L&T satsade på Pageros onboarding för att öka andelen e-fakturor

Med en leverantörsbas på 3 200 företag, varav endast cirka 500 har långsiktiga avtal, stod L&T inför en betydande arbetsbörda när det gällde att hantera fakturor. Årligen tar företaget emot cirka 90 000 fakturor och skickar ut cirka 100 000. En effektiv fakturaprocess är därför avgörande för att verksamheten ska fungera smidigt och för att kunder och leverantörer ska vara nöjda.

”Vår kundbas består av både offentliga och kommersiella fastighetsägare. Vi hanterar fastigheter för några av de största sjukhusen i Sverige, som Karolinska sjukhuset och hamburgerkedjan Max. Våra tjänster är uppdelade i olika områden, men man kan säga att vi tar hand om sådant som städning, energilösningar, reparationer, fastighetsteknik med mera. Tanken är att när man samarbetar med oss ska man kunna koncentrera sig på sin kärnverksamhet”, säger Victoria Hjort Stålgren, administratör på L&T.

L&T började arbeta med Pagero 2017 för att hantera utmaningarna med att manuellt hantera sin stora mängd leverantörsfakturor. De började med att använda Pageros leverantörsfakturatjänst och kikade redan då på onboardingtjänsten, som är utformat för att hjälpa kunderna att öka andelen e-fakturor genom att engagera leverantörerna och säkerställa en smidig och effektiv övergång för alla parter. Projektet blev dock försenat på grund av COVID-19.

Efter pandemin orsakade andra prioriteringar ytterligare uppskjutningar tills L&T övergick till inköpsplattformen Symbrio, som föreskriver användning av e-fakturor. Detta byte gav den knuff framåt som behövdes och projektet startade i januari 2024 och avslutades i maj samma år.

Med tanke på L&T:s enorma leverantörsbas var inte alla leverantörer inkluderade i onboardingprojektet. Många leverantörer används sällan, vilket gör det opraktiskt att nå ut till dem och övertyga dem om att införa e-fakturering. Den här utmaningen är vanlig för de flesta företag som övergår till e-fakturering, eftersom det kan vara svårt att få kontakt med leverantörerna.

”Vi kanske inte ens har rätt kontaktinformation till alla leverantörer”, säger Victoria. ”Så till onboardingprojektet valde vi ut 200 av de större företagen med långsiktiga avtal och bortsåg från de mindre eftersom de också kan vara svårare att övertyga.”

När Victoria reflekterar över sin erfarenhet av Pagero lyfter hon fram professionalismen och effektiviteten i processen och teamet.

”I vårt inledande möte fick vi tydlig information från Pagero hur processen skulle se ut och vad som krävdes av oss. Allt var så otroligt professionellt och strukturerat och kommunikationen var bra hela tiden”, säger hon.

Engagemanget från Pageros onboarding-team var oerhört viktigt för L&T eftersom de saknade resurser för att själva kontakta leverantörer. Pagero skapade också en webbplats för leverantörerna, så när de vände sig till L&T med frågor kunde ekonomiavdelningen enkelt hänvisa dem till rätt information utan att anstränga sig alltför mycket.

”Vi lärde oss otroligt mycket av att se hur Pagero arbetar i dessa projekt. När det uppstod förvirring var de mycket tydliga och vidtog åtgärder för att driva projektet framåt”, förklarar hon.

Resultaten var slående och antalet e-fakturor ökade med cirka 20 000 st. Andelen E-fakturor gick från att utgöra 60% av alla fakturor till 80%, vilket har inneburit många effektivitetsvinster och en bättre situation för personalen.

”Fakturorna är mer kompletta och korrekta och skickas automatiskt. Dessutom minskar frustrationen bland personalen när man inte behöver lägga så mycket tid på att korrigera data”, säger Victoria. ”Vi har sett stora tidsbesparingar i leverantörsreskontraprocessen men det beror inte bara på onboardingprojektet utan också på att vi har andra Pagero-lösningar som t.ex. e-banking. Den tid vi sparar kan vi använda till viktigare saker, som att hålla kontakten med leverantörer eller kunder.”

Victoria delar också med sig av värdefulla lärdomar från processen och säger att L&T lärde sig mycket. Tidigt i projektet kommunicerade de att alla leverantörer var tvungna att ställa om till e-fakturering. Senare fick de backa från detta, eftersom de var tvungna att acceptera att inte alla leverantörer kunde genomföra omställningen. Hon säger att denna förändring i kommunikationen fick dem att framstå som inkonsekventa.

”Jag rekommenderar företagen att fundera på de här sakerna i förväg. Kan vi verkligen tvinga leverantörer? Hur svarar vi på frågor? Om leverantörerna inte kan ta till sig det, vad kan vi be dem göra i stället och vilka kompromisser är vi beredda att göra? Så prata internt och bestäm hur ni vill hantera sådana här frågor.”

En annan aspekt är att inkludera fördelarna för leverantörerna i kommunikationsstrategin.

”Det är värt att betona att det finns stora fördelar för leverantörerna också. När fakturauppgifterna är korrekta och hanteras automatiskt är det mer sannolikt att de får betalt i tid och de slipper skicka ut påminnelser.”

Slutligen berömmer Victoria Pageros onboarding-team och betonar den smidiga och professionella upplevelse som de gav. Hela processen hanterades med en hög grad av kompetens och effektivitet. 
 
”Jag skulle vilja rekommendera Pageros onboardingprojekt. Det är väldigt smidigt och professionellt genomfört. Vi samlade in kontaktinformationen och gav den till Pagero sedan gjorde de mer eller mindre resten av arbetet. Det sparade så mycket tid för oss.”