Swedavia, Pagero und IFS: Höhenflug auf den Flügeln der nachhaltigen Rechnungsstellung

Swedavia besitzt, betreibt und entwickelt die nationale Infrastruktur von Flughäfen in Schweden. Die zehn Flughäfen bilden ein System, das Schweden verbindet - und Schweden mit der Welt. Das Unternehmen wurde 2010 gegründet und befindet sich zu 100 % im Besitz des schwedischen Staates.

Im Jahr 2005, als Swedavia noch zur LFV (Zivilluftfahrtbehörde) gehörte, wurde es für die schwedischen Behörden im öffentlichen Sektor zur Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Da ihr ERP-Systemlieferant IFS zu dieser Zeit bereits mit Pagero zusammenarbeitete, entschied man sich für die Lösung von Pagero für den Empfang elektronischer Rechnungen. Später begann Swedavia, Pagero auch für den Versand elektronischer Rechnungen zu nutzen, um den Rechnungsfluss weiter zu optimieren.

”Bevor wir mit der elektronischen Rechnungsstellung begannen, bestand der Prozess aus viel mehr manueller Arbeit. Dabei ging es hauptsächlich um das Kuvertieren, Versenden und Anfordern von Kopien von Lieferanten für Rechnungen, die wir nicht erhalten hatten”, erklärt Klara Bodin, Support-Spezialistin bei Swedavia. ”Wir arbeiten natürlich hauptsächlich mit IFS, aber ich logge mich jeden Tag in Pagero Online ein, um zu überprüfen, wann elektronische Rechnungen gesendet oder empfangen wurden, und um unsere gescannten elektronischen Rechnungen zu kontrollieren. Unser gesamter Warenfluss läuft jetzt über Pagero, bevor er in IFS landet, so dass wir alles elektronisch abwickeln können”, sagt sie.

Laut Bodin ist eine der nützlichsten Plattformen in Pagero Online das Analytics Dashboard: ”Durch die Möglichkeit, unsere Flows zu analysieren, haben wir herausgefunden, wo es Verbesserungspotenzial gibt und welche Kunden wir dazu bringen können, ihre Flows zu erhöhen.”

Das Dashboard wird ständig weiterentwickelt, um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden. Die jüngste Veröffentlichung des Environmental Dashboard passt gut zu Swedavias eigenen Bemühungen um mehr Nachhaltigkeit. ”Wir können das Environmental Dashboard nutzen, um Kunden zu überzeugen, die vor der Umstellung auf E-Invoicing zurückschrecken”, sagt Bodin.

Die elektronische Rechnungsstellung war zunächst nur eine Anforderung, ist aber heute ein wichtiger Bestandteil der Nachhaltigkeitsarbeit von Swedavia. Das Unternehmen hat Strategien für eine langfristige nachhaltige Entwicklung formuliert und sich das Ziel gesetzt, an seinen Flughäfen null Prozent Emissionen zu verursachen. ”Swedavia nimmt die Verantwortung für die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Minimierung der Postbearbeitung ernst, indem wir unsere Geschäftsprozesse digitalisieren”, erklärt Bodin. Emeli Arnryd, Application Manager bei Swedavia, fügt hinzu: ”Die Umwelt steht für uns immer an erster Stelle, deshalb wollen wir so wenig Papier wie möglich für Ausdrucke verschwenden. Auf diese Weise können wir unsere Auswirkungen auf das Klima minimieren.”

Die Rechnungsstellung auf Papier ist ein verschwenderischer Prozess, nicht nur wegen der vielen Einwegprodukte wie Papier, Briefmarken und Umschläge. Auch der Transport der Rechnungen spielt eine große Rolle dabei, dass die Papierrechnung ein nicht nachhaltiger, kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess ist. ”Mit der elektronischen Rechnungsstellung sparen wir eine Menge Geld, sowohl bei den Arbeitskosten als auch bei den administrativen Nebenkosten”, erklärt Arnryd. Sie fährt fort: ”Heute haben wir keine Verpackungskosten, keine Papierkosten und minimale Portokosten. Den größten Gewinn haben wir jedoch durch die Einsparungen bei den Arbeitskosten erzielt. Wir haben heute einen unglaublich effizienten Ablauf, weil nichts mehr von Hand gemacht werden muss, weder bei Eingangs- noch bei Ausgangsrechnungen. Stattdessen wickeln wir alles komplett digital ab.”

Mit Hilfe der Pagero-Anwendung für IFS konnte Swedavia sowohl seine AP- als auch seine AR-Prozesse optimieren. “Einer der wichtigsten Gründe, warum wir uns für die Lösung von Pagero entschieden haben, war die Partnerschaft mit IFS. Es ist ein Vorteil, dass Pagero unsere Systeme kennt und bereits Lösungen für die Herausforderungen hat, denen wir begegnen“, erklärt Bodin. “Es ist offensichtlich, dass Pagero ein etabliertes Unternehmen ist, das sehr viel Erfahrung mit dem E-Invoicing-Prozess hat. Sie kennen sich nicht nur bestens mit IFS aus, sondern können auch mit vielen verschiedenen Formaten umgehen und sind immer auf dem neuesten Stand der Branche“, sagt sie.

Welchen Rat würde Klara Bodin anderen Unternehmen geben, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren wollen? ”Holen Sie sich beim Start Hilfe von Pagero bei der Bearbeitung der Lieferanten und/oder Kunden. Dadurch wird der Prozess schneller ablaufen. Wenn man ein Onboarding-Projekt durchführt und es ein Problem im Prozess gibt, liegt es oft an den Dienstleistern, das Problem zu lösen. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass das sehr unübersichtlich werden kann, aber das ist bei Pagero nicht der Fall. Wir bekommen immer schnelle Hilfe, wenn es um den Support geht, und die Mitarbeiter sind sehr kompetent”, bestätigt Bodin.

Auf die Frage nach den Zukunftsplänen für die Zusammenarbeit zwischen Swedavia und Pagero hat Bodin eine einfache Antwort: ”Wir werden weiter daran arbeiten, die Anzahl der elektronischen Rechnungen zu erhöhen.” Es gibt noch weitere Bereiche in der Finanzabteilung, die optimiert werden sollen. ”Wir sind daran interessiert, die Möglichkeit zu prüfen, auch Bestellungen im elektronischen Format abzuwickeln, und das könnte der nächste Schritt für Swedavia sein”, überlegt Bodin.