Die PDF-Rechnung wird abgeschafft? Klingt unglaublich, ist aber wahr. Und dennoch ist die Rechnung als einfaches PDF heute aus dem Geschäftsalltag vielerorts (noch) überhaupt nicht wegzudenken. Ganz im Gegenteil: Für viele Unternehmen wirkt sie wie der Goldstandard der digitalen Transformation: Einfach, universell verschickbar, unkompliziert zu archivieren.
Doch dieser Schein trügt. Denn: Die PDF-Rechnung ist letztlich nur ein digitales Abbild des alten Papierprozesses – und steht seit Januar 2025 vor dem Aus.
Ihr festgeschriebenes Verfallsdatum: der 31.12.2027.
Danach ist Schluss mit Rechnungen per PDF. Und Papier. Endgültig.
Mit dem neuen E-Rechnungsmandat in Deutschland und den ambitionierten Digitalisierungsplänen der EU rückt das Ende der PDF-Rechnung rapide näher. Während in Frankreich, Italien oder Spanien zentrale E-Rechnungsplattformen längst Realität sind, hält Deutschland mit der ab 2025 geltenden E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich überraschend zielgerichtet und erfolgreich Schritt. Hinzu kommt das EU-weite Programm ViDA (VAT in the Digital Age), das Steuerdaten in Echtzeit ins Zentrum rückt.
Kurz gesagt: Was heute noch Standard ist, ist morgen nicht mehr erlaubt. Wer weiterhin auf PDFs setzt, läuft Gefahr, abgehängt zu werden – regulatorisch wie operativ.
Was ist eine PDF-Rechnung?
Eine Rechnung im PDF-Format ist ein digitalisiertes Dokument, das per E-Mail versendet werden kann. Sie gilt jedoch nicht als „echte“ E-Rechnung im Sinne der aktuellen und künftigen gesetzlichen Vorgaben, da die enthaltenen Daten nicht strukturiert maschinenlesbar sind.
Gesetzliche Treiber – Das Aus der PDF-Rechnung ist eingeläutet
Die EU setzt auf E-Rechnung – und der Zeitplan steht fest. Lange galt die Umstellung als Zukunftsmusik, doch jetzt wird es ernst: Die wichtigsten europäischen Länder wie Frankreich, Italien, Spanien und Polen haben längst (mehr oder weniger) konkrete Fahrpläne für E-Rechnungsplattformen und verpflichtende digitale Formate verabschiedet.
Deutschland zieht nach. Und das für viele überraschend planvoll, bedacht und weitsichtig. So gilt nach Maßgabe des Wachstumschancengesetzes ab 2025 folgender Stufenfahrplan zur Einführung der "echten" elektronischen Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen in Deutschland:
- Bereits seit dem Januar 2025 sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können.
- Mit der Einführung der nächsten Stufe zum Januar 2027 sind alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, zur elektronischen Rechnungsstellung überzugehen.
- Ab Januar 2028 sind schließlich nur noch E-Rechnungen nach EN 16932 (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) zulässig – PDF-, Word- oder Papierrechnungen sind dann Geschichte.
Das heißt: Es gibt gestaffelte Übergangsfristen, aber spätestens Ende 2027 greift die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen in Deutschland.
ViDA: Der EU-Plan für die digitale Umsatzsteuer
Mit der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) bereitet die EU gerade eine neue Ära der Umsatzsteuer- und Transaktionsdatenmeldung vor: Steuerdaten sollen künftig in Echtzeit und strukturiert gemeldet werden – das PDF ist dafür schlicht zu unflexibel.
Internationaler Kontext: Andere EU-Länder sind noch weiter:
- Italien ist bereits seit Jahren Vorreiter für die E-Rechnung im B2B-Bereich.
- Frankreich startet 2026 flächendeckend mit verpflichtender E-Rechnung über zentrale Plattformen.
- Spanien, Polen und viele weitere europäische Länder arbeiten an ähnlichen Modellen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung im Sinne der Gesetzgebung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument (z. B. XML-Format), das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Nur diese erfüllt künftig die regulatorischen Anforderungen – ein PDF oder eine eingescannte Rechnung reichen nicht mehr aus.
Was bedeutet das Ende der PDF-Rechnung konkret für die Praxis im Unternehmen?
Für viele Unternehmen heißt die neue Ära: „Die Komfortzone PDF ist vorbei.“ Doch was genau ändert sich jetzt eigentlich – und worauf müssen sich CFOs, Tax-Teams und IT-Abteilungen einstellen?
Compliance im Fokus: Risiken für Unternehmen, die weiter auf PDF setzen
Unternehmen, die weiterhin auf PDF-Rechnungen setzen, geraten zunehmend in eine gefährliche Grauzone. Denn mit der Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungen verschärfen sich die regulatorischen Anforderungen erheblich.
Wird eine Rechnung nicht im geforderten Format übermittelt, riskieren Unternehmen, dass ihre Rechnungen von Geschäftspartnern oder Kunden abgelehnt werden. Das führt nicht nur zu unnötigem Mehraufwand durch Rückfragen oder Korrekturschleifen, sondern kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Zahlungen verzögert werden oder sogar ganz ausbleiben.
Gerade für international tätige Unternehmen mit unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben in den Zielmärkten steigt das Risiko, wenn sie weiterhin auf unstrukturierte Formate setzen. Und: Auch die Finanzverwaltung wird zukünftig genauer prüfen, ob die gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind.
Fehlt die Konformität, drohen Bußgelder und steuerliche Nachteile – eine Situation, die Unternehmen durch frühzeitige Umstellung und den Einsatz professioneller E-Invoicing-Lösungen vermeiden können.
Die Mehrwerte strukturierter elektronischen Rechnungen: Effizienz, Transparenz, Zukunftssicherheit
Wer auf strukturierte E-Rechnungen umstellt, profitiert nicht nur vom Erfüllen regulatorischer Anforderungen, sondern erschließt eine ganze Reihe an operativen Vorteilen. Die automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten reduziert Fehlerquellen und minimiert den manuellen Aufwand im Rechnungswesen erheblich. Rechnungen können schneller geprüft, freigegeben und bezahlt werden – das verbessert den Cashflow und stärkt die Liquidität.
Auch die Transparenz im Rechnungsprozess steigt deutlich: Unternehmen erhalten in Echtzeit einen besseren Überblick über ausstehende Zahlungen, können Buchhaltungs- und Steuerdaten leichter auswerten und profitieren von einer lückenlosen, gesetzeskonformen Archivierung. All das stärkt die Zusammenarbeit zwischen Finanz-, Steuer- und IT-Abteilung und ermöglicht es, Ressourcen gezielter einzusetzen – statt sie für manuelle Nachbearbeitung und Fehlerkorrektur zu binden.
Nicht zuletzt positionieren sich Unternehmen mit einer zukunftsfähigen E-Invoicing-Strategie als verlässliche Partner im internationalen Wettbewerb und sichern sich nachhaltige Compliance – auch bei künftigen regulatorischen Änderungen.
Was ist eine XRechnung?
Das in Deutschland verpflichtende Standardformat für elektronische Rechnungen im B2B- und B2G-Bereich. Es basiert auf einem XML-Standard, der speziell für maschinelle Verarbeitung konzipiert ist.
So gelingt die Umstellung von PDF-Format auf die elektronische Rechnung
Mit den neuen gesetzlichen Vorgaben wird die Umstellung auf die strukturierte E-Rechnung zur verbindlichen Realität für alle Unternehmen, die in Deutschland Rechnungen an Geschäftskunden stellen. Entscheidend ist dabei nicht nur, ob, sondern wann die Umstellung konkret notwendig wird.
Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro greift die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen bereits ab dem 1. Januar 2026. Alle anderen Unternehmen sind spätestens ab 2027 verpflichtet, ausschließlich strukturierte E-Rechnungen zu verwenden – Papier- und PDF-Rechnungen gehören dann endgültig der Vergangenheit an.
1. Analyse der aktuellen Ausgangslage
Für viele Unternehmen steht vor allem erstmal eine ausführliche Bestandsaufnahme an: Welche Rechnungsformate werden aktuell genutzt? Erfüllen die vorhandenen ERP- oder Buchhaltungssysteme bereits die technischen Voraussetzungen für strukturierte E-Rechnungen? Diese Analyse bildet die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen.
2. Abstimmung mit Geschäftspartnern
Im nächsten Schritt empfiehlt es sich, die wichtigsten Geschäftspartner frühzeitig einzubeziehen. Gemeinsam lassen sich Schnittstellen und Prozesse definieren, um einen reibungslosen Austausch strukturierter Rechnungen sicherzustellen und spätere Friktionen zu vermeiden.
3. Bildung eines Projektteams
Da die Umstellung auf E-Rechnung zahlreiche Unternehmensbereiche betrifft, sollte ein interdisziplinäres Projektteam aufgestellt werden. IT, Buchhaltung, Purchasing, Sales, Steuern und Compliance müssen eng zusammenarbeiten, um alle regulatorischen und technischen Anforderungen zu erfüllen.
4. Definition von Meilensteinen und Testphasen
Eine erfolgreiche Umstellung profitiert von klar definierten Meilensteinen. Dazu gehört eine Pilotphase mit ausgewählten Partnern, um die neue Lösung unter Realbedingungen zu testen, bevor sie schrittweise auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird.
5. Schulung und Kommunikation
Parallel zur technischen Einführung sollten gezielte Schulungen für alle betroffenen Mitarbeitenden erfolgen. Nur so kann gewährleistet werden, dass neue Abläufe und Verantwortlichkeiten im Tagesgeschäft akzeptiert und umgesetzt werden.
6. Verbindlicher Zeitplan und Monitoring
Ein verbindlicher Zeitplan mit klaren Verantwortlichkeiten, regelmäßigen Status-Checks und flexiblen Anpassungen ist entscheidend, um die vollständige E-Rechnungsfähigkeit pünktlich und ohne Reibungsverluste zu erreichen. So wird nicht nur die Compliance gesichert, sondern auch die Basis für effizientere und transparentere Finanzprozesse gelegt.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten (meist XML) kombiniert. Besonders für KMU geeignet, aber ab 2027 sind nur noch E-Rechnungen mit vollständiger maschineller Lesbarkeit (wie XRechnung) zulässig.
Mit Weitblick und dem richtigen Partner in die Zukunft der E-Rechnung
Die regulatorischen Weichen sind klar gestellt: Für alle Unternehmen, die in Deutschland und Europa im B2B-Umfeld tätig sind, hat seit 1. Januar 2025 die neue Ära der Rechnungsstellung begonnen. Wer die kommenden Fristen kennt – ab 2025 empfangspflichtig, ab 2027 ausstellungspflichtig für größere Unternehmen und ab 2028 für alle – und die Umstellung jetzt aktiv angeht, sichert sich nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch entscheidende Wettbewerbsvorteile.
Der Wandel zur strukturierten, maschinenlesbaren E-Rechnung ist mehr als eine Formalität. Er bedeutet echte Effizienz, transparente Abläufe und zukunftsfähige Datenqualität – und ist die Grundlage für eine moderne, digitale Finanzorganisation. Entscheider sollten die wichtigsten Schritte nicht aufschieben: Prozesse analysieren, Partner einbinden, technische Lösungen evaluieren und einen klaren Fahrplan aufstellen.
Mit Pagero als Partner an Ihrer Seite sind Sie nicht nur optimal aufgestellt, um alle regulatorischen, technischen und inhaltlichen Anforderungen rund um E-Rechnung und digitale Steuerdaten zuverlässig zu erfüllen – und das nicht nur in Deutschland, sondern europa- und weltweit .
Die Experten von Pagero begleiten Sie auch durch den gesamten Umstellungsprozess: Von der ersten Analyse und Prüfung über die Integration in Ihre Systemlandschaft, die Abstimmung mit Ihren Geschäftspartnern, Testphasen und Pilotprojekte bis hin zum erfolgreichen Komplett-Rollout und laufenden Betrieb.
So können Sie sicher sein, jederzeit compliant, effizient und international vernetzt zu agieren – heute und in Zukunft.
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