Die „elektronische Rechnung“ oder „E-Rechnung“ ist nicht unbedingt ein neues Konzept, aber es herrscht immer noch einige Unklarheit darüber, was genau unter diese Definition fällt. Im Folgenden beantworten wir einige Fragen zu diesem Begriff und gehen auf die Vorteile der elektronischen Rechnung im Vergleich zu anderen häufig verwendeten Rechnungsarten ein.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die unter Verwendung bestimmter Dokumentenformate elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt wird. E-Rechnungen sind während des gesamten Lebenszyklus der Dokumente digital, von der Ausstellung bis zur Archivierung.
Die elektronische Rechnungsstellung kann dazu beitragen, manuelle Aufgaben durch automatisierte Verfahrensregeln und Aktionen zu ersetzen, um die Effizienz zu steigern, die Fehleranfälligkeit zu minimieren und die Unternehmen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung zu unterstützen.
Was gilt nicht als elektronische Rechnung?
Es gibt zwar viele anerkannte elektronische Rechnungsformate, aber nicht alle digitalen Rechnungen sind elektronische Rechnungen. Hier sind zwei Arten von Rechnungen, die nicht akzeptiert werden:
PDF-Rechnungen, die in der Regel per E-Mail verschickt werden, sind keine elektronischen Rechnungen. PDF-Rechnungen können nicht automatisch verarbeitet werden, da sie nicht in einem strukturierten Format übermittelt werden.
Paper invoices, even if they are converted to digital format, are not e-invoices because they were not issued electronically.
Vergleich der Rechnungstypen
Diese kurze Zusammenfassung enthält die gängigsten Rechnungsarten und deren Unterschiede.
Papier- oder Druckrechnung
Papierrechnungen werden meist digital erstellt, dann aber gedruckt und per Post an die Geschäftspartner versendet. Es dauert einige Zeit, bis die Rechnung den Empfänger erreicht, und die Zustellung kann nicht nachverfolgt werden.
PDF-Rechnung
Rechnungen, die per E-Mail als PDF- oder Word-Dateien ausgetauscht werden, sind ein erster Schritt weg von einem papierbasierten Rechnungsfluss. Allerdings sind per E-Mail gesendete Rechnungen keine elektronischen Rechnungen, weil die Rechnungsdaten in das System des Empfängers manuell eingegeben oder mir OCR erfasst werden müssen.
Elektronische Rechnungen
Eine elektronische Rechnung wird elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet. Die elektronische Rechnungsstellung ist eine integrierte Lösung, die einen vollautomatischen Fluss direkt vom ERP-System eines Unternehmens zum ERP-System eines anderen Unternehmens ermöglicht.
| Papierrechnungen | PDF-Rechnungen | Elektronische Rechnungen | |
|---|---|---|---|
| Keine Systemänderungen | Ja | Ja | Ja |
| Kosteneffektiv | X | Ja | Ja |
| Effizienzsteigerung | X | X | Ja |
| Sicher | X | X | Ja |
| Lieferung und Verarbeitung in Echtzeit | X | X | Ja |
| Kontaktlose Abläufe | X | X | Ja |
| Hohe Datenqualität | X | X | Ja |
| Nach- und Rückverfolgbarkeit | X | X | Ja |
| Besserer Cashflow und geringere DSO | X | X | Ja |
| Hohe ROI | X | X | Ja |
| Umweltfreundlich | X | X | Ja |
Tabelle: Vergleich der Vorteile verschiedener Rechnungsarten
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Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?
Der jüngste Billentis-Bericht zeigt, dass „die automatisierte elektronische Rechnungsstellung in den meisten Fällen zu Kosteneinsparungen von 60-80% im Vergleich zur konventionellen Verarbeitung von Papierrechnungen führen wird“. (Bruno Koch, „The E-invoicing Journey 2019-2025“, 4.1.5)
Woher kommen all diese Einsparungen? Richtig eingesetzt, verschafft Ihnen die elektronische Rechnungsstellung einen Überblick und Einblick in Möglichkeiten zur Kostensenkung und Steigerung der Gewinnspannen, die mit PDF- und papierlastigen Rechnungen nicht möglich sind. Im Folgenden finden Sie einige der Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung, die sich in einer hohen Kapitalrendite, langfristigen Einsparungen und einem besseren Geschäft im Allgemeinen niederschlagen:
- Berührungslose Abläufe:
Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht die Automatisierung zeitaufwändiger und fehleranfälliger Aufgaben wie Dateneingabe, Abgleich und Genehmigungen, so dass Sie Ihr Personal für höherwertige Initiativen einsetzen können.
- Besserer Cashflow und geringere DSO:
Durch den Wegfall von Papierkram und manuellen Aufgaben können Sie Ihre Außenstandsdauer in den meisten Fällen um mehrere Tage reduzieren.
- Sicherer Dokumenten- und Datenaustausch:
Verschlüsselte Dateiübertragung, digitale Signaturen und sichere Netzwerke machen die elektronische Rechnungsstellung zum sichersten Weg, Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Es besteht auch nicht die Gefahr, dass Rechnungen auf dem Postweg verloren gehen oder im Spamordner landen.
- Lieferung und Verarbeitung in Echtzeit:
Zeigen Sie den Zustellungs- und Verarbeitungsstatus von Dokumenten auf Cloud-basierten Plattformen oder direkt in Ihrem ERP-System in Echtzeit an.
- Hochwertige Daten:
Mit der elektronischen Rechnungsstellung können Sie auf Daten auf Zeilenebene zugreifen und diese analysieren, was das Unternehmenswachstum durch bessere Finanz- und Beschaffungsentscheidungen fördert.
- Fehlerfreie Rechnungen:
Die automatische Rechnungsvalidierung und -anreicherung stellt sicher, dass nur korrekte Transaktionsdaten in Ihr ERP-System gelangen. Weniger Unstimmigkeiten bedeuten kürzere Zykluszeiten und bessere Geschäftsbeziehungen.
- Verfolgung und Rückverfolgbarkeit:
Die elektronische Rechnungsstellung verfolgt automatisch die Transaktionshistorie und den gesamten Weg des Dokuments, so dass Sie keine Zeit für die manuelle Nachverfolgung aufwenden müssen.
- Umweltfreundlich:
Die elektronische Rechnungsstellung hilft Ihnen nicht nur, den Papierverbrauch und die CO2-Emissionen zu senken; diese nachhaltige Maßnahme senkt auch die Betriebskosten, führt zu höherer Rentabilität und schafft ein transparentes, vertrauenswürdiges Markenimage.
- Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen:
Die elektronische Rechnungsstellung mit dem richtigen Dienstleister stellt sicher, dass Sie immer auf dem neuesten Stand sind und die Steuer- und Archivierungsvorschriften für B2B und B2G einhalten.
- Bereit für Fernarbeit:
E-invoicing tasks can be completed from anywhere without the need for extra resources like printers, scanners or the postal service.
Ist jetzt der richtige Zeitpunkt für die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung?
Ja! Es gibt mehrere Gründe, eine Strategie für die elektronische Rechnungsstellung so bald wie möglich in Ihren Plan für die digitale Transformation aufzunehmen:
- Gesetzliche Anforderungen und Marktansprüche:
Nachdem viele Regierungen bereits Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt haben, ziehen nun auch andere Länder nach. Ihr Land könnte das nächste sein, es kann also nicht schaden, jetzt mit den Vorbereitungen zu beginnen.
- Wettbewerbsvorteil:
Auch private Unternehmen erkennen schnell die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung. Die Möglichkeit, elektronische Dokumente zu senden und zu empfangen, zeigt, dass Ihr Unternehmen zukunftsorientiert und bereit ist, mit allen digitalen Möglichkeiten zu arbeiten.
- Schaffung von Arbeitsplätzen und Agilität:
Die Automatisierung eröffnet den Mitarbeitern mehr Möglichkeiten, als sie ihnen nimmt. Sie ermöglicht es den Unternehmen, qualifizierte Rollen zu schaffen, bestehende Rollen weiterzuentwickeln und interne Abläufe aufrechtzuerhalten, anstatt Ressourcen von Dritten zu nutzen. Außerdem wird es immer wichtiger, agile, innovative Aufgaben zu schaffen, die nicht durch Remote-Arbeitsbedingungen behindert werden.
Überlegungen zu Ihrer E-Rechnungsstellungsstrategie
Bevor Sie sich für eine E-Rechnungsstellungsstrategie entscheiden, sollten Sie einige Überlegungen anstellen. Möchten Sie herausfinden:
Wie Sie Ihr Unternehmen dazu bringen können, die Umstellung vorzunehmen?
Wie Sie Ihre Geschäftspartner für Ihr neues Projekt gewinnen können?
Wie Sie herausfinden können, welche E-Rechnungsformate und -standards für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind?
Eine weitere wichtige Überlegung ist die Definition des Projektumfangs – sollen die Rechnungen der Lieferanten (AP-Automation) oder die Rechnungen an die Kunden (AR-Automation) oder beide Bereiche digitalisiert werden?
Laden Sie unseren Leitfaden für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung herunter, um detaillierte Ratschläge für die nächsten Schritte zu erhalten!
Dieser Text wurde ursprünglich am 18. Februar 2021 veröffentlicht und zuletzt am 19. Januar 2022 aktualisiert.
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