Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: Das neue BMF-Schreiben bringt Klarheit – und neue Pflichten

Für Unternehmen ist das Schreiben ein entscheidender Meilenstein: Es beantwortet viele offene Fragen – bringt aber auch zusätzliche Anforderungen, die Finance- und Tax-Teams jetzt im Blick behalten müssen.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde 2023 der Grundstein für die verpflichtende elektronische Rechnung gelegt. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern muss grundsätzlich eine elektronische Rechnung im strukturierten Format ausgestellt werden (§ 14 Abs. 1 UStG).

Das BMF-Schreiben vom Oktober 2024 legte zunächst die Grundprinzipien fest. Das neue Schreiben vom Oktober 2025 geht nun einen entscheidenden Schritt weiter: Es definiert, wie Unternehmen mit fehlerhaften, hybriden oder unvollständigen E-Rechnungen umgehen müssen – und wie die Finanzverwaltung diese Fälle künftig bewertet.

Unterscheidung von Fehlerarten

Das BMF führt erstmals eine klare Trennung zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern ein. Formatfehler entstehen, wenn die technische Struktur einer E-Rechnung – etwa die XML-Datei – fehlerhaft ist. In diesem Fall liegt keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG vor. Geschäftsregelfehler dagegen betreffen inhaltliche Punkte, zum Beispiel ein fehlendes Pflichtfeld wie die „Buyer reference“. Solche Fehler gelten als heilbar, die Rechnung bleibt grundsätzlich wirksam.

Verpflichtung zur Validierung

Unternehmen sollen künftig geeignete Prüfverfahren oder Validierungstools einsetzen, um sowohl Format- als auch Regelfehler zu erkennen. Der erzeugte Validierungsbericht kann als Nachweis dienen. Allerdings entbindet eine erfolgreiche technische Prüfung nicht von der Pflicht zur inhaltlichen Kontrolle – die Verantwortung für die korrekte Rechnung bleibt immer beim Unternehmen.

Erweiterter Anwendungsbereich der E-Rechnungspflicht 2025

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung gilt nun ausdrücklich auch für Gutschriften sowie für Geschäftsfälle, die unter die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG), Reiseleistungen (§ 25 UStG) oder die Pauschalbesteuerung für Land- und Forstwirte (§ 24 UStG) fallen. Damit werden erstmals auch Branchen mit Sonderregelungen vollständig in das E-Rechnungsverfahren einbezogen.

Sonderregelungen für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer

Rechnungen bis 250 Euro, Rechnungen von Kleinunternehmern sowie Fahrausweise dürfen weiterhin als sogenannte sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Voraussetzung ist allerdings die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Unternehmen sollten deshalb prüfen, in welchen Fällen noch Papier- oder PDF-Rechnungen zulässig sind und wo bereits eine strukturierte E-Rechnung erforderlich ist.

Anforderungen an Inhalt und Aufbau der E-Rechnung

Sämtliche Pflichtangaben nach den §§ 14 und 14a UStG müssen im strukturierten Teil der Rechnungsdatei enthalten sein. Verweise auf Anlagen oder externe Dokumente reichen nicht aus. Eine E-Rechnung ist nur dann ordnungsgemäß, wenn alle relevanten Daten maschinenlesbar in der Datei selbst vorliegen. Zusätzliche Anhänge dürfen ergänzt, aber nicht als Ersatz für Pflichtinformationen verwendet werden.

Aufbewahrung und technische Anforderungen

Elektronische Rechnungen sind acht Jahre lang im Originalformat zu speichern. Eine Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist möglich, sofern Integrität, Vollständigkeit und Lesbarkeit jederzeit gewährleistet bleiben. Diese Regelung schafft mehr Flexibilität für Unternehmen, insbesondere für solche, die Cloud-basierte oder internationale Archivierungssysteme einsetzen.

Das Schreiben bestätigt, dass Papier- und PDF-Rechnungen in einer Übergangsphase bis Ende 2026 noch zulässig bleiben, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 entfällt diese Möglichkeit schrittweise – zuerst für Großunternehmen, ab 2028 für alle Steuerpflichtigen.
Parallel dazu wird das BMF an einem neuen Meldesystem (transaktionsbezogene Echtzeit-Übermittlung von Rechnungsdaten) arbeiten – der nächste große Schritt auf dem Weg zu ViDA (VAT in the Digital Age).

Was Finance-Teams jetzt beachten sollten

Mit dem neuen BMF-Schreiben wird die e-Rechnung endgültig zum festen Bestandteil des Finanzalltags. Unternehmen sollten jetzt sicherstellen, dass ihre ERP- und Buchhaltungssysteme strukturierte Rechnungen im Format der europäischen Norm EN 16931 erzeugen und empfangen können. Ebenso wichtig ist, dass der Validierungsprozess – also die technische und inhaltliche Prüfung der E-Rechnung – dokumentiert und nachvollziehbar ist. Nur so lassen sich Formatfehler eindeutig erkennen und Compliance-Risiken vermeiden.

Doch auch die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten sollte überprüft werden. Da die Zustimmung zur Nutzung sogenannter „sonstiger Rechnungen“ (etwa PDF- oder Papierrechnungen in der Übergangszeit) nun rechtlich relevant ist, gilt es zu spätestens jetzt klären, welche Geschäftspartner bereits E-Rechnungen empfangen können – und wo noch Übergangsregelungen greifen. Wer hier frühzeitig Transparenz schafft, vermeidet Medienbrüche und Abstimmungsaufwand.

In den Bereichen Accounts Payable und Accounts Receivable sollten Mitarbeitende mit den neuen Begriffen und Prozessen vertraut sein. Schulungen helfen, Verständnis für Format- und Geschäftsregelfehler sowie für Pflichtangaben aufzubauen und Sicherheit im Umgang mit den neuen Vorgaben zu schaffen.

Wie Finance-Teams dabei den globalen Überblick behalten?

Deutschland steht mit der E-Rechnungspflicht nicht allein. In fast allen europäischen Staaten – und zunehmend weltweit – werden neue Vorschriften und technische Standards eingeführt oder angepasst. Für einzelne Finanz- und Steuerabteilungen ist es kaum möglich, all diese Änderungen laufend zu verfolgen. Daher wird es immer wichtiger, auf Partner und Plattformen zu setzen, die regulatorische Entwicklungen kontinuierlich überwachen und international abgestimmte Lösungen bereitstellen.

Eine globale Lösung wie ONESOURCE Pagero sorgt dafür, dass Unternehmen in Deutschland, Europa und weltweit jederzeit regelkonform E-Rechnungen austauschen. Mehr noch: Mit der gesamten ONESOURCE Suite haben sie die gesamte Tax Compliance zentral im Griff  – und damit endlich Zeit, sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können: Ihre Finanzprozesse effizient und zukunftssicher zu gestalten.

Das neue Schreiben ist kein bloßes Update, sondern eine Anleitung für den operativen Alltag: Es legt fest, wann eine E-Rechnung gültig ist, wie mit Fehlern umzugehen ist und wie Unternehmen die Echtheit und Unversehrtheit ihrer Daten nachweisen können.

Für international tätige Unternehmen ist dies auch ein Signal: Deutschland orientiert sich klar an europäischen Standards – insbesondere an der EN 16931 und am Peppol-Framework.

Unternehmen, die jetzt konsequent auf strukturierte E-Rechnungsprozesse setzen, schaffen damit die Basis für kommende Meldepflichten – und profitieren schon heute von höherer Datenqualität, Prozessgeschwindigkeit und Compliance-Sicherheit.