, przesyłania i rejestrowania faktur, także w systemie obsługi procesów AP Twojego klienta. Oto nasze zestawienie najlepszych praktyk usprawniających wskaźnik DSO:
- Zrezygnuj z papieru:
Faktury papierowe wymagają wielu manualnych działań po obu stronach transakcji i mija bardzo dużo czasu, zanim dotrą do klienta. Korzystanie z papierowych faktur wymaga wykonywania wielu czasochłonnych kroków, takich jak przygotowywanie faktur, wysyłanie ich do klientów, zbieranie potwierdzeń i otrzymywanie informacji zwrotnych. Z kolei digitalizacja faktur zapewnia Twojemu zespołowi natychmiastową przejrzystość, lepszą jakość i dokładniejsze raportowanie danych, a także pozwala przesyłać i odbierać dokumenty o wiele szybciej, tym samym znacznie skracając cykl rotacji należności.
- Zdigitalizuj proces fakturowania:
Jeśli chcesz jeszcze bardziej zwiększyć efektywność swoich operacji biznesowych, Twój proces fakturowania powinien stać się w pełni cyfrowy. Oznacza to przesyłanie prawdziwych e-faktur, importowanych bezpośrednio do systemów Twoich klientów, zamiast za pośrednictwem poczty lub skrzynki mailowej. Nie tylko otrzymasz wtedy jednoznaczne potwierdzenie dostarczenia, ale także dowiesz się o brakujących w fakturze informacjach wręcz po kilku sekundach, a nie kilku dniach. To skutecznie skraca wskaźnik DSO, ponieważ wielu klientów zapłaci fakturę dużo szybciej, kiedy otrzyma ją natychmiast, a do tego w kompletnym i poprawnym formacie.
- Zachęć swoich klientów do przejścia na e-faktury:
Jak podaje raport Billentis (The e-invoicing journey 2019-2025), do 2025 roku korzystanie z e-faktur wzrośnie czterokrotnie, sprawiając, że staną się one najskuteczniejszym sposobem wymiany dokumentów z partnerami biznesowymi. Pełna cyfryzacja zarówno u Ciebie, jak i Twoich klientów zdecydowanie przyspieszy cykl transakcyjny, co z kolei także skróci czas regulacji zobowiązań.
“Przejście na e-fakturowanie skraca cykl obrotu pieniędzy średnio o dziewięć dni.”
Obniżanie wskaźnika DSO podnosi ROI
Obniżenie cyklu rotacji należności bezpośrednio przekłada się na ROI, czyli lepszy zwrot inwestycji. Możesz łatwo obliczyć, jaki wpływ obniżone DSO będzie miało na Twoją organizację, jeśli tylko znasz jej dochód ze sprzedaży, cykl od faktury do zapłaty i średni ważony koszt kapitału (WACC).
Użyjmy przykładowych liczb dla obliczenia DSO:
Dochód ze sprzedaży: 500 mln
Cykl od faktury do zapłaty: 45 dni
WACC: 12%
Kapitał obrotowy dla cyklu gotówkowego wynosi w tym przypadku 61 mln z odsetkami wynoszącymi 7,3 mln.
Z danych naszych klientów wynika, że przejście na e-fakturowanie skraca cykl gotówkowy średnio o około dziewięć dni. Dzieje się tak dlatego, że klient otrzymuje fakturę prosto do swojego systemu AP w kilka sekund, zamiast w kilka dni.
Poza skróceniem czasu dostarczenia, jaki jeszcze ma wpływ na generowanie większych oszczędności? Załóżmy, że wysyłasz e-faktury, które stanowią 50% Twoich całkowitych przychodów ze sprzedaży. Jeśli otrzymasz zapłatę dziewięć dni wcześniej, zaoszczędzisz na tym aż 739 tys. na samych odsetkach.
Wyobraź sobie, co Twoja firma mogłaby zrobić z takimi oszczędnościami, które może uzyskać zaledwie przez zmniejszenie wskaźnika DSO!
Zacznij obniżać DSO już dziś
Dzięki innowacyjnym strategiom i stosowaniu najlepszych praktyk wiesz już, jak sprawić, by Twój proces AR uległ przyspieszeniu, a DSO obniżeniu. Świetnie! Jak wdrożyć te strategie? Najlepiej zacząć od zainwestowania w rozwiązanie, które wspomoże Cię w cyfryzacji za pomocą technologii opartej na chmurze. Pozwoli Ci to na standaryzację wystawiania faktur i umożliwi komunikację elektroniczną z partnerami handlowymi. Nie tylko usprawni to Twój proces AR, ale także szybciej otrzymasz zapłatę.
Dlaczego? Z kilku powodów:
Wszystkie Twoje informacje będą w jednym miejscu, ograniczając konieczność manualnej pracy nad ich zbieraniem i wprowadzaniem.
Pomoże Ci to osiągnąć zgodność z warunkami fakturowania Twoich klientów, bo faktury będą dostępne w wymaganych przez nich formatach.
Czas przyniesie jeszcze większe oszczędności. Kiedy Twoi klienci także przejdą na cyfrową wymianę dokumentów, będą w stanie odbierać e-faktury, oszczędzając tym samym czas i pieniądze.
Obniżenie DSO to najlepsza droga do poprawienia przepływu środków finansowych. Sprawdź, jak firma Hewlett Packard z pomocą Pagero obniżyła swoje DSO z ponad 7 dni do 2 godzin.
Pagero pomoże Ci osiągnąć te cele. Nasze najlepsze w swojej klasie rozwiązania pomogą Ci usprawnić procesy zarządzania zamówieniami – i znacznie więcej. Mając globalny zasięg, zadbamy także o stałe zapewnianie przez Ciebie pełnej zgodności z przepisami i systemami podatkowymi – niezależnie od tego, gdzie na świecie prowadzisz swoją działalność. Usprawnij swoje procesy AR już dziś.
Tekst oryginalnie opublikowany 10.06. 2020 roku i zaktualizowany 16.03.2022 roku.
Zredukuj DSO poprzez automatyzację procesów AR
Tematy:
Czytaj nasz newsletter i bądź na bieżąco
Poznaj więcej naszych materiałów
Skontaktuj się z nami
Chcesz zacząć lub dowiedzieć się więcej? Zostaw nam swoje dane, a my się z Tobą skontaktujemy!