Obowiązek e-fakturowania zostaje przełożony – co robić?

Nawet jeśli taka sytuacja była w jakimś stopniu spodziewana, to i tak przesunięcie terminu już obranej strategii z pewnością irytuje.

Wstrzymanie lub opóźnienie działań wdrożeniowych w naszej organizacji często wydaje się w takim przypadku rozsądnym posunięciem. Nie jest to jednak najlepsza decyzja. Zamiast przekierowywać uwagę i budżet na inne projekty, lepiej wykorzystać ten dodatkowy czas na dostosowanie się do nadchodzących zmian i postępować zgodnie z założonym planem. Zyskujemy więcej czasu na zmierzenie się z licznymi wyzwaniami takimi jak adaptacja do nowych technologii oraz zmiana procesów i nawyków.

Z technicznego punktu widzenia, firmy bardzo często zaczynają pracę nad nadchodzącymi wymogami regulacyjnymi później niż powinny lub nie doceniają poziomu ich złożoności. Dodatkowy czas warto zatem wykorzystać na nadrobienie ewentualnych zaległości, a nawet dostosowanie się do nadchodzących zmian z wyprzedzeniem.

Istotne jest rozważenie realnych opcji odpowiednio wcześniej, by nie zostać w tyle za konkurencją, gdy e-fakturowanie wejdzie w życie i stanie się już obowiązkowe. Zwłaszcza w obliczu niespodziewanych dodatkowych wymagań, które mogą się wtedy pojawić. Kluczowy jest wybór właściwego partnera do wsparcia wdrożenia – właśnie na to najlepiej wykorzystać ten dodatkowy czas.

Wybór godnego zaufania, otwartego na innowacje dostawcy usług, oferującego automatyzację Twoich procesów AR i AP oraz zgodność w modelu CTC, to w tym momencie jedna z najważniejszych decyzji, jakie masz do podjęcia. Wybrany dostawca powinien oferować przyszłościową technologię, która nie ugnie się pod ciężarem nawet najbardziej specyficznych lokalnych regulacji. Powinien on także zapewniać globalny zasięg i nadążać za nadchodzącymi ustawami na całym świecie.

Istotne jest także, aby mógł zaoferować Ci jak największą elastyczność w modyfikowaniu już istniejących implementacji, kiedy regulacje ulegną zmianie. Jeśli Twój aktualny dostawca usług nie może pochwalić się pełną ofertą w powyższym zakresie, koniecznym wydaje się rozważenie innych opcji i potencjalnych wyzwań, które mogą wynikać z niepełnych możliwości.

Przesunięcie obowiązkowego e-fakturowania nastąpiło w ostatnim czasie m.in. w Polsce i we Francji. Co rekomenduje się przedsiębiorcom w tych krajach?

Organizacje liczące na wprowadzenie systemu PDP (Partner Dematerialization Platform) we Francji powinny najpierw przyjrzeć się sposobom dostosowania do specyfikacji dla e-faktur B2B i cyklom życia faktury ustalonym przed DGFiP. Co ciekawe, system PDP już funkcjonuje, mimo że publiczny portal do e-fakturowania (PPF) nie jest jeszcze w pełni oddany do użytku. Jego wdrożenie będzie oznaczać dla organizacji konieczność raportowania transakcji B2C oraz międzynarodowych transakcji B2B.

Ogłoszono również, że wymagania dotyczące funkcjonalności procesów AP, w tym otrzymywania faktur i wysyłania zwrotnych statusów, będą miały zastosowanie dla wszystkich francuskich firm, niezależnie od ich wielkości. Firmom zaleca się zatem poczynienie przygotowań do przetwarzania formatu XML i szczegółowych danych (na poziomie linii).

W przypadku Francji i skomplikowanych założeń przyjętych w tym kraju, zdecydowanie lepszym jest wieloetapowe podejście do automatyzacji niż wprowadzanie wszystkiego naraz. Jest to strategia przewidująca dodatkowy czas na dostosowanie i usprawnienie potrzebnych procesów.

Natomiast w Polsce Ministerstwo Finansów zdecydowało o przesunięciu obowiązkowego e-fakturowania na platformie KSeF co najmniej do stycznia 2025 roku, potwierdzając równocześnie, że wdrożenie na pewno nastąpi. Konieczne jest jednak poprawienie działania systemu, do którego mają się przyczynić zewnętrzny audyt oraz konsultacje społeczne ze środowiskiem biznesowym. Tak jak we Francji, firmy powinny wykorzystać ten czas na dokładne przyjrzenie się nadchodzącym wymaganiom, a zwłaszcza schematowi FA_VAT XML opartemu na pliku kontrolnym JPK, który wpłynie na dotychczasowe standardowe praktyki e-fakturowania. Wcześniejsze przygotowanie i pełne zrozumienie ustawy pozwolą na uniknięcie pośpiechu, kiedy podana zostanie nowa data.

Pamiętaj także, że nadchodząca implementacja inicjatywy ViDA może znacząco wpłynąć na Twoje operacje w nawet 27 krajach członkowskich Unii Europejskiej, a także kilku sąsiednich, zwłaszcza tych należących do EEA (European Economic Area). Biorąc pod uwagę ten szeroki zasięg, należy odpowiednio wcześniej rozłożyć w czasie działania wdrożeniowe w zakresie e-fakturowania.

Przyjrzyj się ustawom i inicjatywom, które już ogłoszono, a które są tylko wierzchołkiem góry lodowej. Pod jej powierzchnią nadal kryją się liczne kraje, których rządy jeszcze nie podjęły działań i nie zdecydowały się na konkretny system. Czy nie warto więc już teraz obrać właściwy kurs niż potem dać się zaskoczyć konsekwencjom?

Kiedy ustawa zostaje opóźniona, procesy biznesowe nie powinny stać w miejscu, ale ulegać ciągłej poprawie w oczekiwaniu na nowe zmiany. Pozostań przy swojej oryginalnej strategii, aż osiągniesz wszystkie wymagane standardy, zintegrujesz się z najnowszymi technologiami, poprawisz efektywność swoich operacji i właściwie przygotujesz się na nadchodzące procedury.