Die Compliance für E-Rechnungen und E-Dokumente wird für alle Geschäftsinhaber schnell zu einem wichtigen Thema. Wir zeigen Ihnen, warum dies so wichtig ist, welche Bedingungen Ihr Unternehmen erfüllen muss und wie Sie die Anforderungen in den Ländern erfüllen, in denen Sie tätig sind.
E-Rechnungen und E-Dokumente
Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist in den letzten Jahren für viele Geschäftsinhaber in den Vordergrund gerückt, da immer mehr Regierungen Gesetze zur digitalen Steuerberichterstattung einführen. E-Rechnungen sind zwar das am stärksten regulierte elektronische Transaktionsdokument, aber sie sind nur eine von vielen Arten von E-Dokumenten.
Generell gilt: Wenn ein Geschäftsdokument elektronisch erzeugt, übertragen, verarbeitet und archiviert wird, gilt es als E-Dokument. Lesen Sie unseren früheren Beitrag zu diesem Thema für weitere grundlegende Informationen und eine Liste der gängigen E-Dokumente.
Warum ist die Compliance für E-Rechnungen und E-Dokumente so wichtig?
Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, wer sie stellt: Geschäftsinhaber oder staatliche Finanzbehörden?
Für die Finanzbehörden bedeutet es eine stabile und vorhersehbare Erhebung sowohl der indirekten als auch der direkten Steuern. Viele Regierungen sind motiviert, elektronische Rechnungen oder elektronische Dokumente einzuführen, um die Mehrwertsteuerlücke zu schließen und eine ausreichende Finanzierung des öffentlichen Sektors und anderer staatlicher Initiativen sicherzustellen.
Für Unternehmen mag die Compliance im Bereich der E-Rechnungen und E-Dokumente herausfordernd erscheinen, ist aber nichtsdestotrotz unerlässlich. Der korrekte Umgang mit der Mehrwertsteuer und anderen Steuern verringert das Risiko, Bußgelder oder andere Strafen zu erhalten; er stellt auch sicher, dass Unternehmen die Mehrwertsteuerrückerstattung korrekt und rechtzeitig erhalten.
Bedingungen und Anforderungen für die Compliance für E-Dokumente
Die Einhaltung von E-Dokumenten beinhaltet eine Vielzahl von Bedingungen, die Unternehmen erfüllen müssen. Die Bedingungen variieren von Land zu Land und können eine der folgenden beinhalten:
Dokumentformate, die gemäß behördlicher Vorschriften und/oder von Handelspartnern gefordert werden;
Inhaltliche Anforderungen, die in staatlichen Vorschriften und/oder von Handelspartnern gestellt werden;
Integrität und Authentizität der ausgetauschten Dokumente, die beinhalten können:
- Elektronischer Datenaustausch (EDI);
- Geschäftskontrollen, die einen zuverlässigen Prüfpfad erstellen (BCAT);
- Elektronische Signaturen und Validierungen.
Verbindungen mit gesetzlich vorgeschriebenen staatlichen Infrastrukturen, die eine lokale Plattform oder ein globales Framework wie Peppol sein können;
Offene Interoperabilität (sog. Roaming) zum Austausch mit anderen Anbietern;
Auswirkungen auf die Datensicherheit und den Datenschutz beim elektronischen Austausch von Dokumenten;
Archivierung nach länderspezifischen Anforderungen;
Genehmigung oder Akkreditierung von Ihrer lokalen Steuerbehörde, die nachweist, dass Sie alle technischen Anforderungen für Ausgabe-, Umtausch-, Empfangs- und Annahmeprozesse erfüllen;
Zustimmung der Dokumentenempfänger zur Umstellung von Papier- oder E-Mail-Dokumenten auf E-Dokumente.
In einigen Ländern gibt es nur eine Möglichkeit, diese Anforderungen zu erfüllen, während andere Länder eine größere Auswahl an Optionen bieten. Auch innerhalb eines Landes kann es je nach Art der Transaktion oder des Handelspartners unterschiedliche Regelungen für die elektronische Rechnungsstellung geben, die auch als Rechnungsstellungssysteme bezeichnet werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass es immer noch Rechtssysteme gibt, in denen E-Dokumente nicht als gültige Dokumente für Steuerzwecke gelten. Sie können die aktuell geltenden Compliance-Bedingungen und -Vorgaben der Länder, in denen Sie tätig sind, in unserer Compliance World Map überprüfen.
Wie Sie die Anforderungen an E-Dokumente erfüllen
Während der standardisierte Austausch von E-Dokumenten für Unternehmen eine Möglichkeit für die Zukunft darstellt, bleiben viele Compliance-Herausforderungen heute bestehen. Egal, ob Sie lokal oder weltweit tätig sind, Änderungen in der regulatorischen Szene hinsichtlich der Compliance für E-Dokumente finden regelmäßig statt. Wie können Sie also mit diesen Änderungen Schritt halten und dabei nicht den Überblick über andere Aspekte Ihres Geschäfts verlieren?
Unter der großen Auswahl an Dienstleistungen für den Austausch von E-Dokumenten enthalten viele kein Compliance-Element. Es gibt auch viele reine Compliance-Unternehmen, die keine technische Unterstützung für die Formatierung, den Austausch und die Speicherung von E-Dokumenten als integralen Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebs bieten.
Die ideale Lösung für den Umgang mit E-Dokumenten umfasst eine Vielzahl von Dienstleistungen, die Sie kombinieren können, um sowohl Ihren rechtlichen Anforderungen als auch Ihrer Geschäftswachstumsstrategie gerecht zu werden. Einige dieser Dienste umfassen:
Experten für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die überall auf der Welt, wo Sie geschäftlich tätig sind, Mandate und Änderungen in der E-Dokumenten-Gesetzgebung überwachen;
Ein offenes, cloudbasiertes Netzwerk mit Verbindungen zu privaten Unternehmen, Behörden und anderen Unternehmensnetzwerken;
Integration der Dienste in Ihr bestehendes ERP- oder Buchhaltungssystem, so dass keine Systemänderungen erforderlich sind;
Onboarding-Unterstützung, um alle Ihre Geschäftspartner über Ihr Vorhaben, auf E-Dokumente umzustellen, zu informieren und ihnen zu helfen, sich ebenfalls anzuschließen;
24/7-Kundensupport für alle auftretenden technischen Probleme.
Natürlich gibt es auch andere Lösungen, die keine All-in-One-Lösung sind. Unabhängig davon, für welche Software, Plattform oder welchen Serviceanbieter Sie sich für die Erfüllung der Compliance für E-Dokumente entscheiden, empfehlen wir Ihnen, die fünf oben genannten Kriterien zu untersuchen, bevor Sie irgendwelche Investitionen vornehmen.
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