SAF-T verstehen: Das Format, das die globale Steuer-Compliance vereinfacht

SAF-T (Standard Audit File for Tax) ist ein standardisiertes Format für die digitale Steuerberichterstattung – und es könnte grundlegend die Art und Weise verändern, wie Unternehmen ihre Steuer-Compliance angehen. Die Besonderheit: Es schafft eine einheitliche Struktur für Steuerdaten und ermöglicht dadurch mehr Transparenz und Effizienz – sowohl für Unternehmen als auch für Steuerbehörden.

SAF-T ist ein standardisiertes elektronisches Format für den Austausch verlässlicher Buchhaltungsdaten zwischen Unternehmen und Steuerbehörden. Es geht zurück auf eine Initiative der OECD aus dem Jahr 2005 mit dem Ziel, die internationale Zusammenarbeit in der Steuerverwaltung zu verbessern: Durch die Standardisierung des elektronischen Datenaustauschs sollten multinationale Unternehmen Steuerpflichten einfacher erfüllen und Prüfungen effizienter durchgeführt werden können.

Seit diesen Anfängen wurde SAF-T in zahlreichen Ländern eingeführt, insbesondere in Europa. Portugal war 2008 Vorreiter, gefolgt von Polen (2016) und Norwegen (2020). Zuletzt kamen unter anderem die Ukraine, Dänemark, Bulgarien und Belgien hinzu. Mit der wachsenden Anzahl von Ländern, die SAF-T als Pflichtformat einführen, steigt seine Relevanz für international tätige Unternehmen erheblich.

Gleichzeitig entwickeln sich nationale Ausprägungen weiter – etwa Polens JPK_CIT, das stärker auf die Körperschaftsteuer ausgerichtet ist. Ein anderes Beispiel wäre das (aktuell lediglich aufgeschobene) IAS-Reporting in Portugal. Beide Entwicklungen zeigen jedoch deutlich, wie SAF-T international immer häufiger zur Grundlage für integrierte Steuerberichte wird.

SAF-T basiert auf XML und dient dem elektronischen Austausch von Buchhaltungsdaten mit Steuerbehörden. Es umfasst unter anderem Daten aus Hauptbuch, Debitoren-, Kreditoren- und Lagerbuchhaltung. Eine typische SAF-T-Datei enthält beispielsweise die Unternehmensnummer, Adresse, Währungscodes sowie konkrete Buchungssätze.

Obwohl die Kerninhalte von SAF-T international standardisiert sind, um ein konsistentes Format für das Steuerreporting sicherzustellen, wird es national oft unterschiedlich interpretiert und angepasst. So können die jeweiligen Länder beispielweise gemäß ihrer nationalen Vorgaben festlegen, welche Daten enthalten sein müssen, wie oft berichtet wird und auf welchem Weg die Übermittlung erfolgt.

SAF-T erleichtert den Informationsaustausch zwischen Steuerpflichtigen und Behörden erheblich – mit spürbaren Vorteilen auf beiden Seiten.

Einer der größten Vorteile von SAF-T ist die höhere Effizienz und Geschwindigkeit bei Steuerprüfungen. Durch das standardisierte Format erhalten Steuerbehörden schneller Zugang zu den benötigten Informationen. Das reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für Prüfungen, senkt die Kosten für die Behörden und minimiert gleichzeitig Unterbrechungen im Betriebsablauf der geprüften Unternehmen.

Für Unternehmen bedeutet SAF-T einen Effizienzgewinn im operativen Alltag. Die standardisierte Struktur erleichtert das Abrufen und Organisieren von Daten und verbessert zusätzlich deren Qualität und Verfügbarkeit für Archivierungszwecke.

Als internationaler Standard bietet SAF-T zudem enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung im globalen Maßstab. Multinationale Unternehmen profitieren von einer einheitlichen Datenstruktur über verschiedene Länder hinweg. Gleichzeitig ermöglicht die konsistente Datenbasis es Steuerbehörden, Informationen aus verschiedenen Quellen effizienter zu verarbeiten.

Ein weiterer Vorteil: Steuerbehörden können auf Basis der SAF-T-Daten sogar Datenanalysen mithilfe von Künstlicher Intelligenz durchführen. So lassen sich Muster und Zusammenhänge erkennen, die wiederum zu gezielteren und fundierteren Entscheidungen führen.

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SAF-T und Continuous Transaction Controls (CTC) sind zwei zentrale Bausteine der digitalen Steuertransformation. Während E-Invoicing im Rahmen von CTC-Systemen auf den (nahezu) Echtzeit-Austausch von digitalen Rechnungen zwischen Geschäftspartnern und Steuerbehörden abzielt, bietet SAF-T eine standardisierte Möglichkeit, periodisch detaillierte Buchhaltungsdaten an die Steuerbehörden zu übermitteln. Anders ausgedrückt: E-Invoicing liefert aktuelle transaktionale Echtzeitdaten – SAF-T ist so etwas wie der Gesamtüberblick Ihrer zugehörigen Finanzbuchhaltung. Gemeinsam ergeben sie ein vollständiges Bild Ihrer Geschäftstätigkeit für die Behörden.

Entscheidend ist: Die Daten aus E-Invoicing und SAF-T müssen unbedingt übereinstimmen! Ein automatischer Abgleich reduziert Fehler in der Steuerberichterstattung und sorgt für valide Buchhaltungsdaten – und hilft dabei, lokale Steuervorschriften einzuhalten, die häufig auch den Nachweis einer entsprechenden Datenkohärenz erfordern. Ein kontinuierliches Monitoring sowie lückenlose Prüfpfade für Abgleich und Anpassungen erhöhen zusätzlich die Genauigkeit und Verlässlichkeit Ihrer Finanzberichterstattung.

SAF-T wird künftig zu einem der internationalen Schlüsselinstrumente für effiziente, gesetzeskonforme Steuerberichte. Mit ONESOURCE Indirect Compliance unterstützt Thomson Reuters Unternehmen bei der zentralisierten Verwaltung von Umsatzsteuer-, GST- und Ergänzungsberichten – selbstverständlich inklusive SAF-T.

Als Teil von Thomson Reuters können auch Pagero-Kunden die Vorteile eines vorgelagerten Abgleichs zwischen E-Invoicing- und Steuerdaten in ONESOURCE nutzen. Die Plattform verbindet sich nahtlos mit Ihrem ERP-, CRM-, E-Commerce- oder POS-System – für eine durchgängig konsistente Compliance. Weltweit.