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Atrasos nos mandatos - o que fazer a seguir

15 de fevereiro de 2024

Escrito por: Nazar Paradivskyy & James Faure

Após meses de planeamento, encontrando os recursos necessários e potencialmente tendo iniciado o projeto, um crucial mandato de faturação eletrónica CTC foi adiado. Embora isso possa ser uma fonte de frustração, não é incomum que mandatos digitais sejam adiados. Tais desenvolvimentos são, infelizmente, uma realidade desta indústria, mas não têm de provocar uma mudança drástica na estratégia.

Um atraso no mandato exige uma mudança de estratégia?

Não é inesperado, mas ainda assim é incomodativo quando um mandato atrasado desestabiliza a sua estratégia.

Pausar ou adiar ações pode parecer razoável, mas não é a melhor abordagem. Em vez de redirecionar o foco e o orçamento para diferentes projetos, use o atraso como uma oportunidade para aproveitar ao máximo o tempo extra e continuar a avançar. Os maiores obstáculos serão adaptar-se a novas tecnologias e mudar processos e hábitos.

Do ponto de vista técnico, as empresas muitas vezes começam a preparar um novo requisito mais tarde do que deveriam ou subestimam a sua complexidade. Qualquer tempo extra ganho com esses atrasos deve ser gasto recuperando o atraso ou, melhor ainda, adiantando-se no desenvolvimento.

É essencial considerar opções viáveis que possam impulsioná-lo até que os mandatos entrem em vigor, especialmente porque podem surgir requisitos adicionais inesperados. Escolher o parceiro certo para ajudar a tomar decisões é crítico neste processo.

Considere as seguintes áreas:

  • O orçamento, recursos e tempo reservados antes de um atraso na implementação do mandato devem agora ser usados para aproveitar o tempo extra proporcionado por este adiamento na sua totalidade.

  • Introduzir uma solução de Automação de Contas a Receber (AR) ou um sistema de emissão de faturas de vendas antecipadamente pode melhorar imediatamente o desempenho dos Dias de Vendas Pendentes (DSO) da sua organização. Isso também alivia significativamente a carga de trabalho da sua equipa de controlo de crédito, simplificando suas tarefas diárias.

  • Os mandatos também afetam os processos de Contas a Pagar (AP) de maneiras diversas. A Automação de AP pode ser configurada independentemente de qualquer sistema governamental, oferecendo outra via para aumentar a eficiência e preparar-se antecipadamente para futuros mandatos. Explorar as vantagens da Automação de AP de maneira eficaz e compreender o que considerar antes de automatizar a faturação de fornecedores pode estabelecer uma base sólida para a prontidão.

É essencial considerar opções viáveis que possam colocá-lo na vanguarda até que os mandatos entrem em vigor.

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Selecione um fornecedor de serviços AR/AP à prova de futuro para conformidade global

Ao automatizar seus processos AR e AP e garantir a conformidade com o Controlo de Transações Contínuas (CTC), selecionar um fornecedor de serviços conhecido pela confiabilidade e inovação é crucial. O fornecedor escolhido deve oferecer tecnologia que possa adaptar-se ao futuro e cumprir as exigências rigorosas de várias regulamentações locais. O fornecedor também deve ter um alcance internacional amplo para cumprir com os mandatos globais existentes e futuros. Isso inclui oferecer-lhe a flexibilidade para modificar implementações existentes em resposta às inevitáveis mudanças regulatórias. Se o seu fornecedor atual não atender a esses critérios, é essencial reavaliar as suas capacidades e considerar os potenciais desafios que podem surgir dessas deficiências.

O adiamento dos mandatos francês ou polaco é um excelente exemplo

Para organizações que procuram adotar uma Plataforma de Desmaterialização de Parceiros (PDP) em França, o passo inicial deve envolver o alinhamento com as especificações para faturas eletrónicas B2B e ciclos de vida de faturas definidos pela DGFiP. Curiosamente, as PDPs já podem facilitar o tráfego entre si, mesmo antes de o Portal de Faturação Pública (PPF) estar operacional. Uma vez lançado o PPF, as organizações devem então concentrar-se em reportar transações B2C e B2B internacionais.

Além disso, foi esclarecido que o requisito para funcionalidades de AP, que incluem receber faturas e enviar de volta os estados das faturas, aplicar-se-á a todas as empresas em França simultaneamente, independentemente do seu tamanho. Aconselha-se as empresas a prepararem-se habilitando o processamento de XML e dados detalhados de itens.

Dada a complexidade das reformas da França, aconselha-se uma abordagem faseada à automação, em vez de precipitar tudo de uma vez. Esta estratégia proporciona tempo adicional para adaptar e simplificar os processos necessários.

Entretanto, o Ministério das Finanças polaco adiou a implementação do mandato KSeF pelo menos até janeiro de 2025, embora seja certo que o sistema será introduzido. Está planeada uma auditoria externa e uma consulta pública com o setor empresarial para aprimorar o sistema. Tal como em França, as empresas devem utilizar este atraso para rever atentamente os requisitos conhecidos, em particular o complexo esquema XML do IVA_FA derivado das obrigações de relatório JPK, que pode não se integrar perfeitamente com as práticas padrão de faturação eletrónica. Preparar-se antecipadamente e compreender o mandato pode ajudar a mitigar o seu impacto quando a nova data de implementação for definida.

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ViDA está a chegar

Por último, é importante lembrar a iminente implementação do ViDA, que pode ter um impacto significativo nas suas operações em até 27 Estados-Membros da UE e provavelmente em vários países vizinhos, particularmente aqueles no Espaço Económico Europeu (EEE). Dado este extenso alcance, deve considerar se adiar os esforços em mandatos como os de França e Polónia é viável face a este desafio iminente.

Continue a adaptar-se ao cenário em mudança

Considere os mandatos e iniciativas que foram anunciados até agora apenas como a parte visível de um iceberg muito maior. Por baixo da superfície, existe uma vasta extensão de países e governos que ainda não tomaram ação ou decidiram sobre um sistema específico. É mais sensato começar a evitar potenciais problemas agora do que lidar com as consequências mais tarde.

Se encontrar um atraso no mandato, é crucial continuar a atualizar os seus processos empresariais em preparação para quaisquer novas mudanças. Mantenha-se fiel à sua estratégia original até ter cumprido todos os padrões exigidos, integrado as últimas melhorias tecnológicas, aumentado a eficiência operacional e preparado adequadamente as suas equipas para os procedimentos futuros.

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