Atrasos nos mandatos - o que fazer a seguir

Não é inesperado, mas ainda assim é incomodativo quando um mandato atrasado desestabiliza a sua estratégia.

Pausar ou adiar ações pode parecer razoável, mas não é a melhor abordagem. Em vez de redirecionar o foco e o orçamento para diferentes projetos, use o atraso como uma oportunidade para aproveitar ao máximo o tempo extra e continuar a avançar. Os maiores obstáculos serão adaptar-se a novas tecnologias e mudar processos e hábitos.

Do ponto de vista técnico, as empresas muitas vezes começam a preparar um novo requisito mais tarde do que deveriam ou subestimam a sua complexidade. Qualquer tempo extra ganho com esses atrasos deve ser gasto recuperando o atraso ou, melhor ainda, adiantando-se no desenvolvimento.

É essencial considerar opções viáveis que possam impulsioná-lo até que os mandatos entrem em vigor, especialmente porque podem surgir requisitos adicionais inesperados. Escolher o parceiro certo para ajudar a tomar decisões é crítico neste processo.

Ao automatizar seus processos AR e AP e garantir a conformidade com o Controlo de Transações Contínuas (CTC), selecionar um fornecedor de serviços conhecido pela confiabilidade e inovação é crucial. O fornecedor escolhido deve oferecer tecnologia que possa adaptar-se ao futuro e cumprir as exigências rigorosas de várias regulamentações locais. O fornecedor também deve ter um alcance internacional amplo para cumprir com os mandatos globais existentes e futuros. Isso inclui oferecer-lhe a flexibilidade para modificar implementações existentes em resposta às inevitáveis mudanças regulatórias. Se o seu fornecedor atual não atender a esses critérios, é essencial reavaliar as suas capacidades e considerar os potenciais desafios que podem surgir dessas deficiências.

Para organizações que procuram adotar uma Plataforma de Desmaterialização de Parceiros (PDP) em França, o passo inicial deve envolver o alinhamento com as especificações para faturas eletrónicas B2B e ciclos de vida de faturas definidos pela DGFiP. Curiosamente, as PDPs já podem facilitar o tráfego entre si, mesmo antes de o Portal de Faturação Pública (PPF) estar operacional. Uma vez lançado o PPF, as organizações devem então concentrar-se em reportar transações B2C e B2B internacionais.

Além disso, foi esclarecido que o requisito para funcionalidades de AP, que incluem receber faturas e enviar de volta os estados das faturas, aplicar-se-á a todas as empresas em França simultaneamente, independentemente do seu tamanho. Aconselha-se as empresas a prepararem-se habilitando o processamento de XML e dados detalhados de itens.

Dada a complexidade das reformas da França, aconselha-se uma abordagem faseada à automação, em vez de precipitar tudo de uma vez. Esta estratégia proporciona tempo adicional para adaptar e simplificar os processos necessários.

Entretanto, o Ministério das Finanças polaco adiou a implementação do mandato KSeF pelo menos até janeiro de 2025, embora seja certo que o sistema será introduzido. Está planeada uma auditoria externa e uma consulta pública com o setor empresarial para aprimorar o sistema. Tal como em França, as empresas devem utilizar este atraso para rever atentamente os requisitos conhecidos, em particular o complexo esquema XML do IVA_FA derivado das obrigações de relatório JPK, que pode não se integrar perfeitamente com as práticas padrão de faturação eletrónica. Preparar-se antecipadamente e compreender o mandato pode ajudar a mitigar o seu impacto quando a nova data de implementação for definida.

Por último, é importante lembrar a iminente implementação do ViDA, que pode ter um impacto significativo nas suas operações em até 27 Estados-Membros da UE e provavelmente em vários países vizinhos, particularmente aqueles no Espaço Económico Europeu (EEE). Dado este extenso alcance, deve considerar se adiar os esforços em mandatos como os de França e Polónia é viável face a este desafio iminente.

Considere os mandatos e iniciativas que foram anunciados até agora apenas como a parte visível de um iceberg muito maior. Por baixo da superfície, existe uma vasta extensão de países e governos que ainda não tomaram ação ou decidiram sobre um sistema específico. É mais sensato começar a evitar potenciais problemas agora do que lidar com as consequências mais tarde.

Se encontrar um atraso no mandato, é crucial continuar a atualizar os seus processos empresariais em preparação para quaisquer novas mudanças. Mantenha-se fiel à sua estratégia original até ter cumprido todos os padrões exigidos, integrado as últimas melhorias tecnológicas, aumentado a eficiência operacional e preparado adequadamente as suas equipas para os procedimentos futuros.