Stena Line optimiert den Betrieb mit Pagero

Der Weg von Stena Line zur elektronischen Rechnungsstellung begann 2006 mit dem Scannen. ”Wir beauftragten einen externen Scandienstleister in Skandinavien und scannten alle unsere Rechnungen in England, den Niederlanden und Polen selbst ein”, sagt Mariana Andersson, Manager Accounts Payable bei Stena Line. ”Der Grund, warum wir auf elektronische Rechnungsstellung umgestiegen sind, war ein sichereres Validierungsverfahren und die Verringerung des Fehlerrisikos bei den Rechnungen. Unser Scanning-Anbieter hat sich mit unseren drei größten Lieferanten in Verbindung gesetzt, damit wir von ihnen elektronische Rechnungen erhalten können.”

”Wir haben 2009 begonnen, mit Pagero zusammenzuarbeiten. Als erstes haben wir ein Projekt durchgeführt, bei dem Pagero unsere Lieferanten kontaktiert hat, um sie dazu zu bringen, elektronische Rechnungen an uns zu senden. Pagero hat uns seither zwei- oder dreimal dabei geholfen, unsere Lieferanten zu kontaktieren, und die Ergebnisse waren sehr gut.”

”Einige Zeit nach Beginn unserer Partnerschaft mit Pagero haben wir beschlossen, das gesamte Rechnungsmanagement zu zentralisieren, und jetzt bearbeiten wir alle Eingangsrechnungen für zehn Unternehmen unserer Gruppe hier in Göteborg. Der Zentralisierungsprozess verlief relativ reibungslos, da wir in allen Unternehmen mehr oder weniger auf dieselbe Weise arbeiten. Wir haben ein Unternehmen nach dem anderen angeschlossen, und alles hat gut funktioniert.”

”Unsere Lieferanten sind eine sehr heterogene Gruppe von Unternehmen aus vielen verschiedenen Branchen. Einige sind Häfen oder Regierungsbehörden, andere sind Technologie-, Parfüm- oder Spirituosenunternehmen. Da sie alle so unterschiedlich sind und ihren Sitz in Ländern haben, die sich in Bezug auf die Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung an unterschiedlichen Stellen befinden, sind wir froh, dass wir 24 % unserer Eingangsrechnungen als elektronische Rechnungen erhalten. Wenn man bedenkt, dass unsere Lieferanten über große geografische Gebiete verstreut sind und in welchen Ländern sie ansässig sind, halten wir das für einen recht guten Prozentsatz. Natürlich wollen wir den Anteil der elektronischen Eingangsrechnungen noch weiter erhöhen, denn seit wir elektronische Rechnungen erhalten, haben wir mehr Zeit für wichtigere Dinge als die Überprüfung und Kontrolle von Rechnungsfeldern und konnten so unsere Abläufe straffen und effizienter gestalten.”

”Zwischen den Projekten versuche ich, unsere Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung zu bewegen, indem ich regelmäßig in Pagero Online nach Lieferanten suche, die ich auffordern kann, uns elektronische Rechnungen zu schicken. Es ist wirklich praktisch, dass es möglich ist, in Pagero Online nach Unternehmen zu suchen und sie manuell hinzuzufügen. Pagero Online ist ein System, mit dem man sehr leicht arbeiten kann. Wenn ich ein Unternehmen nicht selbst hinzufügen kann, wende ich mich einfach an das Support-Team von Pagero, und sie antworten immer schnell. Ich bin sehr zufrieden mit unserer Verbindung zu Pagero und würde sie definitiv als Lieferanten empfehlen.”