Swedavia, Pagero e IFS: voando alto nas asas da faturação sustentável

A Swedavia é proprietária, explora e desenvolve a infraestrutura nacional de aeroportos na Suécia. Os dez aeroportos formam um sistema que liga a Suécia - e a Suécia ao mundo. A empresa foi criada em 2010 e é detida a 100% pelo Estado sueco. 

Em 2005, quando a Swedavia ainda fazia parte da LFV (a Administração da Aviação Civil), tornou-se um requisito para as autoridades suecas do sector público poderem receber faturas eletrónicas. Uma vez que o seu fornecedor de sistemas ERP, a IFS, já tinha uma parceria com a Pagero na altura, optaram por escolher a solução da Pagero para receber faturas eletrónicas. Mais tarde, para otimizar ainda mais os seus fluxos de faturas, a Swedavia começou a utilizar a Pagero também para enviar faturas eletrónicas. 

"Antes de começarmos com a faturação eletrónica, o processo envolvia muito mais trabalho manual. Tratava-se principalmente de colocar em envelopes, enviar por correio e pedir cópias aos fornecedores das faturas que não tínhamos recebido", explica Klara Bodin, especialista de suporte da Swedavia. "É claro que trabalhamos principalmente no IFS, mas eu entro na Pagero Online todos os dias para verificar quando as faturas eletrónicas foram enviadas ou recebidas e para controlar as nossas faturas eletrónicas digitalizadas. Todo o nosso fluxo passa agora pela Pagero antes de chegar ao IFS, tornando tudo eletrónico para nós", diz ela. 

De acordo com Bodin, uma das plataformas mais úteis da Pagero Online é o Painel de Análise: "Utilizando a possibilidade de analisar os nossos fluxos, descobrimos onde há potencial de melhoria e quais os clientes que podemos pressionar para aumentar os seus fluxos". 

O painel de controlo está sempre a ser desenvolvido para responder às necessidades dos clientes. O recente lançamento do painel de controlo ambiente está em perfeita sintonia com o trabalho da Swedavia para se tornar mais sustentável. "Podemos usar o painel ambiental para defender os clientes que estão relutantes em mudar para a faturação eletrónica", comenta Bodin. 

A faturação eletrónica começou por ser um requisito, mas agora é uma parte importante do trabalho de sustentabilidade da Swedavia. A empresa formulou estratégias para o desenvolvimento sustentável a longo prazo e estabeleceu um objetivo de zero por cento de emissões nos seus aeroportos. "A Swedavia leva a sério a responsabilidade de reduzir o consumo de papel e minimizar o manuseamento de correio através da digitalização dos nossos processos empresariais", declara Bodin. Emeli Arnryd, gestora de aplicações na Swedavia, acrescenta: "O ambiente é sempre uma prioridade para nós, por isso queremos gastar o mínimo de papel possível em impressões. Esta é uma forma de minimizar o nosso impacto no clima." 

A faturação em papel é um processo de desperdício, não só devido a todos os produtos de utilização única, como o papel, os selos e os envelopes. O transporte das faturas também desempenha um papel importante para tornar a faturação em papel um processo insustentável, dispendioso e moroso. "Poupamos muito dinheiro com a faturação eletrónica, tanto em termos de custos de mão de obra como de custos administrativos acessórios", explica Arnryd. E continua: "Atualmente, não temos custos de embalagem, nem de papel, nem de portes de correio. No entanto, o maior lucro que obtivemos foi a poupança nos custos de mão de obra. Atualmente, temos um fluxo incrivelmente eficiente porque nada requer qualquer atividade manual, nem para as faturas de entrada nem para as de saída. Em vez disso, tratamos de tudo de forma totalmente digital."  

Com a ajuda da aplicação da Pagero para IFS, a Swedavia conseguiu otimizar os seus processos de contas a pagar e de contas a receber. "Uma das principais razões pelas quais optámos pela solução da Pagero foi a parceria com a IFS. É uma vantagem o facto de a Pagero conhecer os nossos sistemas e já ter soluções para os desafios com que nos deparamos", afirma Bodin. "É evidente que a Pagero é uma empresa bem estabelecida com uma vasta experiência no processo de faturação eletrónica. Para além de um grande conhecimento do IFS, são capazes de lidar com muitos formatos diferentes e estão sempre atualizados sobre as novidades do sector", diz ela. 

Que conselho daria Klara Bodin a outras empresas que pretendem digitalizar os seus processos de faturação? "Obter ajuda do Pagero com o processamento dos fornecedores e/ou clientes ao iniciar a atividade. Isto fará com que o processo seja mais rápido. Muitas vezes, quando se faz um projeto de integração e há um obstáculo no processo, cabe aos prestadores de serviços resolvê-lo. A minha experiência demonstrou que pode ser complicado. A minha experiência mostra que isso pode ser muito complicado, mas não é o caso com a Pagero. Recebemos sempre ajuda rápida em tudo o que diz respeito ao suporte e têm uma equipa muito competente", afirma Bodin. 

Quando questionado sobre os planos futuros para a colaboração da Swedavia com a Pagero, para Bodin a resposta é simples: "Continuar a trabalhar para aumentar o nosso número de faturas eletrónicas". Há mais áreas no departamento financeiro que também querem otimizar. "Estamos interessados em analisar a possibilidade de tratar também as encomendas em formato eletrónico, pelo que esse poderá ser o próximo passo para a Swedavia", pensa Bodin.