Ritardi nei mandati: cosa fare dopo

Non è inaspettato, ma è comunque fastidioso quando un mandato ritardato scompiglia la tua strategia.

Mettere in pausa o rimandare il progetto potrebbe sembrare ragionevole, ma non è l'approccio migliore. Piuttosto che reindirizzare l'attenzione e il budget verso altri progetti, usa il ritardo come occasione per sfruttare al massimo il tempo extra e continuare a muoverti in avanti. Le maggiori difficoltà saranno quelle di adattarsi alle nuove tecnologie e cambiare processi e abitudini.

Da un punto di vista tecnico, le aziende spesso iniziano a lavorare su un nuovo requisito più tardi di quanto dovrebbero o ne sottovalutano la complessità. Qualsiasi tempo extra guadagnato da questi ritardi dovrebbe essere speso per recuperare o, meglio ancora, per prendere un vantaggio nello sviluppo del progetto stesso.

È essenziale considerare opzioni valide che possano spingerti avanti rispetto alla concorrenza fino a quando i mandati entreranno in vigore, soprattutto perché potrebbero sorgere requisiti aggiuntivi inaspettati. Scegliere il partner giusto per aiutare a prendere decisioni è critico in questo processo.

Quando si automatizzano i processi AR e AP e si assicura la conformità al controllo continuo delle transazioni (CTC), selezionare un fornitore di servizi noto per l'affidabilità e l'innovazione è fondamentale. Il fornitore scelto dovrebbe offrire una tecnologia in grado di adattarsi al futuro e soddisfare le rigorose esigenze delle varie normative locali. Devono anche avere una vasta presenza internazionale per conformarsi ai mandati globali esistenti e futuri. Ciò include offrirti la flessibilità di modificare le implementazioni esistenti in risposta agli inevitabili cambiamenti normativi. Se il tuo attuale fornitore non soddisfa questi criteri, è essenziale rivalutare le loro capacità e considerare le potenziali sfide che potrebbero derivare da queste carenze.

Per le aziende che cercano di adottare una Partner Dematerialization Platform (PDP) in Francia, il passo iniziale dovrebbe essere quello di allinearsi con le specifiche richieste per le fatture elettroniche B2B e i cicli di vita delle fatture stabiliti dalla DGFiP. È interessante notare che le PDP possono già facilitare il traffico tra di loro, anche prima che il Portale di Fatturazione Pubblica (PPF) sia operativo. Una volta lanciato il PPF, le aziende dovrebbero quindi concentrarsi sulla segnalazione delle transazioni B2C e B2B internazionali.

Inoltre, è stato chiarito che il requisito per le funzionalità AP, che includono la ricezione delle fatture e l'invio degli stati delle fatture, si applicherà contemporaneamente a tutte le imprese in Francia, indipendentemente dalle loro dimensioni. Si consiglia alle imprese di prepararsi abilitando l'elaborazione di dati XML e dettagliati per linea-articolo.

Data la complessità delle riforme in Francia, si consiglia un approccio graduale all'automazione, piuttosto che implementare tutto in una volta. Questa strategia fornisce tempo aggiuntivo per adattarsi e semplificare i processi necessari.

Nel frattempo, il Ministero delle Finanze Polacco ha posticipato l'attuazione del mandato KSeF almeno fino a gennaio 2025, ed è certo che il mandato sarà introdotto.

È prevista un'audizione esterna e una consultazione pubblica con le aziende per migliorare il sistema. Come in Francia, le imprese dovrebbero utilizzare questo ritardo per esaminare attentamente i requisiti noti, in particolare l'intricato schema XML VAT_FA derivato dagli obblighi di segnalazione JPK, che potrebbe integrarsi con difficolà con le pratiche standard di fatturazione elettronica. Prepararsi in anticipo e comprendere il mandato può aiutare a mitigarne l'impatto quando verrà fissata la nuova data di attuazione.

Infine, è importante ricordare l'imminente implementazione di ViDA, che potrebbe avere un impatto significativo sulle tue operazioni che avvengono nei 27 Stati membri dell'UE e probabilmente in diverse nazioni limitrofe, in particolare quelli dello Espaço Económico Europeu (EEE). Data questa diffusione globale, dovresti considerare se sia fattibile ritardare gli sforzi che hai fatto su mandati come quelli in Francia e Polonia.

Considera i mandati e le iniziative che sono state annunciate finora solo come la parte visibile di un iceberg molto più grande. Sotto la superficie, c'è un vasto spazio di paesi e governi che non hanno ancora agito o deciso un sistema specifico. È più saggio iniziare a evitare i potenziali problemi adesso piuttosto che affrontare le conseguenze in seguito.

Se avviene un ritardo nel mandato, è cruciale continuare ad aggiornare i tuoi processi aziendali in preparazione ad eventuali nuovi cambiamenti. Attieniti alla tua strategia iniziale fino a quando non avrai soddisfatto tutti gli standard richiesti, integrato i più recenti miglioramenti tecnologici, migliorato l'efficienza operativa e preparato adeguatamente i tuoi team per le future procedure.