Ymmärrä SAF-T: Formaatti, joka yksinkertaistaa verotuksen hallintaa kansainvälisesti

SAF-T (Standard Audit File for Tax) on standardoitu sähköinen raportointimuoto, joka muuttaa yritysten tavan hoitaa verovelvoitteita. Yhtenäisen verotietojen rakenteen ansiosta SAF-T parantaa läpinäkyvyyttä ja tuo tehokkuutta sekä yritysten että viranomaisten toimintaan kansainvälisesti.

SAF-T on standardoitu sähköinen formaatti, joka mahdollistaa kirjanpitotietojen rakenteellisen ja turvallisen välittämisen yritysten ja veroviranomaisten kesken. Formaatti kehitettiin OECD:n aloitteesta vuonna 2005 tukemaan kansainvälistä yhteistyötä verohallinnon kehittämisessä. Yhtenäinen tietorakenne helpottaa digitaalista tiedonvaihtoa, mikä sujuvoittaa monikansallisten yritysten vaatimustenmukaisuutta ja tehostaa veroviranomaisten tarkastuksia.

Tänä päivänä useat maat – erityisesti EU:ssa – ovat ottaneet SAF-T:n käyttöön. Portugali oli edelläkävijä jo vuonna 2008, ja sen jälkeen mukaan ovat liittyneet muun muassa Puola (2016) ja Norja (2020). Myös Ukraina, Tanska, Bulgaria ja Belgia ovat hiljattain aloittaneet SAF-T:n käyttöönoton. Kun formaatti yleistyy ja muuttuu pakolliseksi yhä useammassa maassa, sen merkitys kansainvälisille yrityksille kasvaa – ja samalla korostuu tarve valmistautua ja integroida SAF-T osaksi yrityksen veroprosesseja.

Lisäksi SAF-T:ta kehitetään jatkuvasti. Esimerkiksi Puolan JPK_CIT on mukautettu yritysverotukseen, ja Portugalin suunnitteilla oleva IAS-raportti on askel kohti entistä integroidumpaa raportointia.

SAF-T perustuu XML-formaattiin ja on suunniteltu sähköiseen kirjanpitotiedon vaihtoon. Se kattaa keskeiset taloustiedot, kuten pääkirjan, myyntireskontran, ostoreskontran sekä varastotiedot. SAF-T-dokumentti voi sisältää esimerkiksi yrityksen Y-tunnuksen, osoitteen, valuutan ja yksittäiset tapahtumat pääkirjassa.

Vaikka formaatti on globaali standardi, sitä mukautetaan usein paikallisesti kansallisten vaatimusten mukaan. SAF-T:n ydinrakenne ja tietoelementit ovat standardoitu kansainvälisesti, mikä takaa yhtenäisen ja johdonmukaisen formaatin taloustietojen raportointiin. Jokainen maa voi kuitenkin määritellä, mitä tietoja tulee sisällyttää, kuinka usein ne raportoidaan ja millä tavalla.  Veroviranomaiset voivat myös muokata formaattia vastaamaan paikallisia säädöksiä ja tarkastuskäytäntöjä.

SAF-T helpottaa merkittävästi tiedonvaihtoa yritysten ja viranomaisten välillä – ja tuo selkeitä etuja molemmille osapuolille.

Veroviranomaisille SAF-T tarkoittaa nopeampia ja tehokkaampia tarkastuksia. Yhtenäinen rakenne helpottaa oikean tiedon löytämistä, mikä vähentää työmäärää ja säästää aikaa. Se myös vähentää yrityksille aiheutuvia häiriöitä tarkastusten aikana.

Yrityksille SAF-T tuo operatiivista tehokkuutta. Tiedon jäsentely ja hakeminen helpottuvat, mikä sujuvoittaa hallintoa ja vaatimustenmukaisuutta. Lisäksi SAF-T-tiedostot toimivat hyvänä arkistomuotona, mikä parantaa datan laatua ja saatavuutta ajan myötä.

Koska SAF-T tarjoaa kansainvälisesti yhtenäisen rakenteen, monikansallisten yritysten on helpompi hallita veroprosesseja useissa maissa. Viranomaisille tämä tarkoittaa tehokkaampaa datankäsittelyä – ja mahdollisuutta hyödyntää tekoälyä suurten tietomäärien analysointiin. Tämä voi tuottaa arvokkaita oivalluksia ja tukea datalähtöisiä päätöksiä ja kohdennettuja toimenpiteitä.

Tutustu, miten reaaliaikaiset tarkastukset ja jaksottainen raportointi tukevat toisiaan vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa digitaalisessa toimintaympäristössä. Tässä Compliance Over Coffee -sarjan jaksossa selvitämme, miten yritykset voivat navigoida muuttuvassa digitaalisessa taloushallinnon sääntelykentässä.

SAF-T and e-invoicing are both integral in the digital transformation of financial operations, and work hand-in-hand to streamline compliance and level up efficiency. While CTC e-invoicing focuses on the real-time or near-real-time exchange of digital invoices between trading partners and tax authorities,  SAF-T provides a standardized way to report detailed accounting data to tax authorities on a periodic basis. Think of e-invoicing as forward-looking transactional data, and SAF-T as the comprehensive review of your financial records — together, they give tax authorities a complete picture of your business activities. 

Importantly, the two must match. Automatically reconciling e-invoice and SAF-T data reduces errors in tax reporting and keeps your financial records precise. Moreover, aligning the two ensures you meet local tax regulations, which often require proof of data consistency. Continuous monitoring and maintaining detailed audit trails of reconciliations and adjustments further enhance the accuracy and reliability of your financial reporting.

SAF-T ja verkkolaskutus ovat kaksi keskeistä rakennuspalikkaa talousprosessien digitaalisessa murroksessa – ja ne toimivat parhaiten yhdessä. Siinä missä CTC (Continuous Transaction Controls) -verkkolaskutus hoitaa laskujen reaaliaikaisen (tai lähes reaaliaikaisen) vaihdon liikekumppaneiden ja veroviranomaisten välillä, SAF-T tarjoaa tavan raportoida kirjanpitodataa säännöllisesti standardoidussa muodossa. Voidaan ajatella, että verkkolaskutus heijastaa transaktiopohjaista tulevaisuutta, kun taas SAF-T tarjoaa kokonaiskuvan menneestä – yhdessä ne tarjoavat veroviranomaisille täyden näkyvyyden yrityksen liiketoimintaan.

SAF-T is an increasingly popular tool for efficient and compliant tax reporting. By embracing SAF-T, businesses can not only ensure compliance but generate opportunities for growth and improved operations. 

Interested in joining the future of digital tax compliance? Thomson Reuters ONESOURCE Indirect Compliance helps your company manage its distinct VAT, GST and supplementary compliance reporting in one central environment, which of course includes SAF-T. 

As part of Thomson Reuters, Pagero customers can enjoy pre-built reconciliation between their e-invoices and indirect tax data in ONESOURCE. Seamlessly connect to your existing ERP, CRM, e-commerce or POS platform to make sure tax calculation and compliance is consistent across your business globally.