Forsinkede mandater - hva gjør vi nå?

Det er ikke uventet, men det er fortsatt irriterende når et forsinket mandat kaster av strategien din.

Å pause eller utsette handlinger kan virke fornuftig, men det er ikke den beste tilnærmingen. I stedet for å omdirigere fokus og budsjett til forskjellige prosjekter, bruk forsinkelsen som en sjanse til å utnytte den ekstra tiden og fortsette å bevege deg fremover. De største utfordringene vil være å tilpasse seg nye teknologier og endre prosesser og vaner.

Fra et teknisk perspektiv begynner bedrifter ofte å jobbe med et nytt krav senere enn de burde, eller undervurderer kompleksiteten. All ekstra tid som er opptjent fra disse forsinkelsene, bør brukes på å ta igjen det tapte eller, enda bedre, komme foran i utviklingen.

Det er avgjørende å vurdere levedyktige alternativer som kan skyte deg foran kurven til mandater trer i kraft, spesielt siden uventede tilleggsbehov kan oppstå. Å velge den rette partneren for å hjelpe til med beslutninger er kritisk i denne prosessen.

Når du skal automatisere prosessene for kundefordringer og leverandørgjeld og sikre at du overholder kravene til kontinuerlig transaksjonskontroll (CTC), er det viktig å velge en tjenesteleverandør som er kjent for pålitelighet og innovasjon. Leverandøren bør tilby teknologi som kan tilpasses fremtiden og oppfylle de strenge kravene i ulike lokale forskrifter. Leverandøren må også ha et bredt internasjonalt nedslagsfelt for å kunne oppfylle eksisterende og kommende globale krav. Dette innebærer blant annet at de må kunne tilby deg fleksibilitet til å endre eksisterende implementeringer som følge av uunngåelige endringer i regelverket. Hvis din nåværende leverandør ikke oppfyller disse kriteriene, er det viktig å revurdere deres kompetanse og vurdere de potensielle utfordringene som kan oppstå som følge av disse manglene.

For organisasjoner som ser på å adoptere en Partner Dematerialization Platform (PDP) i Frankrike, bør det første steget innebære å justere seg etter spesifikasjonene for B2B e-fakturaer og fakturalivssykluser satt av DGFiP. Interessant nok kan PDP-er allerede legge til rette for trafikk mellom seg selv, selv før det offentlige faktureringsportalen (PPF) er operativ. Når PPF lanseres, bør organisasjoner deretter fokusere på å rapportere B2C- og internasjonale B2B-transaksjoner.

Videre har det blitt klargjort at kravet om AP-funksjonalitet, som inkluderer mottak av fakturaer og sending av fakturastatus, vil gjelde for alle bedrifter i Frankrike samtidig, uavhengig av deres størrelse. Bedrifter rådes til å forberede seg ved å muliggjøre behandling av XML og detaljert varelinjeinformasjon.

Gitt kompleksiteten i Frankrikes reformer, er en trinnvis tilnærming til automatisering, i stedet for å haste alt på en gang, tilrådelig. Denne strategien gir ekstra tid til å tilpasse og strømlinjeforme de nødvendige prosessene.

I mellomtiden har det polske finansdepartementet utsatt implementeringen av KSeF-mandatet til minst januar 2025, selv om det er bestemt at systemet vil bli innført. En ekstern revisjon og offentlig konsultasjon med næringslivet er planlagt for å forfine systemet. Som i Frankrike, bør bedrifter bruke denne forsinkelsen til nøye å gjennomgå de kjente kravene, spesielt det intrikate VAT_FA XML-skjemaet som er avledet fra JPK-rapporteringsforpliktelser, som kanskje ikke sømløst integreres med standard e-faktureringspraksis. Å forberede seg på forhånd og forstå mandatet kan hjelpe til med å dempe dets innvirkning når den nye implementeringsdatoen er satt.

Til sist er det viktig å huske på den kommende implementeringen av ViDA, som kan ha betydelig innvirkning på virksomheten din i opptil 27 EU-medlemsstater og sannsynligvis flere naboland, spesielt de i det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). Med denne omfattende rekkevidden bør du vurdere om det er gjennomførbart å utsette innsatsen på mandat som de i Frankrike og Polen i lys av denne kommende utfordringen.

Betrakt de til nå annonserte mandat og initiativene som bare den synlige delen av et mye større isfjell. Under overflaten finnes det et stort område av land og regjeringer som ennå ikke har tatt grep eller bestemt seg for et spesifikt system. Det er klokere å begynne å unngå potensielle problemer nå, enn å håndtere konsekvensene senere.

Hvis du møter en forsinkelse i et mandat, er det avgjørende å fortsette å oppdatere bedriftsprosessene dine i forberedelse til eventuelle nye endringer. Hold deg til din opprinnelige strategi til du har oppfylt alle nødvendige standarder, integrert de siste teknologiske forbedringene, forbedret driftseffektiviteten og tilstrekkelig forberedt teamene dine for kommende prosedyrer.