Fakturabedrägeri och hur man undviker det

Fortsätt läsa när Pageros Chief Information Security Officer, Christer Wejke, ger sig in i den komplexa världen av fakturabedrägeri. Han delar ovärderliga insikter som kan hjälpa både individer och företag att upptäcka och försvara sig mot bedrägeri och cyberbrott.

Fakturabedrägeri är en metod där bedragare skickar falska eller förändrade fakturor till ovetande mottagare. De är utformade för att verka äkta och efterliknar ofta utseendet och känslan av legitima betalningsförfrågningar. Målet är enkelt: att lura mottagaren att betala för varor eller tjänster de aldrig har fått eller att betala mer för dem de har fått.

Även om företag är frekventa måltavlor på grund av deras höga transaktionsvolymer är ingen immun. Skolor, välgörenhetsorganisationer, lokala myndigheter och ovetande privatpersoner har alla varit offer för detta knep. Konsekvenserna av att falla för sådana bedrägerier är många. Utöver de omedelbara ekonomiska förlusterna, som kan vara betydande, finns risk för skada på förtroende och rykte. För organisationer kan detta påverka relationer med partners eller andra intressenter. Individer kan å andra sidan känna sig kränkta eller misstänksamma. Överlag finns hotet om rättsliga påföljder eller ytterligare försök till bedrägeri. Den ständigt föränderliga världen av cyberbrott och bedrägeri understryker behovet av konstant vaksamhet och proaktiva åtgärder för att bekämpa det.

I en era av snabb globalisering och komplexa transaktioner har problemen med fakturabedrägeri eskalerat. Traditionellt sett har pappersfakturor, på grund av sin fysiska form, varit lätta att manipulera för bedragare. De kan kapas, ändras, dupliceras eller till och med skapas upp från grunden, vilket möjliggör fler sätt till bedrägeri.

Även om tekniska framsteg har lett fram till digitala lösningar som skyddar mot många av dessa klassiska sårbarheter, är övergången inte helt universell. Många företag förlitar sig fortfarande i hög grad på pappersbaserade processer, vilket gör dem mer utsatta för bedragarnas ständigt skiftande taktik. Dessutom kan oväntade globala händelser, som COVID-19-pandemin, orsaka störningar och göra dessa företag mer mottagliga, eftersom de ofta måste prioritera andra brådskande insatser framför stränga fakturakontroller.

Fakturabedrägeri kan ta olika former, var och en anpassad för att utnyttja olika sårbarheter i ett företags faktureringsprocesser. Medvetenhet om dessa metoder är det första steget i det förebyggande arbetet. Här är de vanligaste teknikerna som används av bedragare:

• Dubbelfakturering: En och samma faktura skickas upprepade gångeroch utnyttjas för flera betalningar.
• Falsk fakturering: Företag får fakturor för varor eller tjänster som inte existerar.
• Ändring av befintliga fakturor: Verkliga fakturor ändras, ofta genom att ändra bankuppgifter, för att leda betalningar till falska konton.
• Phishingattacker: Bedragare utger sig för att vara legitima leverantörer och begär betalning genom förfalskade medel. Det kan handla om att skapa falska e-postadresser som ser nästan identiska ut med leverantörernas (till exempel genom att ändra bara en bokstav) för att få det att verka som om betalningen begärs från en legitim och betrodd e-postadress.

Att upptäcka falska fakturor kräver noggrann uppmärksamhet. Det finns dock vissa mönster och avvikelser som kan hjälpa dig att avslöja fakturabedrägerier. Håll utkik efter dessa varningssignaler:

• Att bli kontaktad av okända leverantörer kan vara en potentiell varningsflagg.
• Fakturor fulla av stavfel eller grammatiska fel tyder ofta på bedrägeri.
• Inkonsekventa företagslogotyper eller manipulerade bankuppgifter på fakturor.
• Oberättigade, påstridiga krav på snabba betalningar, ibland i kombination med högre  rabatter än vad som är vanligt vid snabb betalning.

Att bli drabbad för fakturabedrägeri kan ha omfattande och långvariga konsekvenser. Från omedelbar ekonomisk påverkan till potentiell långsiktig skada på företaget. Så här kan företaget påverkas: 

• Företag kan ådra sig förödande ekonomiska förluster som kan hota verksamheten.
• Förtroendet äventyras, vilket kan leda till att långvariga affärsförbindelser bryts.
• Juridiska tvister kan uppstå, vilket kan leda till böter och ett skamfilat rykte.
• Interna organisatoriska problem, som låg moral i det team som föll för bedrägeriet.

Att navigera i fakturabedrägeriets invecklade labyrint kräver en blandning av teknisk styrka och mänskligt omdöme. Det är en balansakt som, när den behärskas, bildar en kraftfull sköld mot skadliga avsikter. Här är några steg för att hjälpa till att stärka ditt försvar:

Kraftfull fakturakontroll: Den första försvarslinjen är ett omfattande fakturaverifieringssystem. Genom att metodiskt granska varje faktura och korsreferera med motsvarande inköpsorder eller leveranskvitton kan företag identifiera och motverka misstänkta förfrågningar.

Digitala verktyg för att upptäcka av fakturabedrägeri: Dagens teknik erbjuder verktyg som ger realtidsövervakning och automatisk upptäckt av avvikelser. Att integrera digitala tjänster i verksamheten kan vara ett effektivt sätt att säkerställa att endast autentiserade fakturor kommer in i betalningscykeln vilket ytterligare stärka åtgärderna för att förebygga fakturabedrägeri.

Kontinuerlig personalutbildning: I takt med att bedragarnas taktik utvecklas måste även våra motåtgärder göra det. Regelbundna workshops och utbildningstillfällen rustar personalen med kunskap för att identifiera nya hot och anpassa sig därefter.

Informationssäkerhet: Regelbundna säkerhetskopior och uppdateringar handlar inte bara om dataskydd; de är också ditt skyddsvärn mot hot som ransomware. Att bibehålla en ren och kompromisslös datamängd är avgörande för all finansiell verksamhet.

Godkännandesystem med flera nivåer: En tydlig granskningsprocess för stora transaktioner med flera kontrollpunkter skapar inte bara ansvarsskyldighet utan lägger också till ett lager av grundlighet som bedragare har svårt att kringgå.

Att ta till sig modern teknik kan ge stora fördelar. Bland dessa innovationer utmärker sig e-fakturering som en kraftfull allierad mot fakturabedrägerier.

Förbättrad verifiering: E-faktureringssystem är utrustade med automatiserade verifieringsprocesser. De kan omedelbart granska en fakturas äkthet mot fördefinierade kriterier, vilket säkerställer att endast legitima fakturor hanteras.

Utgiftsmönster: Genom att digitalisera fakturahanteringen får teamet möjlighet att samla in och enkelt komma åt data och identifiera utgiftsmönster som är mycket svårare att lägga märke till när man hanterar pappershögar. På så sätt blir det lättare att upptäcka avvikelser från de vanliga mönstren och undersöka dem närmare.

Digitala verifieringskedjor: Varje e-faktura har ett digitalt spår som registrerar varje steg från skapande till betalning. Denna spårbarhet gör det mycket svårare för bedragare att ta sig in utan att upptäckas och ger en omfattande historik som kan vara ovärderlig vid revisioner eller utredningar.

Strömlinjeformade godkännanden: Med e-fakturering är godkännandeflöden automatiserade och standardiserade. Det är mycket svårare för en falsk faktura att smita igenom när det finns en konsekvent och transparent granskningsprocess på plats.

Krypterade transaktioner: E-fakturor överförs på ett säkert sätt, med avancerad krypteringsteknik som som garanterar att uppgifterna förblir konfidentiella och säkra. Denna robusta säkerhet minskar risken för att data fångas upp och ändras av illvilliga aktörer.

Färre mänskliga fel: Automatiserade e-faktureringssystem minimerar manuell datainmatning, vilket avsevärt minskar risken för mänskliga fel - en vanlig inkörsport för bedrägerier.

Realtidsövervakning: E-faktureringsplattformar erbjuder ofta realtidsövervakning och varningar för misstänkta aktiviteter, vilket gör att företag kan agera snabbt om avvikelser uppstår.

Även om inget system kan hävda att det är helt felfritt, innebär e-fakturering flera lager av säkerhetsfunktioner som gör det till ett kraftfullt skydd mot bedrägerier. Genom att gå över till e-fakturering blir företagen inte bara effektivare, de tar också ett stort steg mot att skydda sin verksamhet och sitt rykte mot fakturabedrägerier.

Att upptäcka att du har blivit utsatt för fakturabedrägeri kan få dig att känna dig sviken, sårbar och orsaka mycket stress. Kom ihåg att du inte är ensam om detta, och att det finns proaktiva åtgärder du kan vidta för att hantera denna utmanande tid:

Kontakta myndigheterna: Genom att snabbt rapportera till berörda myndigheter hjälper du inte bara dig själv utan också andra potentiella offer.

Kontakta din bank omedelbart: Ju tidigare du informerar din bank, desto större är chanserna att stoppa obehöriga transaktioner eller till och med återvinna förlorade medel.

Stärk dina rutiner: I efterdyningarna, när saker och ting börjar lugna ner sig, är det ett bra tillfälle att reflektera och granska. Om du förstärker dina faktureringsrutiner nu kan du skydda ditt företag i framtiden.

Ta hjälp av experter: Du behöver inte klara det här ensam. Experter på cybersäkerhet finns där för att stödja och vägleda dig. De kan erbjuda skräddarsydda lösningar och råd för att se till att sådana incidenter inte upprepas.

Kom ihåg, det är okej att söka stöd och luta sig mot andra under sådana tider. Med rätt åtgärder kan du komma tillbaka starkare och mer motståndskraftig än tidigare.

Under årens lopp har fakturabedrägerierna genomgått en betydande förändring, från enkla pappersbaserade manipulationer till sofistikerade digitala bedrägerier. Denna utveckling understryker de ständiga utmaningar som både företag och privatpersoner står inför. Innovationer som e-fakturering har visat sig vara kraftfulla verktyg som erbjuder skyddande lager för transaktioner och avsevärt minskar manuella fel.

Den huvudsakliga lärdomen från att observera detta landskap är tydlig: grunden för effektivt skydd ligger i kontinuerlig medvetenhet, vaksamhet och anpassning. När vi försöker navigera i den moderna affärsvärldens komplexa kanaler är det betryggande att inse att våra försvarsstrategier och -instrument utvecklas i takt med bedragarnas taktik.  Genom att fatta informerade beslut och uppmuntra en kultur av löpande utbildning kan vi skydda våra tillgångar, bibehålla vårt rykte och garantera integriteten i varje transaktion.

Denna text publicerades ursprungligen den 6 november 2020 och uppdaterades senast den 27 oktober 2023.