Elektronische Rechnungen: Hat EDI noch eine Zukunft?

Viele Unternehmen stehen heute an einem Scheideweg: Soll man weiterhin auf EDI (Electronic Data Interchange) setzen, diese Art des digitalen Datenaustauschs noch weiter ausbauen oder doch lieber in neue Technologien investieren? Die Antwort ist nicht einfach, denn EDI ist nach wie vor ein wichtiges Bindeglied in internationalen Lieferketten – aber es braucht eine neue Perspektive, um für die Zukunft gewappnet zu sein. 

Gerade für Unternehmen mit heterogenen IT-Landschaften und internationalen Geschäftsbeziehungen wird die Frage immer relevanter, wie EDI langfristig effizient, skalierbar und compliant eingesetzt werden kann. Hinzu kommt die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland und ähnliche regulatorische Entwicklungen weltweit. 

Dieser Beitrag beleuchtet die Ausgangssituation, die aktuellen Herausforderungen für betroffene Unternehmen und zeigt auf, wie Verantwortliche eine nachhaltige EDI-Strategie entwickeln können – und welche Rolle Hybridlösungen dabei spielen.

EDI ist für viele Unternehmen seit Jahrzehnten der Standard für den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumente zwischen verschiedenen Systemen. Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine – alles läuft standardisiert, strukturiert, schnell und zuverlässig. Gerade in der Automobilindustrie, im Handel und der Logistik ist EDI das Rückgrat der digitalen Supply Chain. 

Doch mit der Globalisierung haben sich auch die EDI-Landschaften weiter ausdifferenziert. Unterschiedliche Formate (EDIFACT, ANSI X12, VDA), individuelle Integrationen und regionale Anforderungen prägen die Systemlandschaften multinationaler Unternehmen und Lieferanten. Das Resultat: Eine heterogene EDI-Landschaft, die schwer zu warten und noch schwerer zu harmonisieren ist. 

Wenig verwunderlich, dass viele Unternehmen ihre Prozesse zum Übertragen von Dokumenten, Daten und Informationen international standardisieren wollen. Optimalerweise so, dass gleichzeitig alle nationalen wie internationalen Anforderungen erfüllt werden. Das Problem: 

• Unterschiedliche regulatorische Anforderungen (beispielsweise die E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025) müssen auch in heterogenen Systemen rechtssicher umgesetzt werden. 

• Compliance-Anforderungen wie elektronische Rechnungen, Continuous Transaction Controls (CTC) oder der strukturierte Austausch von Echtzeitmeldungen kommen hinzu. 

• Unterschiedliche Systeme, Geschäftsprozesse, Dokumente und Formate müssen über Schnittstellen oder gänzlich zusammengeführt werden, ohne bestehende Prozesse zu gefährden. 

Das alles stellt IT-Teams, Compliance-Manager und CFOs vor die Frage: Bleibt EDI als Technologie die richtige Wahl für diese digitale Transformation? 

EDI ist stabil, etabliert und international anerkannt. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen weiterhin auf die erprobte Technologie setzen, profitieren sie soch zum Teil enorm von den offensichtlichen Vorteilen: 

• Electronic Data Interchange ermöglicht den branchenorientierten, standardisierten Dokumentenaustausch. 

• Es ist oft bereits tief in die eigenen ERP- und Supply-Chain-Prozesse eingebunden. 

• EDI sorgt für Prozesssicherheit und Automatisierung. 

Dennoch ist EDI nicht grenzenlos flexibel. Proprietäre Systeme und starre Strukturen erschweren oft die schnelle Anpassung an neue regulatorische Anforderungen oder innovative Technologien. 

Gerade im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht in Deutschland (XRechnung, ZUGFeRD) oder die Anbindung an moderne Plattformen wie Peppol müssen bestehende Lösungen häufig angepasst oder erweitert werden, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. 

EDI ist kein rein deutsches oder europäisches Thema – im Gegenteil: Auch global ist EDI ein zentraler Standard für viele Branchen. 

In Nordamerika dominiert beispielsweise ANSI X12, während in Europa EDIFACT weit verbreitet ist. In Asien setzen viele Unternehmen auf hybride Formate, die lokale Spezifikationen mit globalen Standards kombinieren. 

Besonders stark ist EDI in folgenden Branchen vertreten: 

• Automobilindustrie: Hier ist EDI (und oft auch EDIFACT) seit Jahrzehnten der Schlüssel für Just-in-Time-Lieferketten und die Steuerung globaler Zuliefernetzwerke. 

• Logistik: Lieferanten-, Transport- und Versandinformationen laufen oft über EDI, um internationale Lieferketten zwischen Geschäftspartnern effizient zu steuern. 

• Handel: Große Einzelhandelskonzerne nutzen EDI, um Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. 

• Healthcare: Auch im Gesundheitswesen werden EDI-Standards zunehmend genutzt, beispielsweise um manuelle Bestellungen und Abrechnungen zu ersetzen. 

Diese Branchen haben oft komplexe, internationale Lieferketten, die ohne EDI kaum denkbar wären. Gleichzeitig zeigt sich aber auch hier der Trend, EDI mit modernen Technologien wie API-Integrationen und Cloud-basierten Lösungen zu kombinieren. 

Doch das wussten Sie bereits, oder? Widmen wir uns daher nun den alles entscheidenden Fragen: 

• Wie ist es um die Zukunft von EDI bestellt? 

• Welche Rolle sollte der elektronische Datenaustausch in Ihrer digitalen Zukunftsstrategie spielen? 

Die Antwort auf diese zugegebenermaßen komplexe Fragestellung ist überraschend eindeutig. Und einfach: 

EDI wird auch künftig eine tragende Rolle in vielen internationalen Geschäftsprozessen spielen – das ist sicher. 

Aber es wird zunehmend als Teil eines größeren Ökosystems betrachtet werden, das offene Netzwerke, Cloud-Plattformen und API-Integrationen umfasst und damit eine Brücke zwischen traditionellen EDI-Prozessen, neuen Standards für den elektronischen Rechnungsaustausch und modernen, flexiblen Kommunikationswegen wie Peppol und anderen Netzwerken schlägt. 

Diese Entwicklung eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, bestehende Strukturen zu modernisieren und gleichzeitig neue Technologien nahtlos zu integrieren. Die wichtigsten Aspekte im Überblick: 

• Hybridlösungen gewinnen an Bedeutung. Moderne Plattformen verbinden bestehende EDI-Strukturen mit neuen Technologien wie API, Cloud und Peppol. So können Unternehmen ihre internationalen Partner weiterhin über EDI erreichen und gleichzeitig regulatorische Anforderungen wie die E-Rechnung oder CTC abbilden. 

• Compliance wird immer mehr zur "echten" Pflicht - auch in Deutschland. So müssen hierzulande geschäftstätige Unternehmen bereits seit 2025 EU-normenkonforme E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen sie zudem Rechnungen verpflichtend elektronisch ausstellen – das stellt EDI-Systeme vor neue Aufgaben. 

• Globale Anforderungen steigen. Länder wie Italien, Frankreich und Polen haben bereits E-Rechnungs- und CTC-Anforderungen eingeführt oder angekündigt. Unternehmen müssen also eine Lösung finden, die EDI mit diesen neuen Standards verbindet. 

Moderne Hybrid-EDI-Lösungen können Unternehmen dabei unterstützen, regulatorische Anforderungen wie die E-Rechnungspflicht (EN16931) oder CTC-Modelle zu erfüllen, indem sie elektronische Rechnungen in den erforderlichen Formaten bereitstellen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Über Schnittstellen zu Plattformen wie Peppol können Unternehmen zudem gesetzeskonformen Rechnungsaustausch in vielen Ländern (Frankreich, Polen, Italien) sicherstellen und ihre Compliance-Anforderungen weltweit abbilden – ohne zusätzliche manuelle Aufwände.

Wir sagen es noch einmal ganz klar: Eine vollständige Abkehr von EDI ist meist weder nötig noch sinnvoll - zumindest nicht in den nächsten Jahren. Stattdessen sollten gerade international und heterogen aufgestellte Unternehmen ihre EDI-Landschaften strategisch modernisieren und international harmonisieren. Folgende Schritte sind dabei entscheidend: 

1. Bestandsaufnahme und Analyse: Welche EDI-Systeme und Formate werden aktuell genutzt? Wo bestehen Engpässe oder Compliance-Risiken? 

1. Hybridlösungen implementieren: Plattformen wie Pagero kombinieren EDI, API und Peppol in einer einzigen technischen Lösung und ermöglichen so den erforderlichen, nahtlosen Übergang zwischen bestehenden und neuen Technologien. 

1. Regulatorische Anforderungen integrieren: Mit modernen Plattformen lassen sich auch E-Rechnungspflichten, CTC-Modelle und internationale Compliance-Vorgaben effizient umsetzen – ohne die bestehenden EDI-Prozesse abzuschalten. 

1. Schrittweise Harmonisierung: Statt eines Big Bang empfiehlt sich ein iteratives Vorgehen: Pilotprojekte in wichtigen Märkten, sukzessive Integration weiterer Regionen und kontinuierliche Anpassung an neue Anforderungen. 

Was das für Sie bedeutet?

EDI wird auch in Zukunft ein unverzichtbarer Bestandteil internationaler Geschäftsprozesse sein, ebenso wie die elektronische Rechnung. Damit steigen jedoch die Anforderungen an Compliance, Flexibilität und internationale Skalierbarkeit erheblich. Unternehmen tun daher gut daran, jetzt die Weichen zu stellen und ihre EDI-Landschaften zu modernisieren. 

Ausgereifte, vielfach bewährte Hybridlösungen wie das Pagero Network bieten die Chance, das Beste aus beiden Welten zu kombinieren: Die Stabilität und Verlässlichkeit von EDI – und die Flexibilität und Compliance moderner Plattformen. 

Pagero unterstützt Sie dabei, Ihre EDI-Strategie zukunftssicher aufzustellen – sprechen Sie uns gerne an!